《成功组织会议必须了解的基本要素》由会员分享，可在线阅读，更多相关《成功组织会议必须了解的基本要素（10页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、./n 更多资料料请访问问.(.)./成功组织织会议必必须了解解会议的的基本要要素人是是社会性性的动物物，开会会是人类类生活中中的常态态。人们们热衷于于开会，是是由于会会议是制制定计划划、获取取信息和和建立联联系的主主要手段段。会议议可以开开得富有有成效、妙妙趣横生生，也可可以开得得死气沉沉沉、毫毫无建树树，这取取决于与与会者交交流的方方式以及及会议的的议题等等。对于于举办会会议的组组织者来来说，如如何能确确保会议议取得一一个理想想的效果果，必须须了解会会议的基基本要素素，只有有在完成成基本要要素的基基础上才才有可能能取得成成功，那那么会议议的基本本要素是是什么呢呢？即，不不仅有时时间，地地点
2、，与与会人员员，主持持人，而而且有明明确的议议题名称称等。 （1）与与会者与会会者就是是参加会会议的正正式成员员，包括括主持人人，也包包括秘书书，但不不包括在在会场上上的其他他服务人人员。（22）主持持人 主持持人是会会议过程程中的主主持者和和引导者者，也往往往是会会议的组组织者和和召集者者，对会会议的正正常开展展和取得得预期效效果起着着领导和和保证作作用。会议议主持人人通常由由有经验验、有能能力、懂懂行的人人，或是是有相当当地位、威威望的人人担任。一一般有两两种情况况：A 一种是是当然主主持人，是是由其职职务和地地位，也也就是由由组织的的章程或或法规决决定的。B 另一种种是临时时的主持持人，
3、比比如，各各种代表表会议，或或几个单单位、几几个地区区的联席席会议，则则由代表表们选举举或协商商产生。特特别重大大的会议议，则需需产生相相应人数数的主席席团，由由主席团团成员集集体或轮轮流主持持会议。 （33）议题题 议题题是会议议所要讨讨论的题题目，所所要研究究的课题题，或是是所要解解决的问问题。议议题必须须具有必必要性和和重要性性，又必必须具有有明确性性和可行行性。会会议围绕绕这样的的议题展展开讨论论、进行行研究，才才容易取取得共识识或最后后表决通通过。每每次会议议的议题题应该尽尽可能集集中、单单一，不不宜过多多，不宜宜太分散散。尤其其是不宜宜把许多多互不相相干的问问题放在在同一会会议上讨
4、讨论，使使与会者者的注意意力分散散，不利利于解决决问题。 有些些重大的的代表会会议，先先由代表表提出“提提案”，由由秘书或或秘书处处汇总。再再提交主主席团或或专门的的“提案案审查委委员会”审审议通过过，才能能成为列列入会议议议程的的正式议议题。（44）名称称 正式式会议必必须有一一个恰当当、确切切的名称称。俗话话说，名名不正则则言不顺顺。会议议的名称称要求能能概括并并能显示示会议的的内容、性性质、参参加对象象、主办办单位或或组织、时时间、届届次、地地点或地地区、范范围、规规模，等等等。 会议议名称必必须用确确切、规规范的文文字表达达。它既既用于会会前的“会会议通知知”，使使与会者者心中有有数，
5、作作好准备备；又用用于会后后的宣传传，扩大大会议的的效果；更用于于会议过过程中使使与会的的全体成成员产生生凝聚力力。 大中中型的会会议名称称被制作作成横幅幅大标语语，置于于会议主主席台的的上方或或后方，作作为会议议的标志志，简称称“会标标”。会会标必须须用全称称，不能能随意省省略，以以免不通通，产生生误会。（55）时间间 会议议时间有有三种含含义：AA 一是是指会议议召开的的时间；B 二二是指整整个会议议所需要要的时间间、天数数；C 三是指指每次会会议的时时间限度度。会议议召开时时间 某个个会议什什么时间间召开最最合适?要考虑虑多种因因素。首首先是需需要，如如每周一一次的工工作例会会，通常常放
6、在周周末的下下午，一一周即将将结束，下下一周就就要开始始，利于于承上启启下。一一年一度度的职工工代表会会议，宜宜于年初初召开，既既利于总总结上年年的工作作、生产产成果，又又利于讨讨论、部部署新一一年的工工作、生生产计划划，通过过各种预预算等。有有些会议议如农业业生产、学学校教育育等本身身就有很很强的季季节性或或季度性性。其次次是可能能，即最最好是每每位与会会者都能能参加的的时间。如如日本的的有些企企业召开开各部门门干部汇汇报会，常常定在下下班前半半小时，而而不是安安排在刚刚上班时时。再次次是适宜宜，即要要考虑气气候、环环境等自自然因素素和社会会因素。会议议需要时时间 会议议需要时时间可长长可短
7、，尽尽量紧缩缩。少则则几分钟钟、几十十分钟；多则几几天、十十几天。会会议组织织者应尽尽可能准准确地预预计需要要时间，在在会议通通知中写写明，便便于与会会者有计计划地安安排。会议议时间限限度 每次次会议时时间最好好不超过过一小时时。如果果需要更更长时间间，应该该安排中中间休息息。 （66）地点点 会议议地点，又又称“会会址”。既既是指会会议召开开的地区区、城乡乡，又是是指会议议召开的的具体会会场。为为了使会会议取得得预期效效果，选选择会议议的最佳佳会址也也得考虑虑多种因因素。国际性或或全国性性会议，要要考虑政政治、经经济、文文化等大大因素；专业性性会议，应应选择富富有专业业特征的的城乡地地区召开
8、开，以便便结合现现场考察察。小型型的、经经常性的的会议就就安排在在单位的的会议室室。选择择会址，还还要考虑虑会场设设施、交交通条件件、安全全保卫、气气候与环环境条件件等因素素。请示请示是是用于向向上级机机关请求求指示、批批准的一一种上行行公文。根根据请示示的不同同内容和和写作意意图分为为三类:请求指指示的请请示；请求批批准的请请示；请求批批转的请请示。请请示一般般由标题题、主送送机关、正正文、发发文机关关、日期期五部分分组成。请示示的含义义及特点点请示示:是用用于向上上级机关关请求指指示、批批准的一一种上行行公文。请请示具有有以下特特点: 请示事事项一般般时间性性较强。请请示的事事项一般般都是
9、急急需明确确和解决决的,否否则会影影响正常常工作,因此时时间性强强。 应一事事一请示示。 一般主主送一个个机关,不多头头主送,如需同同时送其其他机关关,应当当用抄送送形式,但不得得在请示示的同时时又抄送送下级机机关。 应按隶隶属关系系逐级请请示,一一般情况况不得越越级请示示,如确确需越级级请示,应同时时抄报直直接主管管部门。 2、请请示的分分类 根据据请示的的不同内内容和写写作意图图分为三三类: 请求指指示的请请示。此此类请示示一般是是政策性性请示,是下级级机关需需要上级级机关对对原有政政策规定定作出明明确解释释,对变变通处理理的问题题作出审审查认定定,对如如何处理理突发事事件或新新情况、新新
10、问题作作出明确确指示等等请示。请求批批准的请请示。此此类请示示是下级级机关针针对某些些具体事事宜向上上级机关关请求批批准的请请示,主主要目的的是为了了解决某某些实际际困难和和具体问问题。 请求批批转的请请示。下下级机关关就某一一涉及面面广的事事项提出出处理意意见和办办法,需需各有关关方面协协同办理理,但按按规定又又不能指指令平级级机关或或不相隶隶属部门门办理,需上级级机关审审定后批批转执行行,这样样的请示示就属此此类。 请示示的写作作要求 请示一般般由标题题、主送送机关、正正文、发发文机关关、日期期五部分分组成。请请示的正正文,主主要由请请示的原原因、内内容、要要求三部部分组成成,请示示时应将
11、将理由陈陈述充分分,提出出的解决决方案应应具体,切实可可行。请请示的注注意事项项除其特特点中所所述之外外,还应应注意请请示与报报告的区区别,切切忌用报报告代请请示行文文;请求求的内容容若涉及及其它部部门或地地区时,在正常常情况下下应事先先进行协协商,必必要时还还可联合合行文,如有关关方面意意见不一一致,应应如实在在请示中中反映出出来;另另外请求求拨款的的应附预预算表;请求批批准规章章制度的的,应附附规章制制度的内内容;请请示处理理问题的的,本单单位应先先明确表表态;正正式印发发请示送送上级机机关时,应在文文头注明明签发人人姓名。通知通知可分分为“批批示性通通知”、“指指示性通通知”、“一一般性
12、通通知”、“会会议性通通知”、“任任免通知知”五种种。这里里仅介绍绍“一般般性通知知”、“会会议性通通知”、“任任免通知知”三种种。不论论哪种类类型的通通知，在在写作时时都应该该注意，要要有一个个符合标标题“三三要素”（即即发文机机关、事事由、文文种）的的标题。通通知是一一种使用用范围较较广的文文体。凡凡需要特特定机关关和人员员知道、办办理的事事宜，都都可以用用通知。但但也不能能因为通通知便于于使用而而滥用通通知。通知知可分为为“批示示性通知知”、“指指示性通通知”、“一一般性通通知”、“会会议性通通知”、“任任免通知知”五种种。这里里仅介绍绍“一般般性通知知”、“会会议性通通知”、“任任免通
13、知知”三种种。 一、一一般性通通知。在在上级机机关的有有关事宜宜需要使使下级机机关知道道或办理理时，如如：庆祝祝某个节节日，成成立、调调整、合合并、撤撤销某个个机构，启启用印章章，更正正文件差差错，请请下级机机关报送送有关材材料等，都都可使用用这种通通知。这这种通知知，要交交待清楚楚所通知知的事项项，如何何办理，有有什么要要求等。二、会会议通知知。上级级机关要要召开比比较重要要的会议议时，一一般都要要提前通通知所属属有关单单位，这这就是会会议通知知。这种种通知要要求写得得明确具具体，交交待清楚楚会议名名称、主主持单位位、会议议内容、起起止时间间、参加加人员、会会议地点点、报到到地点、携携带材料
14、料以及其其他有关关事宜。如如果这些些事项交交待不清清，丢三三拉四，就就可能影影响会议议的按时时召开和和正常进进行。 三、任任免通知知。上能能机关在在任免下下级机关关的领导导人或上上级机关关的有关关任免事事项需要要下级机机关知道道时要发发任免通通知。这这种通知知的写法法比较简简单，一一般只要要写清楚楚决定任任免的时时间、机机关、会会议或依依据文件件，以及及任免人人员的具具体职务务即可。 不论论哪种类类型的通通知，都都应该注注意以下下几点： 一、通通知一般般都要有有一个符符合标题题“三要要素”（即即发文机机关、事事由、文文种）的的标题，使使人一看看标题就就知道是是通知什什么事情情或要求求做什么么事
15、情。有有些机关关简单地地使用“通通知”作作标题，这这是不确确切的，应应尽量避避免，更更不应提提倡。 二、被被通知单单位就是是文件的的主送单单位，有有的通知知往往不不写被通通知单位位，这是是不妥当当的。三、如如果所通通知的事事项需要要被通知知的单位位尽快知知道，可可在“通通知”之之前加“紧紧急”二二字，这这就是常常见的“紧紧急通知知”。秘书的沟沟通方法法可以采采取面谈谈、书面面、会议议以及演演讲和电电子媒介介等，其其技巧在在采取面面谈时，要要尽快记记住对方方的基本本情况语语言精简简明白、互互动、投投机和谐谐。采用用电子媒媒介沟通通技巧时时，要了了解最新新电子媒媒介的优优势，使使用各种种载体时时注意文文字的应应用不能能让私人人私公司司的秘密密在网上上传播。1、 及及时明确确沟通对对象（用用以下两两个方法法来帮助助自己：一是熟熟悉制作作和使用用必要的的沟通记记录工具具；二是是恰当询询问回使使已有的的信息更更具有针针对性）2、 了了解沟通通对象的的行为习习惯和工工作风格格3、 正正确选择择沟通渠渠道（面面谈、书书面、会会议、演演讲、电电子媒介介等）技巧：面面谈的技技巧
