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1、金融学院第七届学生会成立大会场控计划书金融学院学生会成立大会场控计划书一. 大会主题:融入学生会,相聚一家人二. 大会目的:通过成立大会的举办,增进部门新干事对学生会工作职能和组织机构的了解,并增进互相的了解,从而使工作效率提高.三. 大会时间:2010年10月26日下午2:30点四. 大会地点:学术报告厅 五. 大会主办方:金融学院学生会六. 大会参与者: 学生会全体成员七. 大会主持人: 钱景 李轲八. 大会邀请嘉宾:9位老师,校组织嘉宾5-10位,其他学院嘉宾15-20位,本部常委7位,本部部长10位,其他本部学生嘉宾10-20位 九. 前期工作安排(1) 10月12日,联系司朗队,选拔
2、主持人(负责人:何展翔) (2) 10月15日前,了解各部门招新人数,并统计各部门重复人数,方便工作开展 (负责人:杨东升)(3) 10月16号前,新干事自行开会,完成内部部员分工与各自负责的部门干事带领工作(负责人:王翠珊)(4) 10月22日前,联系宣传部制作分区牌,以及活动板和海报的宣传,并讨论会场的布置,以及院旗的插放(负责人:李林娇,张翮)(5)10月22日前,向秘书处提出大会所需场地和物资的申请,并于10月25日完成场地布置和物资搬运(负责人:张达)(6)10月22日前.联系新网部制作学生会工作总结的视频,以及大会的幻灯片流程展示,并确定当场拍照和操作电脑的新网干事,准备好当天大会
3、的轻音乐(负责人:郑烨飚)(7)10月22日前,联系礼仪队,确定4名礼仪小姐,并确认大会聘书颁发程序,以及各聘书颁发人名单(负责人:何展翔) (8)10月22日前,确定当晚出席的人员以及请假人员,并向联系秘书处统一请假(负责人:陈小雅)(9)10月22日前,联系学生会各部门,确定每一部门的负责人和具体的联系方式,详见附表5(负责人:何俊毅) (10) 10月25日前,联系公关部制作横幅,并向秘书处申请场地悬挂横幅,以及插放院旗(负责人:王羽晗)(11)10月25日前, 联系新闻网络部试调多媒体设备和准备备用笔记本电脑及其他电子设备,若出现问题,立即通知抢修,务必在26日中午前维修好(负责人:苗
4、青)(12)10月25日当天,正式通知各部门部长大会前集合时间、地点（附表5）并与各部门负责人保持联系（负责人：何俊毅）(13)10月25日早上,通知与会嘉宾时间,地点,并联系主持人,确定进场时间(负责人:何展翔)(14)10月25日晚上完成分发院服，要求每位场控人员在大会当天统一穿院服(负责人:何俊毅)十.成立大会当天安排(10月26日)时间内容备注负责人10:00PM12:30pm1:00pm6名男干事于实验楼集中，并安排4位男干事清点椅子数量后搬往图书馆一楼多媒体教室，其余成员于会场做进一步检查确认课室内椅子等情况如有需要增加椅子数量马上通知相关负责人。张达、周浩新网部到场并开始调试设备
5、,并完成清场工作分区牌的摆放工作完成烨彪张翮1:00PM礼仪小姐和司仪到场，并开始化妆,同时当场照相人员需到场准备展翔1:30PM再次确认会场一切正常苗青、东升1:45PM各场控人员（附表4）到达指定地点等候所负责的部门，待人齐后即可带入会场全过程注意言辞礼貌，态度诚恳谦逊，注意细节林娇1:50PM各部门开始进场，按照指定位置入座（见附表二，三）林娇和羽晗负责中转,张达和展翔负责门口接待,俊毅和翠珊流通场控,其余六位分别带好自己所负责部门4位场控人员(俊毅,翠珊,张达,展翔)安排：当各部门入场时，其中的2位负责接待部长，期间若有嘉宾到场，则由门口的2位场控人员及礼仪小姐负责将其带领至嘉宾席。翠
6、珊2:10PM全员进场完毕，各场控人员就位，等待大会开始，礼仪小姐和司仪就绪俊毅2:30PM大会正式开始2:30PM-会议结束会场秩序场控安排详见附表九各场控人员开关灯工作播放视频羽晗颁发聘书提示礼仪小姐小雅 十一.后期工作安排工作安排时间工作人员备注负责人退场大会结束后,分两个门退场主持人领导和嘉宾合照司仪温馨提示领导嘉宾和工作人员，各部门需要拍照的人员留下后拍照人员操机人员播放轻音乐烨飚组织部工作人员留下合影门口的工作人员展翔、场地清扫全部人员散场后所有女干事苗青场馆设备检查新网部出现问题报告秘书处烨飚物资的归还物资分区牌张翮凳子张达周浩多媒体设备的检查与回收俊毅后期总结内容林娇查漏补缺十
7、二.注意事项及应急措施特殊情况判断工作（应急小组）处理方法负责人天气问题(下雨)留意天气预报提前做好准备,于实验楼集中苗青停电问题能迅速恢复先用应急灯照明，安定人员，说明原因流动人员不能迅速恢复先用应急灯照明，取消大会，安排人员按照预定路线退场。设备问题多媒体设备损坏使用备用设备烨彪空调损坏流动人员打开所有窗户，并尽快安排人员进场流动人员胶凳损坏替换就近工作人员人员问题秩序混乱进场时和散场时应将混乱的队伍安排到较为空旷的地方，整理好秩序后再进场(备注:礼仪小姐和2位场控保证通道无阻)流动人员会议中就近的工作人员善意提醒，并请对方告知其他人就近工作人员人员迟到已到人员点齐差额人数后带队进场各带队
8、人员未到人员提醒各部负责人催促，后到人员由在门口的流动人员带入相应座位流动人员人员中途退场领导由就近人员沿着预定退场路线带出门口就近工作人员嘉宾和学生会成员由就近人员沿着预定退场路线带出门口就近工作人员后到人员过多所有人劝请过多的后到人员逛校园流动人员人员受伤或者感到不适就近工作人员扶他们走出门口后由人员的同伴陪同去校医室，若有需要工作人员亦可去帮忙由应急小组安排工作人员问题司仪不能出席前期同时训练两个司仪礼仪小姐不能出席所有礼仪小姐都应接受训练 金融学院组织部 2010.10. 附表一 所需物资(负责人:张达,陈周浩)1、 胶凳：60 张2、 分区牌: 29个(备注:教师嘉宾席，校级组织嘉宾
9、，本部部长席，三水部长席，本部常委团，本部嘉宾席，三水常委团，三水副部长席，其他学院嘉宾，艺术团团长席,艺术团队长席,18个部门席,其中礼仪队归入公关部,不另行分区)3、 海报,活动板(与宣传部联系)4、 学院大院旗(与宣传部联系)5、 2幅横幅(先挂在校道,成立大会当天转挂到学术报告厅)6、 矿泉水(与秘书处联系)7、 应急灯(与图学委联系)8、 流程表(红色)55张(与秘书处联系)9、 教师领导牌(与秘书处联系)10、 麦克风2个(与秘书处联系)11、 备用手提电脑(与新网部联系)12、 邀请函(与秘书处联系)13、 签到台(与秘书处联系)14、 聘书(详细顺序见附表三)本部:7个常委+1
10、0个部长 三水:7个常委+11个部长+1个礼仪队队长+12艺术团 备注:副部长聘书由部长代领附表二 各部门座位安排左边座位安排备注: (1)最后一排为添加凳子,一共是15张 (2)倒数二,三排各添加一张凳子,一共2张中间座位安排备注: (1)各部门正部长往前坐 (2)三水副部长席包括了艺术团的各个副队长,辩论队队长,以及其他各常规部门的副部长 (3)第一排只坐领导老师,并往中间座位坐(领导老师牌子需提前放到所在位置) 右边座位安排备注: (1)最后一排为添加凳子,一共是15张 (2)倒数第二排添加3张凳子(左右两边分别添加)(3)倒数三,四排各添加两张凳子,一共4张附表三 各部长座位安排及聘书
11、颁发顺序1、 聘书颁发顺序：第一批本部常委七人 第二批本部部长十人 第三批三水常委七人第四批三水部长十一人, 礼仪队队长一人第五批三水艺术团团长及队长十二人2、 聘书颁发是第十个议程，当主持人说到第十个议程时，中间座位第二排的本部常委由左侧排下去，前往讲台前方接受聘书，合影留念后，由右侧返回原座位,同时本部部长要在左侧楼梯排队,当读到名字时,逐个前往讲台,然后合影留念,由右侧返回原座位,这时第三排三水常委到左侧楼梯排队, 当读到名字时,逐个前往讲台,然后合影留念，同样由右侧返回；最后为三水艺术团团长及队长领取聘书。3、 颁发名单本部常委(第一批):由黄正新书记颁发一副陈婉芳二副张伊宁主席宾可副
12、主席蔡泽彬副主席李介唐副主席黄灏劲秘书长许月辰本部部长(第二批):由肖道斌老师颁发组织部彭宇青协分会杨婷宣传部马燕翎新闻部江岸宁网络部王晓阳素质拓展部邱志明公关部杜克宇文娱体育部谢玉婷生活实践部刘韵珊学术部林玉燕三水常委(第三批):由梁希琴副书记颁发 一副潘家炜二副叶茵岚 主席李冠民副主席邓涴文副主席张骏源副主席梁嘉颖秘书长余梦若三水部长(第四批):由赖嫦媛老师颁发秘书处古之江 组织部陈晖宣传部王曼馥新闻网络部祈文伟素质扩展部张琼妮公关部邝贤薇礼仪队汤颖琳体育部麦玲玉文娱部刘泳怡生活部张生伦学习部陈丹丹青协分会马立国三水艺术团(第五批): 由孙煜老师颁发团长黄恒副团长袁思韵副团长林霖琦秘书处林凯纯国标队陈文敏民舞队全婷婷劲舞队刘嘉莉声乐队刘茜瑜戏剧队梁亮化妆队曾颖怡司朗队胡志鸿辩论队张舒 备注:各常委和部长需要在中间排座位的左侧下来,颁发证书后合影留念,再从右侧回到座位.礼仪小姐需要带引.具体如下表:附表四 会前引领各部进场的人员安排各部门带队名单:郑烨飚负责:新网部,秘书处,文娱部杨东升负责:化妆队,司朗队, 青协(宣,组,秘)苗青负责:素拓部,学习部,生活部张翮负责:宣传部,公关部(包括礼仪),艺术团秘书处陈周浩负责:国标队,体育部 ,戏剧队陈小雅负责:劲舞队,民舞队,声乐队 带队路线: 从图书馆的右边通道带队到学术报告厅,防止左边通道堵塞.
