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1、会议款待及注意事项依照参加会议的人数不同样、会议款待的准备工作的内容不同样以及会议款待的方式不同样，对会议的组织方法，礼仪要求也不同样。第一是会议的筹备工作。依照会议规模，确定款待规格。发放会议通知和会议日程。会议通知必定写明召集人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、地址、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的资料、联系方式等内容。通知后边要注意附回执，这样能够确定受邀请的人可否参加会议，准备参加会议的可否有其他要求等。对于外处的会议参加者还要附上到达会议地址和住宿旅店的路线图。这个路线图防备了外处人问路的好多麻烦。会议日程是会议活动时期每日的详尽安排，它是人们认识会议情况的重要依照。它的形式
2、既能够是文字的也能够是表格的。它能够随会议通知一起发放。选择会场。选择会场，要依照参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好是达到必然标准：第一：大小要适中。会场太大，人数太少，空下的座位太多，松松弛散，给与会者一种不景气的感觉;会场太小，人数过多，挤在一起，像乡下人赶集，不但显得小气，而且也根本无法把会开好。所以，英国的首相丘吉尔曾说：“绝对不用太大的房间，而只要一个大小正好的房间。”第二：地址要合理。历史召集的会议，一两个小时就散的，能够把会场定在与会人员较集中的地方。高出一天的会议，应尽量把地址定的离与会者住所较近一些，免得与会者来回奔忙。第三：隶属设施要齐全。会务人员必然要对会场的照明
3、、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等进行检查，不能够够因为“前一次会议是从这里开的，没出什么问题，”就草率地认为“这回也会同样顺利”。否则，可能会造成损失。第四：要有停车场。现代社会招会合议，“一双草鞋一把伞”赶来开会的人已经不多了。轿车、摩托车都要有停放处，会才能开得成。会场的部署。会场的部署包括会场四周的装饰和坐席的配置。一般大型的会议，依照会议内容，在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝口号。可在会场内摆放合适的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料，应擦洗干净，摆放雅观、一致。坐席的配置若是和会议的风格平和氛，讲究礼宾次序，主
4、要有以下几种配置方法：圆桌型。若是是使用圆桌或椭圆形桌子。这种部署使与会者同领导一起围桌而坐，从而除掉不同样等的感觉。别的，与会者能清楚地看到其他人的相貌，所以有利于互相交换意见。这种形式适于1020人左右的会议。座次安排应注意嘉宾或上级领导与企业领导及陪同当面做，嘉宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中地址，企业最高领导与上级领导相对而坐。同级其他对角线相对而坐。口字型。若是使用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于很多人数的会议。教室型。这是采用得最多的一种形式，它适用于以传达情况、指示为目的的会议，这时与会者人数比很多、而且与会者之间不需要谈论、交流建议。这种形式主席台与听众席相对而坐。主席台的
5、座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中间的席位为上，其他按左为下右为上的原则依次排列。准备会议资料。会务组应该准备有关会议议题的必要资料，这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会者，方便于与会者的阅读和做好发言准备。会议前的款待礼仪。会前检查。这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的拯救。比方检查音像、文件、锦旗等可否准备齐全。提前进入款待岗位。款待人员应该在与会者到来从前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。一般的款待工作分以下几个岗位。签到。设一张签字台，配上1-2名工作人员，若是是要求款待品位比较高，能够派礼仪小姐担当。签字台北有毛笔、钢笔和签到本。向客人递钢笔时，
6、应脱下笔套，笔尖对自己，将笔双手递上。若是是毛笔，则应蘸好墨汁后再递上。签到本应精致些，以便保存。如需要发放资料，应礼貌地双手递上。款待人员应经常向会议组织者报告到会人数。引座。签到后。会议款待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。对重要领导应先引入休息室，由企业领导亲自作陪，会议开始前几分钟再到主席台就座。款待。与会者坐下后，款待人员应递茶，或递上毛巾、水果，热情向与会者解答各种问题，满足各种要求，供应尽可能周密的服务。会议中的服务礼仪会议进行中的服务要做到隆重、大方、敏捷、及时。倒茶服务人员注意观察每一位与会者，以便及时为其添茶水。添水是动作轻盈、快捷、规范。杯盖的内口不能够接触桌面，手指不
7、能够因在杯口上，不能够发生杯盖碰撞的声音。一般是左手拿开背盖，右手持水壶，将热开水正确倒入杯里，不能够让茶水溅到桌面上或与会者身上。杯子放在与会者桌上的右上面。若是操作不慎，出了差错，应不漏声色地赶忙办理，不能够惊动其他人，不能够慌慌张张，来回奔跑，将与会者的注意力引到自己身上，否则，这将是极大的工作失误。其他服务会议按拟订的程序进行，应紧凑，不要出现冷场的场面。这就要求各个工作人员“严阵以待”，做好各项准备工作。如，会议进行第一项：全体起立、奏国歌。这时音响应马上播放出国歌。又如，大会宣布宣布荣誉证书，组织人员应迅速将受奖人员排好队，礼仪小姐把领导从主席坐席上引出来，还有礼仪小姐将证书一一递
8、上，由领导颁发给受奖者。为使会场上的活动有条不紊，必要时应将有关人员组织起来进行模拟训练，防备会场上出现凌乱。若是与会者有电话或有人要相告特别重要的事，服务人员应走到他身边，轻声转告他。若是要通知主席台上的领导，最好用字条传达通知，防备没关人员在台上频频走动和耳语，分别与会者注意力。做好会后服务的准备。会议进行之中，就应为会后服务做好准备。如，会后要照相，就应提前将场所、椅子等部署好，摄影师做好摄影的准备。别的，会后的用车也应在会议结束前稳当安排。会后服务会议结束后，全部款待人员应分工明确地做好善后办理工作。组织活动会议结束后，有时还会安排一些活动。如联欢会、会餐、参观、照相等，这些工作很繁琐，应有一位领导一致指挥和协调，而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任，同时其他款待人员要积极配合，各负其责，做好自己分担的工作，以保证活动计划的顺利推行。送别依照情况安排好与会者的交通工具，使其快乐、及时地踏上归程。清搭理议文件依照保密原则，回收有关文件资料。整搭理议纪要。新闻报道。主卷归档。会议总结
