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1、xx汽车销售服务有限公司行 政 管 理 制 度 2016年3月 目 录 第一节 公司办公室管理制度第二节 公司会议管理制度 第三节 公司档案管理制度 第四节 公司公文管理制度 第五节 公司工装管理制度 第六节 公司办公用品领用制度及标准 第七节 公司固定资产管理制度 第八节 公司印章管理制度第九节 公司网络管理制度第十节 公司保密制度第一节 办公室管理制度一、总则1.为了创造一个文明、舒适、和谐的办公环境、提高全体职员的文明办公意识，树立良好的企业形象，特制定本制度。2.本制度适用于本公司办公室、会议室及公共区域（地面、走廊、卫生间）。3.公司所有员工及外来人员都必须遵守本制度。4.公司行政部
2、为公司办公室管理的职能部门，负责全公司办公室环境管理工作；公司其他部门都应当按照各自的职责，认真贯彻执行。二、办公室的有关规定1.按照规定的作息时间到岗上班，不得迟到早退，不得无故缺岗；不做与工作无关的事情，一经发现按照旷工半天处罚。2.办公区域内须保持肃静，凡进入办公室的员工，均不得大声喧哗，上班时间不准吃零食，不准看杂志、打盹、玩游戏或逛QQ空间等，一经发现罚款30-50元/次。3.办公电话是为了方便工作而设置,使用电话要文明接听,谈吐清雅,打电话要简练,不得借电话聊天,如需要留言,请记清对方姓名、地址及联系电话等，严禁利用公司电话办私事，如私自打国内国际长途或用电话打与工作无关的信息，一
3、经查实，个人除需承担相关电话费用外，并加罚50元/次。4.严禁串岗越位或群聚聊天，影响他人工作，违者罚款50元/次。5.注意保持办公区域内的环境卫生。 （1）员工个人的办公桌、椅、电脑、打印机、电话机、文件筐等由使用者本人负责卫生工作，须保持清洁、干净。 （2）个人的文件、资料须摆放整齐，桌面应保持整洁、干净；与工作无关的物品不得摆放在办公桌上，个人的餐具、用具等应单独放在抽屉内。 （3）下班后个人的文件要整理、摆放整齐；座椅要归位。 （4）纸篓摆放好并每天及时清理，无溢满现象，不允许摆放在通道处。 （5）使用文件柜、保险柜等的员工，应保持文件柜、保险柜的外观干净；内部文件资料摆放整齐；顶部不
4、摆放旧资料、旧文件、旧物品等杂物，保持整体美观。 （6）电线走向要美观、规范，不可接临时线。 （7）下班后务必关好门窗，关闭空调、灯管、电脑等电源，否则将对责任人罚款30-50元/次。6.注意保持办公室的环境卫生、公共办公区域的维护： （1）每天上班后，按照值日表上人员在要将所有办公区域的地面清扫干净，包括公共办公区域的饮水机、复印机等。 （2）保持地面、墙面及其他公共区域的环境卫生，不乱丢垃圾、不吐痰，不乱张贴，能及时清理污物。地面随时保持无纸屑、积尘、烟头、痰渍、口香糖渣等渣滓。 （3）打印机、传真机、档案柜等摆放要整齐，保持表面无污垢，无灰尘，蜘蛛网等。 （4）不得在办公室的通道处摆放物
5、品、杂物，阻碍通行，影响美观。 （5）定期整理办公物品、把不需要的、过期的、作废的资料、书记、杂志、报刊、物品、文具等清理出来，把需要的、常用的、不常用的一一分类保管，保持正常办公物品的取用方便、准确。（6）当天值日人员下班时要负责关好门、关掉所有电源或由最后离开的人员执行。（7）当日轮值人员有事外出，请于其他同事自行调换。 7.使用会议室的员工应爱护会议室设施、保持会议室的整洁，会后应将座椅归还原位、摆放整齐，及时清理会议产生的垃圾，关闭电器、照明电源会议室使用完毕后应及时检查，若发现问题有权要求会议室使用人员重新收拾清理。（参照会议室使用制度执行） 8.公共办公区域内严禁吸烟，严禁将烟头扔
6、进纸篓，办公区域应经常打开窗户，保持室内空气流畅。办公区域设专门吸烟处，如在公共办公区域吸烟者，罚款100元/次并通报批评。9.卫生间由保洁员清扫，保持卫生间、洗手池内无污垢，经常保持清洁。保持卫生工具用后及时清洁整理，保持清洁、摆放整齐，个人在使用完卫生间后应及时清理。洗手盆内不得乱倒茶叶、杂物等，更不能将用水倒在地上。第二节 公司档案管理制度为进一步做好公司档案管理工作，更好地为领导及各部门做好档案查阅、借阅服务，特制定本制度。一、 资料管理人员要忠于职守，提高安全保密意识，自觉做好安全防范工作，提高警惕，严守公司机密，确保资料的完整和安全。 二、各部门应在每年元月底向公司行政办公室移交上
7、年度文书档案并履行交接手续。工作中随时产生的可移交的文件档案，应及时清交、归档。 三、各部门应明确规定档案管理人，档案管理人对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和使用负全责。公司行政部办公室档案管理员只对档案室内的档案归档、保管、查阅、借阅、调阅负责。 四、 上级来文、明电、批复文件、公司上行文、公司各类规章制度、办法、人事、工资资料、会议材料（领导讲话、工作安排）、会议纪要、公司简报、年鉴、一般合同、协议、法律文书、公司下行文、工作计划和工作总结、开发土地原始状况照片和建设中、建设后效果图等由行政部办公室负责归档。 五、档案室管理：1.资料室每天检查一次，做到门、橱柜牢固无损，非工作时间将资
8、料室门、窗关严锁好，并切断资料室电源。2.资料室内严禁吸烟，禁放易燃物品，注意清洁卫生，消防器材定期检查，努力做到“九防”：防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防污染。3.非本室工作人员，未经批准，一律不得进入资料室，以确保安全。4.爱护室内一切设备，确保设备完好。 5.管理人员工作调动时，要严格执行交接手续，在没有交接前，不得离职六、归档资料必须符合下列要求： 1.文件材料齐全完整； 2.根据档案内容合并整理、立卷； 3.根据档案内容的历史关系，区别保存价值、分类、整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。 七、档案调阅制度：1.凡调阅利用资料者，需严格履行手续，填写“调阅
9、档案登记簿”。 2.本单位工作需要借阅者，只限于在资料室里查阅，确需借出时，须经分管领导同意，并限期归还。 3.凡外单位借阅者，须持单位介绍信，经分管领导同意，履行借阅手续，方可借阅。 4.查阅者，必须爱护档案，不得拆卷、污损、圈点、划线、涂改，不得翻阅其他无关资料。 5.查阅者摘抄或复制的资料，须经本室工作人员核对并加盖公章，否则一律无效。对摘抄或复制的材料。要妥善保存，不得丢失。摘抄或复制有关机密资料，必须先经分管领导批准，如有失密，由摘抄人或复制人负责。八、对于丢失或毁损档案资料的行为，公司根据其情节轻重予以扣发工资100-500元，如对公司造成任何经济损失皆由责任人承担。 九、会计档案
10、由财务部自行收集、整理、建档、保存（三年内档案）。 第四节 公文管理制度 为进一步规范公司公文管理工作，特制定本制度。 一、发文管理 发文管理是指对由公司产生，发往公司上级主管机关及本公司以外单位的各种函、件的管理，包括它的产生直至发出后的整个过程的管理。具体分以下七个步骤。1.拟稿：凡以公司名义发文，原则上由具体业务部门负责起草初稿，公司行政部负责核稿；以部门名义发文的，由各部门负责起草；起草重要文件，由各级领导亲自动手或亲自指导、主持进行。 在拟稿工作中有如下要求： （1）客观、全面地反映实际情况，符合党和国家的路线、方针、政策及法律、法规等； （2）准确、完整地体现发文意图； （3）重点
11、突出、观点鲜明、表达准确； （4）合理使用文件，请示件坚持“一事一请”。3.核稿：凡以公司名义发出的文件，在送出前须经行政部、公司领导审核；如以部门名义发出的文件同样须经公司领导审核。核稿的目的在于保证文件的质量，对核稿的要求是：（1）检查是否符合党和国家的方针、政策及有关法律，如不符合或有冲突时不应呈批；（2）检查文件的内容、指出的措施是否属实；（3）检查文件涉及的部门是否经过协调，发文部门应与有关部门进行协调并取得一致意见后再呈批；（4）检查文字是否准确，语法是否规范，是否准确反映公司意愿；（5）检查文件行文格式是否符合规范要求等。3.签发签发意味着领导对此文件负责，文件未经签发则属无效。
12、凡涉及公司整体事务或以公司名义发出的文件，由公司总经理或主持工作的副总经理签发；一般业务性文件或以部门名义发出的文件，由部门分管领导签发。签发人对文件负有完全责任，签发时应严肃行使职权，在文字上、思想上要认真审阅，以防问题发生。未经签发的文件行政部不得用印。4.登记公司发文应由公司行政部办公室进行统一编号、登记造册以便备查。登记时应有编号、成文日期、送发范围、文件名称、发出日期等项目。5.打印以公司名义发出的行文由公司行政部办公室负责打印、校对；以部门名义发文由部门负责打印、校对。6.归档 所有以公司名义发出的文件（包括领导签发原件）均由公司行政部办公室对正式文件（一式两份）进行归档、保管。其
13、中，如以部门名义发文的，除行政部办公室归档之外，发文的部门也应对其归档、保管。二、收文管理收文管理是指公司对外来的各种文件、信函、电报、合约、报刊、杂志及其它各种文字资料从进到公司直到处理结束整个过程的管理。分为如下几个步骤：1.登记：文件签收后必须进行登记。建立收文登记薄，登记项目主要包括：收文日期、文号、来文单位等内容，以便备查。2.批阅、传送：所有文件登记后不能直接传阅，先由公司主要领导批阅，批阅后按照批示传送给相关部门及人员。3.督办：行政部办公室根据审批意见及时向有关部门及人员传送、转发，并负责督促各部门及负责人及时办理、反馈承办结果。4.归档：文件传阅和处理完毕后，所有文件原件均要
14、在3个工作日内退回公司行政部办公室，进行统一管理、分类、归档、保存。第五节 工装管理制度 为树立和保持公司良好的社会形象，营造企业文化氛围，实现规范化管理，特制定本制度。一、员工着装、挂工号牌管理办法：1.员工在上班时间内要注意仪容仪表，要求得体、大方、整洁。2.着装要求：正常工作日内，全体员工在办公室内必须统一着工装，佩戴工牌，并注意保持工装的整洁干净。此规定自执行起试行一个月，试行期满后，如发现有人员在工作日未按规定着工装者，第一次予以当事人口头警告；第二次发现，不着工装者扣发当月工资20元/人/次；不佩戴工牌者扣发当月工资20元/人/次，同时向公司各部门通报。 3.公司各部门由行政部负责
15、日常的监督与检查，行政部有权对各部门进行不定期检查，一经发现，按以上规定对当事人予以处理。4.工装如有遗失，由使用者个人从工资中全额支付工装款，并由公司统一补做。5.员工如有离职，按规定的使用期限，折价扣回工装款，不收回工装。6.新员工入职，试用期满后，方可配备工装。如有特殊情况需在试用期间着工装的，工装的折旧期限从试用期满之日算起。7.大型集会或有关活动，员工应当按通知要求着装。二、工装费用承担及折旧 1.公司采购较高档工装。为每位员工采购的工装，由公司承担费用。2.工装的折旧定为贰年，满两年后将不再计折旧；3.如员工因个人原因工作未满六个月离职的，按公司承担费用部分的100%扣回工装款；工作满六个月不满一年离职的，按公司承担费用部分的50%扣回工装款；工作满一年而未满两年的，按公司承担费用部分的25%扣回工装款，工装归个人所有。
