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1、行政公文的书面格式一、眉首（公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人）1、公文份数序号（版心左上角顶格第1行）公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号，目的是准确掌握公文的印制份数和分发范围、对象。密级公文必须标志公文份数序号，普通公文可不标志。 格式公文的份数序号一般是7位数，用阿拉伯数字表示，份数不足规定位数时前面用“0”补齐，标志在版心左上角顶格第1行。2、秘密等级和保密期限（版心右上角第1行）秘密等级（简称密级）是标识公文保密程度的一种标志。公文的保密程度分为绝密、机密、秘密三级。绝密级事项保密时间不超过30年；机密级事项保密时间不超过2
2、0年；秘密级事项保密时间不超过10年。 格式标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行的位置，两字之间空1字；如需同时标识密级和保密期限，密级和保密期限之间用“”隔开，密级的两字间则不应空1字距离。3、紧急程度（版心右上角第1行或第2行）紧急程度是对公文送达和办理时间的要求。分“急件”和“特急”的字样。其中电报分为平急、加急、特急、特提。 格式标识紧急程度，使用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行的位置，两字之间空1字。但如果第一行标志有标识密级或保密期限，则下移至版心右上角第2行的位置。4、发文机关标志发文机关标识指制发公文的机关，是公文责任者名称的标注，即人们通常所称的“红头
3、”。它是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成的。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧上下居中排布。联合行文机关过多也必须保证公文首页显示正文。联合行文按照党、政、军、群的顺序排列，原则上使用排列在前机关的发文字号，也可协商确定。一份文件只能标注一个机关的发文字号。 格式推荐使用小标宋体字，用红色标识，以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm15mm。 发文机关标识的位置，有两种规定： 第一种用于平行文或下行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm； 第二种限于上行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。5、发文字号（发文机关标志下空2行居
4、中排布）发文字号是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。发文字号由机关代字、年份、序号组成。发文字号组成的三部分的顺序不可任意颠倒调换。机关代字指用1-3个汉字标志发文的机关。年份表示制发文件的纪年，应用阿拉伯数字标明全称，用六角括号“”括入。序号也应使用阿拉伯数字，分年度从1号起，按公文的签发时间的先后依次编号，不能跳号，不留有空号，不随意编号，不编虚位（即“1”不编为“001”），不加“第”字。如：中发办20051号 格式发文字号使用三号仿宋体字，在发文机关标志下空2行居中排布，并且在发文字号之下4mm处标印一条与版心同宽的红色反线。6、签发人（红线之上右侧）签发人是指代表
5、行政机关批准发出公文的机关领导人。签发人是对公文内容负责的一种标志。签发人仅在上报的公文中才出现，标识签发人姓名，主要目的是为上级单位的领导人了解下级单位谁对上报事件负责。 格式签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”用三号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人的姓名位于第一行，其他签发人的姓名从第二行其起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次排列，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行，并使红色反线与之的距离为4mm。二、主体（公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、印
6、章、附注）1、公文标题（红线下空2行居中排布）标题是指标明某一公文主要内容的概括性名称。公文标题要准确、简要地概括公文的主要内容。完整的公文标题由发文机关名称（作者）、公文主题（事由）和公文文种三部分构成。如中共省委关于向通知学习的通知。在实践中公文标题存在着部分省略的情况： 事由+文种（省略发文机关）：如文件首页具有制发机关的标志，其标题中则可以省略发文机关名称，如关于向通知学习的通知； 发文机关+文种（省略事由）：如中华人民共和国全国人民代表大会公告； 文种（省略发文机关和事由）：这种情况往往是由于事由比较简单或没必要列入标题中，如通知、通告。此种情况末尾必须注明发文机关。 格式公文标题用
7、2号小标宋体字，标注在红色反线下空2行的位置，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。撰写标题时，发文机关名称要写全称或规范化简称。除了法规规章名称、转发来文等特殊情况加标点符号，其余一律不加标点符号。所有公文标题均不可省略文种，除简单的周知性公文外一般也不省略事由。2、主送机关（标题之下空1行左起顶格）主送机关即公文的主要受理机关，是负责承办或答复该文内容的机关。也叫做“上款”、“抬头”。确定主送机关要根据各级行政机关的行文关系、各自的隶属关系和职权范围来确定。 格式主送机关应使用全称、规范化简称或同类型机关的统称（如“各省、自治区、直辖市人民政府”），如果是统称
8、的，应按党、政、军、群的顺序排列。其位置在标题之下空1行，用3号仿宋体字左起顶格书写，如主送机关过多需要回行时，仍需顶格书写，最后一个主送机关名称后使用全角冒号。如果主送机关过多而使首页不能显示正文，则将主送机关移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送；如果仅差一行就可以不挤出正文，主送机关在标题下也可以不空一行。3、公文正文（主送机关下一行）公文正文是公文的主体和核心，用来表述公文的具体内容。除了个别的简短的公文外，正文内容一般分开头、主体、结尾三部分。正文的开头可以概括为“凭”，既凭什么行文，就是制发该文的依据或理由；主体部分可以概括为“事”，即什么事情或什么事项；结尾部分可以概括
9、为“断”，就是正文的论断部分，通常为要求、措施、办法等。 格式书写位置在主送机关下一行，每自然段开始左空2格，回行顶格。数字、年份不能回行。4、附件（正文下空1行、左空2字）附件是指与公文内容有关的随文发送的文件、材料等。公文正文中有一些内容，如图表、名单、规章制度等，如穿插在公文正文中，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。这时需要将其从公文正文中抽出而作为公文的附件单独表述。公文的附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。附件应当与主件装订在一起，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；因故不能与主件装订在一起，要在附件首页左上角第1行顶格标识注明公文的
10、发文字号并在其后标识附件（或带序号），与文件同时发送。 格式正文下空1行、左空2字用三号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和附件名称。附件如有序号，使用阿拉伯数码标注（如“附件：1. ”），附件名称后不加标点符号。5、成文日期（附件之下公文文后的右侧）成文日期是公文生效的时间，是公文的一项重要内容。一般文件，以负责人签发日期为准；经会议讨论的文件以通过日期为准；法规性文件以批准日期为准。 格式成文日期标注在附件之下公文文后的右侧。成文日期要用汉字书写，不能用阿拉伯数字或阿拉伯数字与汉字混用，同时年、月、日要齐全，不得省略。年、月、日中的零必须标志为“”，不得用英语字母“O”或阿拉伯数字0代替。
11、由于印章要加盖在成文日期上，成文日期要依印章的位置而定。6、印章印章是指代表公文制发机关，标明公文生效的标志，是公文效力最权威的凭证。对于公文来讲，除了会议纪要以外，都必须加盖印章。 格式 1个印章：单一机关制发的公文在落款处可不署发文机关名称，只标志成文日期。成文日期右空4字，加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期。 2个印章：当联合行文需加盖2个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字，主办机关印章在前，两个印章均压在成文日期上，两印章互不相交或相切，相距不超过3mm。 3个以上印章：当联合行文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称（或简称）排在发文时间和正文之间，将印章加盖在
12、单位名称上。应使主办机关的印章在前，协办机关的印章按照发文机关标志依次排布，印章每排最多排3个，两端不得越出版心，最后一排如余1个或2个印章，均居中排布。印章之间互不相交或相切，每排印章中心线对齐。成文日期标志在最后一排印章之下空1行位置，右空2个字。印章的加盖方式为两种：一是下套方式，即当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文日期上；二是中套方式，即当印章下弧有文字时，印章中心线压在成文日期上。7、附注（成文日期下1行，居左空2字加圆括号）附注是指与文件有关的简要说明，是对正文中有关名词术语及有关事项的注解、说明，如“此件发至县团级”、“此件可见报”等。需要注意的是附注不是对公文内容的注释或解释
13、，对公文的注释或解释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方式解决。 格式公文如有附注，应用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。三、版记（主题词、抄送机关、印发机关和印发日期）1、主题词（附注之下、文尾横线之上，居左顶格）主题词是指标志公文主题，文件类别是经过规范处理的名词或名称性词组。标注主题词必须从主题词表中查找，非主题词不能充当主题词，必要时，可由某一近似的主题词代替，一份公文一般选用2-3个主题词，最多不超过5个。标注主题词应遵循先类别后类属再文种的顺序。要掌握选词原则，选用最能反映公文主题内容的词语，在标引时要遵循“谁办文，谁标引”的原则。 格式主题词应标注在附注
14、之下、文尾横线之上，居左顶格标识；“主题词”三个字使用黑体字，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。2、抄送机关（主题词下1行，居左空1字）抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关，是收受公文并了解公文的内容但不承担主办和答复责任的机关，抄送机关通常看作次要的受文机关。 格式标注抄送机关应当使用全称或规范化简称、统称。公文如需抄送有关单位，应标志在主题词下1行，居左空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号。抄送机关间要用逗号隔开，最后一个抄送机关后标句号，可以防止私加抄送机关或变造公文。如果抄送机关较多，回行时与上一行的抄送机关对齐，而不能顶格。3、 印发机关和印发日期（抄送单位之下1行）印发机关是指把公文稿负责印成正式公文的机关，不是公文发文机关，一般是各机关的办公厅（室）或文秘部门，印发时间是指公文文稿送往印刷的日期，以公文付印的时间为准。 格式印发机关和印发日期位于抄送单位之下（无抄送单位位于主题词之下）占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发机关如果字数太多，可以自行简化。印发日期要用阿拉伯数码标识。注意：版记置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。
