信息系统分析报告

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1、上海理光传真机有限公司信息系统分析报告策划设计：专家组上海三元企业管理有限公司2001年12月20日目录第一部分：各系统的现状分析 一、信息系统现状分析 二、EDP系统的现状与问题分析 应用情况存在问题三、销售系统分析应用现状存在问题四、财务系统分析 应用现状存在问题五、Notes办公系统分析应用现状存在问题第二部分：现存问题的原因分析 一、各子系统内部的缺陷（详见现状分析） 二、企业缺乏一个比较前瞻性的战略，导致信息系统的定位与 规划不明确 三、子系统之间无法实现信息共享 四、缺少一个统一负责信息系统规划和管理的部门，而是分散 在各部门，各司其职，缺乏总体协调 第三部分：上海理光信息系统规划

2、的对策建议 一、信息系统规划的目标 二、信息系统应用系统分析 （一）信息系统愿景 （二）信息系统应用总体结构 （三）订单获取与完成流程 （四）制造与物料流程应用系统 （五）新产品研究与开发流程 （六）售后服务流程应用系统 （七）财务流程应用系统 （八）人力资源流程应用系统 三、信息系统实施方案的简单建议 四、关于WEB应用的建议五、关于成立信息中心的建议 附录.46第一部分：各系统的现状分析亠、信息系统现状分析从信息技术基础框架角度而言，上海理光目前拥有终端 200多台，服务器4台，包括一台AS400的服务器，配置良好。在金桥的办公大楼已经形成了一套较好的网络体系，有DDN专线与外高桥PCB部

3、门连接，与日本的信息传播使用的是日本理光的卫星专线系统，可以直接连接到日本理光的R-WAN系统，与日本理光世界各地的公司共享数据和信息。从平均水平上看，上海理光的硬件环境与一般企业相比处在中上水平，即便在上海同类的IT行业也能处在中等水平。从上海理光的信息系统应用分析，目前主要包括用于生产本部的EDP系统、经理课的金蝶财务系统、经营部的一套小型的用友经营软件以及部分科室使用的比较多的“Notes 办公系统”。具体分管部门职能如下：本报告的目的是希望通过对上海理光目前信息系统的分析，找出具体原因，并提出相应的对策建议。下面分别就每个系统的现状进行详细的描述：二、EDP系统的现状与问题分析EDP系

4、统涉及到的部门主要包括生产管理课、资材课、进出口课、经理课、配膳课、部品检查课、部品管理课。负责EDP系统日常维护工作和管理工作的有 4个人，对EDP系统的应用与技术比较熟悉， 可以针对业务的需求对 EDP系统进行一定的扩展和开发。目前EDP主要的应用范围如下：生产管理课：部品基准情报维护，BOM的编制，生产体制与生产计划维护，组付实绩输入，数据查询等。资材课：供应商情报维护，单价等订货参数维护，订单的自动发行，手工订单的发行、变更，紧急部品情报查询，交货期延迟情况查询等。进出口课：进口部件手册输入，出口清单输入，各类核销假报表输出，关联情报查询等经理课：每日部品在库清单， 每月部品收发存情报

5、， 每月部品购损情报、 每月生产实绩情报等。部品检查科：检查结果报告的输入，进货预定情况查询，检查区部品情况查询等。 部品管理课：入库实绩报告的输入， 自动发行出库票， 出库实绩报告的输入， 残返票自动打印， 杂入杂出票据的输入，各类情报查询；收货实绩报告的输入， AIS 自动、注残查询等。应用情况总的来说，EDP系统是上海理光当前生产运营不可或缺的一部分，在生产协调中起着非常重要的作用。从EDP的现行能力角度分析，目前的应用情况如下：EDP系统是日本理光集团采用的统一的计算机生产辅助系统，上海理光与日本方的技术交流和 沟通一定程度上也依赖于 EDP。EDP与同类产品相比在部品管理方面的效果比

6、较明显，比较适合上海理光目前的生产方式。EDP系统本身是一套比较简单、易维护的系统，对服务器、PC机等硬件的要求不是很高，对维护人员的要求也不是很高。而且上海理光在EDP方面的应用经验时间比较长，解决问题的能力也比较强。EDP可以在目前的生产模式下 比较好地协调生产本部的信息交换，满足基本的信息需求和信息 控制。EDP系统经过了 EDP管理部门的一系列开发和功能补充后，已经与现有的生产流程互相 适应，日常运行基本正常。通过EDP积累的生产性基础数据相对比较全，在经过一定的处理后， 能打印出一些相关的报表、清单提供给需求的部门或主管，如经理课，但不能进行系统之间直接的数据交换。也可以在现 有数据

7、库的基础上，通过数据仓库或数据挖掘提炼出一些综合性的数据，提供给上层领导辅助 决策。存在问题尽管从目前来看，EDP能够基本满足当前的生产管理的要求，但就目前而言该系统也还存在许多问题：1) EDP系统的目的主要是针对部品物流过程，而不是向经营层提供产品成本、在库、品质等经营 信息，这就造成了经营层很难及时地了解生产方面的信息，更不用说通过信息对企业的运营进行管理和控制了。2）目前上海理光的 EDP系统的功能不及深圳理光 EDP功能的1/3，其它模块如，产品计划、BOM物料管理、质量管理、财务管理、产品管理、销售与分发管理等都没有实现，整个系统的整合 水平如与财务、设计系统的连接等也远不及深圳理

8、光。对比先进的制造系统如Oracle 公司的产品，还缺少物料管理、粗能力计划、能力计划、车间作业管理、成本管理等模块。从上海理 光的业务角度出发，至少还需要成本管理、销售与分发管理、能力计划、质量管理等模块。所 以很多流程仍需要人工协调，且目前还没有实现与日本理光管理系统的直接连接。3）EDP系统从计算机技术而言， 采用了简单的工作站/服务器的二层结构，而不是把数据库另列为一层的三层结构，从而导致系统的安全性、脆弱性、开放性等问题。比如说在运行过程中，有时会出现EDP系统的流程与当前业务流程相冲突的情况，需要人工干预，而这种干预只能是直 接对数据库操作， 危害到数据的安全。 更不用说有人恶意破

9、坏数据库时系统的安全性问题。 EDP 的软件结构框架决定了安全性的问题无法通过EDP本身来解决。4）同时由于EDP的界面是与DOS类似的命令操作型，而不是易操作的主流图形化界面，信息的可读性非常差，且不支持日文版。一般的员工需要经过较长时间才能适应，也引起培训成本以及 因员工流失而引起的成本的增加。5) EDP 系统的灵活性较差，在很多流程规则上与现有的先进的生产流程完全不兼容。现在上海理 光靠着“打补丁”修修补补的方式维持着现有的生产方式，从长期看，除非企业想维持这种生 产方式，否则EDP是坚持不了多长时间的。6) EDP 系统管理的权限设置与文档问题。 EDP 系统的权限管理应该规范起来，

10、如负责输入部品数 量的人就不应该让他负责货物的盘点。同时EDP系统的每次修改和开发都应该有文档的记录，否则后来的人很难对系统有全面的了解。上海理光已经充分认识到了 EDP目前的缺陷，但对于 EDP在企业战略角度的缺陷很少意识到。 实际上从长期的战略角度来看，EDP可能存在的问题就更严重了。A.随着企业业务的变化，EDP系统已经调整了很多次。但目前为止，还有很多规则被人为地违反，软件设计的科学性也被破坏，如采购订单的发注基本都没有按EDP系统自动生成地进行，原因是自动的订单可能会造成库存的积压，这样整个游戏规则都被破坏掉了，其它子系统的功能也受到影响。这些问题随着时间的积累越来越严重，当然问题的

11、最根本原因在于软件制度的执行程度不够，是人为的因素。企业无论采用什么系统，都会存在这个问题。上海理光的EDP系统基本只包含了计划模块、库存模块、采购模块以及一些相关的查询功能，缺少完整的生产制造系统中应有的车间作业管理、生产能力平衡模块等。所以只能勉强支持流水线组装的生产方式，对于其它生产方式如固定工位的组装生产、细胞式生产方式等复杂型的制造方式就难以适应。如果企业的产品开发战略改变，EDP就会成为最大的障碍。PCB事业部目前没有应用计算机系统的主要原因也正于此。一般完整的制造型企业的生产系统模式如下图所示：EDP系统只是生产制造系统，不是E. 上海理光不只是一个生产中心，还包括开发、销售等功

12、能，而企业信息系统的全部，即使 EDP在生产管理方面做的再好，如果不能与企业的其它信息进行整合、不支持企业的战略也是不够完善的，甚至在某种程度上阻碍了未来企业信息系统的整合。三、销售系统分析应用现状销售公司之所以购买销售系统，最根本的原因是财务部门无法及时地提供详细的统计信息，如日 销售报表、月销售报表、担当销售排行等，只能有市场课人员手工编制，工作量非常大。购买了用友 公司的网络财务软件并进行一定的二次开发后，这部分工作就由计算机来完成了。这套系统的功能主要包括销售计划的制定、发货管理、订货管理、开票管理、销售账表、销售统 计与分析、应收管理等，目前用到的最主要的是开票管理、计划的制定和应收

13、管理，统计打印功能是 另行开发的，其它模块因为业务特征的原因基本没有用起来。总的来说，销售系统只是一个统计、查询、打印的工具，起到的是替代手工劳动的功能，存在问题只是为了满足上级部门对相关报表的需求，没有起到任何管理功能，更谈不上信息系统对企业 应有的战略意义，只能作为部门内部的一个小应用软件，称不上系统。真正意义上的销售系统 应该能够处理整个功能链从定单处理的询价到发货和货单的需要。包括以生产系统为后台的报 价管理、提货管理、货物信息管理、经销商信息与业绩管理、销售订单管理、客户退货管理、 客户资料管理、售后服务文档管理、售后服务配件管理等，然后与财务、仓库等部门一起实现 应收账款管理、销售

14、成本管理、售后服务管理、货物库存管理等。重复数据输入情况严重。实际上销售系统目前所做的工作财务部门都能提供，已经在财务系统 的数据库中存在相关的数据，但是财务部门因为本身的业务处理引起效率太低，或者不愿意给 销售部门提供比较琐碎的报表。所以销售部门专门设一个人负责输入财务已经输入过的发票信 息、应收账款信息，导致重复输入，引起潜在的数据不一致。维修中心目前有一个简易的自我开发的库存管理系统，对维修中心的部品仓库进行管理。这一 部分似乎与企业的销售系统没有任何的相关关系，而是直接与财务打交道，其中也存在重复输 入的问题。实际上，售后服务也是销售的一部分，客户信息、产品信息、质量问题都应该与销 售

15、部门实现共享，并且与客户满意度直接相关，应该与销售统一管理。销售系统的存在从企业整体管理的角度来说，是没有意义的。在当前“顾客第一”的市场竞争下， 上海理光可以没有 CRM可以没有online服务，但销售系统应该在经销商管理、产品信息反馈、客 户管理与服务等角度来为企业服务，所以销售系统的内容、功能和定位都需要重新制定。四、财务系统分析应用现状财务系统采用的是金蝶 2000（工业版 V6.2 ），主要用于财务系统中的凭证管理、账本管理、报表管理及固定资产的管理，以及一些简单财务指标的计算等。目前销售公司（SRS的财务与上海理光（SRF的财务是分开核算的， SRS需要通过一套内部的价格核算体系单独计算销售收入、销售成本 等。到月底由经理课课长手工合并这两份报表，作为上海理光的总财务报表。目前SRS财务专员，因为没有销售分析、财务管理等职能，只需要记记账、做做报表，所以这套系统基本能满足业务的需求。 从SRF角度来说，除了手工处理的部分工作外，其它财务功能也基本能 得以实现，问题的焦点不在于财务系统本身上海理光的财务人员共计 11人，具体功能结构如下