03文件控制程序.docx

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1、03文件控制程序 1 目的 为有效控制本公司管理体系的所有文件和资料（内部制定的或来自外部的），确保文件的有效版本能及时、准确、有效地传达到各相关部门并得到执行, 保证文件和资料的机密性，确保质量工作依据可靠特制定本程序。 2 范围 适用于本公司所有列入控制范围的管理体系文件，包括质量手册、程序文件、标准规范、作业指导书、记录和外来技术文件等。这些文件可能承载在各种载体上，无论是硬拷贝或是电子媒体，无论是数字的、虚拟的、摄影的或者书面的形式。 3 职责 3.1 内部文件的编制，变更与修改权责见下表： 层次 名称 编制、修改 审核 批准 收发单位 第一层文件 质量手册 质量负责人 质量负责人 （

2、质量总监） 技术负责人 （技术总监） 总经理 质量部 第二层文件 程序文件 各职能部门 质量负责人 （质量总监） 总经理 质量部 第三层文件 作业指导书 各职能部门 部门负责人 质量负责人 （质量总监） 技术负责人 （技术总监） 质量部 第四层文件 记录格式 各职能部门 部门负责人 质量负责人 （质量总监） 技术负责人 （技术总监） 质量部 3.2质量负责人组织对管理体系文件的定期评审。 3.3技术负责人负责定期对技术标准规范进行审查、跟踪。 3.4 各部门或个人对持有的受控文件负责保管和正确使用。 3.5 质量部文控员负责受控文件的管理。 4 工作程序 4.1 文件编写规定 4.1.1 质量

3、手册的内容结构为：1.目的；2.范围；3.职责；4.要求；5.支持性文件。 4.1.2 程序文件的内容结构为：1.目的；2.范围；3.职责；4.工作程序；5.支持性文件；6.相关记录；7.流程图（必要时）。 4.1.3作业指导书的文件执行作业指导书编写导则(SFJC -ZY-ZL-0101)。 4.2 文件分类及编码 4.2.1质量手册文件编号： SFJC/SC XXXX 圣丰检测/手册 年号 4.2.2程序文件文件编号 SFJC/CX XX 圣丰检测/程序 顺序号 4.2.3作业指导书文件编号 SFJC / ZY- XX XXXX 圣丰检测 作业指导书 部门缩写 文件流水号 4.2.4技术记

4、录表编号 SFJC /YSJL XXX 圣丰检测/原始记录 流水号 4.2.5质量记录表编号 SFJC /CX XX XX 圣丰检测/程序 顺序号 该程序的 表格流水号 4.2.6合同编号 SFHT XXXX XX XXXX X 圣丰合同 年份 检测性质 流水号 样品类型 检测性质：WT-委托；HP-环评；ZS-自送； YS-验收；KH-能力验证、比对、人员考核、模拟检测。 样品类型：N-噪声；W-水；S-土壤；Q-气；I-电离辐射；C-综合类。 4.2.7项目编号 SFJC XXXX XX XXXX X 圣丰检测 年份 检测性质 流水号 样品类型 检测性质：WT-委托；HP-环评；ZS-自送

5、；YS-验收；KH-能力验证、比对、人员考核、模拟检测。 样品类型：N-噪声；W-水；S-土壤；Q-气；I-电离辐射；C-综合类。 4.2.8外部文件编号 SFJC /WB XX XXXX 圣丰检测 外部 类别 流水号 类别: 1、BZ标准，2、GF规范, 3、FF方法，4、QT其他 4.2.9文件版本号 文件/表单版本A为原版，该版本第一次颁布为第0次修订，若第一次修订，则为A/1版本。 4.3 文件变更和废止 4.3.1 文件变更和废止由文件原制订部门或相关部门人员以文件修订/作废申请表提出并说明原因。 4.3.2 文件变更与废止仍须由文件原审核人及原批准人决定，并在文件修订页上记录。若因

6、某种原因不能实现时，则新审核人应调阅相关背景资料以供参考。 4.3.3管理体系文件修改后，将修改后的文件按规定发放范围及时发放，并在修订页上注明修改内容。 4.4 文件的批准、发放与回收 4.4.1 文件编制或变更后由质量部文件控制管理员对文件的编号、版本、版次校对无误后，登录于文件管制总表，并及时随文件修改情况变更。每年一月份，质量部将最新版的文件管制总表发放给各文件持有部门，让其核对所持文件是否最新有效，文件管制总表的发放、回收均需作好登记。 4.4.2 质量部文件控制管理员根据文件批准人的要求决定文件分发范围和各部门的需要，决定文件分发数量，进行复印，在每份批准页面上加盖受控文件印章注明

7、分发号后发放，并请收文部门或个人于文件发放与回收记录上签名，若为修订或废止文件，则需将作废文件回收，回收时应注意数量及内容之完整性，并记录于文件发放与回收记录。 4.4.3 总经办资料管理员负责文件管制总表和文件发放与回收记录的存档。 4.4.4 旧版文件由质量部回收，有法律和知识经验的应予长期保留，保留的旧版文件应在原件 正面加盖作废文件章以识别。回收的受控文件销毁时限根据具体情况确定，但不应低于一年。 4.4.5 文件如发现缺页、破损、字迹模糊或遗失，需求部门应填写文件补发申请表向质量部申请补发，不得以任何打印/影印方式自行处理。 4.5 外部文件的管理 4.5.1 外部文件指与管理体系相

8、关的国际或国家或行业标准规范。 4.5.2 外部文件由质量部文件控制管理员统一编号后登录于技术规范和标准目录中，外来文件依其版次为版次，若无版次时将其作为原版登录。 4.5.3 若有外部文件作为本公司检测标准规范，需发行时，须经技术负责人批准后执行，并须于封面加盖受控文件章和分发号，按4.4.2予以分发。 4.5.4 为确保技术标准规范的现行有效,由质量部文件控制管理员定期（一般为每三个月一次）或根据上级业务主管部门的通知，对技术标准规范进行查核，结果报技术负责人确认；如发现有过期技术标准规范应及时进行更换，必要时可对使用过期技术标准规范的检测报告进行审查。 4.5.5 如有新出台或作废的技术

9、标准规范应由技术负责人确认后交质量部文件控制管理员按4.5.2对技术规范和标准目录进行增删。 4.5.6 参考用技术书籍，也需登录于技术规范和标准目录，但不用受控发放。如需从总经办借阅，需填写文件借阅登记表。 4.6 文件修改方式 本公司不允许手写修改文件。凡经发放的受控文件，使用人员不得在文件上画线，加注记号或手写修改。 4.7 文件的定期审查 质量负责人至少在每次管理评审会议前对管理体系文件的系统性、符合性进行审查并保存相关记录（体现在内审检查表上），当相关标准发生变化时也须进行评审。如需修改，按4.3文件变更和废止条款执行。 4.8 文件保管 4.8.1 质量部负责受控文件的管理并保存受

10、控文件的原件。 4.8.2 各部门使用的受控文件应指定专人管理。 4.8.3 个人持有的受控文件必须妥善保管，不得丢失。 4.9 文件的调阅 各部门人员欲调阅文件或资料须填写文件借阅登记表由申请部门负责人确认后向总经办资料管理员办理调阅手续。 4.10 受 保存在计算机中的受 控文件的管理 保存在计算机中的受控文件由质量部文件控制管理员统一进行保管，并标识出相应的版本号。保存受控文件的计算机应设置开机密码。当受控文件进行修改时，质量部文件控制管理员管理员按经审批的文件修订/作废申请表的内容对存在计算机中的受控文件进行修改，更改的或新的文件内容应在文件修订页上标注清楚。当有不同版本的电子文件时，

11、应进行另存操作并标识出相应的版本号，以防混淆。受控电子文件需要备份。质量负责人负责定期对保存在计算机中的受控文件的管理进行检查。 5 支持性文件 5.1 记录管理程序 SFJC/CX-12 6 质量记录 6.1 文件管制总表 SFJC/CX-03-01 6.2 文件发放与回收记录 SFJC/CX-03-02 6.3 文件修订/作废申请表 SFJC/CX-03-03 6.4 文件补发申请表 SFJC/CX-03-04 6.5 文件借阅登记表 SFJC/CX-01-03 6.6 技术规范和标准目录 SFJC/CX-03-05 6.7 文件修订页 SFJC/CX-03-06 6.8 文件销毁记录 SFJC/CX-03-07