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1、电话小秘书说明书22020年4月19日文档仅供参考，不当之处，请联系改正。 目 录一. 系统说明31.1 概述31.2 系统组成31.3 产品组成3二. 系统软件安装及卸载（Window ）32.1软件安装32.2软件卸载5三. 硬件接入53.1 硬件安装6四. 主界面7 4.1 个人桌面办公系统7五. 软件功能简介8 5.1 系统管理8 5.1.1 系统登录8 5.1.2 注销系统9 5.1.3 关闭系统95.2 电话信息105.2.1 弹屏信息105.2.1.1 名片信息105.2.1.1.1按钮及状态图标说明105.2.1.1.2来电弹屏115.2.1.1.3外拨电话125.2.1.1.
2、4添加组名125.2.1.1.5软件外拨电话135.2.1.1.6 E_mail145.2.1.1.7生日设置145.2.1.1.8保存名片信息155.2.1.2 拒接电话175.2.2录音查询185.2.2.1 电话录音查询185.2.2.2 留言查询205.2.3 通话记录225.2.4 麦克录音235.3 日程安排245.3.1 按月安排245.3.1.1建立工作安排245.3.1.2查阅安排255.3.1.3设置事件定时提醒255.3.2 按周安排275.3.3 按日安排285.4 我的名片夹285.4.1 名片分组列表285.4.2 名片信息处理305.4.3数据导出与导入35 5.
3、5我的状态36 5.5.1状态选择36 5.5.2添加状态36 5.5.3离席留言38 5.6备忘提醒385.7系统维护395.7.1 系统设置 395.7.1.1 普通设置405.7.1.2 来电设置425.7.1.3 IP电话设置435.7.1.4 录音留言设置445.7.1.5关机设置455.7.1.6 拨号设置455.7.2系统数据库维护465.7.2.1 数据库备份465.7.2.2 数据库恢复475.7.2.3 清空数据库475.7.2.4 压缩数据库475.7.3初始化USB电话485.7.4初始化录音存储器48 5.7.5关于49六. 系统要求 49七. 常见问题及解决方法49
4、 北京纽曼伟业科技有限公司一、系统说明1.1 概述现代化的办公，大多依赖于计算机和电话的辅助，而这两者往往又能够结合在一起完成诸如接入Internet、自动收发传真等多项工作，因此在每个企业的内部，计算机和电话是必不可少的。计算机、电话等与办公相关的信息如何更好的结合起来，这便成了我们关心的问题。以往的办公是打电话然后把要记录的材料记录在计算机中，可是日积月累，资料增多，不便于管理。纽曼电话小秘书把电话与计算机无缝链接，来电后,系统使用户能够在零时间内得到客户的相关信息并做及时的更新。使客户资料的管理变的方便快捷，提高了员工的工作效率，同时节约了公司资源。1.2 系统组成1.3 物品清单USB
5、连接线一条电话线一条电话小秘书一个桌面办公系统软件安装盘一张安装使用说明书一册质保卡一张外接电源一个二、系统软件安装及卸载注：首先安装桌面办公系统软件，然后将小秘书硬件和计算机连接。2.1 软件安装执行安装盘安装目录下的 文件,将会出现如下界面：点击【下一步】,就完成了软件的安装。安装路径默认系统安装路径C:Program FilesUSB电话小秘书，您也可经过【浏览】修改安装路径如下把软件安装到您指定的目录。安装完毕后桌面上显示快捷方式如：，同时在【开始】菜单中添加【USB电话小秘书】快捷方式如下： 2.2 软件卸载点击【开始】【程序】【电话小秘书】【卸载USB电话小秘书】如下：点击【是】如
6、下：您能够选在卸载完成后是否重新启动计算机，点击【完成】，即完成软件卸载。三、硬件接入3.1 硬件安装安装完“个人桌面办公系统”软件后，将小秘书硬件经过USB线和计算机连接（外线连接到小秘书的LINE口，电话连接到小秘书的PHONE口），操作系统将自动识别硬件，过程如下：硬件安装完成后，设备管理中将显示出设备，如下所示： 同时小秘书硬件指示灯呈现绿色四、系统软件4.1主界面双击桌面快捷方式或开始菜单中快捷方式启动“个人桌面办公系统”(下文简称软件)主界面，如下： 软件菜单分为系统管理、电话信息、日程安排、名片信息处理、我的状态、备忘提醒、系统维护七项。同时在系统托盘的将出现图标，右键点击图标将
7、会弹出一个菜单，菜单中列出用户操作频率比较高的几个选项，经过点击菜单中的某一选项将会调出相应界面。同时桌面上经过图标显示当前电话所处状态，当用户话机是挂机状态，图标为：。摘机时图标为：。五、 软件功能简介5.1系统管理系统管理能够分为系统登录、注销系统、关闭系统。5.1.1 系统登录：系统登录分为：自动和手动登录两种，可由系统设置。具体设置请查阅/系统维护/系统设置/普通设置。1、自动登录：个人桌面办公系统软件运行后，软件默认指定的用户名和密码已经登录，用户不再需要输入用户名和密码2、手动登录：用户需要手动点击/系统管理/系统登录 ,并输入用户名和密码. 软件在未登录的状态下，所有的功能操作是
8、锁定的，必须登录后方可使用相应功能。默认用户名和密码都为1，用户也可自行修改用户名和密码，具体设置请查阅/系统维护/系统设置/普通设置。如果用户设定为自动登录，个人桌面办公系统软启动后【系统登录】会显示为灰色，如下： 如果用户设定为手动登录，软件启动后，【系统登录】，为黑色字体，如下：点击【系统登录】出现以下界面如果输入正确的用户名和密码点击【确定】后会以下窗口：如果输入错误的用户名和密码会有以下提示。5.1.2注销系统：注销当前使用的用户，使系统处于锁定状态。防范非法用户使用。点击 系统管理/销系统，当【注销系统】的字体变为黑色时，注销成功。5.1.3 关闭系统：停止运行软件。点击【关闭系统】会弹出如下窗口：请选择“是”，就能够立即关闭软件，如果不选择，该系统将3秒后自动关闭该系统。5.2 电话信息电话信息包括：弹屏信息、录音查询、通话
