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1、1.0 总则1.1 目的：为规范管理，统一公司行文标准和要求，制定本规定。1.2 定义：公文是指各中心 / 部门、分支机构正式发布的令、决定、通知、通报、公告、批复、意见、报告、请示、会议纪要等内部文件。1.3 管理部门：人力资源中心负责公司公文的管理。1.4 适用范围：本规定适用于全公司。2.0 公文种类2.1 公司的公文按用途划分为十类：令适用于总经理直接签发的用于嘉奖、惩处相关单位或人员的公文。决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，人事任免，奖惩有关单位及人员， 变更或者撤销下级单位不适当的决定等事项。通知适用于批转下级单位的公文，转发上级或平级单位的公文，人事任免， 传达要求下级单
2、位办理和需要有关单位了解或者执行的事项。通报适用于表彰先进，批评落后，传达重要精神或事项。批复适用于答复下级单位请示事项。意见适用于对重要问题提出建议和处理办法。报告适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。请示适用于向上级单位请求指示、批准。会议纪要适用于记录、传达会议情况和议定事项。函适用于平级单位或无隶属关系的单位之间商洽或联系工作、询问和答复问题。2.2 公文按层级划分为三层：公司级公文公司级公文是指由公司统一发布的公文，包括机构调整、制度颁发、人事任免、奖惩、公司重大决定与活动、企业理念等，由总经理或总经理助理签发。中心 / 部门级公文中心 / 部门级公文是指各中心 /
3、 部门业务范畴的公文， 由中心主任或独立部门经理签发。分支机构级公文分支机构级公文是指分支机构发布的日常公文，由分支机构负责人签发。3.0 公文格式3.1 公文一般由发文单位标识：发文字号、标题、正文、附件说明、签发人、签发日期、主题词、主送单位、抄送单位和附件等部分。紧急公文应当根据紧急程度，在公文首页右上角标明“特急”、“急件”。发文单位标识应当使用发文单位全称；联合行文，主办单位排列在后。发文字号应当包括单位简称或代码、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。公文标题应当准确简要地概括主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符
4、号。主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称。公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。签发人要求签署姓名，清晰可辨。签发日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。公文如有附注 ( 需要说明的其他事项 ) ，应当加括号标注。公文应当标注主题词。抄送单位指除主送单位外需要执行或了解公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。文字从左至右横排书写。3.2 编号规则公司级公文（格式见 SZ2100301）由人力资源中心根据管理权限统一编号，编号格式为： RST总字 年份 第 XXX号中心 / 部门级公文（格式见SZ2100302）由各中心 / 部门自行
5、编号，各机构根据业务工作需要和分类原则，按规则以26 个英文字母进行区分，依次编号，编号格式为：总经理办公室SZ总（ A）字 年份 第 XXX号法律事务部SZ法（ A）字 年份 第 XXX号考核指导工作小组SZ考（ A）字 年份 第 XXX号人力资源中心SZ人（ A）字 年份 第 XXX号财务管理中心SZ财（ A）字 年份 第 XXX号策划中心SZ策（ A）字 年份 第 XXX号营销中心SZ营（ A）字 年份 第 XXX号技术管理中心SZ技（ A）字 年份 第 XXX号计划管理部SZ计（ A）字 年份 第 XXX号分支机构级公文由各分支机构编号， 其中“部门简称” 取部门第一个汉字，编号格式为
6、：市场管理部（格式见SZ2100303）辽宁市场管理部AS+部门简称 +字+ 年份 + 第 XXX号河北市场管理部BS+部门简称 +字+ 年份 + 第 XXX号西北市场管理部CS+部门简称 +字+ 年份 + 第 XXX号河南市场管理部DS+部门简称 +字+ 年份 + 第 XXX号山东市场管理部ES+部门简称 +字+ 年份 + 第 XXX号江苏市场管理部FS+部门简称 +字+ 年份 + 第 XXX号湖北市场管理部GS+部门简称 +字+ 年份 + 第 XXX号四川市场管理部HS+部门简称 +字+ 年份 + 第 XXX号浙江市场管理部IS+部门简称 +字+ 年份 + 第 XXX号广东市场管理部JS+
7、部门简称 +字+ 年份 + 第 XXX号上海溢祥YX+部门简称 +字 + 年份 + 第 XXX号3.2.3.2 生产厂（格式见 SZ2100303）深圳日化厂AC+部门简称 +字+ 年份 + 第 XXX号汇中宜恒厂BC+部门简称 +字+ 年份 + 第 XXX号3.2.3.3 配货站（格式见 SZ2100303）沈阳配货站AP函 年份 第 XXX号兰州配货站BP函 年份 第 XXX号郑州配货站CP函 年份 第 XXX号重庆配货站DP函 年份 第 XXX号上海配货站EP函 年份 第 XXX号广州配货站FP函 年份 第 XXX号联合行文（格式见SZ2100302）的编号按主办单位编号规则编列。3.3
8、 字型、字体与间距标准大标题：黑体二号加粗小标题：黑体三号加粗文档号：宋体四号正文：宋体四号、小四号或五号主题词：黑体四号加粗抄送：宋体小四号页码：宋体五号行间距：单倍行距字间距：标准3.4 公文用纸一般采用国际标准 A4 型 (210mmx297mm)，左侧装订，公文页面上间距为 20mm，下间距为 15mm，左右间距均为 25mm。3.5 由于篇幅所限，发文单位标识等内容与正文不能在同一页纸上出现的，应于公文末页第 1-4 行顶格处标识“（此页无正文）” 。3.6 落款形式：发文单位空二行印制签发人的职务、姓名，职务、姓名上方用顶划线作签字位置， 发文单位名称与签发人职务、 姓名之间相互对
9、称。 签发人职务、姓名下空一行标注发文年、月、日。3.7 公文收尾包括主题词、抄送、页码三部分。主题词为便于计算机检索和管理公文，文件应包含主题词。主题词由类别词和类属词两部分组成。标引方法一份文件的标引，除类别词外最多不超过 5 个主题词。主题词标在文件的抄送栏之上，顶格写，每个主题词之间空一格， 。标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。一份文件如有两个以上的主题内容， 先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。抄送单位：整个标注区域用二条等宽的平行实线作界线，平行实线的下面一条
10、位于页面上的最后一行。页码：位于公文纸正面页脚正中的位置，用阿拉伯数字标识：“第 X 页 共X 页”。4.0 公文行文规则4.1 行文应当确有必要，注重效用。4.2 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。属于主管单位职权范围内的具体问题，应当直接报送主管单位处理，一般不得越级请示和报告。属于单位职权范围内的事务，应当由单位自行行文。非独立运作部门未经所属中心 / 部门、分支机构负责人签批或授权不得向外单位发文。4.3 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式。“报告”不得夹带请示事项。4.4 草拟公文应注意以下事项：符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提
11、出新的制度、规定等，要切实可行并加以说明。情况详实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清晰，用词规范，篇幅力求简短。公文应当根据发文目的、发文单位职权、与主送单位的行文关系确定。人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应具体到年、月、日。结构层次序数，第一层为“一、 ”，第二层为“ ( 一) ”，第三层为“ 1. ”，第四层为“ (1) ”。要求使用国家法定计量单位。文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明中文含义。公文中的数字，除日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略
12、语及具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外， 其它应使用阿拉伯数字。5.0 发文办理流程5.1 公司级公文公司级公文由人力资源中心起草，统一格式并编号，公文背面由起草人、审核人及中心 / 部门负责人签字确认，交签发人签发。人力资源中心负责公文的编号、分发和登记。在印制公文前，复核审批签发手续是否齐全、附件是否完整、格式是否规范，否则不得下发。5.2 中心 / 部门级公文中心 / 部门单独发文：属中心 / 部门职权范围内的事务，由相关中心责任人起草，由中心 / 部门负责人签发：其中属分管副总经理权限的，必须由分管副总经理签发。中心 / 部门联合发文；涉及其他单位职权范围内的事务，主办中心
13、 / 部门应当与相关中心 / 部门联合发文，并由主办中心 / 部门起草，经中心 / 部门审核后，交相关中心 / 部门共同签发。公文发布单位对以下情况承担责任：越权行文；公文内容涉及其他中心/ 部门而未送交其他中心/ 部门会签；与相关中心/ 部门未达成一致意见而自行发文；与现行制度或有关公文发生冲突：公文本身存在较大矛盾或失误。公文会签单位对以下情况承担责任：越权审批；公文与现行制度或有关公文发生冲突；公文本身存在较大矛盾或失误。5.3 总部各中心 / 部门向分支机构发文应严格遵循归口管理原则。各中心 / 部门向市场管理部发文，由营销中心转发。各中心 / 部门向生产厂、配货站行文，由分管生产副总经理签批转发。6.0 收文办理流程6.1 各单位收到公文后，应及时登记、传达。6.2 各单位收到公文后，应当进行审核。重点为：是否应由本单位办理；是否符合行文规定；内容是否符合国家法律、法规及其它有关规定。6.3 经审核无误的公文， 应及时提出拟办意见送单位负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。6.4 各单位对公文要及时传达，特急件立即批复，急件当天批复，一般文件两个工作日内批复。确有困难的， 应及时向发文单位说明原因。 对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的公文，应当及时退回发文单位并
