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1、湖南山河智能机械股份有限公司管理文件版本号行管类目A 0专业类目展会管理制度共 页第 页文件编号生效日期发文单位公司领导 份国际部 份制造部 份行政 份品管部 份营销 份 通用 部门 试行 张贴董事会办 份技术中心 份人力资源 份财务 份生管部 份客服 份总裁办 份供应部 份信息中心 份工程 份市场部 份法律办 份起草部门市场部编制李立红初审会审公司各部负责人批准1、目的 为规范公司展会管理、明确展会各部门职责，更好地利用展会提升公司品牌形象而制定此制度。2、适用范围国际国内各大小展会。3、定义 A类展会：指公司参展超过100平米以上，有机器实体参展的展会。 B类展会：主要是小于100平米、租
2、赁标准展位，且无机器实体参展的展会。 C类展会：非营销目的而临时性组织的小型机器展示会。4、职责4、1市场部4.1.1 是展会的整体归口管理部门，负责汇总、编制公司全年参展计划。并依据展会规模，负责组织实施。4.1.2负责A类展会具体方案制定、组织评审，后期实施。负责B类展会布展、及参展宣传所需物品的准备（如张贴画、资料等）。4.1.3负责成立包括技术、生产、销售、物流等委派专干在内的展会项目小组，并规范各职能部门工作，定期组织筹备会议，推进展会筹备工作。 4.1.4 负责组织国内大型展会及国际大型展会（如美国拉展、德国宝马展等）参展产品的布展、现场维护、撤展等。4.1.5 确定参展产品的入库
3、日期。4.1.6 提交参展相关考核数据（如计时人员参展期间工时补报等）。4.1.7 负责所有宣传物品的制作、组织评审。4.1.8 负责媒体宣传事项。4.1.8 负责展会市场调研。4.1.9 负责展会摄影摄相。4.1.10负责编制、下达参展产品生产计划。4.1.11 负责展会参展效果报告。4.2 企划部：4.2.1负责展会专项费用的审批。4.2.2 负责展台搭建合同评审。4.2.3 负责早餐会上关于展会相关事项的协调追踪落实。4.3 事业部4.3.1 负责展出机器参展评审。4.3.2 负责按市场部下单计划（含后期调整要求）、保质、保量生产参展产品；4.3.3 负责展期机器的安装、拆卸、演示操作、
4、安全、卫生、工具携带等与机器相关事项的处理。4.3.4 其中挖掘机事业部、桩工机械事业部同期负责现场所需油漆、喷涂等展品之外因机器布展所需物资的准备。4.3.5 4.4 国际部4.4.1 国际各大区：（1）负责市场部组织之外的B类区域性展会的组织和实施；（2）与国际综合管理部协商派出国际商务、接待人员。4.4.2 国际营销综合管理部（1）负责国际货运事宜及协助全球性大展会参展产品的布展、撤展工作。（2）负责根据要求组织商务洽谈、国际接待人员进行现场洽谈接待。（3）负责组织展会所需资料的英文翻译审核。（4）负责国际销售机相关单证办理事宜。（5）负责确定国际参展机器需求（含配置等），配合制定产品参
5、展计划。4.5 国内营销公司4.5.1 国内综合管理部（1）负责统筹展会现场国内销售机的配置要求的确定、出货单据等相关手续的办理，负责展后机器运输等相关问题的协调处理。（2）负责展会现场国内客户整体接待（含礼品、用餐、车辆、住宿等安排）。（3）负责确定国内展会参展人员。（4）负责按展会要求委派前台接待人员参与前台接待。（5）负责参展样机的跟催协调，按照时间进度将参展产品落实到位。4.5.2 国内营销项目部（1）负责安排相应人员进行现场商务洽谈；（2）负责现场机器销售及往返发运确认审核。4.6 物流中心4.6.1 负责国际国内展会机器的包装、往返运输；4.6.2 负责派专人协助现场机器布展。4.
6、6.3 负责展出机器出门单证、出、入库手续的办理。4.7 商务部4.7.1 负责展台搭建商预审及展台搭建合同签署。4.7.2 负责展会所需礼品的采购。4.8 技术中心4.8.1 产品开发管理部1、负责协助产品参展计划的制定（特别是新产品参展计划）。2、负责新产品试制到位，对新产品参展负第一责任。4.8.2 总师办、各研究院、所1、总师办负责参展机器对应参数样本、铭牌等技术参数的确定，负责技术翻译。2、各研究院所负责样本等涉及产品参数相关资料的审核、统一。3、新概念产品机器演示整体策划由产品所在项目、所负责。4.9 行政部 1、 负责按要求提供会务车并借支差旅、过路过桥费用费。2、负责按市场部要
7、求购买车票。4.10 其他部门 根据项目组的要求，有临时抽调任务，按要求支持配合。5、程序及流程5.1 参展需求评审流程5.2 参展样机确定子流程5.2 展台搭建合同评审流程5.3 参展资料审核流程5.4 信息处理流程6、时限要求及奖惩措施6.1 市场部确定产品入库日期，产品提前120天下达生产计划，因为生产计划下达延误导致生产周期不够（按照大机器生产周期两个月折算），处罚当事人500元。6.2 在市场部规定的入库日期前10天，由事业部组织市场部、品管部、研究院、物流中心等部门负责人对参展产品质量进行评审，并提出整改要求，必须3天内完成整改，每超过一天处罚500元，且因机器原因造成布展、参展损
8、失，处罚事业部5000元。通过早餐会及相关会议协调并获得公司领导批准的，可以减免延期的处罚。6.3 各产品事业部必须确保在入库前所有清洗、防护包装必须到位（一产业园统一在挖掘机事业部，二产业园统一在桩工事业部）。超过各事业部在规定的考核节点不能完成整改的，处以500元/天处罚。 6.5 因国际部制定的物流方案不能确保国际正常参展的，对国际部主责部处以5000元/次处罚。6.6 展会产品布置平面效果图、产品张贴图等资料由市场部设计制作，并通过评审，海外国际展会开幕日前120天完成，国内大型展会开幕日前60天完成，流程评审部门每延迟一天按照200元/天处罚；6.7 常规产品机器演示由市场部提报计划
9、，机器所在生产事业部具体负责方案策划实施，市场部负责整体统筹（主指时间、配音主持等策划）协调。产品单项机器演示方案必须在正式开展前3个月提出策划方案，开展前2个月负责演示、评估，展前1个月负责所有道具等到位，并操作熟练。每超过1周，处罚200元/周。6.8 展会以项目制方式运行，对展会中表现较好，按质、按量、有创新体现的事迹给予表扬，资金来源：1、项目未按时完成的处罚金；2、项目节余费用中提取。整体奖励范围及额度控制在5000元内。具体奖励在展会后实施。7、附件7.1 参展需求评审流程7.2参展需求评审表7.3 参展样机确定流程7.4 参展样机评审表7.5 参展样机异动表7.6 展台搭建合同评审及供应商确定流程7.7 展台搭建供应商资格审核意见表7.8 参展资料评审表7.9展会信息管理制度7.10 前台信息登记表7.11 年度参展计划表7.12 机器演示策划单8、说明8.1 本制度将遵循不断完善的原则，执行过程中对确实不合理事项进行改进。8.2 本制度从正式发布之日起试行，解释权归山河智能市场部。
