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1、 接待方案集合九篇一、客户来访的一般目的： 在我们业务人员和客户进展邮件沟通的过程中，客户很可能提到要来公司访问，同时，我司业务人员也会在适当的时候邀请客户来我司考察访问，以加深双方的沟通和了解，促进双方合作的进展。那么，我们首先要了解清晰客户来访的目的，通常不外乎以下几种： 1、考察工厂以便了解我公司的生产规模、生产力量、产品品质等根本运作状况，同时了解我司的生产体系、质量掌握体系和研发体系等等。这些客户往往是新客户，只是通过网站、展会、客户介绍等方式了解到我们公司并产生了剧烈的合作意向，但对于我司企业实体了解不深，因此，实地考察访问无疑是一种最为直接有效的了解方式。 2、进展工程洽谈，这样
2、的客户往往是和我司相关业务人员已经有过几次沟通，而且在相关展会上已经看到过我们的产品和公司整体形象展现。来访者往往是带着订单、带着工程，是有备而来的。目的就是争论现有工程的合作，包括相关技术问题、价格问题、付款方式、交货期等内容的实质性争论。这样的客户通常是我们最为重视的，因此，接待时不仅要有专业技术人员伴随，公司领导也会适时参与接待和谈判。 3、验货为主，顺便了解公司最新进展状况。这样的客户通常已经和我们公司开头有了订单的合作根底。来访的主要目的是对我司的产品质量和品质进展进一步确认。同时，手中有肯定的新工程，假如谈的开心，新工程生成的可能性极大。这类客户往往会被我们的业务人员及相关领导无视
3、，由于客户此前已经来访过，而且大家合作正常进展，但我们往往会忽视客户新工程的生成。 4、投诉为主，顺便对我们公司进展深入考察。这样的客户使我们最想接待但又最怕接待的客户。想，是由于他的确是一个很好的合作伙伴;怕，是由于我们此前有对不住客户的地方，担忧谈不好会损害并可能丧失了客户。但，这样的客户，我们恰恰必需要充分重视。 5、双方公司进展根本的人际沟通。这样的客户来访往往是顺道而过，来之前或许也没有预约。这样的客户和咱的关系已经很铁了。来一下只是加强沟通，顺带看看正在合作的订单运转状况。 二、客户来访之前的预备工作 一旦确认客户来访，我们的业务人员必需仔细、细致地做好相关预备工作，针对客户来访目
4、的，我们必需依据公司相关流程和制度，针对性地做好安排： 1、了解客户 对于老客户来访，我们不需要对客户进展深层次的了解。但对于新客户来访，我们必需慎重，必需具体了解清晰客户的实际状况和来访的真正用意。假如发觉客户公司实体并不存在或者是和我司的产品相像的制造型企业，我们必需慎重对待客户来访。因此，客户调查是特别重要的，业务人员必需通过网站查询、客户沟通等方式仔细填写表1. 2、邀请函及相关来访入境手续 在客户确定来访后，业务人员必需和客户具体沟通，了解客户是否需要我司制作来访邀请函，以便客户顺当办理VISA卡。有的国家还需要我们帮助供应相关其它证明材料如：我国政府部门需要审核对方的资信状况身份状
5、况等材料，那么我们的业务人员应当在客户确定来访前帮助办理，以便客户顺当入境。 3、客户的行程安排 在确认客户来访后，业务人员应充分了解客户此次来访的行程安排，客户通常状况下不会只是由于访问我们公司而进入中国。一般是同时考察几个供给商，或者是展会完毕来访，因此，业务人员应当事先和客户沟通确认好。假如客户在考察过我们后还要到其他中国供给商考察，应当帮忙客户做好相关联系和对接工作。 4、航班、用车、酒店、住宿等信息确认 客户确认来访并已经办好VISA卡后，通常会告知业务人员精确的航班信息，这时，我们的业务人员应主动联系客户，尽量让客户不要直飞上海，可以通过香港转机到南京，这样一来可以节约我们接机的时
6、间，二来可以为我司节约肯定的用车费用。 航班信息确认完毕后，要同时询问客户是否需要我司代为预定酒店，以便安排住宿。酒店住宿费用通常由客人自行支付，但我们的业务人员应主动询问并帮助客户预定酒店。 客户来访之前，业务人员必需依据来访客户数量提前两天填写用车申请单交行政部，以便及早安排好车辆接送客户。见表2： 5、参加接待人员对接 依据前期的沟通，业务人员应当根本上能够了解客户此次来访需要洽谈的主要内容，为此，业务人员应提前一天和相关技术人员及相关领导做好沟通，并请相关技术人员在接待时赐予帮助和支持。同时，应提前将客户来访信息汇报给部门经理及外贸部副总，以便精确把握客户意图，保证洽谈进程顺当进展，并
7、对相关可能消失的问题加以分析和推断。更为重要的是客户来访前应依据客户级别相应知会部门负责人、总经理或副总经理，以确定参加谈判的人员。如需要董事长等高层领导参与，必需提前2天书面告知总经办，以便确认董事长等高层领导是否可以参与。 6、资料预备 客户来访前，业务人员应事先仔细整理好和该客户沟通过的相关资料，如：洽谈合作的产品状况、价格状况、技术改良状况、模具开设状况等等。以及与该客户往来的重要传真、EMAIL、相关合同、报价及其他重要资料。有关产品的技术参数、使用说明等应事先与讨论院或技术部门相关人员联系以确保无误。并就这些信息和部门经理及外贸部副总进展事先沟通，以促进谈判的顺当进展。更重要的是，
8、在谈判前，业务人员应对拟洽谈合作的产品状况进展充分了解，以便谈判现场能够快速反响并随时答复客户的有关提问。 7、会谈必备用品预备 客户来访的前一天，业务人员必需事先告知行政部来访人数、需要预备的矿泉水、咖啡、样本、水果、纸杯、便签纸、笔等需求数量，展厅使用时间，多媒体教室使用时间，会议室使用时间，是否需要国旗、礼品、横幅/欢送牌及其他要求，以便行政部做好会议预备工作。行政部必需在客户进入会议室前10分钟必需把会议室空调翻开，并将全部预备资料和用品预备到位。 8、备用金预备 为保证客户来访期间的”资金使用充分，业务人员应依据来访客户数量、到达时间等信息事先根据相关手续从财务部预借局部备用金，以便
9、款待客户途中简餐或其它特别用款。 9、就餐预备 客户来访之前应依据客户在我司考察的时间状况合理安排就餐，假如客户当日返回，中午应当宴请客户，并有部门经理或外贸部副总参与。假如客户次日或隔日离开，午餐应从简，由业务员本人伴随客户外出或在公司餐厅就餐，晚餐则应有部门经理或外贸部副总参与或公司其他领导参加宴请客户，宴请酒店地点应事先和外贸部副总沟通好以便外贸部副总安排后援部及早做好预定。 三、会谈流程 客户来访的整个会谈进程主要分为观看录像了解公司的进展历程、参观展厅、企业状况PPT介绍、工程合作争论等局部，这几个局部可以相互交叉或同时进展，但需要留意以下几点： 1、客户落座及全部参加接待人员坐定后
10、，主接待业务员(该客户对应的业务人员，同时也是会议的主持人)应起身先做自我介绍，然后根据职级依次向客户介绍我司参加接待人员，介绍完毕后再用中文依次向我司领导介绍客户方代表，假如客户方只有1人，就不需要介绍了。 2、人员状况介绍完毕后，主接待业务员应介绍并说明整个会谈的主题。在主接待业务员介绍和讲解期间，协作接待的业务员(次接待业务员)应随时做好翻译帮助，以便我司相关人员能够理解。 3、对于公司介绍，假如没有录像资料介绍，由主接待业务员统一根据已经审核确认的PPT资料向客户演示并讲解;讲解过程中要仔细听取客户随时提出的疑问并赐予正确解答。没有把握的应请相关在场领导赐予解答，并同时做好翻译帮助。
11、4、新来访客户通常在主接待业务员介绍完毕后会介绍该公司的相关状况，主接待业务员应做好对应翻译工作。 5、工程洽谈，可以在会议室进展，也可以在引领客户参观展厅期间同时进展沟通与沟通。工程洽谈过程中，应建议公司相关高层领导以适当方式回避，以保证公司领导的最终打算不收谈判内容的影响。即便工程洽谈在展厅有过争论，最终的工程确认仍必需在会议室进展。 6、会谈全部进程之中，次接待业务员应随时做好会议洽谈全部内容的具体记录和整理工作，会谈完毕后，次接待业务员应马上做好会谈纪要，并请客户和主接待业务员审核确认，双方签字各保存一份正本。会谈纪要的英文模板如下： 7、客户接待的全过程中间，次接待人员应随时帮助供应
12、茶水、咖啡、饮料、资料、帮助设备、帮助人员等的补充工作，同时进展现场图片的拍摄及录像工作。 四、会谈后续工作 1、会谈完毕后，次接待人员应清理好会议室并将相关资料设备交还给相关部门。 2、主接待业务员应伴随客户共进午餐或晚餐。通常状况下，客户假如在我司吃晚饭，午餐应以简洁的工作餐款待。和客户共进晚餐的状况下，应有相应部门经理或副总参加，重要客户应事先邀请公司高层领带参加。并在晚餐前赠送礼品给客户。假如客户需要在午餐后离开，午餐应视为正餐，根据相应标准款待。 3、主接待业务员应随时保持和行政部的沟通，以保证用车的顺当，决不行因我司人员疏忽导致客户久等或不能正常用车。并准时安排将客户送至相应的火车
13、站或机场。 五、访问后期工作 1、客户访问完毕的其次天，主接待业务员应准时将双方确认的会谈纪要翻译成中文，并于当日和相关生产、技术、研发部门就相关技术问题、交货期等信息进展确认，需要下达生产、改良、开模、研发等任务通知的应在两个工作日内下达完毕。 2、客户访问完毕后的其次天，应马上整理出1份内容具体并包含会谈纪要附件的答谢信给客户，并抄送客户方全部来访人员及我司参加接待的外贸部相关领导。同时将我司技术人员供应的有关改良、开模、研发等的最新信息告知客户，以便客户准时把握和了解我司的反应信息，同时明确洽谈中未决事宜的完成时间表及重要事项。邮件中可以将客户来访时的相照顾片一并发送给客户。留意：为防止
14、邮件过大堵塞客户邮箱，全部照片应复制到WORD并压缩后以文档形式发出，应确保整个邮件容量不超过1MB。 六、留意事项 1、客户接待从最初的联系预备到接待完毕到后续工作推动整个过程中，主接待业务员应完成各相关表格的填写，并于后续工作正式推动的其次天提交给外贸部副总备案留存。 2、有关客户接待礼仪要求、用餐礼仪要求、业务谈判礼仪要求等学问各位在学校和前期的工作中都有所涉及和了解，在此不作具体讲解。不清晰的可以上网查询。如有必要，我们将在以后的培训中特地讲解。 接待方案 篇3 一、接站 11月5日 在桐城汽车站、火车站和高速路口处设立接待处，各处安排二名教师和4名学生引领来宾、校友进入预定宾馆。汽车
15、站和火车站各安排交通工具一辆。 教师安排如下： 火车站：程军升、章田 汽车站：王桂斌、郜峰 高速路口：汪根旺、汪浩 负责人：姚平 二、宾馆接待 11月5日 来宾及校友报到统一安排在桐城国际大酒店。宾馆内外应设置宣传标语，营造喜庆气氛和明确的报到标志。 总台处安排4名教师和10名学生，分别负责来客的登记、礼金（品）的接收、开有关发票并发放庆典活动指南，贵宾（校友）证、礼品及住宿就餐安排。 教师：舒新友、陈迎松、孙大涛、潘新征 负责人：胡春明、李季农、姚平 三、天中接待 1、11月6日 在南大门外设8处报到点，分校友报到点和来宾报到点两类，各4个。标志分别为校友报到点（1）（2）（3）及双港校友报到点和来宾报到点（1）（2）（3）及双港来宾报到点。 2、每个报到点安排3名教师和若
