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1、采购制度一、 制度目的为统一公司内部的采购工作流程，确保最优化的采购成本，明确采购的流程、范围，特制定本采购流程。流程中所涉及的采购项目包括公司销售货物、其他货物（含培训教材、工程物资、固定资产、日常办公用品、招待礼品等），涉及的部门包括综合部门、采购部门、财务部门和使用部门。二、 制度适用范围本制度适用于江苏苏微软件技术有限公司及其控股公司全体员工。 三、制度内容、采购原则1、公开原则:采购意向应向市场公开，保证在确保品质和时效性的前提下， 获取最优惠的价格。 2、公平原则:采购询价中，应公平地根据各家供应商的供货品质、价格、 可靠性、服务水平、兼容性、技术实力等多方面因素进行评估。3、合法
2、原则:所有的采购交易必须合乎法律法规的规定。4、独立原则：采购人员与销售和使用人员相独立。5、保密原则:不同商家的报价应该基于相同的条件；所有的报价应该在保密的前提下进行比较，确保竞争的公平性。 、采购政策1、使用部门负责采购的申请，公司销售货物由专门的采购人员负责，其他货物的询价、比价、采购、验收和保管由综合部门负责，财务部门负责询价的审核、采购付款以及销售货物的保管。2、根据不同的采购内容，采购合同可分为框架合同和普通采购合同。针对重复发生的采购项目，如日常办公用品、印刷和汽车维修保养等可以和供应商签订框架合同，确定指定时期内的价格、折扣和服务条款。原则上，框架合同需要视服务质量定时更新（
3、一般为一年，特殊情况为半年）。框架合同范围内的采购项目可以直接下订单。其余采购项目，根据需要订立普通采购合同。1 采购管理目标11 采购业务目标采购业务目标主要是指企业在一定条件下购买生产、经营所需物资过程中应达到的目标。具体内容如图2-1所示。目标1按质按量按时完成采购任务，经济高效地满足企业运营发展的物资需求，确保供应稳定目标2建立“统一管理、统一采购、统一储备、统一结算”的物资采购供应管理体制目标3在全球范围内搜索资源，追求物资采购性能价格比最优和供应总成本最低目标4实行协议采购、招标采购和询比价采购三者结合，提高物资供应效率目标5争取获得有利付款条件与付款方式，保证按照合同结算条款履行
4、资金支付责任目标6及时组织资金，严格审查付款手续，降低付款风险目标7强化物资供应过程控制，增强物资供应工作主动权目标8物资采购过程公开、规范有序、合规合法目标9物资采购合同或协议符合国家法律法规、外贸政策和企业内部规章制度图2-1 采购业务目标12 采购财务目标采购财务目标是指企业通过对采购活动进行内部控制，确保资金安全以及最大化利用。具体内容如图2-2所示。目标1按照企业内部会计制度，真实、准确、完整地核算物资价值以及相关债权债务目标2确保资金支付安全目标3减少资金的占用目标4规范付款方式与程序及与供应商对账的工作程序，确保付款正确，减少资金损失图2-2 采购财务目标2 采购业务风险1 采购
5、经营风险采购经营风险是指企业在采购经营活动过程中可能存在的风险。具体如图2-3所示。采购行为违反国家法律法规，可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失内容内容内容1制度不健全或有漏洞，制度执行不到位和监督考核不力，导致违纪违规问题发生内容内容内容2物资需求计划不明确、不及时，变更频繁，不能够有效满足企业运营发展的需求内容内容内容3请购依据不充分、不合理，相关审批程序不规范、不正确，可能导致企业资产损失、资源浪费或舞弊现象发生内容内容内容4物资供应过程控制能力弱，采购物资质量不能满足技术要求，影响企业运营发展内容内容内容5分散对外采购，不能形成整体和批量采购优势，造成采购资金的浪费和流失内容内容内容
6、6供应商选择不当，指定或变相指定供应商，给企业造成经济损失，滋生腐败内容内容内容7物资采购一单一价、一单一招标、一单一签约，供需关系不稳定，供应费用增加内容内容内容8重复储备、库存结构不合理，储备资金占用大内容内容内容9采购验收程序不规范，可能造成资产损失或账实不符内容内容内容10采购合同或协议条款权责不清，审批程序不当，或不符合国家相关规定及贸易政策，导致经济纠纷和经济损失内容内容内容11图2-3 采购经营风险2 采购财务风险采购财务风险是指企业在采购活动的会计核算过程中出现的风险。具体如图3-4所示。资金分散使用，付款时间、方式、金额不恰当造成资金效益的流失内容内容内容1结算不及时，多记、
7、错记、漏记物资入库、库存或应付账款，导致财务数据不准确、不完整内容内容内容2会计核算不规范，不能如实反映财务状况，影响财务报告的真实性内容内容内容3图2-4 采购财务风险3 采购管理业务流程31 请购与审批控制流程请购与审批控制流程业务流程序号责任部门/人配合/支持部门不相容职责监督检查方法相关制度1根据需求提出采购需求申请2汇总各部门的采购需求3库存分析、物资需求分析4编制采购申请单，提出申请5权限范围内审批6制定并完善采购实施方案7实施采购1需求部门采购部审核审批检查需求单等是否填写规范、资料是否完备采购授权与审批制度2采购部审核审批检查采购需求汇总表单是否填写正确、规范采购授权与审批制度
8、3采购部仓储部监督需求分析、库存分析方法是否科学、合理采购授权与审批制度4采购部审核审批检查申请单是否填写规范、资料是否齐全采购授权与审批制度5财务部、主管副总、总经理采购申请检查是否按规定权限范围进行审批，有无越权现象采购授权与审批制度6采购部审核审批检查采购方案是否科学，是否经过审批程序采购授权与审批制度7采购部仓储部、质检部监督采购过程是否符合国家与企业相关规定采购与验收控制细则32 采购与验收控制流程采购与验收控制流程业务流程序号责任部门/人配合/支持部门不相容职责监督检查方法相关制度1制定并执行采购计划与方案2供应商筛选、谈判，确定价格3签订采购合同或协议4到货核对5物资验收6出具验
9、收报告7相关问题处理8物资入库与台账登记1采购部相关部门审核检查采购活动是否按照计划与方案进行采购与验收控制细则2采购部技术部、生产部、质检部审核审批检查是否按规定筛选供应商、采购价格是否合理采购与验收控制细则、供应商评价管理办法3采购部总经理法务部、行政部审核审批检查采购合同是否符合国家与企业规定，是否经审批程序采购与验收控制细则、合同法4仓储部采购部检查是否执行到货核对、物资与采购单是否相符采购与验收控制细则5质检部采购部、仓储部采购检查是否按照规定的验收程序进行验收采购与验收控制细则6质检部采购部、仓储部审核审批检查质检报告内容的真实性和数据的准确性采购与验收控制细则7采购部仓储部、供应
10、商审批检查解决方案的可行性以及是否符合企业利益采购与验收控制细则8仓储部采购部检查入库台账编制是否规范，账实是否相符采购与验收控制细则4 采购管理业务流程相关细则、办法、规定、制度41 采购授权与审批制度制度名称采购授权与审批制度制度编号受控状态执行部门监督部门生效日期第1章 总则第1条 目的为加强物资采购管理，明确采购授权范围与审批权限，规范公司的采购审批工作，提高采购效率，特制定本制度。第2条 适用范围本制度适用于公司正常运营发展所需所有物资的采购作业，包括原材料、设备、办公用品等。第3条 公司执行采购各相关部门及岗位责任制1采购部是公司物资采购的归口管理部门，负责物资需求信息的汇总、提出
11、采购申请、制订采购计划、供应商选择与管理、价格谈判、参与采购验收及结算付款申请等工作。物资需求部门填制物资需求单，经部门主管审批签字后报采购部汇总审核。3质检部负责采购物资的质量检验，出具验收报告等工作。4仓储部协助开展物资验收工作，办理物资入库手续及进行物资登记与保管。5财务部负责按采购合同进行采购付款审核、办理付款作业并做相关账务处理。第4条 采购作业需明确各不相容岗位职责分离的原则，以达成有效的采购制约与监督。1请购与审批岗位分离。供应商选择与审批岗位分离。3采购合同或协议的拟定与审核、审批岗位分离。4采购、验收与记录岗位分离。5付款申请、审批与执行岗位分离。第2章 采购申请审批第5条
12、年度采购计划的制订与审批1各部门必须在每年12月底之前做好采购部下发的第二年度物资计划申请表填报工作。在填报第二年度物资计划申请表时，各部门应根据公司下达的年度工作任务情况制订出全年运营发展所需的物资用量计划，确保本部门计划符合运营和发展的需要。3各部门物资需求计划经部门经理审核签字后提交采购部。4采购部汇总和审定各部门的年度需求，编制年度采购计划，提交主管副总进行审核。5年度采购计划经主管副总审批通过后，采购部将其作为最终采购计划反馈至相关部门。第6条 月度采购计划的制订与审批1各物资使用部门于每月25日前根据次月工作计划填写物资需求单，由部门经理签字后交采购部。仓储部相关人员根据库存情况向采购部提供相关存货数据，并提供相关物资的采购预警。3采购部汇总各部门的物资需求单并根据库存对其进行修正后，编制月度采购申请计划（如下表所示）报相关权限范围内的领导审批。月度采购申请计划编号： 年 月 日名称规格请购数量库存数量采购数量一次交货分批交货交货日期备注
