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1、会计档案归档与整顿(2月) 一、会计档案的概念什么是会计档案?会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。会计核算是对会计对象进行持续、系统、完整的记录和计算。一种年度会计核算工作结束，它所产生的材料凭证、账簿和财务报告即是会计档案。 需要注意的是：会计部门形成的材料诸多，只有会计专业核算材料才是会计档案。财会部门经办的有关财会工作的方针、政策、制度、预算、预算指标、筹划、工作总结、报告以及来往文书都不属于会计档案的归档范畴，应按照文书档案管理措施执行。二、会计档案的收集范畴：1、会计凭证：用来记录经济业务，明确经济责任，作为经济根据的
2、书面证明文书。涉及：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其她会计凭证。 、会计账簿:由固定格式账页所构成，以会计凭证为根据，全面系统科学地记录和反映各项经济业务的会计簿籍。涉及：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、多种辅助账簿、其她会计账簿。 3、财务会计报告：用统一的货币计量单位，以账簿记录为重要根据，按规定的表格形式,定期总括地反映核算单位在一定期期经济活动和财务状况的报告文献。涉及：月度、季度、年度财务报告,涉及会计报告、附表、附注及文字阐明,其她财务报告。4、其她：会计档案移送清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。 三、会计档案的整顿： 会计档案的整顿工作，就是将零散的和需要进一步条理化
3、的会计文献，通过科学的分类、组合、立卷、排列和编目,构成一种有序的过程。根据会计工作的基本环节,进行科学的分类整顿。同一全宗的会计档案应按年度分开整顿，不应跨年度,对跨年度的决算报表等，可放入针对内容年度里。 归档文献材料的收集要完整洁全，有头有尾。对打印输出的会计档案,财务主管要签字、盖章。(一)会计档案的分类行政事业单位的会计档案一般分为会计凭证、会计账簿、会计报表及其他类。 (二）会计档案的整顿、编号(以历下区档案局为例） 1、会计凭证的整顿、编号一方面将散装凭证按月份或会计科目装订成册,并加封角、封面填写齐全。一册凭证作为一种保管单位，准时间顺序排列,用4位阿拉伯数字编制大流水册号,将
4、编号用卷签(双格口取纸一半)贴在每册凭证脊背底边处,并在每册凭证封面右上角加盖数码章。保管期限为短期 档号编制:以每册为单位编制，全宗号-目录号-册号，如：00200050048。0020为全宗号,005为目录号,048为册号。(档号为目录检索使用）装盒：准时间顺序装盒。凭证盒封面填写规定：名称济南市历下区档案局时间20册数5保管期限短期编号0-052（名称部分盖单位名称章，时间、册数、保管期限、编号所有盖章，编号为盒内起止册号。) 以盒为单位编制大流水盒号,在盒脊下方贴兰色三格口取纸。第一行：全宗号目录号；第二行:册号(起止号);第三行:盒号（四位数)，填写居中：00200502-07802
5、0 建立检索工具：按册编制案卷目录，输入档案管理软件。2、会计账簿的整顿、编号账簿的整顿：会计账簿原则上保持原有基本，一本账作为一种保管单位。账簿在启用时，要在第一页前面填写“经管人员一览表”和“账户目录”。账簿分固定式和活页式归档整顿。固定式账簿保存空白页，但空白页不编页码；活页式账簿拆去空白页，编写页码，加备考表，装订成册。编写页数：以每册为单位，用铅笔对有效的页面编写;正面编在右上角，背面编在左上角。账簿保管期限为长期。账簿排列、编号：按账簿的自然形成规律,依时间顺序排列，用4位阿拉伯数字编制大流水册号，将编号用卷签（口取纸一半)贴在每册正面右上角。档号编制:以每册为单位编制，全宗号-目
6、录号案卷号（册号）(例如:00-0）装盒：时间顺序装盒并编写卷内目录、备考表。以盒为单位编制大流水盒号,并将盒号用数码章盖在盒脊的最下方。会计档案盒的盒面盖单位名称章; 盒脊填写:年 度：全宗号:0020目录号：004案卷号:0072-78保管期限：长期 0012(盒号）（填写内容所有盖章，案卷号为盒内账簿起止册号。） 编制检索工具:按册编制案卷目录，输入档案管理软件。3、财务会计报告的组卷、编号会计报表分类组卷:以案卷为保管单位，年报为永久、四季度报表在没有年报的状况下为永久(有单独年报时，为短期），其她季、月报表为短期。年报要单独整顿立卷,季报和月报可根据张数的多少，立成一卷或数卷。编制页
7、号：以卷为单位,用铅笔对有效页面编写，正面编在右上角,背面编在左上角。编写卷内目录、备考表。案卷的装订： 装订前拆除金属物，对破损的材料进行修补;没有装订线的归档材料加边条;装订时材料底边要齐,用双股蜡线,三孔一线装订。编制案卷号：准时间顺序排列，采用四位数阿拉伯数字编大流水卷号。档号编制：全宗号目录号+案卷号。案卷皮的填写。案卷封面填写：除案卷题名，其他栏目均为盖章。济南市历下区档案局（全宗名称） 会 计(二级类目) 济南市历下区档案局有关部门决算报表（案卷题名：责任者问题或内容+文种或名称)自12月至12月保管期限永久本卷共件5页归档号（不填)全宗号目录号案卷号000300卷脊填写:全宗号
8、、目录号、年度、卷号,所有项目盖章或碳素墨水填写。 编制检索工具:按卷编制案卷目录，并编制全引目录，输入档案管理软件。卷内文献材料的折叠：需要折叠的文献,应整体折叠，以不损伤文献原件为宜，并尽量齐整、美观。4、其她类：会计档案移送清册保管期限为长期；会计档案保管清册、会计档案销毁清册保管期限为永久。 四、会计档案的管理： 1、归档：各单位每年形成的会计档案，应由会计机构按照归档规定,负责整顿立卷，装订成册,编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管一年，期满之后,应当由会计机构编制移送清册，移送本单位档案机构统一保管。出纳人员不得兼管会计档案。移送时间按照会
9、计档案归档制度的规定执行，即三月底前向档案部门移送前一种年度的档案(例如:应移送的档案）。各单位应按照规定,由档案部门对会计档案实行集中统一管理，妥善保管。 2、交接：会计部门整顿的会计档案,经档案部门检查验收合格后，双方办理交接手续：会计档案案卷目录一式两份、全引目录一份，经交接双方清点核算；交接文据一式两份,交接双方签字盖章，各执一份（后附：交接文据格式）。3、排架：按会计档案形式时间顺序排列:即所有会计档案，按报表、账簿、凭证、其她四大类分别以时间顺序进行排列。 4、运用：各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要,经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会
10、计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽页。档案部门以及档案管理人员应按照有关规定，严格履行自己的职责。 五、会计档案的销毁: 会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。会计档案管理措施规定，保管期满的会计档案，可以按照如下程序销毁: 一、由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见,编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。 二、单位负责人在会计档案销毁清册上签订意见。 三、销毁会计档案时,应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时,应当由同级财政部门、审计部门派员参与监销。财政部门销毁会计
11、档案时，应当由同级审计部门派员参与监销。 四、监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销状况报告本单位负责人。 档案交接文据 移出单位名称局处接 收单位名称局档案室交接性质移送档案所属年度档案类别数量（卷本）检索参照工具种类数量永久长期短期长度会计档案(报表）2100m案卷目录页会计档案（账簿）9 09m全引目录3页会计档案（凭证) 100 合计24卷、0.32 6页移出说明按年度正常移送接收意见案卷质量合格,批准接受。移出单位(印章) 领导人:经办人: 移出日期 3月 1日接受单位(印章） 领导人： 经办人： 接受日期: 3月 1日
