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1、 . 红塔仁恒纸业信息化管理系统(ERP)需求调研报告(第二稿)万迅电脑软件 / 目 录1. 概述32. 决策层需求52.1 企业经营战略有关信息52.2 业务运作信息62.3 其他必要的信息73. 管理层与业务层需求83.1 销售部需求分析83.2 供应部需求分析113.3 技术部需求分析163.4 生产部需求分析183.5 设备部需求分析213.6 财务部需求分析233.7 人力资源部需求分析253.8 信息部需求分析264. 现行业务系统分析284.1 核心业务流程284.2 存在问题284.3 改进建议301. 概述经济特区红塔仁恒纸业是由红塔集团所属的红塔实业XX公司和维尔京群岛仁恒
2、国际投资于1991年共同投资兴建的大型现代化造纸企业。公司投资总额20亿人民币，注册资本9800万美元，占地面积34万平方米，其中厂房面积为17万平方米。主要技术装备分别从美国、德国、法国、奥地利、日本、芬兰等国家引进。公司有二条造纸生产线，一号纸机于94年12月正式投产，主要生产“红塔”牌高档涂布白卡纸（定量为180350g/m2的系列卷筒、平板和舌头卡纸），年设计能力4.5万吨,产品质量达到九十年代国际先进水平。二号纸机于99年12月正式投产，主要生产“红塔”牌高级包装纸板（定量为150400g/m2的系列卷筒、平板、舌头卡纸与液体饮料包装纸和口杯纸等），年设计生产能力17.5万吨。公司现
3、有员工896人，拥有一支占员工总数32%的具有各学科大中专学历和研究生学历的科技人员队伍，从事研究与技术开发并取得了丰厚的成果。雄厚的技术力量和先进的产品检测仪器，使公司的产品质量稳步提高并于97年顺利通过ISO9002国际质量体系认证。“红塔”牌高档涂布白卡纸在卷烟、医药、食品、化妆品和生活用品等方面广泛使用，有效地替代了进口，改变了国高档涂布白卡纸完全依赖进口的局面。以市场为导向、以科技为依托，向高档次、高技术含量、高附加值、高效益的高档包装纸板发展，走质量效益型的道路，创一流的现代化造纸企业，是“红塔人”的信念和追求。局面。以市场为导向、以科技为依托，向高档次、高技术含量、高附加值、高效
4、益的高档包装纸板发展，走质量效益型的道路，创一流的现代化造纸企业，是“红塔人”的信念和追求。为了向更有竞争力公司的目标迈进，管理层希望引入先进的管理系统，把全公司的设备、物流、信息流、资金流统筹管理，从而降低成本，提高效益。红塔仁恒组织架构图如下：2. 决策层需求作为企业管理的最高层次，决策层的核心任务是就影响企业的业务方向和容，与影响企业生存和发展的重大问题、事件进行思考并做出决策，同时监控和指引企业的实际业务运作，领导企业在不断变化的环境中完成自己的使命和目标。对于红塔仁恒决策层来说，主要的信息需决策支持性的分析报告和报表，包括企业经营战略有关和业务运作这两方面的信息。其他的需求包括必要的
5、事务性和辅助性信息。2.1 企业经营战略有关信息2.1.1企业环境作为造纸行业，环境因素对红塔仁恒经营战略有着一定的影响。企业决策层需要定期与不定期地获得相关的综合性或专题分析报告，以了解企业环境因素变化与发展趋势，相关的重大事件与其影响等，作为企业战略性决策的依据。这些因素主要有以下方面：宏观发展环境对纸业发展的影响宏观经济环境宏观经济目标宏观经济政策宏观经济走势行业目标、规模行业趋势行业规划行业结构影响纸业公司发展的微观环境因素影响客户需求量的外部因素烟草行业规模控制包装行业的需求变化2.1.2战略性项目和决策决策层需与时掌握对企业发展有重大影响的外部战略性项目和决策的相关信息，以推动和保
6、证其达到设定的目标。这样的项目如：v 第三期规划v 企业改革v 企业战略规划企业信息系统建设2.2 业务运作信息2.2.1 业务运作绩效业务运作绩效通常通过定期的分析报表/报告，与一些关键业务指标情况反映出来。分析报表/报告如：v 定期财务报告v 成本分析现金流关键业务指标，如：公司总收入税前利润管理费支出销售产品销售量产品销售额应收帐款周转率客户满意度客户投诉次数供应原材料库存金额产成品库存金额存货周转率生产入库产量计划产量抄造率成品率产品合格率总成本费用平均吨纸耗电度数平均吨纸耗水吨数平均吨纸耗浆吨数平均吨纸耗油吨数生产台时吨成本部管理一般事故、危险性事故间平均运行时间间隔2.3 其他必要
7、的信息信息系统还应当为领导层的日常工作提供必要的信息支持，这些信息如：v 请示报告v 必须处理的公文v 必须参加的会议v 必须处理的事件v 相关的必要背景信息v 日程安排3. 管理层与业务层需求3.1 销售部需求分析3.1.1 销售部现有的组织结构3.1.2 销售部的职责和主要业务 根据公司年度经营目标，制定销售计划； 根据市场信息，制定销售政策，促使销售目标的完成； 跟踪或开发新的客户需求；根据客户的要求，将公司与客户的合同或协议转化为普通的销售订单； 合同管理，合同或协议评审、批准； 信贷控制； 将不同客户的不同订单转化为按同类或近似类纸组织的生产指导订单，与业务联系单。生产部将根据销售部
8、的业务联系单组织生产。 当客户对产品的质量有投诉时，销售部负责协调、分析并跟踪问题的解决。退货的，按退货流程处理退换货。 销售部各办事处负责所辖区域的销售业务，包括市场调查、市场开发、洽谈订货合同、衔接供货、对帐、催款、技术服务、接待客户的业务工作。确定的订单应与时传回销售部。 发运主管负责制定发货计划，根据收款控制发货。负责异地库存的管理，协调业务联系单与库存的平衡与合同的执行。 发运员负责与运输公司的衔接，安排运输事宜，向客户反映并跟踪发货、收货情况。 结算员负责与财务部协调给客户开发票，定期或不定期与财务和客户对帐，登记客户的回款情况，供销售合同评审时的信贷控制参考或发货控制的参考。 统
9、计员负责按时统计销售和发货的各种报表，分类归档管理合同资料。 审核员负责销售提成费用的建帐，对销售员或各办事处发生的差旅费、接待费的单据审核，以与代理商的代理费的审核。3.1.3具体业务流程需求年度合同或大客户要货计划的管理v 大客户通常签订年度订货合同或协议(定义为大客户要货计划)，包括总订货数量，按月的发货计划，价格，付款条款等；v 具体执行时，应该直接由客户要货计划转化为普通的客户订单并与时反映大客户要货计划的执行情况；v 当大客户要货计划发生变化时，要求能够比较其差异，同客户达成协议如何处理差异；v 大客户要货计划应该能够纳入红塔仁恒的主生产计划中，便于有效组织生产；销售合同管理v 当
10、形成并确认客户的实际需求后，形成销售合同。销售合同指明纸的类别、规格、包装要求、订货重量、价格、付款条款、货运方式等。v 根据年度合同或大客户要货计划、回款情况，评审销售合同，并同技术部、生产部、供应部(仓库)沟通，了解库存情况、生产准备情况以与技术准备情况，确定交货日期或是否为客户生产；要求系统提供在线查询，实时反映客户所要产品的库存情况、生产情况、原材料准备情况、技术准备情况，模拟交货日期。v 批准或下达销售合同；在超过信贷额度时，系统自动锁住，需要高层领导批准下达。v 对于客户所要产品为非标准产品的销售合同，必须会同技术部、生产部、供应部评审，看是否能够生产；需要修改工艺标准的，必须由技
11、术部下达工艺变更通知单指导生产。v 所有的销售合同必须存档，便于查询。v 系统必须支持零售类合同的快速录入，直接打印发票，收款提货一次完成。销售发货管理v 销售合同的预留：如果有库存，可以预留产品，产生分配量。v 提货单打印：打印提货单，提货人员按提货单到仓库提货。v 发货计划：要求能够根据大客户的要货计划、可以利用的运输能力、客户的回款情况以与实际库存情况，优化组织、控制发货计划。v 发货通知单：在货品提出仓库后，打印发货通知单，用于跟踪发运过程，与时通知客户货物的发运情况，收货地址、日期、包装规格、件数、运输代理公司、每件的条码(序列号)、重量等，发货单经客户签收后成为收到货物的证据。v
12、运费的管理：采用运输公司发货时，系统支持采购运费的采购订单的维护，以与运费的结算。销售发票管理v 对于出口，需要初始发票作为报关凭证；v 系统支持直接由销售合同根据签收的发货通知单生成的发票打印；v 同时支持按时间段的汇总发票；v 支持退货时的红字发票；v 系统能够同国家的金税系统接口，打印增值税发票；v 发票打印后，系统与财务的应收帐集成，实时产生应收帐款；v 支持第三方发票：即付款方同收货方不同。客户查询、投诉和退货管理v 客户查询订单执行情况时，系统可以在线查询销售合同的执行情况，可以实时告诉客户客户所要产品的生产准备情况、投产情况、完工入库数量等；准确回答客户的查询可以极提高客户的满意
13、程度，还可以协调发货计划，与时满足客户的要求；v 当客户投诉时，根据客户订单号或产品序列号查询销售合同的记录，包括产品类别、规格，以与生产技术标准；v 产品出现质量问题时，可以根据系列号、轴号，追踪查询其发货情况、生产日期、生产车间、生产班次、原材料以与生产的工艺标准和实际生产的工艺条件，便于发现问题的原因，与时修改或找到解决问题的方法。v 记录所有客户的投诉容，汇总归纳，分析投诉类别，帮助改善产品质量、工艺以与客户服务流程，提高客户服务水平。应收帐款分析，催款v 实时登记客户应收帐和回款情况；v 系统根据付款条款，对应收帐进行帐龄分析，自动提示催款；v 系统可以打印对帐单，辅助催款和结算；v
14、 系统能够按办事处的地域划分汇总应收帐款报告；v 系统支持大客户的付款计划的维护；价格管理v 为应对市场的变化，系统支持多种价格政策的管理与发布，如：不同客户分类、不同地域、不同时段、不同合同数量下的不同价格或折扣；v 系统支持批量价格修改，如对某类纸不同规格的价格调整；客户或代理商资料管理v 系统集中管理客户资料，如：编码、名称、地址、联系人、发货地址、发票地址、缺省发货方式、付款条款、发票类型、销售员等；v 系统支持一个客户多个发货地址的设置；v 系统提供足够的客户分类字段，便于销售的分类统计以与价格政策的制定；销售统计分析和预测v 销售台帐：生产线、发票、开票日期、片称、客户名称、产品代码、产品名称、等级、长、宽、规格、克重、数量、销量（吨）、单价（美元/吨）、金额、税率、销值（元）、编号、付款方式、。v 各区域销售任务完成进度分析：v 各区域货款回笼情况分析；v 按品种的销售统计、预测；v 按区域的销售统计、预测；销售费用、提成的审核v 销售差旅费票据审核v 代理商提成的登记v 销售员提成的计算3.2 供应部需求分析3.2.1 供应部现有的组织结构3.2.2 供应部的职责和主要业务 根据组织结构图，供应部的职责分为采购与仓库管理两大类； 计划采购管理：计划员根据年度和月度生产计划制定年度和月度采购计划； 询价/报价管理 供
