凭证管理制度

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1、凭证管理制度1.0目的为有效管理和控制本公司的业务往来单据凭证,提高凭证保管和传递的工作效率,避免和防止因单据的保管和传递不善带来的负面效应。2.0各部门职责2.1销售部:销售人员开立的销售清单和物品需求单,自行审查与核对,确保无误方可出单。2.2采购部:采购人员根据采购指令到指定供应商处提货,应严格核对单据与实物时否一致,无误带单据和物品回本公司交付仓库。2.3仓库部:严格检验与核对单据数据与实物信息,并及时办理入库入账手续。2.4财务部:负责销售清单的审核,并在收款方式为现金,汇款,支票单据上签字盖章确认货款是否已付。对挂账的销售清单应确认客户的支付能力及支付意向。3.0操作流程指导3.1

2、销售凭证的传递与保管3.1.1销售人员在汇总客户需求时,应自行严格审核客户需求与汇总信息是否完全一致,确认并确保无误后,方可开出销售清单。3.1.2销售清单经财务人员审核确认后,交由仓库人员签字确认,白单留财务做记账凭证。3.1.3仓库人员严格按照销售清单备货,备货时,严格认真检查审核所备物品与清单是否相符,及时执行物料卡管理制度。并在单据相应的位置做好过程签名记录。3.1.4仓库人员在备好货后,将物品和单据交由责任销售人员或其指定的人员进行复核,并在单据相应的位置签字确认。3.1.5有误立即要求仓库人员进行纠正,无误则将蓝单和红单交给物流人员进行包装和发运。3.1.6若客户在本司自提货物的且

3、挂账的,仓库人员必须在单据上注明“已发货”,并要求客户签字确认货物已交付。3.1.7单据的保管:白单由财务负责保管;黄单由仓库保管;蓝单需发往外地的由物流保管,客户自提的及现金交易的由销售保管。所有单据必须每天整理汇总并装订。在月末将各自保管的单据集中保管,以备存查。3.2采购凭证的传递与保管3.2.1本公司的采购人员到供应商处自提货物时,应严格进行核对采购指令与供应商出具的单据。并认真核对单据与实物得信息,无误后则在单据上签字并自动拿回属于本公司的购货凭证联。3.2.2若发生有改单的现象,必须要求供应商的有关人员进行签字确认。避免日后的纠纷。3.2.3采购人员带单据和物品回本公司后,第一时间

4、到仓库交货,验货。无误由仓库人员在单据上注明“货已收”并签名确认。并在凭证交接记录上做好登记。3.2.4在清点和验收无误后,仓库人员立即进行系统账目的录入,以保证销售的顺利有序的实现。单据录入后必须由录入操作人员在单据上注明“已入”并签名确认。3.2.5对已入帐的单据由仓库人员进行保管,必须在每日下班前交到财务。由财务人员在凭证交接记录上签字确认。3.3采购退货凭证的传递与保管3.3.1当本公司有物品退回供应商时,执行人员必须在交付退货的同时要求供应商出具退货单,并要求供应商收货人员在退货单上签名确认。3.3.2本公司的退货执行人员在退货后,带单据回到本公司第一时间把退货单交到仓库,有仓库人员

5、进行账目的调整。仓库人员在平衡系统账目后在单据上注明“已入”并签字,3.3.3退货单的传递与保管流程和采购单据的传递与保管流程相同。4.0管理制度4.1采购人员对单据保管不善致使单据丢失的,按10元/张进行处罚,并由责任人进行善后处理。4.2采购人员采购物品回公司后未将物品和单据一起交到仓库验收的,按5元/次进行处罚。4.3当发生更改单据现象时,当事人未在更改处签名备注的,或未要求更改者签字确认的,按5元/次进行处罚。4.4在录入单据后未在单据上签名备注的,造成他人重复录单的,按10元/次进行处罚。并自行对出错的单据进行纠正,4.5仓库人员未及时办理单据交接的,导致单据积压在某人手中时,在财务人员催要时不能提供单据的,按5元/张单据进行处罚。4.6对于发生单据交接时有关人员未在指定位置签署的,按5元/次进行处罚。 受控文件批准/日期审核/日期编制/日期执行人签字:

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