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1、货代操作出口流程一、接受货主询价1、 海运询价： 需掌握发货港至各大洲，各大航线常用的，及货主常需服务的港口，价格； 主要船公司船期信息； 需要时应向询价货主问明一些类别信息，如货名，货物的规格等。2、 陆运询价：（人民币费用） 需掌握各大主要城市公里数和拖箱价格； 各港区装箱价格； 报关费、商检、动植检收费标准。 3、 不能及时提供的，需请顾客留下电话、姓氏等联系要素，以便在尽可能短的时间内回复货主。 二、接单（接受货主委托） 接受货主委托后（一般为传真件）需明确的重点信息： 1、 托运人/发货人2、 船公司/船名/航次或船期3、 箱型、箱量 3、 毛重/体积/货名4、 起运港5、 目的港/
2、中转港/截关时间6、 付费条款/运价7、 做箱情况，门到门还是客户自拖自报8、 托运人的签字、盖章客服人员收到客户的托单后，须与SALES核对运价是否正确，并由SALES在订舱单上签字确认，然后再向相应船公司订舱(特殊情况可先口头与SALES确认,待SALES返回公司再补签字确认)。三、订舱 1、 缮制操作指令； 客服人员拿着业务员填写的操作指令(如业务人员不在公司由相应的客服代填)联同客户的委托书一起递交到商务,在递交前,客服人员需先审核业务单与客户委托单要求是否一致，资料是否齐全:审核货物是否危险品，重量及尺码是否适用客户要求的柜型，特别注意客户的特殊要求（如船证、信用证、船期、启运码头、
3、免舱期或装载要求等），如果是特殊货物应先向客户查询清楚货物的特性（如超重货、食品，冷藏货，危险品等），致电船公司落实货物托运可否接受，并要注明有关特别事项，如船公司不接受，则注明原因,退回相关的业务员。 2、 商务接到客服人员的操作指令先核实利润是否符合公司的要求,如不符须退回业务员重新核价,符合要求的就交由相关订舱人员订舱:加盖公司订舱章订舱，现在也有一些船公司是接受网上订舱，订舱也要详细写上需订那水船，箱型，箱量，货名，重量，价格，还有客户有什么特别的要求也应一并写在订舱纸上。 3、商务取得放舱纸，摘取船名、航次、订舱号信息,预计到达目的港时间写在操作指令上,交回相应客服。 四、录入系统/
4、装箱/报关/登记台帐/转文件客服人员在和客户确认货物已备好后,需要我司派车报关的应及时将资料输入电脑，生成业务号,具体步骤如下：新建委托输入托运人、货名、船公司、船名、航次、开航日期、装港、订舱号、目的港、箱型箱量。 输入电脑时，应确保准确，并特别注意以下信息：船公司名称、船名、航次，订舱号，输入费用明细-主要是应收费用。1，客户自拖自报如是客户自己自拖自报的，我司应将放柜纸及时传给客人，并电话落实客户已收到，明确告知客户船公司的开舱，截重，截放行条时间及要求；并落实客人的做柜时间以及做柜的情况，在截关的前两天再和客户确认做柜情况,如遇客人取消订舱的，务必尽快将消息通知商务部，以便确保舱位充分
5、利用； 2，我司安排拖车 A). 安排拖车必须选择与我司签约的车队，如果有特别原因使用其它车队的，应向操作部经理说明并得到同意才可使用，并由操作部联系安排，公司统一支付运费； B). 首先要落实船公司的开舱及截重日期的要求，将具体情况告知客户；要求客户传委托拖车的要求单（一般包含在客户的订舱单中），明确拖柜的具体地点、时间、联系人、电话和是否需要提货单，是否转关等资料，如与船公司的规定时间有冲突应尽快通知客人，以便客人做出适当的调整； C). 填写拖车作业委托书，注意是否转关还是一般贸易，并标明客人的要求，将船公司的放柜纸以及拖车作业委托书传给拖车行，并电话落实车行已收妥。重要的注意事项必须逐
6、一解释清楚，以便车队能顺利执行；在转关的情况下，要明确告知车队封关地点，以便车队根据当地海关要求派车，并要带齐司机本； D). 车到工厂前把车队提供的柜号、车牌号、司机的联系方式书面传真给客人，以便客人了解派拖车的实际进行情况。监督车队的拖装情况，有问题要尽快处理，落实货柜已安全返回指定的码头。将重柜进场纸提供给负责报关的有关单位。（蛇口出口的货物需提供黄联重柜纸，重柜纸上的重量须与报关资料和提单上的显示的重量基本相符）。 3、仓库装箱 A). 安排仓库装箱必须选择与我司签约的仓库，订舱同期应该与客人落实送货时间、货名、数量、重量等，如有可能可要求客人提供货物的装箱单资料。另外应将进仓的地图及
7、时传给客人，并电话落实客户是否已知道仓库的联系方式，并让客户以书面形式传真送货的单号和送货司机的详细资料。另外，如客人对装柜有特殊要求要客人传书面确认，尤其所装货物超过一个货柜的，一定要客户传装柜要求，对装箱数量，型号，先装，后装，货物可否挤压的均需明确； B). 在拿到船公司的放柜纸后，根据船公司的开仓以及截仓时间，将放舱纸连同装箱要求，装箱委托书(需注明送货司机的详细联系方式和车牌)，货物明细资料等一并传真给仓库，还应电话联系仓库讲解装箱的要求，确认仓库明白了各项要求并执行。在装箱过程中应与仓库保持联系，如有问题应尽快联系有关方面落实并解决； C). 装箱完毕后，应尽快核对由此产生的相关费
8、用，若有额外费用应尽快告知客户确认和落实相关的费用,并让仓库尽快回传装箱资料和费用单以便确认。重柜纸需让相关人员送到报关行； 4 报关工作 1). 当客户将报关资料送至我司或送至我司指定的报关行，应先审核报关资料是否齐全，如有任何错漏应及时通知客户更换，并予以落实，以免延误。审核完毕应将报关资料交给报关行；A). 报关委托单(盖公章) (需电脑打印的) B). 装箱单(盖公章) C). 发票(盖财务专用章或公章) D). 销售合同正本(盖合同专用章或公章) E). 核销单(一式一份,盖齐缝章) F). 如需商检的,请提供报检委托书，需盖公章。(商检的单证资料需与报关单的资料相符一致)G) 船公
9、司的放舱纸和柜号/重柜纸(黄联)H)一个商检对应一份核销单(此情况是广州黄埔和佛山地区实行)I) 一套报关单里有多个货名,其中有一个需要商检的,此货名需列在报关的最前面。最好是让客户备多几份盖了公章空的A4纸，以备有特殊情况的时候可以用上，以上资料一并交报关行。 2). 落实报关行已经清楚报关的各项要求及相关的船名、航次、柜号、单号、截收放行条时间等，并保持与报关行联络，以确认报关过程顺利进行，如遇特殊问题应尽快联系客户，以便妥善解决。 3). 报关放行后应确认放行条已经交到指定的船公司或者船公司代理，并将报关放行的结果通知客户。 4). 报关完毕后，操作人员应在操作指令上写好应付的各项明细,
10、并整理整套资料按顺序依次放好后，转文件:1) 操作指令;2)客户的委托书:3)商务和船公司的订舱纸;4)船公司的放舱纸;5)派车单/或者仓库的委托书;6)车行回传的柜号/或者是仓库的回传的装箱明细。 5) 客服人员按业务员或者按办事处设立登记台帐，需在操作指令转文件前把资料详细登记下来,如:客户名称、订舱号、船名、航次、目的港、箱量及业务编号,发票号,转文件时间等等登记在台帐上，以便统计查询。 五、提单、发票1) 文件收到船公司的LOADING LIST后，已经装上船的，应立即向客户催要补料;2) 文件需核对船公司的LOADING LIST及费用清单，如有发生超堆费、超期柜租的，需告知客服确认
11、，客服应立即通知客户，要求其书面确认，并在系统里增加。由文件传真费用确认单给客户;3) 文件员根据客户提供的补料，先与客户核对清楚后再向船公司提供补料，争取在短时间内将提单资料核对清楚，并根据客户的要求签发HB/L或MB/L;4) 客服根据客户回传的费用单开具发票,并由快递快速的寄回给客户,以便客户及时付款;5) 如客户要求倒签提单的，原则上短航线的倒签不超过三天，长航线不超过七天， 在收到客户保函后，交公司主管领导签字，必要时可要求客户提供信用证核对方可签发。 六、收款、付款、放货 1) 如客户出船东单，我司先赎回船东单以备客户付款取单,如出H/BL，客服人员会在货到港前七天由文件提醒,在系
12、统里查看是否客户已付款,并填写放单放货申请交由财务审核批准方可放货。 2)如是月结客户就在转文件时,可以直接填写好放单放货单一起转文件,在文件对好单时,由文件交财务审核批准放货。 3) 财务在付款后需及时通知应付单位落实款项到达情况，通知文件安排取单放货事宜。 七、核销单的保管及财务锁单 1)核销单一般都是大概一个月退回后，须在所有费用完全收取后方可退给客户，必须有客户签收资料并在系统内做退还记号。2) 为了保证财务核算的准确性，财务在下个月的15号把上个月的业务锁定应收及应付费用，防止随意更改；如在费用锁定后仍需更改，必须由操作人员填写结算单补单申请由业务员签名,由部门经理签字,再交给财务解锁并出相应的业务补单。八、售后服务工作售后服务的好坏，关系到我司的业务能否持续发展的重要因素，因此每一个操作人员都要十分重视。1). 客户跟踪常常保持与客户的联系，主动了解客户的需要，提供我们的服务信息。2). 客户投诉不能回避客户的投诉，记住客户的投诉总是有理由，每一个投诉都尽力处理，任何一个投诉都应该有回复。3). 接到任何客户投诉首先转有关人员处理，处理不了的应转相关的主管甚至是总经理，重大问题应直接向总经理报告。
