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1、别让电子邮件偷走你的时间！普通上班族每天把28%的上班时间花在了处理电子邮件上。也就是说，如果每周工作50小时，就有14个小时在处理电子邮件。其实，其中有些时间完全是浪费，采取更有效的处理方式完全可以节省宝贵的时间，提高工作效率。如果想尝试令人不快的体验，可以读一下著名儿童图书亚历山大和糟糕透顶的一天（Alexander and the Terrible, Horrible, No Good, Very Bad Day）。亚历山大和家人去爸爸办公室接他，结果在那里制造了一大堆麻烦。但今天的读者感到最奇怪的应该是爸爸办公桌的插图。上面有电话、文件、书籍，但就是没有电脑，因为朱迪思维奥斯特的这本书
2、首次出版是在1972年。所以，我们知道，在1972年，上班族在电子邮件上不会花一丁点时间。然而，四十年过去了，如今，查看电子邮件已经成了工作的代名词，甚至似乎要成为我们工作生活的全部。2012年7月，麦肯锡全球研究所（McKinsey Global Institute）公布的“社交经济”报告中指出，普通知识型员工28%的上班时间都在处理电子邮件。如果你每周工作50个小时，则代表有14个小时花在了处理邮件上。麦肯锡的报告显示，通过充分利用社交协作平台，员工可以将处理电子邮件的效率提高25% - 30%，进而节省约7% - 8.5%的时间用于其他工作。但如果你所在的公司不打算在这类平台上花钱，本文
3、将为提供一些可操作的方法，让你不至于在电子邮件上面花费那么多时间：1. 取消邮件订阅。电子邮件管理服务提供商Baydin分析了500万封电子邮件后发现，普通电子邮件用户平均每天收到147条信息，其中会删除71条（48%）。每删除一条平均需要3.2秒。听起来并不算多，也就是每天4分钟而已，但如果你每周工作时间删除350封邮件，则需要花费20分钟，全年累加起来超过16个小时。或许，我们可以换个角度来看：据“美国人时间使用情况调查”（American Time Use Survey）显示，孩子不满六岁的已婚在职父亲每天给孩子读书的时间平均仅有2.4分钟，还不到普通电子邮件用户用于删除电子邮件的时间。
4、要想摆脱收件箱带给你的麻烦，就得取消你不会阅读的列表，停止订阅任何商业信息。2. 停止使用文件夹。卡耐基梅隆大学（Carnegie Mellon University）的一篇论文指出，32%的电子邮件用户同意一种说法：“只要读完的信息，我就会立即把它归类到文件夹中。”归类似乎很有效率，但Baydin公司CEO亚历克斯摩尔认为，未来需要再次查找邮件时，你会发现，根据不同项目或联系人创建文件夹是效率最低的一种方式，即便是凭借自己对收件时间的模糊记忆，在收件箱中滚动查找的效率，也比之高出不少。如果你想清空收件箱，可以创建一个“归档”文件夹，但如果需要查找信息，则可以使用邮箱的搜索功能。If youd
5、 like a jarring experience sometime, try reading the famous childrens book Alexander and the Terrible, Horrible, No Good, Very Bad Day. Alex and his family go pick up Dad at the office, causing all sorts of mischief, but whats strangest to the modern reader is the illustration of Dads desk. He has a
6、 phone. Paper. Books. But, since Judith Viorsts story was first published in 1972, no computer.In 1972, you realize, office workers spent zero percent of their time on email. Forty years later, though, checking email has become synonymous with working, to the point where it seems to be taking over o
7、ur working lives.According to a July 2012 McKinsey Global Institute report on the social economy, the average knowledge worker now spends 28% of her work time managing email. If you work 50 hours per week, thats 14 hours stuck in the inbox. McKinseys report suggested that workers could improve their
8、 email productivity by 25-30% through better use of social collaboration platforms, buying back 7-8.5% of their workweek. But even if your company isnt investing in such platforms, heres some low-hanging fruit for getting your head out of your inbox for a few of those 14 hours:1. Unsubscribe.Accordi
9、ng to an analysis of 5 million emails from Baydin, an email management service, the average email user gets 147 messages per day and deletes 71 (48%). Deletion takes an average of 3.2 seconds. That doesnt sound like much - about 4 minutes per day - but if youre deleting 350 emails per workweek, that
10、 takes around 20 minutes per week, which adds up to more than 16 hours per year.Or look at it this way: According to the American Time Use Survey, the average married, employed father who has children under age 6 spends just 2.4 minutes per day reading to them - which is less time than the average e
11、mail user spends deleting emails. Play offense with your inbox by getting yourself off any lists you dont read, and unsubscribing to commercial messages.2. Dont use folders.One paper from Carnegie Mellon University found that 32% of email users agree with the statement, I file my messages into folde
12、rs as soon as I have read them. Filing seems productive, but according to Alex Moore, CEO of Baydin, creating files associated with different projects or people is the least efficient way to find emails you might need again in the future - less efficient, in fact, then scrolling back through your in
13、box trying to remember roughly when the needed email came in. You can create one archive folder if you like to keep your inbox empty, but use the search function to find any information you need.1 3. 在正确的时间发送电子邮件。根据Baydin的分析，普通电子邮件用户每天会写40条信息，但如果没人读这些信息，它们就没有任何作用。比如，摩尔发现，早上六点钟发送的信息与之后任何时间发送的信息相比，被打开
14、的几率更高。另外，午饭后也是阅读信息的一个小高潮期。他说：“如果你想请求某人做某事，在对方血糖升高之后，你便越有可能实现自己的目的。”4. 不要过于频繁查看电子邮件。18分钟法则：心无旁骛，做正确的事（ 18 Minutes: Find Your Focus, Master Distraction, and Get the Right Things Done）一书的作者彼得布雷格曼认为，仅仅经过一代人，处理电子邮件的时间便从零增长到占个人时间的28%，其中是有原因的。他说：“因为电子邮件造成一种有效工作的假象，所以特别容易让人分心。”比如，你本应该专心做提案，但你不想这么做。于是，你跑去查看自
15、己的收件箱。他说：“如果看电视不被惩罚，你或许也会去看电视，而不是写提案。可是你看不了电视，于是你就跑去查看电子邮件了。”有更好的解决方法吗？有，那就是分批处理法。布雷格曼每天查看三次电子邮件，并且发现这种方式可以每周节省多个小时。他说：“从没人抱怨没有及时收到回信。”如果每天查看三次不适合，可以尝试每一个小时查看一次，集中精力工作40分钟，然后用20分钟处理收件箱。如此一来，你会发现自己的工作效率将会大大提高。译者：刘进龙/汪皓3. Send email at the right time.According to Baydins analysis, the average email user writes 40 messages a day, but theres no point writing these emails if they dont get read. A message sent at 6 a.m. is more likely to be opened than one sent later in the day, Moore reports, though theres also a small bump in reading after lunch. If you need to ask someone to do something, yo
