某某某公司合同会签管理制度.doc

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1、某某某公司协议会签管理制度1 目的1.1理顺协议管理程序,明确协议管理职责,规范协议内容,防范经营风险,提高管理水平。1.2依法维护本公司的合法权益和经济利益。2 合用范围2.1厂所辖各职能部门代表本厂对外购销、建设工程、加工承揽、运送、供热、财产租赁、借款、财产保险、技术开发、设计、劳务、联合经营及涉及到与对方产生权利义务的经济往来,都必须签订书面协议或协议。2.2在对外签订各项协议(涉及物资采购、燃料采购、大修、基建工程需招投标的协议)时,一律凭法定代表人身份证明及法定代表授权委托书才干签订经济协议,同时实行会签管理,即由厂长授权部门会签审核。3 协议会签管理规定3.1协议会签管理实行承办

2、部门负责制与审查会签部门责任制相结合。3.2 协议承办部门对协议订立、履行和执行的全过程全面负责,协议承办人为直接负责人。3.3 审查会签部门根据本部门职责及本制度的规定,对协议项目中应当提出相关意见而未提出的,应当承担相应的责任。3.4 协议承办部门和协议归口管理部门应当分别建立协议台帐,实行履约跟踪记录报告责任制。4 会签程序及规定4.1立项4.1.1各职能部门对外签订经济协议时,必须事先到办公室(监察审计室)办理“法人授权委托书。4.1.2由承办部门填写经济协议会签单,注明立项依据及资金来源。4.1.3意向接触拟定合作重要条件及运作方式,开展相关合作条件或价格方面的征询。4.1.4资信调

3、查,拟定合作主体是否符合签约规定、是否具有履行协议的能力,范围涉及:4.1.4.1具有经年检的营业执照及其他证明文献,且真实有效。涉及专营许可的,具有相应的许可证明文献;涉及资质规定的,具有相应的资质(等级)证书。4.1.4.2经营范围可以充足满足协议项目的需要。4.1.4.3具有履约能力,必要时应索取其经审计的财务报表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文献。4.1.4.4具有履约信用:过去三年重协议、守信用,无严重违约事实;在签署本协议时,未涉及也许影响本协议履行的重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。4.1.4.5在签署本协议时,不存在任何司法机关、冲裁机构或行政机关作出的任何对履行本协

4、议产生重大不利影响的判决、裁定、裁决或具体行政行为或其他法律程序。4.1.4.6其他与协议签订、履行相关的事项。4.1.5对不符合前款规定的当事人,假如必须与其签订协议时,应由其提供合法、真实、有效的担保。4.2协议文本凡国家、行业或分公司有标准或示范文本,应结合实际合用或借鉴。4.2.1协议必备条款按照协议法第十二条的规定和实际情况拟定。4.2.2协议有效期限应至协议所有权利义务履行完毕之日止。4.2.3协议文本份数按实际需要拟定,但我方至少保证承办部门存档、财务付款手续留存、归口管理部门备案各一份。4.3谈判根据项目的实际情况,需要组织进行谈判的,应由承办部门组织成立谈判小组同对方进行谈判

5、,一般应有财务、法律、审计、监察及与协议内容相关的其他部门人员参与,承办部门负责组织和拟定具体人员范围。4.3.1承办部门统一部署谈判工作,涉及召开准备会议,明确谈判事项,拟定谈判原则、策略、重点及主谈人员。4.3.2承办部门对谈判中碰到的重大问题,应及时向本部门分管领导请示。 4.3.3谈判结束后,承办人制作谈判会议纪要,并经我方全体参与人员签字确认。会议纪要应记载会议时间、地点、参与人员;谈判内容;谈判情况,涉及进展情况;取得的结论;双方存在的重要分歧;保存意见,法律意见和建议;需要请示有关领导的事项等。 4.4审查会签4.4.1 对符合本制度规定的程序和规定,所附资料齐全的协议,由办公室

6、(监察审计室)初审,统一编号;对未按本制度规定履行相应程序、所付资料不全的协议,由办公室(监察审计室)提出补正意见,由承办部门整改。4.4.2办公室(监察审计室)初审后,牵头组织财务部、生产技术与工程部、及协议承办部门人员会签,由承办人将协议草案及相关资料送财务总监(伍万元以上)审批,主管副厂长审批,报厂长审批。4.4.3法定代表人签署后,送办公室(监察审计室)统一加盖“某某某公司协议专用章”,无此印章协议无效,财务及有关部门不得受理。4.4.4办公室(监察审计室)负责将协议文稿、协议正本及会签单登记存档。重大经济协议应将协议文稿正本及会签单归档永久保存。4.4.5对外重大协议的签订,必须由厂

7、长召开有关部门参与的会签会议,决定后方可签约。并向市公证部门办理经济协议公证手续。4.4.6对外签订的各项协议,必须遵守国家法律、法规、政策,符合上级主管部门及厂各项计划的规定,避免签约的非法性、盲目性和随意性。4.5履行程序4.5.1 协议经签字、盖章,且约定的生效条件成就时方可全面实际履行。协议生效之前,不得实际履行。 4.5.2 承办人按协议约定,承担告知义务,组织协议的履行,办理相关事项,并及时填写协议履行情况登记表,按年度报归口管理部门备案。如有付款事项,承办人应向财务部门提供协议原件。 4.5.3 承办部门实行履约跟踪记录,掌握实际履行情况。对出现的各种问题,及时获取证据和协调解决

8、,并向归口管理等相关部门报告。重大事项,必须及时向协议签署人报告。4.6变更或解除程序4.6.1协议需要变更或解除时,协议承办部门应同协议归口管理等部门沟通情况后,以书面形式告知他方,说明变更或解除协议的因素和答复的期限。变更或解除协议的协议草案一经达成,需按本办法4.4的相关规定办理。4.6.2 协议承办部门收到协议他方规定变更、解除协议的文书、电报、电话、信函、图表、数据电文,应及时与归口管理等部门沟通情况、请示协议签署人后,应当在法定或约定的期限内书面答复对方。假如必须变更或解除,应与他方达成变更或解除协议的书面协议草案,拟定索赔条件,并按本办法4.4的相关规定办理。 4.6.3对不可抗

9、力或国家宏观政策调整因素而使协议不能履行或延期履行的,应及时书面告知对方或者及时取得对方4.6.2 中情况的证明材料,积极与协议有关各方协商解决。4.6.4有担保条款的协议变更,应征得原担保单位的批准并在变更协议上加盖担保单位公章或者协议专用章。4.6.5需经有关行政部门批准的协议,变更或解除协议应报原批准部门批准。 4.6.6经公证、鉴证的协议,所达成的变更或解除协议的协议需报原公证、鉴证机关备案。4.6.7涉外协议的变更或解除,法律有特殊规定的应按规定办理。 4.7纠纷解决程序4.7.1协议他方当事人违反约定或提出履行异议的,承办部门必须在法定或约定的时间内以法定或约定的方式答复。 4.7

10、.2出现纠纷,承办部门应立即向协议签署人和归口管理部门报告,并收集整理解决协议争议的文献和证据资料。4.7.3 协议纠纷协商、调解, 应由协议承办部门与归口管理部门共同进行。协商或调解达成一致时,应依协议签订程序签订书面协议。协商或调解不能达成一致时,应在法律规定的时效期间内,可按协议约定选择仲裁或诉讼方式解决纠纷,承办部门应与归口管理部门协商拟定代理人、应对方案等,并向法定代表人请示。4.8档案管理与使用程序4.8.1归口管理部门依据协议审核情况,建立适时动态记录台账。 4.8.2协议履行完毕或协议的权利义务终止后,由承办人整理、保管协议档案,并按某某某公司有关档案管理的规定及时归档。具体范

11、围涉及:4.8.2.1 协议正式文本及附件。 4.8.2.2 协议会签单。 4.8.2.3 与协议签署有关的基础、背景资料。 4.8.2.4 协议他方当事人资信证明材料。 4.8.2.5 双方或有的法定代表人身份证明、授权委托书、代理人身份证明。 4.8.2.6 协议履行中或有的电传、信函、电报、图表等。 4.8.2.7 或有的有关变更或解除协议的协议及一切相关文字信息、音像资料等。 4.8.2.8 或有的有关纠纷解决的协议书、调解书、裁决书、判决书等。 4.8.2.9 其它应当存档的相关资料。 4.8.3档案的使用,按某某某公司档案及商业秘密管理的有关规定执行。 5 签订协议必须具有以下基本

12、条款5.1标的(指双方当事人权利和义务所指对象,即工程项目、货品、劳务等)。5.2数量与质量(数量要准确、质量要具体)。5.3价款、酬金及结算办法。5.4履行的期限、地点、交接方式。5.5违约责任。5.6解决争议的方法(诉讼或仲裁)。5.7除以上基本条款外,承办单位还要根据实际情况,经双方协商一致订立其它条款。每一条款内容要具体,责任要分明,用语要确切,使协议完备无异。5.8签订协议时,承办人要认真了解对方单位情况。规定双方当事人提供营业执照或营业执照复印件,必要时去工商行政部门查档。严禁与不具有法人资格、没在其生产经营范围内或不具有生产技术条件及产品质次价高的法人、其它组织签订经济协议,凡运

13、用协议营私舞弊、中饱私囊、牟取非法收入者要给予行政处罚,对触犯刑律者还要依法追究刑事责任。5.9签订协议有规定的示范协议文本的,使用规范的协议文本。5.10协议签订后,因某种因素需要中止、变更或解除时,承办单位必须及时报告主管副厂长、会签单位,并说明因素和理由。未经主管副厂长批准,承办单位不得自行决定中止、变更或解除协议。协议履行完毕后,承办单位要及时告知办公室(监察审计室),以检查协议履行情况。5.11凡对外签订各项协议,都必须依照国家税法交纳相应的税费。5.12严禁各部门以本厂法人名义为其它单位代订协议或以厂法人名义为其它单位作担保,否则出现一切后果自负,并追究各部门的主管主任及其负责人员

14、的法律责任。5.13凡土建、安装等工程协议必须附有工程概(预)算。物资采购协议必须有三个以上厂家的报价单,否则不予会签,财务不予支付预付款和工程进度款。6 职能与责任6.1基建工程协议,由相关部门按建筑工程勘察设计协议与建筑工程承包协议草拟协议底稿,申报会签。6.2更改、大修工程协议,由生产技术与工程部参照协议法草拟协议底稿,申报会签。6.3有关技术开发、转让、征询服务协议,由生产技术与工程部或办公室(监察审计室)按技术开发(转让、征询、服务)协议草拟协议底稿,申报会签。6.4有关劳务协议,由人事劳动部按经济协议法和劳动法有关规定草拟协议底稿,申报会签。6.5购销材料协议,由计划与市场营销部按

15、经济协议法并结合协议法相关条例规定草拟协议书,同时按某某某公司招投标(竞标)实行办法申报会签。6.6供热协议由供热管理部按城市供用热力协议和赤峰市供热管理办法有关规定草拟协议底稿,申报会签。6.7燃料供应协议由燃料管理部按协议法和上级主管部门的有关规定草拟协议底稿,申报会签。6.8特殊主体的协议,需由厂长特别授权委托业务部门草拟协议底稿,申报会签。7 会签部门及其职责7.1会签单位由办公室(监察审计室)、财务部、生产技术与工程部、相关部门及厂长依据协议内所涉及有关业务特别授权会签单位负责人组成,办公室(监察审计室)为牵头单位。7.2会签部门职责7.2.1 归口管理部门职责归口管理部门是对协议的主体、内容、形式的合法性、严密性、可行性进行审查及备案管理的部门。某某某公司办公室是协议管理的归口管理部门。7.2.1.1 建立健全本厂协议管理制度,监督、检查考核各部门协议管理情况。7.2.1.2负责审核协议的主体、内容、形式的合法性、严密性、可行性。7.2.1.3贯彻执行协议管理的法律、法规和规章制度,为协议承办部门提供法律服务。7.2.1.4负责对审查会签合格的协议加盖协议专用章。7.2.1.5 负责协议备案文本的管理,执行协议登记、记录制度。7.2.1.6参与重大协议的论证、谈判、起草、审查、签订

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