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1、某物流公司质量记录手册 1目对记录进行有效控制和管理，以保证提供服务符合规定规定和质量管理体系有效运营客观证据，为验证和制定纠正办法和防止办法提供根据。2合用范畴本程序对记录填写、传递、保管、归档、借阅、保存期限和销毁等做出了详细规定。本程序合用于与质量管理体系关于所有记录管理，涉及来自供方记录。3职责3.1体系管理部负责记录标记、归档管理工作，并指引各部门建立、保存和管理关于记录。3.2各部门负责按本程序规定规定详细实行记录控制。4作业程序4.1记录控制范畴与分类4.1.1记录控制范畴涉及：各质量管理体系文献中规定提供记录，以及在质量管理体系运营中形成其她记录(涉及声像记录、磁带、照片、软盘
2、、文字资料等。)也涉及来自供方记录。4.1.2记录分类涉及：各项管理记录、各项操作记录、各种检查记录和各种报告等。4.2记录填写4.2.1按记录设立项目逐项填写，不得缺项。某些项目不需要填写时，必要用“/”明示。4.2.2填写记录时，一律用钢笔/签字笔/圆珠笔填写。填写时笔迹要清晰、整洁、能精确辨认，填写人员签名时必要签全名。4.2.3记录内容要完整、齐全，提供数据、资料要精确，语言要简洁。收集和保存记录取原始件(涉及登记表格自身规定复写件)，不能使用复印件(顾客提供记录某些除外)。4.2.4各项管理记录和各种报告要及时填写，各项操作记录、监视和测量记录应随时整顿，不得后补、伪造。4.2.5记
3、录一经填写完毕，原则上不容许任何部门或个人涂改，以保证其原始性、可追溯性和证明作用，并为制定纠正/防止办法提供根据。如系笔误或经证明原有记录不精确，可在原始记录上采用“划改”形式进行更改，但应保存原有记录可辨认性。凡涂、贴、刮方式改动记录一律作废。4.3记录印制规定记录原则上采用表格方式(特殊状况除外)，记录必要有规定编号和顺序号，表格中普通应设制编制、审核、核准及日期栏目。各程序规定登记表格及各部门自用登记表格均应按体系管理部规定进行印制，统一编号备案。4.4记录标记各质量管理体系程序规定记录编号按与有关质量管理体系程序文献相相应。例：“记录控制清单”为 ( Q/CRC2 - 002 - 0
4、1)程序文献编号 序号其她登记表格编号原则与上述相似，与相应文献编号相相应。4.5记录收集和归档4.5.1各部门按质量管理体系文献规定而形成记录，由各类人员负责填写，经审核后，按规定期间和规定向关于部门和人员传递。4.5.2各记录积存责任部门负责收集和管理本部门在物流运作和管理活动中形成记录，并按记录编号进行分类汇总，立卷保管。各部门要将记录贮存在资料柜中，做好防火、防盗、防潮等工作。4.6登记表格汇总管理体系管理部负责对我司规定使用登记表格进行汇总整顿，并填写记录控制清单明确每一记录编号、名称、保管部门、保存期限等内容。4.7记录查阅/借阅4.7.1查阅/借阅记录必要经体系管理部记录管理人员
5、批准后，方可查阅/借阅。与欲查阅记录内容无直接关系人员，无权查阅/借阅。4.7.2查阅/借阅人员应爱护记录，不准在记录上擅自涂改或撕毁，保证记录完整和清洁，由各部门负责对借阅归还记录进行检查，检查与否有拆页、更改等状况发生，浮现以上问题时，要追究查阅/借阅者责任。4.7.3顾客查阅记录时，需经记录保管部门主管批准后，方可办理查阅手续，关于部门要为顾客或其代表提供必要以便。4.7.4第三方质量管理体系审核时，各部门接到审核告知后，要向审核人员及时提供需要检查记录。4.7.5出于法律证明、质量纠纷或由于其她目需要借阅记录时，经总经理批准后，借阅人向记录保管部门办理借阅手续。4.8记录解决记录保存期
6、限依记录控制清单规定执行，如超过保存期限时，由体系管理部提出记录销毁申请，体系管理部记录管理人员负责确认并批准要销毁记录，确认无运用价值后，执行销毁。5登记表单N O 记 录 名 称 编 号 保管部门 保存年限1 记录控制清单 Q/CRC2-002-01 体系管理部 三 年物流有限公司质量手册(-4-10文章级别：1 点击：260次) 物流有限公司质量手册文献编号： Q/CRC1-文献名称： 质量手册版 本： 第（ ）版修订状况： 第（ ）次修订核准 审核 编制发布日期：/8/24 生效日期：/8/301 目：对与质量体系关于文献及资料进行控制，保证所有使用文献具备统一性和有效性。2合用范畴：
7、凡我司之各种规定、程序、办法、原则及其一切有关事项与赖以执行法律法规等外来文献。3 名词定义：3.1 一层文献：质量手册3.2 二层文献：程序文献3.3 三层文献：作业指引书（设备操作规程、作业原则（规范）、工作职责等）。3.4 外来文献：顾客提供服务规范、政府机关发行有关法律、法规制度、供应商提供服务规范等有关文献。4 职责：4.1体系管理部负责我司程序文献、作业指引书、表单、记录发放、更改、控制和管理及质量手册编制、发放、更改、控制与管理。4.2各部门负责程序文献、作业指引书、表单、记录编制。5 作业程序：5.1文献分类与编号办法：5.1.1 ISO有关文献编号格式：5.1.1.1 质量手
8、册编号格式：Q / CRC 1 X 小分类中分类 大分类以“质量”英文字母第一种字母“Q”表达a、大分类及编号：CRC - 公司名称缩写b、中分类及编号：1- 质量手册 c、小分类及编号：年代号 / CRC 小分类中分类 大分类以“质量”英文字母第一种字母“Q”表达a、大分类及编号：CRC - 公司名称缩写b、中分类及编号：1- 质量手册 2- 程序文献3- 作业指引书c、小分类及编号：以阿拉伯数字流水号001999编号。5.2编制：5.2.1 凡我司所属员工对其所担任业务，以为有必要制度化时提出申请并附草案。5.2.2 除特别指定外，各项制度编制应由业务直接担任者负责。5.3 审核：5.3.
9、1 各项制度文献审核权限按如下规定办理：类 别 审 核 核 准 发 布一层文献 质量手册 管理者代表 总经理 体系管理部二层文献 程序文献 部门主管 管理者代表 体系管理部三层文献 作业指引书 部门主管 各部门主管 体系管理部5.4 整顿编号：5.4.1 文献管理员依审核决策内容予以整顿、校准编号后，制作封面，准备发行。5.4.2程序文献封面、内文格式均统一原则。5.4.3 我司所有文献第一次发行为第1版，所有文献修改次数超过5次或公司经营方向发生变化时，文献改版为第2版，依此类推。5.5发布实行：5.5.1 制度文献发行对象以有关负责单位为准，发行份数依部实际需要决定。5.5.2体系管理部依
10、各项制度运作有关对象需求份数复印后再于文献首页上盖红色“文献发行章”章后发行。公司内不得使用盖有“文献发行章”文献复印件，一经发现及时由文献管理员销毁，并追究当事人责任。5.5.3 接受部门保管人或其代理人接受制度文献后应在文献分发签收登记表上签收(签名或盖章均可，若属再版及签收时，须先将旧版文献缴回文献管理员再签收)。文献管理员再将其附于原案正本内文之前。5.5.4如属再版发行者，应同步将旧版文献收回销毁，并定期制作制度文献收回销毁登记表。但文献管理员应将原修改草案存档并加盖“作废章”。如因原使用单位有实际需要留作参照时，该文献可不用收回，但需由管制中心于文献明显处加盖“作废章”表达，该文献
11、不受控。5.5.5 公司人员在对内或对外活动中，涉及关于文献需要参照时，应填写书面申请经批准后，文献发放时，加盖“参照章”，发放后文献不受控。给认证机构之文献应纳入受控文献管制。5.5.6 各项制度执行单位主管，应负责监督执行责任，的确按规定执行。5.6 修订：5.6.1 凡我司所属员工对其负责业务有关制度，发现有不适之处难以履行或需要修订时，得随时向主管单位提出修订申请并填写文献申请表。5.6.2 其修订审核程序，视同新制定。5.6.3 修订审核后管制中心应修订内容修正并依本管理程序发行。5.7 停用：5.7.1依本规定发行文献若需停用时，由体系管理部提出经总经理核准后，向各单位收回文献。5
12、.7.2各单位文献被收回时，须在其受控文献一览表内将该文献删掉或重新制作受控文献一览表，保持最新版本文献且文献发行修订版次不必登记，只须由文献管理员保存文献修订履历。5.8 各单位因管理上需要可将程序文献、作业指引书流程或重要参数或数据表制作成流程看板以便于管理，以不违背原程序文献、作业指引书之规定为原则，并须有各部门主管签名核准并注来年、月、日。5.9文献保管：5.9.1各项制度文献保管人应为部门主管或部门主管指定人员，存储方式应便于迅速调阅。5.9.2各保管单位应自行保管所接受制度文献，并依顺序记入受控文献一览表，并附于各专属档案夹最前页，所接受文献需按照受控文献一览表顺序存储于专属档案夹
13、内，或将所建立受控文献一览表另行存储做为核对接受文献用。5.9.3逾期失效制度文献，除体系管理部应保存原案(须与该作废文献本次前正本、草案一起保存)外，别的由管制中心销毁或作废，作废制度文献须有“作废”字样。5.9.4各项制度文献不得擅自涂改或复印使用，若须标注重点时，以不变化本来意思为原则。5.9.5各项制度文献除特殊状况经总经理核准外，不得带出公司或传真。5.9.6文献经编制、审查、批准后，原版文献及存入文献电子文献应做好备份交体系管理部整顿存档，并录入受控文献一览表中，存入文献磁盘应明确标记文献名称、版本号，电子文献应有良好储存环境，做到防水、防潮和防病毒，使用电子文献电脑，应有防病毒办
14、法，经常进行软件杀毒。原版文献不需盖“文献发行章”印章，由文献管理员妥善保管。5.10外来文献：5.10.1 外来文献由接受部门先行确认，并登记于外来文献登记表内，存档或发有关部门。6作业流程文献控制业务流程附件一7引用文献：质量记录控制程序8登记表单：NO 记 录 名 称 编 号 保管部门 保存年限1 外来文献登记表 (Q/CRC2-001-01) 人事行政部 二年2 受控文献收回、销毁登记表 (Q/CRC2-001-02) 体系管理部 二年3 受控文献一览表 (Q/CRC2-001-03) 体系管理部 二年4 文献分发签收登记表 (Q/CRC2-001-04) 体系管理部 二年5 文献申请单 (Q/CRC2-001-05) 体系管理部 二年报关、运送合伙合同书(ZT)(-4-11文章级别：0 点击：58次) 外高桥保税区报关、运送合伙合同书甲方：北京华夏公司货运有限公司上海分公司乙方：上海新发展国际物流有限公司甲、乙双方经和谐协商，就甲方指定GEP（上海）货品委托乙方代理收货进保税区及港口代办转运等一系列报关、报检、运送、代运分拨等业务达到如下合同：一、甲方职责1.甲方在每批货品到港前一天向乙方提供已由收货人签章好对的、完整船运单证（即B/L海运提单及报关单证），双方拟定专人交接并纪录时间。
