企业采购与付款内部控制制度

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1、企业采购与付款内部控制制度第一章总则第一条为了强化对公司物资采购与付款环节的内部控制，堵塞 采购漏洞，防范采购与付款过程中的差错和作弊，减少采购风险，根 据中华人民共和国会计法等相关法律、法规，结合本公司的实际 状况，制定本制度。第二条本制度所称采购是指本公司购进的用于生产经营或提供 劳务消耗的各种物资包括原材料、半成品、成品及低值易耗品等 的行为，付款是指支付与上述物资有关的款项的行为。第三条采购与付款内部控制制度的基本要求是采购与付款中的 不相容职务应当分开，其中包括：一付款审批人员和付款执行人员不能同时办理寻求供应商和 洽谈价格的业务。二采购合同的洽谈人员、订立人员和采购人员不能由一人同

2、 时担任。三货物的采购人员不能同时担任货物的验收和记账工作。第四条请购依据应当充分适当。请购事项应当明确，所有采购 与付款事项应当严格按照本流程执行。第二章分工与授权第五条公司采购与付款业务相关人员使命：一生产总监，负责以下工作：1. 在公司总经理直接领导下，与财务总监共同制定公司年度采购预算。2. 在公司总经理直接领导下，与财务总监共同审批公司大宗商品 的采购工作，包括确定供应商、洽谈采购合同等。3. 对采购部提供的合格供应商名单进行审批，并报总经理审批。4. 组织和管理公司物资采购及保管工作，确保物资采购正常进行。5. 制定并落实执行本部门和下辖各岗位使命和规章制度，确保采 购物资和原、辅

3、材料的质量符合公司标准。二采购部主管，负责以下工作：1. 按照采购计划，与财务总监共同审批各部门的采购申请单。2. 按各部门的采购申请单，按时、保质、按量采购价格低、品质 好的商品。严格执行公司对各种商品库存量的规定，防止商品积压造 成不必要的损失。3. 监督和做好物资的验收工作。所有物资必须由使用部门、仓库 管理员、采购员、质检部进行验收。不必须要质检的物资，质检部可不 参加。严格把好品种、数量、质量和价格关。督导及配合仓库管理员 做好签收、进仓及保管工作。4. 常常进行市场物资行情调查，搜集市场新资料，及时了解货源 供求和价格动向，对供应商的资质、信誉、供货的质量确保能力进行 调查和评审，

4、并向生产总监、总经理提供合格供应商名单，所有采购 应在经总经理批准的合格供应商中采购，在非合格供应商中采购必须事 先经公司总经理批准。5. 严格执行财务制度。及时办好结账报销工作，采购物资以及有 关费用开支必须取得有效的报销凭证，并在当月报销入账。三仓库管理员，负责以下工作：1. 负责与采购员、质检员、物资使用单位指定的负责人做好人库 离品的验收工作，填写验收单。2. 所有库存物资必须做好其收入、发出、盘存记录手续，建立完 备的物资簿记，收、发货凭证、单据齐全。3. 随时掌握库存物资动态，对低于最低库存量的物资及时提醒生 产部主管等相关部门领导进行申购，并报知生产总监。4. 必须具备一定的商品

5、知识，正确处理物资的储存保管方法，做 好物资的防火、防潮、防腐、防鼠、防盗窃，以确保所保管物资的完 整、完好及安全。5. 定期进行清仓盘点。按时完成月度仓库盘点表及其他报表。四采购员。按采购指令和操作规范的要求完成具体采购作业， 对供应商实施招投标或询比价程序，跟踪供应商备货，记录和回馈采 购业务的基本状况和异常状况，负责收集、汇总和上报供应市场行业 信息，提出供应商规划建议，合理建议付款安排并及时催收货物和增 值税专用发票。五出纳员。办理按照经审批后的付款申请单办理货币资金支 付业务。六会计。负责稽核采购申请、付款申请与验收单等是否相符。审批手续是否齐全等。并依据验收单、发票、付款申请单等原

6、始单据 填制记账凭证。可依据必须要参加物资验收。七财务总监。负责与生产总监审批采购申请单、付款申请单。 第六条公司依据具体状况一般不超过3年对采购主管进行岗位 替换。采购人员应当具备优良的职业道德，忠于职守，清廉奉公。遵纪 遵守法律。严禁收受商业贿赂行为。第三章月请购与审批流程控制第七条公司采购部门应依据不同物资的具体清耗状况制定主要 物资最低库存量，对低于最低库存量的物资应当及时提出采购申请单。 无采购申请单的物资，仓库不得验收入库，财务部不得给予报账。第八条公司物资采购权由采购部集中行使，未通过公司总经理授 权，其他部门一律不得自行采购。第九条公司物资采购原则上都要签定购销合同在所在地市场

7、 购买的零星物资除外。明确采购物资的名称、规格、质量执行标准、 数量、价格、交货日期、运输方式、付款方式、违约责任等要素，合 同印章要由专人保管，发现有越权签订合同的行为，印章保管人有权 拒绝盖章并向合同签订人的上级授权部门报告。第十条一公司建立供应商档案制度。由采购部负责维护。在选择 供应商时，应当合计的主要因素包括：一价格。物美价廉的商品是每个企业都想获得的。各个供应商提供的价格 连同各种折扣是最显然的比较，价格的凹凸是选择供应商的一个重要指标。二质量。质量的选择应依据实际状况而定，公司应用最低的价格买到最适 合本企业的质量要求的产品。三服务。在选择供应商时，服务也是一个很重要的合计因素。

8、例如，改换 残次品、指导设备使用、修理设备等。类似这样的一些服务在采购某 些项目时可能会在选择过程中起到了关键性的作用。四位置。供应商所处的位置对送货时间、运输成本、紧急订货与加急服务 的回应时间等都有形响。当地购买有助于发展地区经济，形成社区信 誉以及优良的售后服务。五供应商存货政策。如果供应商的存货政策要求自己随时持有备件存货。拥有安全库 存则将有助于突发事件的解决。生产总监每季度对档案中的供应商进行一次业绩评价，以便确认 合格供应商，优胜劣汰。第十一条请购与审批流程：1. 制定采购计划。公司采购计划由采购部会同生产部、财务部， 依据下月物资的消耗状况并结合相关物资的实际库存制定，报生产总

9、 监、财务总监、总经理批准后执行。2. 提出采购申请单。公司凡必须要购买物品的均必须要填写采购申请单，相关部门负责人签批后交给采购部门进行采购。3. 审批。采购申请单首先由部门领导审核签字。生产总监在采购 计划内审核批准，在采购申请单上签字，对大额的非常常性物资采购 应当及时向总经理汇报。对超出采购计划的采购申请报财务总监批准， 如果超出年度计划，应当经公司总经理批准。4. 确定供应商。采购部依据必须求说明在供应商档案中选择成绩良 好的供应商，通知其报价，或登报公告等方式公开征求供应商，采用 竟标、邀标等方式确定供应商。5. 核价、签订供货合同。确定可能的供应商后，由采购部主管与 其进行价格谈

10、判，金额超过10万元的采购合同生产总监应参加谈判。 公司财务部、审计部应定期到市场了解价格，并依据政府公布的市场 价格及其他价格信息进行核价，关于公司长期使用的物资，财务部应 依据实际对市场的调查制定物资采购价格限定表。价格谈妥后，应办 理订货签约手续。公司采购合同由生产总监或总经理签署，合同签署 程序按照合同管理办法执行。6. 合同追踪。合同签订后，为确保供应商的如期、如质、如量交 货，采购部主管应依据合约规定及时催促供应商按规定交运，如发现 对方有违约现象，及时向生产总监报告，以便控制违约后果。第四章采购与验收流程控制第十二条公司采购的物资内容包括原材料、半成品、成品及低 值易耗品。一原材

11、料、半成品、成品采购的要点：1. 遵照采购部的工作方针及工作原则展开工作，以市场为导向，做到价比三家、货比三家，保质、保量、保供应。2. 严格执行采购计划，依据物资使用部门的使用要求，确保质量 和数量，不超过计划采购。二低值易耗品采购的要点：严格执行采购计划，质高、价低，及时满足供应。第十三条所有物资验收应有采购员、仓库管理员、物资使用部 门、质检部依据物资检验必须要进行验收。第十四条参加验收的人员应严格把关，不得枸私作弊、弄虚作 假，发现问题及时上报生产总监或审计部。第十五条采购与验收流程：1. 发出订单。采购部依据物资管理使用部门提出的采购申请单向 已签订合同的供应商发出订单，订单应当明确

12、交货的时间、地点。假设 合同已约定上述事项的。可不再单独发出订单。2. 验收。物资到达后，应当由采购人员、仓库管理员、物资使用 部门、质检部依据物资检验必须要一同对供应商提供的物资进行现 场验收。所有参加验收人员应当在验收单上签字。验收单一式三联: 一联由采购部自存，一联交财务部，一联交供货单位。如果验收时发 现有不符合要求的原料，由物资使用部门负责人填写退货单并注明退 货原因，当即退货，并通知采购员补买。3. 登记库管账。仓库管理员对仓库保管的货物登记收、发、存明 细账。4. 制单。会计依据现场验收确认的验收单以及供应商提供的发票 编制记账凭证。每月月底，会计应当将本月已验收人库但发票未到的

13、 采购物资暂估入账。供应商提供发票时再以红字冲销。5. 记账。会计人员审核会计处理是否正确后确认记账凭证。生成 账簿。6. 对账。会计应当每月按原材料大类与采购部门核对本月的出入 库金额和月末余额。第五章付款流程控制第十六条公司按照现金管理暂行条例支付结算办法和本 流程的规定办理采购付款业务，并按照国家统一的会计准则的规定进 行核算和报告。第十七条按合同约定必须要预付购货款的，由采购人员提供合同 复印件并填写付款申请单，注明付款事由、合同编号、项目编号及名 称、付款金额、对方单位名称、开户银行及账号等，按批准物资采购 的权限经财务总监、总经理批准后，交出纳办理预付货款业务。第十八条公司每月月末

14、由会计与供应商核对应付账款、应付票 据、预付账款等往来款项。如有不符，应当查明原因，及时处理。第十九条采购付款流程：1. 申请。采购物资结账由采购人员填写付款申请单，经生产总监 审核，交财务总监、总经理依次审核、批准。付款申请单后应当附上采购申请单，验收单、合法发票、合同等 原始单据。2. 限额内批准。生产总监、财务总监、总经理依据其使命、权限 和相应程序应付款申请单进行审批。对不符合规定的货币资金支付申 请，批准人应当拒绝批准。3. 审核。会计应当对批准后的货币资金付款申请单及其附件进行 审核，审核货币资金付款申请的批准范围、权限、程序是否正确，手 续及相关合同或证实资料是否真实完整、合法合

15、规，金额计算是否准 确，支付方式、支付单位是否妥当等。审核无误后，由审核人在货币 资金付款申请单上签字并交由出纳人员办理支付手续。4. 支付。出纳人员应当依据审核无误并经审核人员签字的付款申 请单，办理货币资金支付手续。5. 制单。会计应当依据审核无误的支付申请编制记账凭证。6. 记账。会计人员审核会计处理是否正确后确认记账凭证，生成 账簿。第六章监督检查第二十条公司审计部、财务部在各自职权范围内对本公司的采 购与付款内部控制状况进行检查监督。第二十一条对采购与付款业务检查监督的主要内容包括：一采购与付款业务岗位设置和批准权限的授权和执行状况。二申请物资采购的程序是香正确，审批物资采购是否有越权 行为。三物资采购合同的订立状况，合同要约是否完整、规范、合 法有效。四物资采购专属权的执行状况。重点检查物资采购是否由采购部门集中办理，其他部门办理物资采购是否获得批准并经采购部门 授权。五付款环节的控制。重点检查付款通知书填写是否完整，审 批手续是否正确有效，是否凭付款申请单支付购货款。第二十二条对监督检查过程中发现的采购与付款内部控制中的 薄弱环节，应要求被检查单位改正和完善，发现重大问题应写出书面 检查报告，向有关领导和部门汇报，以便及时采用