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1、第三章 采购与付款会计控制第一节 采购与付款业务概述一、采购与付款业务内容1. 制度采购计划；即请购与审批后，编制采购计划；2. 选择订购。慎选供应单位；3. 签订供货合同；4. 货物验收入库；5. 货款结算6. 会计记录。二、采购与付款业务特点1、采购业务控制与货币资金业务控制密切相关。需要一定数量的货币资金。2、采购业务导致的负债在全部负债中占的比重大。三、采购类型（一）常规性采购 ：用于常备原料、物料和非常备物料。（二）政策性采购：企业依据市场行情和用料变化情况进行的采购。主要用于农副产品为原料的或紧缺的物资。（三）紧急采购：临时急需的物资。第二节 采购与付款业务控制目标与关键控制点一、
2、控制目标 总目标：规范采购与付款行为，防止该过程中的差错与舞弊。 具体为：1. 合法合规地进行采购与付款业务；2. 使采购量保持经济合理与生产销售要求一致；3. 保证会计核算资料真实完整；4. 保证所采购财产物资安全完整；5. 保证采购成本正确无误；6. 力求节约采购成本。二、采购与付款业务的控制流程（一）业务控制流程1、请购作业1) 请购单详细列明名称、型号、厂商、需用日等；2) 请购单需经仓库人员核准；3) 急需采购不应经常发生，事后应补办请购手续；4) 定期检查有无请购单延迟采购情形。 2、采购作业1) 询价资料注意收集，并保持最新时效；2) 请购单经主管批准方得办理采购；3) 大量采购
3、，以合约采购为原则；4) 重要采购合约签订前，应经由法律专家查核；5) 如遇市场供应变化，及时通知有关部门，采取应变措施。 3、验收作业1) 按“验收规范”办理；2) 发票、送货单或验收单中的物料名称、规格、型号、数量、金额应相符；3) 如分批收料，仓库人员在订购单分批注明收料日期、数量；4) 不合规料应通知采购部门退回或扣款。 4、付款作业1) 出纳付款时，严格审核相关票据，对领款人身份确认后方能支付；2) 支付款项，除有特殊理由得以支付现金外，其余一律开立抬头支票，否则，应经总经理批准。3) 款项应交收款人或厂商，不得代领，否则，应经主管批准；4) 已付款原始凭单应盖“付讫”章，同时注意应
4、有领款人签章。详细的业务流程图见教材P71之图42 。（二）账务处理流程1) 根据供应商发票等有关凭证确认采购业务，并记录负债；（借记“材料采购”，贷记“”应付账款）2) 商品或材料验收合格后储存于适当场所（仓库），根据入库单记录存货增加（借记“”原材料，贷记“材料采购”）；3) 如有购货回扣，冲减财务费用（借记“应付账款”，贷记“财务费用”）；4) 支付货款（借记“应付账款”，贷记“银行存款”）；5) 如有预付款，付款时应注意冲抵。（三）主要凭证与会计记录1) 请购单 2) 准够单 （也可以在请购单上批字）3) 订购单4) 验收单5) 退货通知单6) 借項通知单。向卖方付款的凭证，用于证明应
5、付款项借項记录7) 卖方发票8) 付款凭单（内部填制）9) 材料采购明细账10) 现金、银行存款日记账11) 卖方对账单，每月提供借、贷方金额三、采购与付款业务关键控制点 见教材P7576，共分为四部分 1、请购商品或提供劳务，并编制订购单 2、验收商品 3、确认与记录负债 4、款项支付并记录现金、银行存款支出。第三节 采购与付款业务的控制制度一、岗位分工采购与付款业务的不相容职务：1) 请购与审批 4）采购与验收2) 询价与确定供应商 5）采购、验收与相关会计记录3) 采购合同的订立与审核 6）付款审批与付款执行 二、请购与授权批准（一）请购 1、材料与零配件请购 生产部门提出请购 仓库差是
6、否满足需要（也可自行请购） 采购部门 （采购人员审核是否合理，资金预算的管理人审批）2、临时性物资请购 使用者提出 使用者主管审核 资金预算的管理人审批 采购部门采购3、特殊服务项目、资本支出和租赁合同的采购 特殊服务项目包括保险、广告、法律、审计等以及资本支出和租赁合同的采购，要求特别授权，只允许指定人员提出请购，需由最高负责人审批。（二）授权控制采购业务批准权限，可以参考下表材料类别采购金额采购形式批准权限政策性采购不论金额大小不论形式如何总经理常备原料一次性5万元以下合约部门经理一次性5万10万元合约分管副总经理一次性10万元以上合约总经理 常备物料一次性2万元以下访价或议价部门经理一次
7、性2万元以上合约分管副总经理非常备物料一次性2万元以下访价或议价部门经理一次性2万元以上合约分管副总经理三、采购与验收控制（一）采购控制1、采购数量控制。满足生产需要。2、采购供应商的确定。了解供应商信誉、供货能力。进行比质和比价，具体： 1）选择至少两家以上的供应商； 2）选择有利于生产和成本最低的供应商； 3）尽量就近采购，节省运输费用3、采购时间的控制。 采购时间包括： 请购单的核准时间 处理订购单的时间 供应商制造备货的时间 运输交货时间 验收和入库时间 采购时间原则上是不影响生产，又不过早地占用资金。4、采购方式控制1) 定价采购：适用金额小，无需书面比价。2) 议价采购：与供应商议
8、定合理价格，适用经济采购的存货。3) 比价、比质采购：适用大宗采购的存货。4) 紧急采购：临时性、突发性需要的采购。5) 自行估价；自己成立估价小组，定出底价，再采购。5、订货单的控制1) 订货单内容完整，而且编号；2) 订货单需经授权人审核、签字；3) 独立人员复查订货单；4) 订货单联次应能满足需要。供应商、验收部门、存根、付款部门等。（二）验收控制 独立验收部门或指定专人负责验收。 1、凭证验收：入库相关凭证：如装箱单、装运单、交货通知等，查阅订货单副本，确定订货真实； 2、数量检验：实际交货量与交货通知单数量、订货单副本数量相一致。 3、质量检验：按检验规程办理。（三）采购绩效评价 可
9、以通过建立一套指标体系来进行，如1) 数量绩效指标：包括储存费用、呆料、废料处理损失指标；2) 质量绩效指标：包括来料质量、质量体系3) 时间绩效指标：包括紧急采购费用指标、停工断料损失指标4) 价格绩效指标：包括实际价格与成本差异实际价格与过去平均价格的差异、 使用时的价格与采购时的价格之间的差异 当期采购价与基期采购价之比与相应的物价指数比率相互比较 5）采购效率指标：包括年采购金额、订购单的件数、采购部门的费用等。四、付款控制1. 财会部门审核凭证后付款，付款后加盖戳记。包括采购发票、内部结算凭证、验收凭证、入库单等；2. 采购部门出具付款通知单。查核请购单、验收报告、发票等；3. 加强应付账款、应付票据的管理。到期付款，提高信誉。4. 建立退货管理制度。包括退货条件、手续、出库、货款收回等。5. 建立预付帐款和预付定金的授权批准制度。6. 定期与供应商核对往来账款。7. 做好相关的会计记录。五、监督检查由监督检查机构或人员专门检查，包括：1、不相容职务有无混岗；2、大宗采购业务的授权批准情况；3、应付账款的支付情况；4、相关单据的保管情况。 第四节 案例分析见教材P856
