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1、项目部档案资料保管制度1 项目文件资料管理的范围1.1 商务往来文书：来文、发文副本、内部公文、电报、传真、电子邮件等；1.2 财务存档资料：支票、账薄、财产目录、统计及会计资料等；1.3 原始单据类：订购合同、购货单、调拨单、验收单等；1.4 重要文件类：法律文件、交易契约、标准、规范、企业内部规定；1.5 重要图表：设计文件、施工计划图、进度表等；1.6 记录要件：施工日志、施工记录；1.7 会议资料：会议记录、会议纪要等；1.8 施工技术、质量、安全等方面的资料；1.9 电脑资料：磁带、光盘等；1.10 声像资料：录像带、录音带、照片（底片）、磁盘、光盘等。2 项目文件资料临时归档办法2
2、.1 随时收集项目经理部办理完毕的文件，资料按“条款类目”分别存放，次月经检查齐全后，整理立卷归档。2.2 文件资料整理原则：a制度一套能充分解决项目经理部文件记录保存管理制度。无论是按什幺形式分类，其目的都是为了查找的迅速方便，因此都必须在档案类目里清楚地标明并把档案保存好，每一份文件资料都要清楚地注明它归入的档案类目；b每天都应进行清理归档，以免资料堆积；c熟悉自己管理的档案，了解其它职能人员的归档方法和保管的资料；d每月要清理一次档案，及时清除不必要保存之材料；e准确地做好文件索引，以便于查找。f归档要注意整洁，归档前要先把资料进行分类，可把材料按类别分组装入一个待办卷宗，以便办理归档时
3、，所有材料都能随手而得，避免盲目查找；g项目文件和资料的归档按有关要求进行组卷；卷内文件要把文字和图样、译文和原文、正文和底稿、文件和附件、请示和批复放在一起；卷内页号正面书写在右下角，反面书写在左下角，案卷目录打印四份，卷内目录打印五份。2.3 案卷厚度一般在15公分为宜，装订前应拆除金属物，做好文件材料的检查，如对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制，装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸加衬边；纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折迭整齐；对字迹难以辨认的材料应当附上抄件，案卷标题应标明作者、问题或名称，文字要简炼，确切，用毛笔和钢笔书写，字迹端正。2.4 根据卷内文件之间的联系，还要进行系统排
4、列、编张号、拟案卷标题、填写案卷封面、确定保管期、装订、案卷排列、编制案卷目录等，档案目录主要由封面、全宗介绍、案卷目录、卷内目录组合而成。2.5案卷要分类保管2.6 项目资料保管室的门窗要坚固，做好防盗、防火、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。2.7 每月对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。2.8 对于已失去作用的档案资料要进行销毁或用碎纸机进行处理。销毁档案材料要经过认真的鉴定。确定销毁的档案材料必须造册登记，送项目经理和分公司档案主管负责人审批。附表：项 目 文 件 分 发 参 考 表文 件符号Y原件F供传阅的复印件E供认可用T附函AR需要
5、时提供凡项目以外的文件都应注明项目经理项目副经项目副经项目生产项目合同预算项目器材项目质量项目质量项目安全项目财务项目劳资项目行政事务栋号他或主工他分包商甲方监理工程师分公司工程承包合同分公司FFFARARFAR项目承包责任状分公司FFFFFFFFFFYF施工组织设计FFFFFFFFFFYFFF项目总进度计划YYYYYYY项目预算书YFYFFY项目承包基数测算书分公司FFFF设计文件（图纸）甲YYFFFY变更甲FARFFFFFRFARFFF技术复核FFFFFFYFARFFF签证FFFFYFFFF工程进度计划YYYYYYYYYYYYARYYY工程进度月报FYYYYARY项目成本管理资料FYYY会议纪要YYYYYYYYYYYYARYYY项目管理规定分公司FFFFFFFFFFFF质量体系文件分公司FFFFFFFFFFFF
