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1、销售管理和办公自动化系统（信息管理系统）方案说明书文档号：FZSS-YHX -01编制：郑梅娇审核：郑梅娇审批：蒋兴钉2014年03月21日顺生信息技术有限公司2014All Rights Reserved目录1概述12总体思想12.1项目背景12.2系统现状22.3建设目标22.4总体原则23后台管理解决方案23.1平台选型23.2 系统框架结构图43.3物流行车管理系统43.4 粉煤灰购销管理系统73.4.1 基础信息管理73.4.2 客户管理73.4.3 供货单位管理73.4.3.1 供货单位基本信息管理73.4.3.2 供货数量管理83.4.3.3 供货结算83.4.3.4报表管理83
2、.4.3 销售计划制定83.4.4合同管理83.4.4.1合同起草93.4.4.2合同制定93.4.4.3发货93.4.4.4开票93.4.4.5收款93.4.4.6合同归档103.4.5销售记录表103.4.6销售明细表103.4.7客户信用度分析103.4.8报表管理103.5零星材料采购存储管理系统103.5.1 基础信息维护113.5.2 采购计划管理113.5.3 采购管理113.5.4入库管理113.5.5 出库管理123.5.6 库存管理123.5.7 统计与报表管理123.5.8 结算管理123.5.9财务管理系统接口123.6人力资源管理系统123.7财务管理系统173.8部
3、门计划管理系统183.9预算管理系统193.9.1预算制定193.9.2预算执行与监控193.9.3预算分析与评价193.10办公发文管理系统203.10.1工作管理203.10.2邮件管理203.10.3信息发布213.10.4会议安排213.10.5公文管理223.10.6公共信息管理233.10.7办公用品管理233.10.8信息简报233.10.9资料管理243.10.10日程管理243.10.11通知公告253.10.12通讯簿263.10.13综合查询263.11系统管理263.12流程管理273.13待办管理274智能行销手机284.1硬件要求284.2智能行销手机软件功能285
4、进度安排预计296报价表306.1软件报价表306.2硬件报价表31 / 1 概述本方案是顺生信息技术有限公司按贵司的要求，在商讨了基本需求的基础上，结合顺生信息公司多年从事企业信息化和开发的经验，而为提供信息管理系统方案。目的是使负责信息管理系统的领导和专家能充分了解整个系统的设计思路和总体思想，为总体功能定义、技术平台确定等提供帮助。2 总体思想本方案主要是信息管理系统提供详细的解决方案。2.1项目背景随着科学与技术的发展，电厂粉煤灰正在从一种工业废弃物向一种工业原材料方向发展。当粉煤灰市场价值逐步提高时，解决粉煤灰销售管理问题的迫切性也逐步显现出来。目前粉煤灰销售管理方式多采用手工开票/
5、记账方式，它主要表现在：在执行“先款后货”的制度中缺乏简单有效的技术手段，灰库现场缺乏对车辆装载数量与品种的控制技术手段等。 管理系统以规范粉煤灰销售过程为目标，将运灰车辆、行销管理、采购存储管理、人力资源管理、财务管理、部门计划管理系统、预算管理系统、办公自动化、管理人员有机联系起来，建立一套新的信息管理系统，实现了粉煤灰销售信息的计算机网络管理与全流程监督，提高了粉煤灰的销售管理水平和管理效益，减少环境污染，增加企业经济收益。 2.2系统现状2.3建设目标物流行车管理系统、粉煤灰购销管理系统、零星材料采购存储管理系统、人力资源管理系统、财务管理系统、部门计划管理系统、预算管理系统、办公发文
6、管理系统等功能模块2.4总体原则在信息管理系统建设的过程中我们将从客户的实际情况出发，实事求是，力争在一定的投资能力上达到技术的先进性，在软件的设计上充分考虑到今后系统运行管理费用的经济性和数据的安全性、可靠性。u 可继承和可移植性原则u 先进性原则u 易维护性原则u 可靠性、安全性原则u 可扩展性原则u 开放性原则3 后台管理解决方案3.1平台选型信息管理系统框架利用目前先进的信息技术 ，各个模块按照基于B/S的三层机构进行组织，如下图所示：用户信息管理系统Transaction请求处理器 组件1（TX多媒体触摸查询系统接口.数据中转站数据接口连接池数据库库信息管理系统平台框架结构图Domi
7、no是一个开放的系统，它是基于网络操作系统和协议之上的应用软件和开发平台，因此，Domino作为一个应用软件是开放的。Domino同时支持各种操作系统及标准网络协议。Lotus Domino/Notes 结合了企业级电子邮件、分布式文档数据库与快速应用开发等三位一体的强大技术，全面集成 Internet技术，不仅为用户提供了方便易用、功能完善的邮件处理系统，而且在网络资源管理和在网络上共享和转换各类应用系统的信息等方面提供了安全、可靠和强有力的工具，其强大的工作流软件开发环境，可以帮助用户建立面向网络和客户机调试器结构体系的企业级应用解决方案，成为用户构建出功能强大的、可靠的、适应性强的电子邮
8、件基础设施。可靠性; Domino邮件传递服务采用/结构，具有可靠的可监控性、可管理性。高效率: Domino 服务器提供多线程路由，支持SMP，支持数千个用户同时访问，能够满足大型企业的应用和管理需求。支持多种客户机包括基于MAPI和POP3协议的邮件客户机、Web浏览器和Notes客户机。 与Internet紧密的集成支持所有主流的Web协议，使Domino成为世界上第一个交互式Web应用服务器和 Web应用开发环境。由于Domino在工作流和文档处理方面有着别的平台无法比拟的优越性，政府部门及其下属单位都选择了Lotus Domino做为办公服务系统的软件平台,且根据国内多个单位MIS系
9、统的建设经验，我们也选择Lotus Domino 8.5作为综合事务管理系统的统一平台。3.2 系统框架结构图3.3物流行车管理系统u 基本信息管理：车辆类别、货品类别、费用类别、业务类别等基本信息的管理。u 车辆管理：车辆及驾驶员信息的综合管理。车辆档案（车牌号码、厂牌型号、车型、颜色、燃油类型、油箱容量、核载重量等）,驾驶员档案（驾驶员姓名、性别、身份证号、驾驶证号、电话、地址等）的管理。u 安监管理：运输车辆安全综合管理，包括维修保养管理（维修保养申请、维修保养审批、维修保养记录）、轮胎管理、事故违章管理及出车安全检查。u 安全报警管理：车辆安全报警管理，包括安全报警设置（报警类型和报警
10、方式），安全报警查询和安全报警统计。报警类型包括超速、疲劳驾驶、怠速、碰撞、侧翻、转弯过急、急加速、急刹车、偷漏油、砸车、拖车、非法移动车辆、抢劫、非法开门、断电等。u 油耗管理：监控车辆加油、油耗情况，分析车辆作业的油耗状况。当车辆发生油量异常变化时，向系统或指定手机报警（报警内容包括车牌号码、时间、地点、油量变化量）。u 费用管理：车辆运营费用的综合管理与审核，包括燃油、维修保养、保险、事故违章、年检等费用和税费、规费的管理。支持查询、统计、打印任何车辆任意时间段内的任何费用情况。u 业务管理：车辆业务管理，包括客户档案（客户名称、客户类别、联系人、联系电话、地址、结算方式、信用额度等信息
11、）管理和货品信息（货品 名称、货品规格、货品性质、货品类型、重量、体积等）的管理。u 仓库管理：仓库和装卸地的综合管理，包括仓库与装卸地的名称、所在城市、详细地址、货物类别、负责人、联系电话、传真、容量等信息的管理和库存管理。支持电子地图位置标识与管理。u 运输路线管理：常用运输路线（包括路线名称、路线全长、路线描述、途经地）的管理，支持电子地图浏览、导出及打印。u 运输管理：车辆运输动态管理,包括运单管理、配载调度、运量确认、出车管理、到货管理、回车管理与回单管理。u 配载管理：根据实时运单信息（货物信息、货物类别、到货时间等）和车辆动态信息（当前位置、配载状况、作业状况）进行实时、配载计算
12、、配载确认及运输线路选择，实现物流运输的实时、动态管理。u 调度管理：实时、精准掌握车辆和货物的动态信息，包括位置信息、作业信息、配载信息、货况信息、路线信息、货物信息、到货时间等信息，合理安排调度作业。u 跟踪管理：车辆运输跟踪管理，包括运输作业跟踪、运输货物跟踪和车辆作业跟踪。实时、精准掌握运单作业状态、货物在途状况和车辆运输状态，提高运输的透明度和对运输过程的控制能力，提升了运输的安全性。u 运营统计：物流运输与车辆综合统计与分析，包括车辆作业统计、运量统计、延时统计、行车统计、运营效率统计（车辆运营效率统计和线路运营效率统计）、费用统计和其它统计。u 驾驶员考核：根据出事情况、驾驶行为
13、的安全性与经济性对驾驶员进行考核并分析和统计其异常驾驶行为。u 监控中心：全方位的车辆监控、定位和跟踪，区域选车，轨迹回放，行车信息查询和报警查询；测距，兴趣点添加（收费站、加油站、修理厂、医院等），道路管理，禁区管理，越界管理等。u 网络查货(车)：可上网浏览查询货物与车辆的实时动态信息。u 物流车辆分析：可以根据多种查询条件对车辆或者货物进行查询分析。3.4 粉煤灰购销管理系统粉煤灰购销管理系统包括基础信息管理、客户管理、销售计划制定、合同管理、销售开票、销售结款、未付款查询、销售查询、客户信用度分析、销售记录、销售明细表等功能子模块。3.4.1 基础信息管理基础信息管理包括产品信息维护、
14、往来单位信息维护等功能子模块。3.4.2 客户管理客户管理包括客户名称、联系人、联系电话、地址、购买产品、信用度等功能子模块3.4.3 供货单位管理供货单位管理包括供货单位基本信息管理、每天供货数量、报表管理等功能子模块组成3.4.3.1 供货单位基本信息管理可以新增、删除、修改供货单位，供货单位付款方式，结算方式，结算日期、合同到期提醒等功能3.4.3.2 供货数量管理每天由驾驶员跟供货单位联系人联系单位，驾驶员通过PDA把相关数量记录下来上传到后台软件，每个供货单位会单独形成一条记录，可以查询统计今天所有供货单位的供货数量。3.4.3.3 供货结算根据不同供货单位制定的结算日期，到期可以提
15、醒，按照结算日期可以对此供货单位进行日期或者供货单位名称进行查询统计，以EXCEL报表形式导出。提供打印的功能。月底可以按照多种复合查询方式形成月报表。各个供货单位可以自动统计成一张报表。3.4.3.4报表管理可以根据不同的查询条件提供不同的报表方式。可以导出和打印等功能。3.4.3 销售计划制定每个月月底制定下个月的销售计划，销售计划由销售主管起草，发给各个销售人员，销售计划实现完整的审批流程后，接下来开始跟踪销售计划完成情况，未完成填写未完成原因，完成情况填写完全情况等完整的闭环扭转过程。未完成的销售计划可以自动到下个月计划。3.4.4合同管理合同管理包括合同起草、合同签订、开票、发货、合同收款等完整的流程。提供WORD文件、PDF文件以附件形式上传。可以详细跟踪到销售合同完整的过程，合同收款到期提醒。合同供货到期提醒等功能
