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1、 浙江大地交通工程有限公司项目经理部合同管理办法(2014年2月初稿)第一章 总 则第一条 为了规范公司项目部的合同管理,建立和完善以事前防范为主、加强事中控制和事后补救为辅的企业经营风险管理体系，维护企业合法权益，根据中华人民共和国合同法等国家相关法律、法规、规章和上级相关规定,结合公司生产经营实际，特制定本办法。第二条 本办法所称的合同是项目经理部与其他自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议，包括各类合同、协议、附件、会议纪要、谈判记录、意向书、备忘录以及公司内部设立权利义务关系的各类约定等。第三条 本办法适用于公司各项目经理部，子（分)公司参照本办法执行.第四条
2、 公司的合同管理实行分级管理、统一授权、分工负责的管理体制，并遵循以下原则：签订严格评审原则；履行有效监控原则;纠纷及时处理原则；档案确保完整原则；经验认真总结原则。第二章 合同管理机构及职责第五条 公司法定代表人对合同管理工作负第一领导责任;公司联系合同归口管理部门的领导分管合同管理工作;公司法务部协助公司领导具体抓好合同管理工作；项目经理部应当指定一名班子成员分管项目合同管理工作。第六条 公司的合同归口管理部门为公司办公室,承办部门为公司本部各相应的职能部门，项目经理部经公司授权负责职权范围内的合同管理工作。第七条 公司的合同归口管理部门负责项目部的合同管理工作,其主要职责有：（一）、宣传
3、、贯彻、执行国家有关合同的法律、法规以及上级单位合同管理的相关规章制度;制定、完善合同管理规章制度,并监督执行;(二)、组织审查项目部制订的各类合同文本；(三）、定期、不定期组织检查监督合同管理情况,指导服务项目部合同管理工作，纠正违反合同管理制度的行为；（四)、负责项目合同总台帐的管理，负责向集团报送有关报表和资料；（五)、协助组织对合同管理相关人员进行相关业务培训;（六）、参与项目部合同纠纷的处理；（七）、公司规定的其他职责.第八条 项目经理部经公司授权负责职权范围内的合同管理工作，其主要职责有:（一）、宣传贯彻合同法等国家有关法律、法规，组织落实公司合同管理的相关规章制度；(二）、负责本
4、项目范围内的合同文本的起草、合同的归档和项目合同分台帐的管理工作;(三）、参与公司合同管理方面的监督检查工作，负责本项目范围内的合同争议的处理工作;（四）、负责本项目范围内合同的报批、签订、履行、变更、解除、验收、结算等工作；（五）、公司规定的其他职责.项目经理部的合同第一责任人为项目经理，合同归口管理科室为项目合同管理科,承办科室为项目经理部各业务相关的职能科室.除以下主要职责具体由项目合同归口管理科室落实外，其余项目部关于合同管理方面的职责根据职能承办分工由各承办科室具体落实:（一)、宣传贯彻合同法等国家有关法律、法规，组织落实公司合同管理的相关规章制度；(二）、负责项目部各类合同的归档和
5、项目合同分台帐的管理工作，负责经办项目各类合同的流转报批工作,负责向公司合同归口管理部门报送有关报表和资料；（三)、检查监督各承办科室合同的管理情况，督促合同承办科室保管好合同管理工作中产生的各种文件资料并及时归档，协助处理各承办科室合同履行中的问题.第九条 为进一步确保合同管理工作的落实到位，项目部至少应配备1名专职或兼职合同管理员，同时应将合同管理员名单报公司合同工程部备案。第十条 项目承办科室所承办的合同类型一般应以所在部门（或科室）职能范围(或主要业务性质）来界定,具体承办分工详见附件一。第十一条 公司法定代表人根据公司的实际情况决定委托代理人及其代理事项和代理权限并签发授权书,未经授
6、权除法定代表人以外其他任何人均无权签订任何书面合同。授权书分以下两种类型：(一）、长期授权委托：发给长期委托代理人法人授权委托书，授权对象原则上项目经理，特殊情形可以适当增加授权名额,代理事项应以委托代理人所在项目部的职责界定，一般委托期限为委托代理人的聘任期限。（二)、专项授权委托：发给专项委托代理人专项授权委托书，专项授权对象一般一事一委托。第三章 合同的形成第一节 合同签订前的准备第十二条 签订合同前必须严格履行法律法规、上级单位及公司制度规定的相关程序。公司规定合同标的物的经营或交易行为需经各级审批则必须履行审批程序；公司规定采用招投标形式选择合同对方的则必须履行招投标程序；公司没有专
7、门规定的则应遵照货比三家、适用有效、有利公司的原则择优确定合同对方。第十三条 签订合同前应对合同对方的主体资格、业务资质、履约能力、商业信誉、代理权限等进行全面核实和充分评估，必要时应由法律、财务及相关专业人员开展尽职调查。专业工程分包、劳务作业分包合同中的对方必须具有法人主体资格,其资质应符合现行国家的法律、法规和政策的要求.第十四条 拟签订的合同风险较大的，应当要求合同对方提供有效担保.重大合同的谈判应有法律顾问参加,如法律顾问不能参加的则应当取得法律意见书以供参考.第十五条 要妥善保管谈判过程中的电传、信函、邮件等书面资料。在谈判过程中有不同意见,应当立即以书面形式回复对方，避免因缔约过
8、失而承担经济责任。第二节 合同评审第十六条 项目的合同分为重大合同、重要合同和一般合同。（一）、本办法所称的重大合同,是指具有以下情形之一的合同： 1、涉及对外合作、联合经营、对外担保、贷款等合同的;2、涉及单批价值100万元以上资产的购置、转让、出租或采取其他方式处置等合同;3、单个合同标的金额预计在100万元以上的合同;4、建筑施工承包合同；5、其他法律关系复杂可能对公司权益造成重大影响的合同。（二)、本办法所称的重要合同,是指具有以下情形之一的合同：1、涉及单批价值10万以上100万以内资产的购置、转让、出租或采取其他方式处置等合同；2、单个合同标的金额50万元以上100万元以内的专业工
9、程分包合同、劳务作业分包合同；3、A类材料购销合同;4、单个合同标的金额20万元以上100万元以内的物资类合同（包括工程材料、周转材料、临时设施、物资运输、物资加工等交易）；5、租赁期超过1个月的公务车租入合同;6、租赁期超过1个月且月租赁费1万元以上的机具设备（含运输车辆）租入合同；7、短期内合同标的金额累计在2万元以上的废旧物资（或多余材料）的处置合同；8、公司认为有必要须经公司审批的其他合同.（三）、本办法所称的一般合同，是指除上述重大、重要合同以外的合同。第十七条 为保证合同文本的规范性,承办部门根据职能分工负责拟定公司合同示范文本,经会审后由公司颁发实施，作为公司对外签约的推荐文本。
10、合同文本起草优先使用公司正式颁发使用的合同示范文本，其次是政府有关部门监制的合同统一文本，原则上不能使用对方的格式文本。合同谈判及合同文本的起草等均由承办部门（或项目承办科室)负责组织完成.在合同文本起草时,应当按本办法附件合同编号编制规定对合同进行统一编号.使用对方的合同编号的，在合同签订后，应当由合同管理部门按内部格式重新给予编号.第十八条 无论合同签订授权与否，合同签订前均应遵照本办法规定的程序进行合同评审.合同评审可通过会审批准的方式进行。（一）、对于采用公司示范合同文本或政府权威部门监制的统一合同文本的一般合同，由或项目负责人决定是否需组织合同评审，如确定需进行合同评审则组织项目部内
11、部相关人员进行审核并在合同审批单中会签即可。对于特殊情形下需采用对方合同文本的一般合同，则须在公司承办部门负责人或法务人员的指导下签订.（三)、项目经理部重要及重大合同的评审程序为：项目部合同管理科(合同承办科室做好协助工作）组织相关科室或人员对拟定好的合同文本进行会审，会审参加科室或人员由项目负责人根据合同涉及的业务流程及科室职能确定，其中承办科室、财务科、项目经理必须参加。会审通过后，各参加人员在合同审批单上签字认可.会审修正后的合同经项目负责人批准后,由项目合同管理科将合同电子文本上报公司业务相对应的承办部门履行公司的评审程序.经公司评审批准并对合同文本依据评审意见进行修正后方可签订合同
12、。第十九条 项目合同管理科提交合同会审时，一般应通过公司内网平台或其他较为便捷的途径提供合同文本及相关材料的电子文档。合同会审人员审查时,一般应以“批注”方式提出意见；需要作出修改、增删或调整的，一般应采用“修订”格式进行,以便在保留原稿基础上修订。项目合同管理科在收到会审人员的审查意见后，进行汇总筛选后填入合同审批单中的会审意见栏,对于不合理或不宜采纳的审查意见在与相关人员充分沟通取得认可后不应填入会审意见栏。第二十条 为保证合同评审的及时性与有效性，对于合同评审各环节作出以下相关规定：（一）、公司承办部门收到项目部报批的合同后,一般应在七个工作日内完成公司总部的评审程序并将合同审批单和以审
13、阅格式修改后的合同文本（同时提供电子版）反馈给项目部。如在此期限内项目部未收到任何相关的反馈意见则视为公司已批准其可以签订合同,相关产生的后果由承办部门负责。(二）、公司承办部门、各项目部的合同管理员应按规定对合同评审各环节做好台账登记工作.第二十一条 具备以下情形之一的，允许在合同评审存在缺陷的情况下先行签订合同,但事后应补齐必要的手续:1、特殊情形或紧急情况下，没有足够时间履行评审程序，可填报合同审批单（说明加急理由）加急办理批准手续，在公司分管领导或总经理批准同意下可先行签订合同,但应在公司法务部门或合同承办部门的指导下起草合同文本，同时事先做好可行性及责任、权利、义务、风险的分析.2、
14、遇合同审查人员出差，但其已提供了电子文档的修改意见，则可以在合同审批单中签字空缺的情况下进入下一程序.3、遇审批领导出差，可在公司分管领导或总经理口头同意下签订合同。第三节 合同的签订第二十二条 签订合同时应当遵守国家法律、法规的规定及公司相关管理制度，坚持平等、自愿、公平、诚实信用的原则。第二十三条 签订合同,除即时结清的简单小额经济业务外,应当采用书面形式,并尽量避免使用传真件、复印件或电子邮件等。因时间紧迫或其他特殊原因需采取传真件或电子邮件的，应事后补足原件；对于某些金额不大的合同必须采用传真件时，应考虑在该合同中约定“传真件与原件具有同等效力.第二十四条 对外签订合同,应当以公司或项
15、目经理部名义进行，各职能部门(或科室）不得以自己的名义对外签订合同。第二十五条 对外签订合同,应当由法定代表人或其授权委托的代理人进行；要求对方签署人提供授权委托书，并严格审查其签约的授权范围及期限。 委托代理人应在其授权范围内负责谈判、签署合同,否则视为无效合同。未经授权或超权限签订合同均属个人行为，其所产生的后果均由其个人负责.第二十六条 合同用章必须严格遵守公司印章管理办法中的相应规定;公章管理部门应确保合同审批手续完备并经审查无误后才能加盖印章;在合同上加盖公章必须清晰可辨，在多页合同文本(包括附件）盖章时要加盖骑缝章；合同文本中如有文字修改的,应由合同当事人在修改处签章确认。第四章 合同的履行第二十七条 合同生效后，应当全面及时履行合同。公司承办部门、项目经理部为职辖范围内合同实际履行的责任部门，包括负责做好合同交底工作、组织协调并承担合同中我方义务的履行、监控合同中对方义务的履行情况、及时有效地处理履行过程中出现的问题、按规定将合同履行的情况及时向公司承办部门及分管领导汇报等工作，同时应落实专人做好合同履行的过程记录工作及履行情况月度报表（附件七)的填报工作。一般情况下项目经理部的合同履行职责
