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1、某燃气管道建设公司档案管理制度方案金档科技2016年03月08日目 录第一部分 档案管理规定1某燃气管道建设公司档案工作规定1第二部分 档案基础业务规范5档案分类规则5档案标识规则9档案著录规则12档案业务管理规则17档案归档范围29第一部分 档案管理规定某燃气管道建设公司档案工作规定第一章 总 则第一条 为规范某燃气管道建设公司（以下简称燃气建设公司）档案工作，加强档案业务建设，发挥管理职能，根据中华人民共和国档案法、企业档案管理规定等有关法律法规，制定本规定。第二条 本规定适用于燃气建设公司总部机关及所属企业单位（以下简称各单位）。第三条 本规定所称档案是指各单位在生产建设、科学研究、经营
2、管理等各项工作活动中形成的，具有查考利用价值的，并且经过专门保管机构整理后集中保管的各种载体的原始记录。第四条 档案是各单位资产的重要组成部分，档案工作是各单位生产、经营和管理的基础工作。燃气建设公司档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，坚持资源整合和资源开发，为各项工作提供有效服务。第二章 档案管理机构和人员 第五条 燃气建设公司综合后勤部是档案工作的归口管理机构，其主要职责是：（一）负责宣传贯彻国家有关档案工作的法律、法规和方针政策，组织制定燃气建设公司档案工作的各项管理制度。（二）制定和实施燃气建设公司档案事业发展规划和年度计划，对燃气建设公司档案工作实行统筹规划和宏
3、观管理。（三）组织、指导、检查、监督、协调各单位档案业务工作。（四）负责总部机关档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用。指导总部机关各部门、临时项目组和重大活动组织机构文件材料的形成、积累、整理及归档工作。（五）负责组织协调燃气建设公司档案教育、档案宣传、档案科学技术研究和档案业务的交流与培训工作。（六）负责档案信息化建设。（七）负责档案编研工作。第六条 各单位档案工作机构的基本职责是：（一）负责宣传贯彻国家有关档案工作的法律、法规和方针政策，执行燃气建设公司档案工作的各项管理制度。（二）制定和实施本单位档案工作规划和计划。（三）负责本单位档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用。指
4、导本单位各部门、临时项目组和重大活动机构文件材料的形成、积累、整理及归档工作。对所属单位的档案工作进行监督、检查、指导和考核。（四）负责组织本单位档案教育、档案宣传、档案科学技术研究和档案业务的交流与培训工作。（五）负责组织档案管理新技术、新方法的推广和信息化管理的应用工作。（六）负责开展本单位档案编研工作。第七条 档案工作人员负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用，监督、指导各归档单位（部门）、临时项目组或重大活动组织机构文件材料的归档工作，对所属单位档案工作进行监督、指导和检查，对档案管理工作质量负责。第三章 档案工作基本要求第八条 各单位应当加强对档案工作的领导，建立以主营业务
5、档案为核心的档案管理体系；明确分管档案工作领导，建立适应工作需要的档案机构；确定档案部门的负责人，配备档案工作人员。第九条 各单位应当将档案工作纳入本单位领导工作议事日程；纳入本单位规章制度及工作流程；纳入本单位有关人员的业绩考核或岗位责任制；纳入本单位发展规划和计划。第十条 各单位应当对档案工作人员定期进行业务培训。档案工作人员应当遵纪守法、忠于职守，具有档案专业及相关专业知识，符合专业技术或管理人员要求，具备大专以上或同等学识水平。第十一条 各单位应当为档案安全保密和档案工作发展提供相应的技术和设施、设备保障。第十二条 各归档单位（部门）、临时项目组、重大活动组织机构应当明确档案工作负责人
6、，配备专职或兼职档案工作人员。第十三条 各归档单位（部门）、临时项目组、重大活动组织机构的档案工作负责人对本单位（部门）、项目、机构归档文件材料的齐全、完整、准确负责。文件形成者应按规定向本单位（部门）、项目或机构专兼职档案人员移交。各单位（部门）、项目或机构的专兼职档案人员负责收集、整理本单位（部门）、项目或机构归档的文件材料，并按要求做好文件材料的移交工作，对文件材料的归档质量负责。第十四条 产品定型、科研成果鉴定、建设项目竣工验收、设备仪器开箱验收及项目引进等有关活动应有档案工作人员参加，并负责有关文件材料的验收。没有完整、准确、系统的文件材料不得验收或鉴定。第十五条 涉及地质资料汇交的
7、单位应当按照燃气建设公司相关规定做好汇交工作。第十六条 资产与产权变动时档案的处置按照相关规定执行。第十七条 各单位员工调出本单位时，必须清退应归档的文件材料和借阅的档案，档案部门签署意见后，方可办理有关手续。第十八条 各单位应当依据国家有关规定评聘档案工作人员的专业技术职务，并给予其享受管理人员或其他专业技术人员同等待遇。第四章 档案基础业务管理第十九条 各单位应当实行归档范围确认制与备案审批制，保证归档文件材料齐全、完整、准确。第二十条 各单位应当简化档案实体整理、深化档案信息著录，加强归档文件材料的全过程保护，提高档案信息检索与利用效率。第二十一条 各单位档案保管应当做到档案实体保护与档
8、案信息安全保密并重，最大限度地延长档案实体寿命。保护国家秘密和商业秘密，维护国家和燃气建设公司的权益。第二十二条 各单位应当制定档案管理应急预案，对可能发生的突发事件和自然灾害制定档案抢救应急措施，确保档案实体安全。第二十三条 各单位应当重视档案的鉴定工作，对超过保管期限和保密期限的档案进行鉴定。第二十四条 各单位应当建立完善档案利用制度和保密制度，规范利用档案的审批权限。第二十五条 各单位应当按照信息公开的范围、方式和程序，结合实际情况积极开展档案编研工作。第二十六条 各单位应当加强档案统计工作，保证统计准确。第五章 档案信息化建设第二十七条 各单位应当适应燃气建设公司信息化建设和档案事业发
9、展的要求，使档案信息化建设与本单位信息化建设同步规划、同步发展。第二十八条 燃气建设公司建设统一的档案信息管理平台，实现档案管理现代化、档案信息数字化、档案利用网络化。第二十九条 各单位应当加强电子文件收集、保管和利用工作。第三十条 各单位应当以档案利用为导向，对馆藏档案数字化进行总体规划、分步实施。第六章 奖励与惩罚第三十一条 有下列事迹之一的单位和个人，各单位应当给予表彰和奖励： （一）对档案的收集、整理、提供利用作出显著成绩的；（二）对档案的保护和现代化管理作出显著成绩的；（三）将重要的或者珍贵的档案捐赠给国家或企业的；（四）同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。第三十二条 各单
10、位应当实行档案工作责任追究制度。有拒绝归档、玩忽职守、涂改抽换、损毁丢失、盗窃倒卖档案等行为的，根据国家及燃气建设公司相关规定给予处分，造成损失的责令赔偿。第七章 附 则第三十三条 本规定由燃气建设公司综合后勤部负责解释。第三十四条 本规定自印发之日起施行。第二部分 档案基础业务规范档案分类规则1 适用范围为规范燃气建设公司档案分类原则、分类方法，一、二级类目的设置及其所包含的基本范围和标识，特制订本规则。本规则适用于各单位档案的分类整理。2 术语和定义2.1 档案本规则中所称档案是指各单位在生产、科研、经营管理等各项活动中形成的，具有保存和查考利用价值的，并且经过整理后集中保管的各种载体的原
11、始记录。2.2 特殊载体档案与纸质档案的载体类型、尺寸大小和保管要求有着显著区别，以物理形式存在的档案实体，如照片、磁盘、磁带、胶片、光盘、底图、其他等。2.3 资料由档案部门收集和管理的，不属于直接记录和反映本单位活动，不作为档案整理和保管的文件材料，包括上级文件及其他外单位发文、图书、报刊和各种汇编材料等。2.4 代码一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其他符号。2.5 文书档案指职能部门在其职能活动中形成的具有保存和查考利用价值的各种载体形式的管理性文件材料。2.6 建设项目档案指工程建设活动中形成的具有保存和查考利用价值的各种载体形式的文件材料，简称工程档案。
12、2.7 设备仪器档案指引进、购置设备仪器时随机携带的具有保存和查考利用价值的各种载体形式的文件材料。2.8 会计档案指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。2.9 声像档案以影像、声音和图像为主要反映形式，记录与反映本单位（部门）重要事件，具有保存和查考利用价值的原始记录。2.10 实物档案指在各项工作中做出显著成绩的单位及个人受到上级部门表彰和奖励而获得的奖章、奖状、奖旗、奖牌、证书、印章、礼品、纪念品以及上级领导和社会知名人士的题词等具有保存和查考利用价值的实物。3 档案分类原则3.1 本规则以燃气建设公司全部档案实体为对象，从各单位的管
13、理职能和专业性质出发，划分不同的从属关系和并列次序，保持职能和专业之间的本质联系，形成一个有序的档案分类体系，便于科学管理与开发利用。3.2 本规则的类目设置本着统分适度，宜粗不宜细，分类层次不宜过多的原则，并适应档案计算机管理的新需求。4 档案类目设置4.1 共设6个一级类目，即文书类、建设项目类、设备仪器类、会计类、声像类、实物类。4.2 资料独立于6个一级类目，单独编号、排架。5 类目细分方法5.1 类目的细分是指二级及二级以下类目的延伸。5.2 细分要依据事物的本质属性或重要属性进行，同一级类目要使用同一个分类标准，其下位类目的外延之和等于上位类目的外延。5.3 各类目的细分方法5.3
14、.1 文书类不统一设置二级类目，可按职能或机构自行细分。5.3.2 产品类不统一设置二级类目，可按种类或产品型号自行细分。5.3.3 建设项目类不统一设置二级类目，可按工程性质或单项工程自行细分。5.3.4 设备仪器类不统一设置二级类目，可按种类或单项设备仪器自行细分。5.3.5 会计类二级类目按文件形式（名称）分类。5.3.6 声像类二级类目按媒体形式分类。5.3.7 实物类按类型统一设置二级类目。5.3.8 单独保管的特殊载体档案，在载体类型下不统一设置二级属类，各单位可按保管库房、柜架或业务类型等自行细分。根据现实工作的需要，特殊载体的类型可适时统一扩充。5.3.9 资料不统一设置二级属类，各单位可自行细分。6 代码标识6.1 采用英文字母与阿拉伯数字相结合的混合编号制。6.2 一级类目采用英文大写字母标识。6.3 二级类目采用双位阿拉伯数字01、02顺序排列标识。6.4 特殊载体档案采用汉语拼音缩写标识。7 档案分类标识符号对照表序号一级类目名称一级类目代字二级类目代号名称1文书类W2建设项目类G00综合类0101号项目0202号项目3设备仪器类H4会计类I01会计凭证02会计账簿03财务报告04其他5声像类S01视频02音频03图像6实物类R01荣誉02印章03礼品纪念品04其他8 档案载体代号对照表序号载体类别载体代号1纸质ZZ2照片ZP3磁盘
