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1、北京华源世纪汽车*零部件制造有限公司质量体系程序文件编号HY*/QP4.01页次19/19标 题文件和资料控制程序版本001. 目的确保公司各部门使用的文件有效。 2. 范围适用于与质量体系有关的所有文件和资料的管理。3. 术语和定义 （无）4. 管理职责4.1工厂管理者代表负责审核质量手册，工厂总经理负责批准发布质量手册。4.2 工厂程序文件、支持性文件由工厂质量部负责审核，工厂管理者代表负责批准。4.3工厂质量部负责体系文件的编制和审核。4.4 工厂人事行政部资料室负责质量体系有关的所有文件和资料管理。4.5 工厂各部门负责其业务范围内专用文件和资料的编制和审核及保管。步骤活 动负责人主要
2、任务备注5.1.1文件编制工厂质量部各相关部门 工厂质量部负责对质量手册、程序文件和支持性文件进行组织编写； 研发事业部负责设计文件的编写； 研发事业部负责新产品工艺文件的编写，工厂生产部工艺组负责量产后产品工艺文件的编写； 设计、工艺文件的编写格式及编号要求执行技 术文件管理办法； 质量手册、程序文件的编号及体系文件涉及的表格编号组成见附件一； 其它管理文件的编写格式及编号要求按国家、行业及企业相关规定执行；技术文件管理办法HY/WI-HR-01电子文件资料管理办法HY/WI-HR-025. 控制要求 5.1控制程序及流程图5.1.1文件制作NO5.1.2批准Yes5.1.3资料室的文件管理
3、5.1.4接收部门的文件管理 5.1.11文件换发5.1.5使用5.1.10旧文件回收5.1.6资料员清理、整理5.1.7有效性评审YesNo5.1.8报废（按文件废弃管理执行）5.1.9换发通知Yes继续使用步骤活 动负责人主要任务备注5.1.2批准各相关部门 工厂质量手册由工厂质量部负责编制，工厂管理者代表负责审核，工厂总经理负责批准； 程序文件、支持性文件由工厂质量部负责审核，审核后的程序文件、支持性文件，由工厂管理者代表批准； 其他管理文件：各事业部内部文件由各事 业部总经理批准执行；跨事业部使用的文件由集团分管领导批准。文件、资料(发放)申请表5.1.3资料室的文件管理5.1.3.1
4、文件接收工厂质量部工厂人事行政部工厂物流部 由研发事业部下发的技术、质量文件统一由工厂质量部QE工程师接收、整理好后转工厂人事行政部资料管理员； 由其它事业部或集团领导下发的管理类文件由人事行政部行政主管接收、整理后转工厂人事行政部资料管理员； 由销售事业部转发的客户资料、通知等文件由工厂物流部统一接收、整理后转工厂人事行政部资料管理员；5.1.3.2文件发放工厂人事行政部 人事行政部资料管理员在接收工厂其它部门转交的文件、资料时，必须要求交接人员明确文件发放范围、份数和时间，按5.1.2相关程序批准后由资料员建立分发台帐并进行分发；发放时要求签收人在“文件发放、回收记录表”签字； 对发放到外
5、部企业的文件（如供方的加工图样、技术规范等）按外包文件管理办法执行。文件发放、回收记录表外包文件管理办法HY/WI-HR-035.1.3.1文件存档工厂人事行政部 工厂资料管理员负责对汇总的文件、资料分类标识并归档，确保归档文件、资料的清晰、完整。 文件、资料记录清单 5.1.3.3文件标识工厂人事行政部 工厂资料管理员负责在发放前对受控文件加盖“受控文件”章和发放日期； 受控文件包含外来文件、质量体系文件及公司使用的各类技术文件资料。 工厂资料员负责对文件、资料分类标识。文件、资料记录清单5.1.3资料室的文件管理5.1.3.4文件借阅工厂各相关部门相关部门 文件需借阅时，资料员应在“文件借
6、阅登记表”上记录文件名、页数及借阅日期等,并交由借阅人签字；归还时由资料员负责在“文件借阅记录表”上写归还日期销帐； 技术、工艺、质量、生产和其它管理人员及领导允许借出文件在工作区内使用，周期不得超过7天； 外检人员允许借出设计文件在工作区内使用，检验完工后应及时归还，其余人员只允许在资料室内阅读； 公司内原始文件、资料、秘密文件原则上不能借出资料室，如有特殊情况须借出资料室在工作区内使用，必须写出借阅申请经部门领导同意，分管领导批准后才能借出，借阅时间不得超过3天； 协作单位借阅文件、资料时，由对口业务部门写出借阅申请，经部门领导同意、工厂总经理批准后,方可办理借阅手续。 文件借阅登记表 文
7、件、资料（借阅）申请单 5.1.4 接收部门的文件管理5.1.4.1文件接收人事行政部文件的各接收部门 文件的接收部门应对所有收到的文件按资料的分类进行登记，并填写“文件、资料记录清单”，确保文件的清淅、完整。文件、资料记录清单5.1.4.2文件更换文件使用部门 文件需更换时，由文件的使用部门填写“文件、资料(更换)申请表” 经部门领导同意，分管领导批准后，依据更换要求对所需更换的全部文件进行回收，并交由资料员进行更换；在回收文件的同时应在“文件发放回收记录表”登记回收日期及接收人。文件、资料(更换)申请表 文件发放回收记录表5.1.4 接收部门的文件管理5.1.4.3增补申请文件使用部门 当
8、文件需增补发放时，由文件的使用部门填写“文件、资料(增补)申请表”； 经部门领导同意，分管领导批准后提交给资料管理员；文件、资料(增补)申请表5.1.4.4文件复制人事行政部 增补申请文件需复印时由资料员负责按“文件、资料(增补)申请表”的要求进行复制。 5.1.4.5分发人事行政部 复制后的文件由资料员登记分发；复制的文件原件用完后应交回资料室， 5.1.5使用各相关部门 各部门负责文件在使用过程中有效性、唯一性及完整性和清晰易于识别，并确保文件不被随意更改或复制 如使用部门对使用的文件有质疑时，应及时通知文件制作部门进行确认。5.1.6资料员清理、整理工厂人事行政部 资料员对归档的文件资料
9、进行整理和清理，确保文件、资料的清晰完整，有效。5.1.7有效性评审文件制作的负责人 文件制作的原部门负责组织对文件的有效性进行评审，对评审有效的文件继续发放使用。5.1.8报废工厂人事行政部 对于评审后无效的文件进行回收报废处理，具体按文件的废弃条款执行。5.1.9换发通知文件制作的原始部门负责人 当文件评审有效但需更改时，由文件制作的原部门发出更改通知，并按5.1.2相关程序批准后，资料员对接收的换发通知单进行登记。 文件、资料(换发)申请表5.1.10旧文件回收工厂人事行政部 将所需更改的文件按“文件分发、回收记录表”上的记录进行全部回收销帐； 换发文件时由资料员将旧文件收回； 无论是换
10、发或更换的文件,都必须坚持先收回旧文件再发放新文件。文件分发、回收记录表 5.1.11文件换发各相关部门 文件需换发时，必须对所有加盖“受控”印章的文件进行换发，包括在供应商处的“受控”文件； 质量手册、程序文件、支持性文件及表格的换发必须由该文件的原审批部门负责审批。 如原部门不存在时，可由该文件规定的业务范围所在的职能部门负责进行； 质量手册、程序文件、支持性文件的更改，需由质量部进行更改。质量体系文件的更改： 质量手册、程序文件、支持性文件的更改情况记录在“修订状态记录页”； 当文件整体修订需要更换版本时，版本顺序用00、01、02表示； 被换下的旧页和旧版本文件一律交由资料员负责销毁，
11、资料员保留销毁清单; 表格文件的更改：重新设计新表样并更换版本，版本顺序用00、01、02表示； 其他管理文件按公司的相应规定执行； 技术文件的更改按技术文件管理办法5.1.11文件换发各相关部门 和电子文件管理办法执行。5.2文件、资料保存控制程序及流程图5.2.1文件、资料接收5.2.2整理登记5.2.3资料存档步骤活 动负责人主要任务备注5.2.1文件、资料接收工厂人事行政部 工厂人事行政部应对所有收到的文件、资料须交资料员，由资料员统一管理； 5.2.2整理登记工厂人事行政部 资料员对外来文件及企业内部文件建立接收登记清单，并对文件进行分类整理。确保文件的清晰、完整。文件、资料记录清单
12、5.2.3资料存档工厂人事行政部 资料员应保证文件、资料的分类明确、且文件、资料的完整、清晰和有效； 文件、资料的借阅执行文件控制中的借阅规定； 记录的控制应满足法律法规的要求；若顾客有特殊要求，则应满足顾客要求； 文件、资料保存期限，见附件二。 对保存到期的文件，通过相关部门的审核，根据各部门审核结果决定文件是否延长期限保存或销毁。5.3外来文件（非我公司）资料管理顾客特殊要求5.3.1外来文件接收控制程序及流程图5.3.2登记整理5.3.3顾客特殊要求No5.3.4传阅5.3.6作废（按顾客要求）YesNo5.3.5文件有效性评审5.3.7设计、开发要求Yes5.3.8资料存档5.3.12
13、更换文件5.3.9顾客工程规范变更通知/记录NoYes5.3.11反馈顾客5.3.10评审步骤活 动负责人主要任务备注5.3.1外来文件接收工厂人事行政部 工厂各部门接收的顾客技术文件、图纸、规范及技术更改，须交资料员，由资料员统一组织管理；5.3.2整理登记工厂人事行政部 资料员应对外来文件建立接收登记清单，并对文件进行分类整理；文件、资料记录清单5.3.3顾客特殊要求研发事业部 接收顾客的特殊要求外文资料，资料员登记后，将外文资料传递给语言翻译人员对其进行翻译转化。转换后的外来文件，资料员再对其进行分类整理。5.3.4传阅各相关部门 对于各类外来资料，由分管领导批示传阅部门范围， 组织传阅签署，或经分管领导批准后直接使用。文件分发、回收记录表5.3.5文件有效性评审各事业部相关部门工厂人事行政部 外来资料在保管期间应进行整理、清理，监督
