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1、 工程档案管理制度 第一章 总则 1.1工程工程档案是企业档案的重要组成局部，对工程工程的开展及公司的生产经营有着重要作用；为加强工程工程档案的治理职责，标准档案治理，结合施工企业的实际状况，制定本规定。 1.2本制度适用公司及各分子公司工程建立工程的新建、扩建、改建、技术改造及安装等工程的从立项至竣工验收过程中的文件编制、档案、收集、治理。 1.3工程工程档案根据集中统一治理的原则，由工程部统一治理，重要及常用的文件移交档案室保管，以确保工程档案的完整、精确和安全，并便于使用。 1.4工程部依据工程工程建立、建全档案的形成、收集、积存、整理、归档的工作体系。 其次章 工程档案治理机构的职责
2、2.1工程部是公司工程工程相关档案的统一治理者，负责组织相关部门和人员收集、整理工程从立项到最终验收交付的全部相关文件；并对工程工程进展统一整理造册。 2.2现场工作组是工程部的下属部门，受工程部的直接领导，在工程部的领导下负责收集现场施工、工程预算、工程更改、支付、结算、决算、验收等环节的相关资料的收集、整理；接收、审核施工、监理等相关方移交的资料，并对收到的资料进展统一整理。 2.3档案室接收工程部移交的工程档案，并加以分类、整理、治理，并负责工程资料的收发、借阅等工作。 第三章 工程工程档案治理流程 3.1工程工程档案是指导工程工程及日后的生产、建立活动的重要依据，是继承工程工程学问的重
3、要手段，因此工程工程档案治理先明确责任；工程部依据工程特点，明确工程从立项到最终验收交付的过程中档案治理的相关人员及职责。 3.2从工程开头立项，工程部制定工程工程档案负责人，工程工程施工前由工程部指定人员收集立项、选定工程合作单位、设计、预算等相关资料，从工程施工至竣工验收阶段由现场工作组负责档案的收集。 3.3资料收集人在工程资料收集后依据工程工程的规律性，对工程工程资料进展分类整理，对缺少的资料应准时收集，使工程资料完整、规律条理清楚。 3.4依据工程工程特性，现场工作人员在适当时候将工程资料移交工程部，由工程部，由工程统一整理、登记、编号、组卷。依据其规律挨次，分类保存，保存的资料应做
4、好标识，便利治理查询。 3.5工程部对移交的资料统一整理后，重要的、日常使用的资料，工程部应准时归档，便利资料需要人的使用，工程部归档的工程资料应为原件，工程部自留复印件。 档案室应做好工程部移交资料的登记，并对移交工程资料单独归类存放。 3.6档案室治理人员应做好借阅治理，原件资料一般不允许借阅，借阅复印件供借阅人使用，因特别缘由需要向外递交的档案应做好说明，备注缘由。 工程工程档案借阅后，档案治理人应准时通知借阅人，按期归还。 第四章 工程工程档案治理 4.1工程工程文件是在工程工程建立过程中形成的各种形式的信息记录，包括预备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件等。 4.2工
5、程工程档案从立项到验收交付过程中，施工、监理等相关方应主动将相关资料移交现场工作人员；同时档案收集人应准时收集及督促资料移交人移交资料，工程资料一律先收集、整理、归类，再移交工程部，由工程部统一整理、分类，在工程工程每环节完成后，依据工程特点，由工程部将需要归档的档案移交公司档案室。 4.3档案收集工作的要求 （1）仔细贯彻集中统一治理工程档案的原则； （2）遵循档案的自然形成规律； （3）保证工程档案的齐全、完整、精确； （4）仔细审核，未经相关机构审批签字的要求相关人准时补齐； （5）资料移交方和承受方均须做好资料备份。 4.4工程工程资料的收集治理 4.4.1工程部负责收集、积存和整理工
6、程前期文件（施工前）以及设备，工艺和涉外文件；勘察、设计单位负责收集、积存勘察、设计文件，并按规定向工程部移交有关设计根底资料和设计文件（见）。 4.4.2工程施工阶段，由承包单位负责其工程全部文件的收集、积存、整理，并移交现场工作组；工程监理单位负责收集，积存工程监理文件，并提交现场工作组。 4.4.3工程竣工验收阶段，承包单位负责工程完工资料的收集、整理，提交现场工作组；现场工作组负责竣工验收阶段全部资料的收集、整理。 4.4.4反映与工程有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，归入建立工程工程档案。 收集范围包括立项文件、设计根底文件、设计文件、工程治理文件、施
7、工文件、监理文件、工艺设备文件、涉外文件、竣工验收文件等。 4.4.5各类文件应按文件形成的先后挨次或工程完成状况准时收集。 4.5工程工程资料以收集人收集和档案资料产生部门或单位主动移交相结合，在资料收集整理过程中，对形成的工程工程文件进展鉴别，包括完整性、精确性鉴别以及审批状况。 4.6工程工程档案的分类要求 （1）档案的分类，要符合形成档案的专业和形成单位的工程活动的性质和特点； （2）在公司各类工程工程中，同一类工程档案的分类标准应当全都； （3）分类层次，类目要简明，不宜过多过繁； （4）分类应力求根据专业系统实现标准化。 4.7档案整理工作遵循工程档案的自然形成规律，保持工程档案材
8、料之间的有机联系，充分利用档案原有的整理根底，对工程档案进展分门别类的整理，便于保管和利用。 4.7.1工程工程的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应依据文件的性质，内容分别按年度、工程整理。 4.7.2勘察、设计单位形成的根底材料和工程设计文件，应按工程工程整理。 4.7.3施工技术文件应按工程工程的专业，阶段整理；检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。 4.7.4设备、技术、工艺、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件按工程工程整理。 4.8工程档案案卷治理 4.8.1组卷要遵循工程文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学、组卷合理；法律性
9、文件手续齐备。符合档案治理要求。 4.8.2基建类案卷按工程依据性材料、根底性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工图设计）工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。 4.8.3设备类案卷按设备依据性材料，外购设备开箱验收（自制设备设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。 4.8.4工程档案号，要反映工程档案系统整理后的客观秩序，同工程档案的分类方法和分类方案的构造层次相全都；工程档案号应力求简明，不要过于简单繁琐。 工程档案号=分类号+案卷挨次号。 4.9工程工程档案的编目包括登记号、登记日期、档案号、案卷题名、编制单位、数量、保管期限、变更记载、备注等内
10、容。 4.10工程工程资料的更改 4.10.1当工程工程文件需要更改时，文件更改人或更改部门通知收集治理人，并说明更改的理由依据和更改内容。 4.10.2文件更改原则上应由原审批人审批或依据工程治理制度要求进展审批，经更改审批的文件应准时交予档案收集治理人，收集人交上级治理部门或档案室，并做好更改备注。 4.11工程工程档案的借阅 需要临时借阅文件的人员应填写工程工程档案借阅申请表（见附件），经档案室相关人员同意前方可借阅，档案室借阅文件一般为复印件，借阅后必需准时归还，工程借阅记录（见附件），假如原件一般状况下不外借，如确需外借，说明缘由。 4.12工程工程档案的保管期限由工程部依据国家相关规定而制定，在工程部将资料归档移交档案室时明确提出，由档案室人员在保管期满后，提出销毁申请，工程部打算其销毁与否。 4.13 工程工程合同治理 工程工程合同是工程工程的重要资料，作为工程实施及工程价款支付的依据，现场工作组、工程部及档案治理人员应作为工程工程治理的重点。 工程工程合同一经审批签订后，工程部组织相关人员收集，并移交档案室，通知做好留底工作。 工程工程发生变更后，修要更改合同或补充的，工程部应在合同修改或补充审批后，通知档案室，并将新的合同或协议归档。 第五章 附则 5.1 本制度由工程部负责解释。 5.2 本制度由工程部制定、修改，自总裁批准之日起生效实施。
