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1、國立台北科技大學文件名稱：學籍作業程序文件編號：A02P02制定單 位：教務處註冊組制定日分發單位教務學務總務秘書會計人事技研圖書電算進修進修學院軍訓系所修 訂 紀 錄修訂日期單據編號修訂內容摘要頁次版本/次A02P02原之條文內容較A版略有調整5.6/8B91.04.16A02P02七使用表單自A版7.7國立台北科技大學研究生離校手續單刪除該條文7/8BC05P01-02B文件編號A02P02文 件 名 稱版 本B制定單位註冊組學籍作業程序頁 數1/8一、目的：為規範學籍管理作業標準。二、範圍：凡本校學生均適用。三、權責：保留入學資格作業及轉系作業由註冊組主辦、各系協辦；註冊作業由學務處協辦
2、、提高編級作業由課務組協辦，其餘各項作業均由註冊組主辦。四、定義：依據國立台北科技大學學則、新生保留入學資格辦法、轉系組辦法及學生證發給辦法訂定各項之作業程序。五、作業內容 5.1註冊作業 5.1.1註冊通知單擬定及發放 5.1.1.1 學期末為辦理次學期開學註冊事宜，註冊組應擬定開學日期及學生應注意事項以下簡稱註冊通知單。 5.1.1.2 註冊組擬定草案後，會簽相關單位，經長官核閱後，即進行意見整合與草案之修正，然後印製定案之報表。 5.1.1.3 期末考開始前一、二週，將註冊通知單轉各班班代發給學生。 5.1.1.4 於發放新生註冊單時應會同出納組一齊將繳費單裝入新生註冊資料袋內，再郵寄給
3、新生。 5.1.2舊生註冊之辦理 5.1.2.1 準備工作：將休退學、復學、畢業等異動資料登錄於電腦資料庫，完成應註冊名單，將此名單之電子資料檔送交出納組製發繳費四聯單。 5.1.2.2開學時，出納須送交註冊組各班繳費紀錄（總表清冊）。 5.1.2.3各班代表收集全班學生證至註冊組蓋章時，各承辦人應先查閱總表清冊，如已繳清，則蓋註冊章於學生證上。如清冊顯示未繳，學生卻能提出已繳證明（此係較晚繳費），則在清冊上註明實繳費用。 5.1.2.4後續工作-註冊人數統計及報表製作 5.1.2.4.1開學二週後整理總表清冊，核對課務組之選課資料。 5.1.2.4.2 與出納組及課指組核對學生已否繳費或辦理
4、助貸，已選課但未繳費學生出納組應予催繳。 5.1.2.4.3 未選課已繳費學生及未選課未繳費學生，皆視同未註冊，應電洽家長確認，再依學則規定予以退學。 5.1.2.4.4將未註冊名單自應註冊名單中刪除，完成學生註冊人數統計，並繕打報表，供各相關單位參考。 5.1.3新生報到註冊之辦理 5.1.3.1於各項招生放榜後，彙集各年制錄取新生名單，統一為新生編班及編製學號。 5.1.3.2 寄發註冊報到資料袋。 5.1.3.3 辦理新生報到及註冊事宜：查驗新生畢業證書及身分證，收取學籍簡表及照片等資料。 5.1.3.4 製作學生證，開學後交班代表發下。 5.2學籍表管理作業 5.2.1在學生學籍表管理
5、： 5.2.1.1 學籍資料取得及建立：新生入學時繳交學籍簡表，註冊組核對資料，鍵入基本資料於電腦內。文件編號A02P02文 件 名 稱版 本B制定單位註冊組學籍作業程序頁 數2/8 5.2.1.2表格之製作 5.2.1.2.1.電腦列印報表（學籍表）。 5.2.1.2.2資料鍵入之後，印出之學籍表會出現學生基本資料；學生休退學、轉系等未知事項須待事實發生後再以人工登錄於預留之空白處。 5.2.1.3學籍表依系組分別活頁裝訂成冊，即學籍簿。 5.2.1.4學籍簿首頁之前應置放點名單以便檢調。5.2.2 休退學學籍表管理： 5.2.2.1定時檢調出下列在學生之學籍表。開學後根據未註冊名單，從在學
6、生學籍表當中，檢出該類學籍表。 5.2.2.1.2 學期結束後清查延修生修業年限，年限屆滿者檢出其學籍表。 5.2.2.1.3 學期結束時根據本學期辦理休學名冊檢出該類學籍表。 5.2.2.1.4 學期結束時根據本學期學業不及格退學名單及自動退學名單檢出該二類學籍表。 5.2.2.2 開學後分類休學期滿不同復學意向之休學生學籍表。 5.2.2.2.1根據不復學學生名單，自休學期滿之休學學籍表檢出該類（不復學者），剩餘未檢出部分，即復學生學籍表，此類應歸入在學生學籍表中。 5.2.2.2.2 不復學學籍表分為二類： 5.2.2.2.2.1 二休、續休學籍表應自成一類,集中保管，將來須與5.2.2
7、.1.3合併整理。 5.2.2.2.2.2休學期滿自請退學及逾期未復學學生視為一類，此類學籍表應集中保管，將來與5.2.2.1.1，5.2.2.1.2，5.2.2.1.4合併整理。 5.2.2.3 休學生學籍表之暫行保管。 5.2.2.3.1休學生學籍表集中後，按該學期申請序號整編再活頁夾訂。 5.2.2.4 退學生學籍簿之永久保管。 5.2.2.4.1退學生學籍表集中後，依年制、系組、學號整編,再裝訂成冊，並據以繕造名冊呈校長核閱。5.2.3 畢業生學籍表管理： 5.2.3.1 畢業資格之確立。 5.2.3.2 自畢業班學籍表中檢調出確定畢業學生學籍表。 5.2.3.3 畢業生學籍表應貼上畢
8、業照片於相關欄位。 5.2.3.4 畢業生學籍表裝訂成冊之後，每冊首頁之前應附班級點名單，即為目次，未能畢業者應以紅筆刪去。 5.2.3.5未能畢業之學籍表置入次年應屆畢業班學籍簿之末。5.3保留入學資格作業5.3.1受理申請：新生於接到錄取通知至新生註冊期間符合條件者皆可提出申請。 5.3.1.1 新生於聯招放榜日前已應徵服役者，得申請保留入學資格，另因傷病或特殊事故亦得檢具相關證明及家長同意書，申請保留入學資格。 5.3.1.2 保留期間以一年為限，服兵役者得保留至服役期滿。5.3.2資格審核承辦人就保留入學資格申請書及應附證明文件為收件及初審，資格符合者再送經組長複核，呈教務長核准。 5
9、.3.2.2 初審不合格者視情形逕予退件或告知補齊相關證件。文件編號A02P02文 件 名 稱版 本B制定單位註冊組學籍作業程序頁 數3/85.3.3 核定結果處理 5.3.3.1 核定保留入學資格之學生，由承辦人發給核准單，另一聯核准單存於註冊組，以便查考。 5.3.3.2 未通過審核者以掛號郵寄方式退件。或電洽前來補件。5.3.4 後續作業-復學之申請與辦理 5.3.4.1 保留入學資格學生於欲復學學年開始之前一個月（即七月份），須持核准單向註冊組辦理復學報到。 5.3.4.2 逾期未申請復學之學生，經承辦人電話確認後，逕取消其入學資格。 5.3.4.3 承辦人繕打復學名單，交予註冊業務承
10、辦人，併入該學年新生名單內。 5.3.4.5 寄發新生註冊相關資料時，應留意保留期滿申請復學者是否一併寄出。 5.4休學管理作業5.4.1 受理在學生申請休學 5.4.1.1收受學生之休學申請單及離校手續單，並收回學生證。 5.4.1.2 為休學申請單之初審。 5.4.1.2.1 收件時即進行初審，通過者囑其二日後至校領取休學核准通知書。 5.4.1.2.2 未檢附相關證明文件者不予受理。 5.4.1.2.3 期末考期間乃至學期成績單寄發前不予受理。 5.4.1.2.4 除延修生可修一學期外，申請休學一次以一學年為期，修業期間至多可以申請二次，學生如重病或特殊原因，得檢具證明專案申請三休。 5
11、.4.1.3 休學案之呈核，送經組長複核，教務長核准。 5.4.1.4 登錄核准之學生姓名、學號、休學原因、應復學年月等事項於休學登錄簿上，並給予休學序號。同時在電腦內建檔。 5.4.1.5 發給休學核准通知書 5.4.1.5.1該通知書係預先印製好，末端附有復學意向之調查回條，其姓名、班級、休學起迄日、申請序號等空白處承辦人必須填寫。 5.4.1.5.2 發給時應囑咐學生詳閱核准書之內容，並按時繳交回條辦理復學。 5.4.1.6 適時提供休學生名冊給學務處以利其辦理緩徵原因之消滅。5.4.2 辦理不欲復學之休學生申請展期延休 5.4.2.1受理登記及驗證。 5.4.2.1.1 因故不復學之學
12、生，應於規定時間到校辦理續休或二休手續。 5.4.2.1.2 申請二休、續休之學生應收驗其相關證明文件及回郵信封。 5.4.2.1.2.1 續休者應檢附在營證明，二休者應檢附家長同意書或經家長簽章之復學意向回條。 5.4.2.2 二休、續休之學生為之繕造清冊檢附各生應具證件，呈教務長核准。 5.4.2.3 將核准之休學生姓名等資料登簿並編休學序號。 5.4.2.4 發給休學核准通知書。5.4.3 期末考試期間整理收回之學生證，連同未發回之繼續休學學生證按本學期休學序號疊列。 5.5復學管理作業5.5.1辦理欲復學之休學生復學事宜 5.5.1.1 受理申請復學：為復學報到者收驗相關證件。 5.5
13、.1.1.1 休學生於休學期滿應於規定期間內持休學核准通知書到校申請復學。文件編號A02P02文 件 名 稱版 本B制定單位註冊組學籍作業程序頁 數4/8 5.5.1.1.2 報到方式有親洽註冊組及通訊辦理兩種。 5.5.1.1.3通訊辦理復學之學生應附上回郵信封，以便寄發開學應注意事項 及學雜費繳費單。 5.5.1.2親洽學校辦理者發給開學應注意事項通知單,並請學生繳交回郵信封，以便寄發繳費單。 5.5.1.2.1 復學生如為延修生，俟開學選課後再繳費，故免繳交回郵信封。 5.5.1.3 繕造復學生名單，併入在學生姓名資料檔內。 5.5.1.4 聯絡出納組洽印復學生繳費單。 5.5.1.4.
14、1 復學報到時間較晚未及納入註冊名單之學生,由註冊組開立本期復學之證明，逕向出納組申請印發繳費單。 5.5.1.5 寄發繳費單 5.5.1.6 確定已復學名單：開學後查證擬復學學生是否完成選課及繳費。 5.5.1.7 受理復學生領回學生證。5.5.2 辦理不復學之休學生相關事宜 5.5.2.1受理登記下列各類情況：於復學報到期間自動申請退學之學生，應收驗其家長同意書或復學意向回條。 5.5.2.1.2 申請展期延休之學生應收驗其相關證明文件。 5.5.2.1.2.1 續休者應檢具在營證明；二休應檢具家長同意書或復學意向回條。 5.5.2.2 將自請退學及二休、續休之學生繕造清冊，呈教務長核准。 5.5.2.3 寄發休學核准通知書。 5.5.2.4 未按時復學之休學生視同自動退學，不再另行寄發退學通知。5.5.3 學籍表與休學登錄簿之註記 5.5.3.1 學籍表之復學登記事項上，應做某學年某學期復學之登記。5.5.3.2 本學期復學生應在前一學年休學登錄簿內姓名之上方填註已復學。5.5.3.3
