office办公文档的修复.doc

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1、office办公文档的修复一、Word文档的修复1利用应用程序自身的修复功能进行修复【任务4.4】小明在编辑文档的过程中，突然断电或死机了，请你帮他想想办法，如何将未保存的文档损失减到最小。方法一：使用自动恢复功能修复Word文档。分析：在编辑Word文档时，如果断电或死机造成未保存文档，则在下一次启动Word时，所有在发生故障时处于打开状态的文档会自动显示出来。所以通过下面的操作方法，我们可以帮小明将未保存文档的损失减到最小。其步骤如下：（1） 重新启动Word。（2） 指向“文档恢复”窗格中要恢复的文件单击该文件右侧的下拉按钮，会出现如图4-3所示的对话框。（3） 单击“另存为”命令，会出

2、现“另存为”对话框。（4） 在“文件名”框中，选择原文件名或重新输入新文件名。（5） 单击【保存】按钮，如果选择的是原文件名，则会出现是否替换的信息，根据需要选择即可。图4-3 Word的自动恢复窗口方法二：手动打开恢复文件修复Word文档。分析：如果在重新启动Word后，自动恢复文件没有自动打开，则可以用手动的方式打开恢复文件。在windows 2000或windows XP中，恢复文件保存在C:Documents and Settings段莉文Application DataMicrosoftWord文件夹中，每个自动恢复文件都以“自动恢复保存XX.asd”命名，在未出故障前，其扩展名为.

3、asd，如图1-4所示；出故障后，其扩展名为.wbk，如图4-5所示。图4-4 未出故障前的自动恢复文件其步骤如下：（1） 单击工具栏中的“打开”按钮，会出现“打开”对话框。（2） 定位到包含恢复文件的文件夹选中需要的自动恢复文件(.wbk)单击【打开】按钮。图4-5 出故障后的自动恢复文件（3） 在“文件名”框中，选择原文件名或重新输入新文件名。临时文件图4-6 临时文件示例（4） 单击【保存】按钮，如果选择的是原文件名，则会出现是否替换的信息，根据需要选择即可。方法三：通过修复临时文件名来修复。分析：Word文档在编辑时会在当前目录下产生一个临时文件（该文件是隐含属性），如图4-6所示，如

4、发生停电等紧急情况导致文档没有正常保存，可通过将最近一个临时文件改名来恢复。方法四：设置“自动保存的时间间隔”。分析：Word提供了自动保存功能。该功能可帮助用户每隔一段时间对文档进行保存，利用该功能设置一个合理的时间间隔，可以帮助小明在以后的编辑中再遇到断电或死机的情况时，将未保存的内容损失减小。其步骤如下：（1） 在Word中，单击“工具”“选项”命令，会出现如图4-7所示的对话框。图4-7 设置“自动保存时间间隔”（2） 在对话框中，单击“保存”选项卡，勾选“自动保存时间间隔”复选框，并设置时间间隔为“4”分钟。（3） 单击【确定】按钮。% 提示：Word的自动保存功能只能保存上一次时间

5、间隔点之前的文档内容，对于本次时间间隔内的文档内容是没有保存的，所以，用户要设置一个合理的时间间隔，如果间隔时间过长，则未保存的内容可能越多；如果间隔时间过短，则对于大文档来说，频繁的保存会降低文档的编辑效率。【任务4.5】小明在双击一个Word文档时，系统总是报错不能打开文档，如图1-8所示，请你帮他解决这个问题。4-8 文档不能打开示例方法一：使用“打开并修复”命令修复Word文档。分析：Word文档不能打开时，有可能是Word文档出错了，所以，我们可以改变打开的方式，并使用Word自带的修复功有进行修复。其步骤如下：（1） 启动Word程序，单击工具栏上的【打开】按钮，会出现“打开”对话

6、框。（2） 在对话框中，选中要修复的Word文档单击【打开】按钮右侧的三角箭头，会出现如图4-9所示的对话框。（3） 单击“打开并修复”命令，此时，Word会对错误进行修复，若修复成功会提示用户保存修复结果。图4-9 使用“打开并修复”命令修复文档方法二：使用“从任意文件中恢复文本”功能修复Word文档。分析：如果使用“打开并修复”的方法不能恢复文档，那么可以使用“从任意文件中恢复文本”功能来最大限度地恢复该文档中的文本内容。其步骤如下：（1） 启动Word程序，单击“工具”菜单中的“选项”命令单击“常规”选项卡，会出现如图4-10所示的对话框勾选“打开时确认转换”复选框单击【确定】按钮。图4

7、-10 设置“打开时确认转换”选项（2） 单击工具栏上的“打开”按钮，会出现“打开”对话框。（3） 选定要恢复的文档单击“文件类型”下拉列表框中的“从任意文件中恢复文本”选项，如图4-11所示单击【打开】按钮。图4-11 选择“从任意文件中恢复文本”选项图4-12 “转换文件”对话框（4） 此时系统会出现如图4-12所示的对话框，在“文件类型”中选择需要的文件类型单击【确定】按钮。方法三：禁止自动宏的运行来修复。分析：有些Word文档在打开时会自动运行宏代码，如果宏中有错误的话，文档就不能被打开，所以，要打开这类文档必须禁止宏的运行。其步骤如下：（1） 选中损坏的文档。（2） 按住Shift键

8、的同时双击该文档。（3） 打开该文档后，再另存一份即可。方法四：创建新的Normal模板。分析：Word默认信息存储在Normal.dot模板文件中，如果该模板文件损坏可能会引起文档无法打开等问题，所以，可以通过新建一个Normal.dot模板文件来解决该问题。其步骤如下：（1） 关闭Word程序。（2） 通过Windows中的“搜索”功能找到所有的Normal.dot文件，删除它们。（3） 重新启动Word程序，由于找不到共用模板，Word程序就会自动创建一个新的Normal.dotm模板文件，损坏的Word文档也就可以正常打开。【任务4.6】小明在双击一个Word文档时总是启动“记事本”程

9、序并出现乱码，如图4-13所示，请你帮他解决这个问题。图1-13 乱码示例分析：点击Word文档后打开了错误的应用程序是因为Word文档关联的应用程序出错了，可以重新设置Word文档的关联程序。其步骤如下：（1） 右击任意一个Word文档指向“打开方式”单击“选择程序”命令，会出现如图4-2所示的对话框。（2） 在对话框中选择“Microsoft Office Word”程序勾选“始终使用选择的程序打开这种文件”选项前的复选框。（3） 单击【确定】按钮。% 提示：要修复被损坏的Word文档，除了以上的方法以外，还可以采用以下两种方法：1文档格式法：打开受损的Word文档，将其保存为另一种格式（

10、如：.rtf、.txt等），然后再转换回Word格式（.doc）。2重设格式法：打开受损的Word文档，将最后一个段落标记之外的所有内容复制到一个新文档中保存即可。2使用专门的修复软件进行修复Advanced Word Repair (AWR)是一个功能强大的Word文档修复工具，它使用先进的技术扫描被破坏的Word文档，能最大可能地修复其中的数据，将损失减到最小。【任务4.7】小明在对电脑进行杀毒后发现，原来受感染的Word文档打不开了，请你帮他修复这些文件。分析：大部分文件损坏打不开的原因都与这些情况有关，或者是进行了杀毒，或者是安装了某个软件，或者是运行了某个程序，或者是遭遇黑客攻击等，

11、所以，可以使用功能强大的Advanced Word Repair修复工具进行修复。其步骤如下：（1） 启动“Advanced Word Repair”程序在“选择待修复的Word文件”框中，单击按钮，选择损坏的Word文档在“输出已经修复的文件为”框中，选择修复后要保存的位置（默认时与受损文档保存在相同位置，且自动在文件名后加上”_fixed”）单击【开始修复】按钮即开始修复，如图4-14所示。图4-14 开始修复受损文档（2） 在修复时，AWR先读取文档中的“文本”数据，然后再读取文档中的图片，并且将图片放在文本后面。当修复完成后，会出现如图4-15所示的对话框，单击【确定】按钮即可。图4-

12、15 修复完成（3） 打开修复后的文件，可以看到原来文档的“格式”已经丢失，如图4-16所示。图4-16 修复后的文档示例（4） 在修复后的文档中，图片是以文件名的方式插入在文档的最后，如图4-17所示。图4-17 在修复后的文档中图片的位置和方式（5） 双击其中一个文件，即可在某个图片编辑软件中（本机使用的是ACDSee程序）打开该图片，如图4-18所示。图4-18 原文档中的图片（6） 在该编辑器中，将图片另存为文件，然后再插入到修复后的文档中并进行重新排版即可。% 提示：Advanced Word Repair还可同时修复若干个损坏的文档，其修复方法与单个文件的修复类似，可自行练习。二、

13、Excel文档的修复1利用Excel自身的修复功能进行修复【任务4.8】小明有一个非常重要的Excel文档受损了，但还能打开，请帮他修复这个文档。方法一：利用格式转换修复Excel文档。分析：由于小明受损的Excel文档还能打开，所以将工作簿转换为SYLK格式可以筛选出文档的损坏部分，然后再保存数据尝试修复。其步骤如下：（1） 打开需要修复的工作簿。（2） 单击“文件”“另存为”命令，会出现“另存为”对话框。（3） 在对话框的“保存类型”下拉列表框中选择“SYLK（符号连接）（*.slk）”选项，如图4-19所示。图4-19 选择“SYLK（符号连接）（*.slk）”选项（4） 单击【保存】按

14、钮。（5） 关闭当前的文件，打开刚保存的SYLK版本的文件即可。方法二：使用“打开并修复”命令修复Excel文档。分析：Excel程序自带的“打开并修复”功能可以对受损的Excel文档进行修复。其步骤如下：（1） 启动Excel程序，单击工具栏上的【打开】按钮，会出现“打开”对话框。（2） 在对话框中，选中要修复的Excel文档单击【打开】按钮右侧的三角箭头单击“打开并修复”命令即可。方法三：利用Word程序修复Excel文档。其步骤如下：（1） 启动word程序，单击工具栏上的【打开】按钮，会出现“打开”对话框。（2） 在对话框的“文件类型”中选择“所有文件”选定要修复的Excel文件(*.

15、xls)。（3） 单击【打开】按钮，如果Excel文件只有一个工作表，会自动以表格的形式装入word文档中；如果Excel文件是由多个工作表组成，每次只能打开一个工作表。（4） 在Word中，将损坏的部分数据删除。（5） 选中表格，单击“表格”“表格转文字”命令，会出现“表格转文字”对话框选用“，”分隔符或其他分隔符单击【确定】按钮。（6） 单击“文件”“另存为”命令，将文档另保存为一个文本文件（.txt）。（7） 在Excel中直接打开该文本文件，另存为其他名字的Excel文件即可。2使用专门的修复软件进行修复Advanced Excel Repair (AER)是一款功能强大的Excel文件修复工具，它可以扫描 Excel 文件并尽可能修复其中的数据，减少数据的损失。本节以Advanced Excel Repair 1.4汉化版为例，介绍它的使用。其步骤如下：（1） 启动“Advanced Excel Repair”程序在“选择待修复的Excel文件”框中，单击按钮，选择损坏的Excel文档在“输