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1、如何成为为上司的的得力助助手一、 秘书概述述1、 英文字典典的定义义依中对于于秘书的的定义为为：1) a , , , , , , , .2) a aa , , , , .2、 秘书的角角色一般而言言，秘书书的角色色定位应应是辅佐佐的功能能。帮助助主管处处理一切切里里外外外的业业务成了了秘书的的职责。一般公公司或机机构，因因为传统统背景的的关系，秘秘书的职职务并不不是那么么确定，秘秘书除了了本身主主管外，和和其他部部门业务务人员的的关系也也非常密密切和重重要，形形成纵横横交错而而复杂的的人际关关系，因因此其工工作范围围是秘书书，又是是一般的的职员，工工作领域域无法正正确的予予以划分分。因此此，渐
2、渐渐地，现现代的工工商秘书书，已演演变成名名副其实实的“业务秘秘书”或“公关秘秘书”了。3、 秘书工作作的性质质秘书的工工作，主主要为协协助主管管执行工工作细节节。想想想大公司司的董事事长或机机关的主主管，如如果每天天早上自自己要打打开信件件，打字字回信、存档处处理、接接听电话话等工作作，那么么，他们们将没有有时间来来从事高高层次的的商业活活动与计计划。所所以，必必须要有有位助理理来处理理这些办办公室事事务。这这位助理理，即是是秘书。秘书工作作最主要要为辅佐佐功能，此此即是其其一主要要的意义义。秘书书工作的的另一重重要意义义为管理理。对很很多秘书书来说，秘秘书工作作的历练练是作为为一行政政主管
3、的的重要阶阶梯。因因为秘书书常帮助助主管处处理与主主管样关关的业务务，所以以对于主主管的工工作有一一全盘的的了解。秘书可可以学到到如何去去指导、督导、规划及及处理问问题，并并且熟悉悉公司的的政策。因此，秘秘书工作作亦是管管理人才才的训练练摇篮，其其理由有有二：1、 秘书熟悉悉人事、业务、程序、管理等等内部作作业。2、 秘书熟悉悉公关、协调、市场等等外部作作业。二、 秘书的业业务1、 秘书在一一天的工工作间中中，有三三分之二二是做下下列业务务：打字接受口授授传真接听电话话处理信件件与主管商商谈档案管理理准备当天天的业务务及下班班前的业业务处理理拟稿及制制作信件件2、 秘书业务务可分为为四类：资讯
4、管理理业务事务业务务公关业务务综合业务务兹就秘书书的功能能与业务务分述如如下：秘书业务务由前述述可知分分为四类类：1、 资读管理理业务2、 事务业务务3、 公关业务务4、 综合业务务兹分别说说明如下下：1、 资讯管理理业务资讯管理理业务，即即是利用用电脑来来处理及及管理一一般业务务。秘书书的资讯讯管理业业务是由由其执行行任务的的功能引引伸而业业。前节节提到秘秘书执行行的任务务有发传传真、拟拟稿、存存款、安安排机票票、安排排看牙医医等，这这些业务务部需要要资讯管管理来处处理。这这在微观观方面，资资讯管理理所处理理之业务务。在钜观方方面，资资讯管理理可处理理之业务务有文书书及情报报方面。文书：包括
5、文件件及书信信之制作作等。以以往皆用用打字机机或手写写，但由由于资讯讯业务之之发达，各各种文书书之制作作皆已电电脑化，以以增加功功能与效效率。在在文书方方面，资资讯管理理所能处处理之业业务有整整理书信信、写信信、中英英文打字字、速记记、档案案管理、约会安安排等。尤其在在书信写写作方面面，由于于有电脑脑软件之之运用，可可节省构构思之时时间及文文件制作作的精力力。现代代的文书书业务尤尤需要资资讯管理理的配合合以提高高效率。文书与与资讯是是息息相相关了。情报：情报业务务是资讯讯管理所所处理的的主要业业务之一一。情报报业务包包括资料料情报的的搜集、提供、整理、管理、活用与与交换。资料情情报的输输出和输
6、输入都要要经过秘秘书这个个孔道，当当主管将将情报交交给秘书书传达下下去时，首首先秘书书就要根根据情报报的质和和量，按按其重要要性、jjimii性、紧紧急性来来安排传传送的优优先顺序序。这时时，秘书书对于资资讯情报报之处理理、筛选选、分类类与传遁遁就可利利用资管管理业务务，以增增进处理理情报业业务的效效率。事务业务务秘书的事事务业务务，源自自其处理理例行事事务和功功能。秘秘书的事事务业务务，为秘秘书在办办公室所所处理的的例行业业务，包包括接听听电话、拆寄信信件、发发传真、档案管管理、更更新办公公室用具具、收集集资料、准备定定期报告告、安排排主管之之行程、约会及及会议等等。虽然然有些项项目是多多种
7、业务务的综合合，但在在此则偏偏重事务务性的。以上的业业务可归归类如下下：通讯方面面：接听听电话、拆寄信信函、发发电传等等。办公室方方面：档档案管理理、更换换用具等等。会议方面面：收集集资料、准备定定期报告告等。安排方面面：安排排行程、约会、会议等等。公关业务务秘书的公公共关系系是需要要创意的的功能来来作其基基础的。创作的的工作，即即要有“先见”。在处处理人与与人间的的关系时时，要能能有洞察察的能力力，要能能见微知知著，要要能以对对方的立立场来看看，必能能广获人人缘，使使业务畅畅通。秘书的职职务，接接触面很很广，为为了要使使业务能能顺利进进行，必必须扮演演着润滑滑剂的功功能，在在公司机机构的里里
8、里外外外，必须须兼顾到到各个层层面的人人物，能能考虑到到各种状状况，能能预见各各类该办办之事，妥妥善处理理人际关关系，圆圆满达成成任务。一般而而言，公公共关系系的业务务包括接接待，与与相关业业务人员员的沟通通联络，消消息的发发布，宣宣传品的的出版、杂志、年报的的出刊、摄影、幻灯片片、影片片的制作作、展览览、市场场情报的的搜集，贸贸易商展展等等。一般业务务的推动动，皆以以人为主主。人由由于人际际关系而而形成自自己的围围体，围围体与围围体的互互动关系系，就形形成了公公共关系系。秘书书的业务务需要顾顾及公司司机构的的上上下下下、里里里外外外的业务务，所以必须须有良好好的公共共关系，才才能使全全盘业务
9、务进行顺顺利。综合业务务综合业务务来自协协调的功功能。直直辖市即即是要与与各单位位沟通以以达圆满满处理业业务。由由于时代代的进步步与科技技的发达达，业务务牵涉范范围愈来来愈广，并并非单项项业务所所能包含含。这时时，就要要靠秘书书来作综综合业务务协调。可见秘秘书的综综合业务务尤其重重要，因因它含括括资讯管管理业务务、事务务业务与与公关业业务等。其秘书书要办妥妥任何单单项业务务，必须须综合协协凋其他他相关业业务。这这样，才才能融会会贯通，发发挥最大大的秘书书业务功功能。例如以接接待业务务来看，必必须配合合资讯管管理以获获得情报报，得知知何人、何时、由何地地来访，来来宾的背背景明细细，来访访的目的的
10、，并做做出行程程表；必必须配合合事务业业务以安安排接待待人员、车辆，骸骸安排饭饭店住宿宿等；必必须配合合公共关关系业务务，以发发布消息息，并安安排参观观与商谈谈等。所所以接待待业务，是是个整体体性的工工作。由以上例例子可看看出，秘秘书的业业务中，最最重要的的是要使使各项业业务综合合协调，才才能使任任务完满满成功。1、 专业的知知识与技技能关于秘书书专门的的知识与与技能，可可分三项项目来讨讨论：秘秘书专业业知识；实务方方面的技技能；专专门行业业业务知知识。分分述如下下：(1) 秘书的专专业知识识：一般机构构或公司司在雇用用秘书时时，大都都希望秘秘书能受受过专业业训练。这种训训练可来来自机构构公司
11、自自己办理理凤及学学校或民民间秘书书专业训训练中心心提供等等。训练练课程包包括企事事业管理理、会计计学、心心理学、国际贸贸易实务务、国际际汇兑、人事管管理、礼礼仪、公公共关系系、秘书书实务、电脑、打字、英语会会话及商商用英文文等。这这些专业业知识的的训练很很重要，因因为现在在有许多多机构的的秘书，并并未受过过专业的的训练，因因此担任任秘书工工作，往往往不了了解自己己该做什什么工作作，如果果主管亦亦不能发发挥指导导的责任任，则往往往要花花费许多多的时间间和精力力，自己己工作中中去摸索索这方面面的知识识。可见见，如果果秘书人人员，在在就职前前，先接接受秘书书专业知知识课程程的训练练，必能能对其担担
12、任的工工作有所所助益。(2) 实务方面面的技能能：实务方面面的技能能为处理理秘书业业务所需需要的技技术与能能力。一一般而言言，实务务方面的的技能包包括速记记、电脑脑操作、打字技技术、档档案管理理、电话话礼仪、应对能能力、语语言能力力，及其其他事务务机器的的操作等等。早期期的秘书书实务中中，打字字技术占占相当重重要的角角色。近近年来，由由于科技技的发展展与运用用，电脑脑技术广广被需求求，所以以打字技技术与电电脑技术术同为不不可或缺缺的实务务技能。目前各各机构已已推行行行政电脑脑化、组组织电脑脑化、人人事电脑脑化、会会计预算算电脑化化、生产产管理电电脑化等等等。尤尤其是企企业界，要要求秘书书必须接
13、接受电脑脑训练，以以便能应应付电脑脑化的一一切秘书书业务。专门行业业业务知知识：各行各业业的秘书书，都应应通晓其其专业业业务的知知识。国国贸秘书书必须能能熟悉国国际贸易易实务与与流程。法律秘秘书必须须擅长法法律知识识。财务务秘书必必须精通通会计、税务、财政及及商事法法等。由由此可知知，在每每一行业业中，都都有其专专门的业业务知识识。秘书书在决定定从事那那一行业业前，可可先修习习相关的的课程，或或阅读相相关的书书籍以增增加专门门业务知知识，才才能符合合实务业业务的需需要。2、 经验专门知识识与技能能，虽然然非常重重要，但但理论需需要配合合实务。实务上上经验尤尤其珍贵贵。对于于秘书业业务。是是否能
14、顺顺利进行行，尤其其需依赖赖经验。例如，文文书之处处理，光光凭理论论尚嫌不不够，因因必须考考虑到各各种文件件之性质质，文件件之内容容，及文文件之时时效性，然然后订处处理之优优先顺序序。这些些判断需需要以经经验作为为依据。有经验验的秘书书，不必必主管交交待，就就能以其其经验，正正确的判判断力，冷冷静而审审慎的处处理事务务，以其其积极、主动、随机应应变的能能力，圆圆滑的推推动其工工作，若若加上其其纯熟的的技能，就就是一位位非常优优秀而受受欢迎的的秘书了了。3、 人际关系系的技巧巧人际关系系的技巧巧，即是是公共关关系的能能力。秘秘书的人人际关系系可分为为对内与与对外。对内的的人际关关系对象象为上司司
15、、同事事及属下下等。对对外则需需面对顾顾客及业业务相关关的单位位。秘书书必须能能运用灵灵巧的人人际关系系技巧，才才能替上上司主管管建立起起良好的的人际关关系网路路，使其其具有良良好的形形象。对于同事事，秘书书要建立立融洽相相处的人人际关系系，业务务才能顺顺利推展展；对于于属下者者，也需需要好的的人际关关系，才才能使上上下人脉脉和谐，必必能在对对外处理理业务时时，和气气待人，考考虑周到到，圆满满达成任任务。(1) 认明秘书书并非具具“特别身身分”秘书比其其他部门门的同事事，更容容易接受受情报或或听到jjimii事项，这这也是造造成秘书书微妙立立场的主主因。有有时，在在会议室室里倒茶茶时，就就会得知知人事调调动的消消息；或或听到董董事长的的出差是是为了洽洽谈与对对方业务务合作的的话题等等，诸如如此类的的情报，所所以，常常给其他他部门的的人，有有种特殊殊身份的的印象。即使，秘秘书也以以“特殊”为荣，就就很难在在公司里里博得人人缘。(2) 博得人们们的信任任秘书对于于传遁上上司的讯讯息、指指示、或或普通职职员的心心声，都都应明确确传达，以以完成疏疏通管道道的任务务。这些些表现，久久而久之之就能取取得公司司机构里里里外外外、上上上下下所所有人的的信任。另外，关关于秘书书人际关关系的技技巧，可可分对内内对外两
