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1、 房地产商域网1 目的 对与管理中心质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。2 范围 适用于中心与质量管理体系有关的文件控制。3 职责3.1 管理中心综合管理部负责中心工作手册的编制、修订工作；中心综合管理部负责中心业务范围内文件及作业指导类文件的归集、保管工作。3.2 管理处负责业务范围内文件及作业指导类文件的编制、使用和保管。3.3 中心文员和管理处客服负责与质量管理体系有关的文件的归集、整理和归档。4 程序4.1 文件分类及保管4.1.1 公司下发的质量手册、程序文件由管理中心文员和管理处客服负责保存。4.1.2 作业指导类文件分为两类a 管理中心（处）工作手册
2、，管理处运行体系的常用实施细则：包括管理标准（员工守则、员工行为规范、岗位职责、管理制度等），工作标准（岗位任职要求、岗位工作标准等），技术标准（国家有关的法律法规、服务规范、作业规程、质量控制规范等），质量记录表单等，由管理中心（处）自行使用、保存。 b 其他质量管理体系文件：可以是针对特殊服务、项目或合同编制的质量计划、标准、规范等，由管理中心各部门和管理处各工种使用、保存，重大质量计划（涉及多部门或公司的计划）报公司行政与人力资源部备案。4.2 文件的编写、审核、批准、发放。4.2.1 中心作业指导书类文件的编写由综合管理部负责，中心经理负责审核，管理者代表负责批准。4.2.2 管理处作
3、业指导书类文件由管理处负责编写，中心综合管理部负责审阅，中心经理负责审核，管理者代表负责批准。4.2.3 经审核批准的文件，均需报公司行政与人事部备案，中心和管理处作业指导书由行政人事部负责发放，文件的发放、回收填写文件发放、回收记录。 房地产商域网 房地产商域网4.2.4 文件编写或修改需征求相关部门、管理处意见时，文件编写人填写 文件会签单附于文件首页由相关部门、管理处负责人签阅确认。4.2.5 管理中心和管理处根据需要发放作业指导书分册时，须进行登记，中心由中心综合管理部负责中心作业指导书分册的发放登记，填写文件发放、回收记录，管理处由客服人员负责管理处作业指导书分册的发放登记，填写文件
4、发放、回收记录。4.3 文件受控标识 文件分为：“受控”和“非受控”两类，凡与质量管理体系运行相关的文件均为受控文件。所有受控文件必须在该文件上加盖“受控”章、分发号章（整套文件在封面上加盖，无封面的单份文件在文件首页右上角加盖）。质量记录、业主手册及上墙文件不加盖“受控”章但属受控文件。非受控文件不进行标识。4.4 文件的领用4.4.1 质量管理体系文件发放时，文件领用人应在文件发放、回收记录中签收。4.4.2 因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；丢失补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效，发放部门做好相应发放签收记录。4.5 文件的保存、作废与销毁
5、4.5.1 文件的保存a 文件经审核批准后，文件正本交由行政与人力资源部编制受控文件清单；b 中心综合管理部文员（管理处客服）负责中心（管理处）与质量管理体系有关的文件保存，并编制受控文件清单。c 与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风、安全的地方；d 管理中心（处）公用文件由管理中心文员（管理处客服员）保管。e 管理中心文员（管理处客服员）应及时填写、更新本部门使用文件的受控文件清单； 房地产商域网 房地产商域网f 任何人不得在受控文件上乱涂改或将受控文件私自外借，以确保文件的清晰、易于识别、检索和保密。4.5.2 文件的作废与销毁a 所有失效或作废文件，由管理中心文员（管理处客服
6、员）及时从所有发放或使用场所撤出，交由中心综合管理部，统一上交公司行政与人力资源处理，防止作废文件的非预期使用；b 为某种原因需保留的作废文件，由行政与人力资源加盖“作废”印章保存；c 对要销毁的作废文件，由行政与人力资源部填写文件销毁申请单，经管理者代表批准后统一销毁。4.5.3 文件的借阅、复制 借阅、复制质量手册、程序文件、作业指导书、质量记录，应填写文件借阅、复制记录，由管理中心（管理处）负责人按规定权限审批后向中心文员或管理处客服员借阅、复制（复制文件必须由客服员标识登记后发放）。4.6 对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。相关质量记录1文件发放、回收记录表 ZC-01/B012受控文件清单 ZC-01/B023文件更改申请单 ZC-01/B034文件会签单 ZC-01/B045文件借阅、复制记录表 ZC-01/B056文件销毁申请单 ZC-01/B067文件修改控制页 ZC-01/B 房地产商域网
