固定资产管理系统使用指南

《固定资产管理系统使用指南》由会员分享，可在线阅读，更多相关《固定资产管理系统使用指南（12页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、固定资产管理系统使用指南为正确使用固定资产管理系统，特编写此使用指南，供单位资产管理员日常操作查询使用。一、系统登录此固定资产管理系统运行于windows 98/xp操作系统，是基于校园网的网络版操作软件，首先必须在电脑终端上安装固定资产管 理系统，并且连接到服务器上，才能进行正常的固定资产管理的网上 操作。开机后在桌面上会发现固定资产管理系统的快捷方式，用鼠 标双击后可进入管理系统，也可由开始菜单进入，进入后会看到登录 界面，在用户名对话框中输入用户名或编号，在密码框输入密码，即 可进入管理系统操作界面。在日常的固定资产管理中，共有三种固定资产的操作：固定 资产的增加、固定资产的变动、固定资

2、产的处置。二、固定资产的增加系统对学校的每一件固定资产，统一编号进行管理。在软件的操作界面上最上方是菜单栏，依次是“资产管理”、 “审核”、“查询”、“统计分析”、“帐表”、“资产清查”、“系统设置”、 “辅助功能”、“帮助”，点击“资产管理”菜单下的“固定资产增加” 菜单项，如果当前年份的数据没有进行记账，出现输入录入数据年份 的窗口，作为新添加资产流水号的年份。确定后进入固定资产增加管 理窗口，窗口的左侧为单位和教育部十六大类的列表，右侧为验收单 和卡片的信息所显示区域。固定资产增加的操作程序为先在左侧的管理单位列表选择 单位，然后点击资产类别列表选择新增加的资产的明细，这时在右侧 会出现

3、新增加的资产的验收单，通过双击或点击上方的“切换窗口” 快捷按钮，可以转换到填写验收单的详细内容窗口，在这里可以进行 新增加的资产的详细信息的录入。在填写完验收单后，点击上方“建 卡”快捷按钮，对资产卡片信息进行补充，再点击“提交”按钮，提 交归口管理部门审核。在验收单的填写中主要的信息项有：（一）资产分类：高校固定资产的分类必须按照国家教育部 高度教育司编写的高等学校固定资产分类及编码（2000 年第三版） 进行分类。自制的仪器设备或其它资产，按照资产的自然属性归类， 确属无法归类的，可纳入自制资产编码中。不能自行增加新的分类号， 若目录中没有，则在二级编码以下填“00”。本项目为 8 位字

4、节，字符型。属于关键信息，向教育部传送， 不能为空项。（二）资产名称：固定资产名称一般有三栏，一是系统中与 编码对应的资产名称栏，此处自动生成，不能改动，二是可输入汉字 名称栏，此栏资产名称可以与编码名称不一致，用户可以根据资产的 标准名称或根据仪器设备面板上的出厂标牌所标注的全称填写，如果 仪器设备上未标注名称，则按说明书上的全称填写，若两者皆无，可 按发票名称或常用名称填写，但不宜用俚语、别名或希奇古怪的名称。 汉字字数过多（超过10 个汉字）的资产名称，可以采用简称。三是 外文名称栏，进口的仪器设备或其它资产应将外文名称译成中文名称 后填写。本项目为20 位字节，字符型，即10 个汉字，

5、系向教育部传 送数据，不能为空项。（三）资产编号：是由系统自动分配给某一资产的唯一编号， 用于唯一地确定某一资产，不因资产的调转或报废而更改，不能有重 复编号出现，但可以出现空号不连续。本项目属于关键信息项，向教 育部传送，不能为空项。本项目为10 位字节，字符型，前8 位上报国家教育部，后 两位是自定义的标识码，自 2000年以后，资产编号的前四位为年号， 从第八位为该年度内的流水号，最后两位自定义，或称作标识码，平 时为“00”。（四）型号：是识别和确定资产品种的基本标识。应按照资 产自身的厂家标牌或产品说明书上的内容填写，如果两者皆无，应用 “*”号代替，但计算机类可以填写微处理器的主频

6、指标。（五）规格：规格是规定资产的大小或主要技术参数的指标， 仪器设备类以厂家标牌列示的数据为准，或按说明书填写，确实无法 填写的，应用“*”号代替，不能为空项。（六）单价：表示某一资产（包括所属附件）的总金额（人 民币），以元为单位，保留 2 位小数，进口固定资产按当日汇率折算 成人民币价格。（七）国别与地区码：是指资产的具体生产国，采用国际标 准 GB265986 的规定代码。应按资产的厂家标牌或说明书填写， 国别码确实不清楚时可以填“000”。（八）厂家：是指产品的生产厂家，按照厂家标牌或说明书 填写，国产产品用汉字填写，进口产品可以填写英文名或译名。确实 无法知道生产厂家的可以填“无”

7、。（九）出厂号：是厂家标注在产品上的唯一编号，即机身号 或制造号，可以在机身上查找，查不到出厂号可以用“*”号代替， 也可以为空。（十）出厂日期：按厂家标牌或合格证上的日期填写，如果 查不到出厂日期则从购置日期向前推，必须早于或等于购置日期。国 家教育部规定用 4 位字节，前两位为年份，后两位为月份，月份不清 楚的可以填“00”，不能为空项。（十一）购置日期：是指资产到货验收后的日期，定做的资 产按照预付款支付的日期填写，一般情况下，可以按照发票登记的日 期填写。购置日期必须大于或者等于出厂日期。本项目6 位字节，字 符型，前4 位表示年份，后2 位表示月份。月份不清填“00”，不能 为空项。

8、（十二）调转入日期：系由单位内部调动、或由外部调入资产的日期。应按照办理资产交接手续的日期填写。（十三）现状：表示该项资产当前的现状，国家教育部规定 该项目有9 种选项，即：1.在用；2.多余；3.待修；4.待报废；5. 丢失；6.报废；7.调出；8.降档；9.其它。其中：“降档”是指经学 校批准办理财务手续允许降档使用的精密贵重仪器设备；“其它”是 指现状不详的资产。（十四）经费科目：是指购置某一资产所需资金的主要来源。 可用 7 种以上的选项，即:1.教育事业费；2.科研专项及基金；3.基 建设备费；4.自筹经费；5.世界银行贷款；6.捐赠；9.其它。当资产的购置有多项经费来源时，应以主要

9、来源填写，如果 某两项经费来源各占 50时，建议以政府投入为主并参考该资产的 使用方向填写。（十五）资产来源：是指某一资产的取得方式。该项目是本 系统创建的管理信息项，供用户统计分析用，系统提供了6 种资产来 源情况供选择：1.外购；2.自制自建；3.调转入；4.捐赠；5.盘盈； 9.其它。（十六）使用方向：是指某一资产的使用性质，即主要用途。 教育部规定了 8 种选项，即：1.教学；2.科研；3.行政；4.生活与后 勤；5.生产；6.技术开发；7.社会服务；8.其它。其中“科研”是指 主要用于科学研究方面的资产，如果某一资产用于科研工作的时间或 数量达到 50以上，即可填入该项；教学单位可以

10、填写“使用方向” 中的“1.教学”、“2.科研”，非教学单位不能填入这两项，只能在 “3.行政”至“8.其它”选择。（十七）使用单位：是指对资产具有使用、管理权的基层单位， 表示资产目前所在或被管辖的单位。例如院、系、所、实验室、行政 单位等基层单位。一般应用汉字名称或汉字缩写填写。（十八）使（领）用人：是指目前使用或管理资产的某位责 任人。该项目一般应填写职工的姓名，为关键信息项，是落实责任到 人的关键，不能为空项。（十九）关于房屋构筑物的管理信息项。1、坐落位置：是指房屋或构筑物的具体所在，通常填写市 区名、路名和门牌号码。2、幢号：是指单位拥有两个建筑物以上需要统计排序的序列号。3、单价

11、：以每平方米或每座、每条等单位计价。4、结构：指房屋或建筑物的构成性质，如砖混结构、钢混 结构、砖木结构等。5、方向：是指房屋或建筑物的朝向，如朝东或朝南等等。6、层次：是指楼房或构筑物的层次。7、承建单位：是指某承担该资产建设施工任务的单位。8、建筑面积：一般指房屋建筑面积。房屋建筑面积系房屋 外墙（柱）边角以上各层的外围水平投影面积，包括阳台、挑廊、地 下室、室外楼梯等，备有上盖，结构牢固，层高2.20米以上（含2.20 米）的永久性建筑。9、占地面积：是指房屋或构筑所占用的土地面积。10、产权来源：是指资产的取得方式，如国家调拨、购置、 划转、捐赠等等。（二十）关于土地类的管理信息项。1

12、、四至：是指某一建筑基地或地块四周跟别的基地或地块 分界的地方。2、四邻：是指前后左右的邻居。（二十一）关于植物类的管理信息项。 纲、科、属：是根据植物之间的差异程度进行分类的单位。 由大到小依次为：门、纲、科、属、种。（二十二）关于文物及陈列品的管理信息项。1、质料：是指该资产的主要构成材料。2、文物级别：根据国家文物藏品定级标准由专家为文 物鉴定的级别。3、所由来地：是指文物从何处发掘或发现并取得到地点名 称。（二十三）关于牲畜的管理信息项。纲、科、属：是根据动物的形态和解剖构造的相似程度进行 分类的方法，设立了界、门、纲、目、科、属、种七个从大到小，由 高到低的从属等级。如果资产还有附件

13、，可以点击上方“附件”快捷按钮，进入 附件信息的录入窗口，相关的信息项有：附件一般是指与主机配套使用，离开主机就不再是一个完整 的机器，而只是一个部件的资产。1附件编号：11位字节，字符型。必须满11位，前八位为 仪器编号（主机校内唯一号），后三位为附件序号。可以出现编号不 连续。2、附件数量：3位字节，数值型。3、附件名称：10位字节，字符型。用汉字或汉字名称缩写 填列。4、附件型号规格：20位字节，字符型。5、附件总价：10位字节，数值型。6、附件进口价：10位字节，数值型。对附件的管理原则上应与主机的管理相同，附件的使用单位 和使用人必须与主机一致，经费科目、使用方向，原则上应当与主机

14、一致，确实有不一致的情况也允许出现。需要注意的问题有：1、只有末级单位才有资产；2、资产添加的流程；3、附件的添加；4、提交归口管理部门审核后，如归口审核通过，则在新增资产验收单前面显示归口审核通过的标志，如未通过，则显示未通过 的标志，这时资产管理员应重新检查验收单有没有错误，查看未通过 的原因，修改后重新提交，直到通过。5、归口审核通过的资产，如还未通过财务审核，这时想做 修改，可以点击验收单前面的提交标志，撤销提交，待修改后重新提 交。已通过财务审核的资产，不能撤销提交做修改。如果想修改只能 通过资产变动流程进行变动。6、如果有多项相似的资产同时添加，在填写完一件资产的 验收单后，可以点

15、击“复制”按钮（可输入复制的件数），快速添加， 再对验收单做简单的修改后提交，提高输入的速度。7、提交完成后，点击“存盘”按钮，退出录入窗口。如果 想查看添加资产有没有通过归口审核，必须重新进入资产添加窗口， 查看提交的资产是否通过归口审核和财务审核。三、固定资产的变动固定资产变动管理的范围包括使用单位、使用人、使用方向、 现状（除调拨、丢失、报废之外）、存放地点、单价、附件的变动。不同属性的变动，会关联到不同的单位和不同的审核、记账 方式，变动后系统会对变更进行完完全全的跟踪记录和必要的审核。固定资产变动管理的流程是先选择单位，再选择需变动的资 产，可一次选择一条或多条然后点击“固定资产变动

16、”按钮。如果你 选择的记录已经被变动且没有审核通过，系统会提示你不能再进行变 动，否则将会在下面的数据窗口中添加一条新的变动报告单内容。设 置完变动项目并输入原因后，按下“确定”按钮，系统将会进行变动 操作，但变动情况只是记录在了变动表中，而主件表、附件表并不发 生变化，直到被审核通过。需要注意的是引起价值变化的变动要提交 到归口、财务部门审核，一般的资产变动只需提交到归口部门审核。 变动报告单如果没有通过财务审核，可以删除，通过财务审核以后， 就不能被删除。四、固定资产的处置固定资产的处置管理是一件固定资产完成其作用，失去了其 基本功效，将其从现有资产账目中去除所履行的最后一道手续。其操 作包括现状的调拨、丢失、报废、和出售等四种处置方式。首先