公司报销新规制度及作业流程.docx

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1、日常费用报销制度及步骤第一部分 总则 第一条 为了加强企业内部管理，规范企业财务报销行为，提倡一切以业务为重指导思想，合理控制费用支出，特制订本制度。 第二条 本制度适用企业全体职员。 第二部分 日常费用报销制度及步骤 第一条 日常费用报销相关人员职责范围： 1. 报销人员提交经合理审批费用申请单及支持文件并对其（包含但不限于发票）真实性、正确性、完整性负责。2. 费用报销申请应在费用发生之日起30天内完成对应审批并提交至财务部。3. 报销人员依据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写；金额大小写须完全一致(不得涂改)；简述费用内容或事由；将全部发票及其它支出文件完整清楚地分类粘贴于报

2、销申请后。4. 各部门责任人应严格根据预算，审核业务真实性，控制本部门费用支出。5. 财务负责审核业务票据正当性、业务发生合理性、审核费用支出是否在预算之内和审批步骤是否符合要求。第二条 日常费用关键包含差旅费、业务招待费、公务交通费、团体建设费、行政费用、固定资产和无形资产购置和其它费用等。在一个预算期间内，各项费用累计支出标准上不得超出预算。 1. 差旅费1.1 定义：指职员因公往返自己常驻工作地和差旅目标地之间所发生交通费、住宿费、出差补助等费用，包含中国差旅费和国际差旅费。常驻工作地依据国家行政区域划分，以地域或市为标准判定；在常驻工作地所在地域或市内往返不算出差。1.2 费用标准：表

3、一：中国差旅费实施标准 分类职别出差地交通费标准（元/天）住宿最高标准差旅往返交通及住宿差旅补助标准一类二、三类总裁/CEO实报实销实报实销由企业行政统一订购100元/人/天经理及总监80300250职员级50250200表二：国际差旅费实施标准 分类职别交通工具最高标准市内交通住宿最高标准（元/天）差旅往返交通及住宿差旅补助标准总裁/CEO飞机（公务舱）实报实销实报实销由企业行政统一订购200元/人/天经理及总监飞机（经济舱）100元/人/天1000职员级飞机（经济舱）700（港澳台）500（其它）注：除有CEO事前书面同意情况外，出差补助超标准部分不予报销。1.3 总体报销标准 在不超出上

4、述标准范围内实报实销。出差前需要在“钉钉”上提出出差申请，依据系统引导填写相关内容进行提交，系统将根据设置好审批步骤进行审批差旅费报销审批步骤。 出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。1.4 出差地分类北京、上海、广州、深圳为一类地域；其它省会城市为二类地域；其它非省会城市为三类地域。1.5 出差交通费 交通费需凭真实发票报销，企业派车出行则不再给予报销交通费。 出差地当地交通：优先使用公共交通工具，比如地铁、公交等，如有特殊情况需要打或使用滴滴叫车，需要总裁审批。 每次出差许可报销交通费限额出差天数（返回日期出行日期1）交通费标准，报销交通费应以实际发生票据进行报

5、销，不许可使用其它替换发票（尤其不许可使用公交充值卡发票）。1.6 出差补助 出差补助天数按法定工作日计算。 出差补助直接填写报销，可无须提供发票。2. 业务招待费22.1 定义：企业为经营业务合理需要而支付餐费和应酬相关费用（如餐饮、娱乐、礼品、住宿等支出）。企业部门之间和部门内部团体建设费根据人力资源部相关政策实施不在此列。2.2 费用标准:各部门业务招待费由部门责任人统一管理提报，业务招待费实施标准200元/人。 除有CEO事前书面同意情况外，业务招待费超标准部分不予报销。2.3 相关要求: 金额在 100 元以上业务招待费报销，需要提供银行卡刷卡联或银行卡/信用卡刷卡统计回单，网上支付

6、可附网络支付统计；和实际消费场所真实发票，不能用其它发票替换；全部招待费发生前需要向CEO请示审批，不然不能报销。 各部门业务招待费按月由部门责任人统一申请报销，在填写招待费报销单时，应在业务招待费用申请表中列明必需项目为：用户名称、人数、招待事由、人均标准、发生时间、费用金额，如未能根据上述要求列出明细内容，财务有权给驳回。 各部门需严格控制招待费报销，据实报销，严禁冒用、乱用餐费发票进行招待费报销，如发觉舞弊行为将依据企业相关人事制度对其进行处罚。3. 公务交通费1233.1 定义：指职员在工作时间范围内因外出办理公事而发生交通费用，包含打车费、地铁公交车费及相关过途经桥费和停车费等。3.

7、2 相关要求： 市内外出办公交通：优先使用公共交通工具，比如大巴、地铁、公交等，如有特殊情况需要打或使用滴滴叫车，需要CEO审批。 公务交通费报销以月度为单位，职员应汇总当月全部公务交通费报销原始单据并统一填写一张报销申请单进行报销，分开填报费用报销单财务部不予处理。 职员在填写公务交通费报销单时，应具体列明公务事由、发生时间、出发地和目标地和费用金额等内容，如未能根据上述要求列出明细内容，财务有权给驳回。4. 团体建设费44.1 定义：企业部门内部和部门之间组织团体活动时所发生餐饮、娱乐等费用。4.2 费用标准：按行政部每十二个月确定并公布标准实施；如遇特殊情况超出标准额度，以CEO审批邮件

8、为准。5. 行政费用55.1 定义：行政费用关键包含：1）办公楼相关费用，如租金物业费、公共事业费、维修维护费、行政管理费；2）设备租赁和维修费；3）办公费；4）印制费；5）创办费；6）硬件和软件运维费；7）设备服务费；8）低值易耗品；9）办公电话、传真及网络费；10)服务器托管；11）宽带费用；12）电话费等。5.2 标准：以上项目支出标准上统一由行政部负责购置、保管和发放，特殊情况可依据实际工作需要由部门自行购置和保管，但须在行政部进行立案，行政部视为部门领用处理。5.3 管理措施：行政相关费用采取预算加审批制度管理。行政部每个月15号提交下30天（N+1）预算包含实际发生预算（用于损益表

9、预估）和实际支付预算（用于现金流量预估）给到财务及总裁办。每个月20号之前总裁就下30天（N+1）预算进行审批。一旦超出预算需要写明原因报总裁审批方能支付。5.4 相关要求： 行政部支付代采买款项，如：部门特殊需求耗材及费用，市场部进行促销活动所需耗材（能够由行政部统一代为购置但相关预算及费用核销需要走市场费用而非管理费用），需附对应部门经总裁审批预算单。6. 固定资产和无形资产购置66.1 定义：固定资产是指使用期限在十二个月以上经营性房屋、建筑物、机器、设备、器具和工具等；不属于生产经营关键设备物品，但单位价值在元（含）以上且使用期限超出两年也能够作为固定资产管理。无形资产是指企业为生产商

10、品、提供劳务、出租给她人，或为管理目标而持有、没有实物形态非货币性长久资产，关键包含多种软件。6.2 相关要求： 企业固定资产和无形资产统一由需要部门上报行政部进行审核，企业购置固定资产和无形资产须经企业财务和CEO双重审批。经审批后由行政部统一购置、保管和发放，其它部门不得自行购置和保管，如有发生企业一律不予报销。第四条 费用报销通常步骤:报销人整理报销单据并填写对应费用报销单 须办理申请或出入库手续应附同意后申请单或出入库单部门经理审核签字财务部门复核总经理审批到出纳处报销。 (二)报销步骤 1、 企业人力资源部每个月初(10日前)将本月职员手机费实施标准(含特批实施标准)交财务部。 2、

11、 财务部通知职员于每个月中旬(20日前)按话费标准将发票交财务部集中办理报销手续。 3、 财务部指定专员按日常费用审批程序集中办理职员手机费报批手续。 4、 职员到财务部出纳处签字领款(每个月25日前)。 5、 固定电话费由行政部指定专员按日常费用审批程序及报销步骤办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报总经理指示处理措施。 2. 审批:按日常费用审批程序审批。 3. 职员持审批后报销单到财务处办理报销手续。 第十二条 办公费、低值易耗品等报销制度及步骤 (一)管理要求:为了合理控制费用支出,这类费用由企业行政部统一管理，集中购置,并指定专员负责。 (二)报销步骤 1

12、.购置申请: 企业行政部每三个月依据需求及库存情况按预算管理措施编制购置预算，实际购置时填写购置申请单按资产管理措施要求报批。 2.报销程序：报销人先填写费用报销单(附出入库单)，按日常费用审批程序报批。审批后报销单及原始单据(包含结账小票)交财务部，按日常费用报销步骤付款或冲抵借支。 3.费用归集：财务部按月依据行政部提供各部门领用金额统计表，归集核实各部门相关费用。库存用具作为公共费用，待实际领用时分摊。 第十三条 招待费、培训费、资料费及其它报销制度及步骤 4.其它费用：依据实际需要据实支付。 ( 二)报销步骤： 1. 招待费由经办人按日常费用报销通常要求及通常步骤办理报销手续。 2.培

13、训费由人力资源部人员依据审批程序及报销程序办理报销手续。 3.资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后报销单及申请表到财务处办理报销手续。 4.其它费用报销参考日常费用报销制度及步骤办理。 第二部分 借支管理要求及借支步骤 第四条 借款管理要求 (一) 出差借款：出差人员凭审批后出差申请表按同意额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。 (二) 其它临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应立即报帐，除周转金外其它借款标准上不许可跨月借支。 (三) 各项借款金额超出元应提前一天通知财务部备款。 (四) 借款销账要求：(1) 借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单

14、范围使用，须经主管领导同意，不然财务人员有权拒绝销帐；(2)借领支票者标准上应在5个工作日内办理销帐手续。 (五) 借款未还者标准上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。 第一条 借款步骤 (一) 借款人按要求填写借款单，注明借款事由、借款金额(大小写须完全一致，不得涂改)、支票或现金。 (二) 审批步骤：主管部门经理审核签字财务经理复核总经理审批。 (三) 财务付款：借款凭审批后借款单到财务部办理领款手续。 第四部分 工薪福利及相关费用支出制度及步骤 第十四条 工薪福利等支出包含工资、临时工资、社会保险及各项福利等，这类费用根据资金支出制度相关要求实施。 第十五条 工薪福利支

15、付步骤 (一) 工资支付步骤：(1)每个月20日由人力资源部将本月经企业总经理审批后工资支付标准(含人员变动、额度变动、扣款、社会保险及住房公积金等信息)转交财务部；(2)总经理提供职员月度奖金分配表；(3)财务部依据奖金表及支付标准编制标准格式工资表；(4)按工薪审批程序审批；(5)每个月25日由财务部经过银行代发形式支付工资；(6)每个月末之前职员到财务部领工资条并和工资卡内资金进行核实。 (二)临时工资支付步骤同工资支付步骤。 (三)社会保险及住房公积金支付步骤：(1)由人力资源部将由企业总经理审批后支付标准交财务部进行相关财务处理；(2)住房公积金由人力资源部按工薪审批程序申请转帐支票支