《T总账报表操作基础手册.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《T总账报表操作基础手册.doc（11页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、T3总账和报表操作手册1.1 部门职责财务部门日常工作在ERP系统中关键有：1. 编制日常会计凭证；2. 财务经理对凭证进行审核、记账；3. 结转期末损益，进行月末结帐；4. 对采购部门开具虚拟发票进行审核（采购入库单和真实采购发票），确定应付账款，并进行账务处理；5. 对销售部门开具虚拟发票进行审核，确定应收账款，并进行账务处理；6. 对仓库传过来业务单据进行审核，并进行账务处理；7. 其它业务凭证录入；8. 月底编制对内会计报表，对总账模块月底结账工作；9. 打印装订凭证；1.2 总账管理业务步骤图具体工作步骤财务相关岗位制单审核、记账报表领导或税务局自动转账填制凭证搜集审核无误原始凭证手
2、工审核或成批审核记账其它系统结账结账生成报表重算表页打开报表上报相关报表1.3 总账系统初始化设置：l 初始设置：在基础信息“财务”中进行设置n 会计科目n 凭证类别n 项目目录n 外币种类l 期初余额n 启用总账时，首先就是把手工账下“期末余额”录入到软件中，作为软件“期初余额”。n 假如是刚刚成立企业，则不存在“期初余额”录入问题。l 操作步骤：n 打开期初余额：总账设置期初余额n 在末级科目录入期初金额，累计发生1.4 总账系统业务处理：1.4.1填制凭证提醒：填制凭证前，要先设置“凭证类别”。此操作已在基础信息财务凭证类别处做了设置。步骤：l 用鼠标单击菜单【凭证】下【填制凭证】，屏幕
3、显示凭证画面l 用鼠标单击增加按钮或按F5键，增加一张新凭证，这时光标定位在凭证类别上1.4.2审核凭证审核凭证是审核员根据财会制度，对制单员填制记账凭证进行检验查对，关键审核记账凭证是否和原始凭证相符，会计分录是否正确等、审查认为错误或有异议凭证，应交和填制人员修改后，再审核，只有审核权人才能使用本功效。操作步骤：l 点击总账-凭证-审核凭证l 选择查询条件l 打开凭证l 点击审核注意：审核人和制单人不能是同一人凭证审核后凭证下方显示审核人名称1.4.3凭证查询步骤：总账凭证查询凭证选择查询条件 确定。假如这里查询条件不完整，能够点击“辅助条件”进行条件过滤。1.4.4记账和反记账步骤：更换
4、操作员为记账人进入总账凭证记账选择记账范围或下一步记账账套启用月系统将自动试算期初余额是否平衡若平衡确定系统开始记账（把凭证上数据登记到到总账、明细账、日志账等账簿中。注意：l 假如在总账设置选项中，选择“出纳凭证必需经由出纳签字”，则出纳凭证没签字时候，不许可记账。l 假如在总账设置选项中，选择“未审核凭证许可记账”，则凭证没审核，也许可记账。l 上月未结账本月不能记账。l 启用月期初余额试算不平衡不能记账 。l 凭证记账后，在填制凭证中看不到凭证了。即记账后凭证只能在“查询凭证”中看到。假如记完账，发觉凭证有错误，则需要取消记账。总账期末对账打开对账窗口Ctrl+H系统提醒“恢复记账前状态
5、被激活”确定退出对账窗口总账桌面凭证恢复记账前状态恢复最近一次记账前状态或恢复某月初记账前状态确定录入账套主管密码确定1.4.5月末转账l 系统提供了六种月末转账凭证类型。这里以“损益结转”为例做一下说明。l 何谓“期间损益结转”：在企业经营活动中，每个月会产生收入，也会发生费用。收入-费用=利润（即损益表内容）。那账务上就要有个科目表现出每个月利润和“累计利润”，这个科目就是“本年利润”。月末把收入类科目和费用类科目（合称损益类科目）发生数转入到“本年利润”过程就是“期间损益结转”。期间损益结转步骤1：定义“损益结转”：总账期末转账定义期间损益，进入“期间损益结转设置”界面。录入“本年利润”
6、科目确定则全部损益类科目后全部带出“本年利润”科目编码和名称。期间损益结转步骤2：月末生成“期间损益结转”凭证：总账期末转账生成期间损益选择月份和结转科目（通常全选），生成转账凭证。（假如之前凭证没有记账，能够选择“包含未记账凭证）注意：1、定义是只用设置一次，每个月生成即可；2、假如损益类科目本月有新增明细科目，则需要重新设置。不然期间损益结转时，新增明细科目标数据转不出来。假定原来定义期间损益结账时，主营业务收入5101科目只有510101一个明细科目，如本月新增“510102”科目，则进入设置界面没有显示“3131本年利润”科目，则结转时候，也转不到“本年利润”中，对应在“损益科目编码”
7、栏中输入“3131”即可。1.4.6账表查询l 能够随时查看总账中和辅助模块账表数据，如余额表、总账、明细账。选择时候能够“包含未记账凭证”。l 假如把“现金”指定为“现金总账科目”，把“银行存款”设置成了“银行总账科目”，则现金日志账和银行存款日志账总能到“现金管理”模块查询。不能在总账中查询。假如没有指定话，直接经过明细账查询。支持金额式、数量金额式、外币金额式、外币数量式账页格式查询。在查询时候，经过账页格式下拉框，选择适宜账页格式查看。多栏账查询只能对有明细科目标科目进行定义和查询刻意选中某条统计，联查凭证，也能够联查总账。1.4.7结账和反结账步骤：总账期末结账选择结账月份对账系统自
8、动进行账账查对对账完成下一步查看结账汇报下一步系统提醒“经过月度工作检验”结账注意：l 已结账月份不能再填制凭证l 总账和明细账对账不平，不许可结账；总账和辅助账对账不平，许可结账。l 还有未记账凭证则不能结账l 其它系统（工资、固定资产、业务通、核实）匀己结账，总账才能结账。l 假如提醒“为经过工作检验，不能结账”，要查看“上一步”，检验工作汇报是否存在B、C、D情况。取消结账：期末一结账一选择最终结账月份一Ctrl+Shift+F6一录入账套主管密码一确定 注：取消结账对新月份凭证没有影响。如取消4月份结账，5月份凭证还存在。这和工资、固定资产模块不一样。1.4.8 UFO报表报表两种状态
9、：新建或打开一张财务报表，会看到左下脚显示“格式”或“数据”字样，单击，变成了对应“数据”或“格式”。即：财务报表是有两种状态：格式状态和数据状态。在”格式“状态下完成：1、定义报表尺寸： “格式” 菜单下“表尺寸”2、调整行高、列宽： “格式” 菜单下“行高列宽”3、行（列)增加、删除：“编辑”菜单下“增加”、“删除”4、格式属性调整：“格式”菜单下“单元属性”5、画表格线： “格式” 菜单下“区域画线”6、定义关键字：“数据”菜单下关键字：设置，偏移，取消7、设置单元公式：“数据”菜单下编辑公式单元公式在”数据“状态下完成：1、追加表页：“编辑”菜单下追加2、录入关键字：“数据”菜单下关键
10、字，录入3、运算：“数据”菜单下“整表重算”、“表页重算”4、表页不计算：“数据”菜单下“表页不计算”5、数据采集： “数据”菜单下“数据采集”6、表页汇总： “数据”菜单下“汇总”7、账套初始： “数据”菜单下“账套初始”基础概念-关键字l 关键字是整张报表“向导”。如公式为“fs(502,月,”借“,)”，表示按月来取502科目标发生数（fs)。那么最少要在格式状态下，设置“月”关键字，在数据状态下，比如要取6月份发生数，录入关键字“6月”即可。提醒：填制凭证前，要先设置“凭证类别”。此操作已在基础信息财务凭证类别处做了设置。l 常见关键字有：单位名称、年、月、日、季。l 格式状态下设置、取消、偏移关键字；在数据状态下，录入关键字。l 对于系统提供报表，通常全部设置好了关键字，只需要录入关键字即可。对于自定义报表，设置适宜关键字是决定一张报表取数正确是否关键。
