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1、制定部门文控中心制定日期20048生效日期200491总 页 数3受控状态分 发 号修订履历修订状态修订日期修订内容提要修订页修订单号备注批准审核制定1. 目的管理好环境管理体系有效运行的记录，为环境管理体系的正常运行提供证据。2. 适用范围本管理程序适用于所有与环境管理体系运行有关的记录。3. 职责3.1 文控中心负责制订本程序，并监督、管理各部门共同实施本程序；3.2 各部门负责收集、整理、保管本部门的记录；3.3 各部门负责人负责批准本部门编制的记录格式。4. 工作程序4.1记录包括与环境管理体系、过程、产品紧密相关的所有原始记录，所有记录应清晰， 由各有关部门指定专人收集、 保管。记录
2、的填写和传递按各有关程序文件的规定执行，记录的形式可采用书面的或电子档的。4.2 记录的标识编号记录的标识编号按环境文件编号规定执行。4.3 记录填写记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如某种原因不能填写的项目，应将该项用单杠划去 ; 各相关栏目负责人签名不允许空白。如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。4.4 记录的借阅公司各有关部门人员需借阅记录， 一般限于在该记录的保管部门内查阅。公司对外提供记录资料，一般需经总经理同意后方能借阅或提供。4.5 记录的保存和保护各部门必须把所有记录定期分类有
3、序装订，每次装订要加封面，并在封面上对这些记录作好标识，装订时不得隐藏数据； 记录不得缺损 ; 各部门视实际情况定期装订，记录存放于通风干燥的地方；各部门按规定的期限保存记录。环境记录保存期限应不少于3 年。4.6 文控中心进行不定时检查各部门记录的使用、管理情况。记录的销毁，如超过保存期限或其他情况需要销毁时，由文控中心统一销毁。4.7 记录格式各部门的记录格式，由各部门组织编制，部门负责人审批，交文控中心备案。各相关部门可根据工作需要提出记录格式的更改，执行环境文件控制程序有关文件更改的规定。5. 相关文件5.1 环境文件控制程序5.2 环境文件编号规定6. 记录6.1 环境文件修订申请单
