行政管理手册-资财管理制度

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1、资产管理制度一、图书：1制度的目的及适用范围1.1 制度的目的：为了更好地利用图书资源，方便员工借阅，也便于更好地管理图书。1.2 制度的适应范围：集团总部各部门、各设计分部、各外埠分公司。2.负责部门 公司行政部3.制度内容3.1部门如需要购买图书，应事先向行政部提交购书申请书面报告，报告中须列明购书用途、书名、数量、价格等内容；3.2行政部根据购书申请审核图书库存，如无，在购书申请上注明后上报总裁，待总裁批准后，由行政部办理购书事宜；3.3图书购买后，行政部会同财务人员办理入库手续。依据入库单据，行政部进行图书登记工作；3.4行政部每月15日、30日对图书进行盘点，并将盘点表上报总裁；3.

2、5各部门借阅图书必须有部门负责人签字确认后方可借阅（借阅时间不超过十天）；3.6部门保管人对图书负有保管责任，要认真记录借阅登记手续；3.7图书借阅者要爱惜图书，到期归还，并保证所借图书的完整、干净，若有损坏照价赔偿。3.8所借图书丢失，除照价赔偿外，另外按图书价格数额给予罚款。3.9借阅人如调动或离职，在交回所借图书后方可办理调动、离职手续。二、档案1、项目归档要求：一个项目完成之后归档内容要有电子版与打印版各两套其中各个版本中的内容要包括：目录、合同、各个工作环节中的计划书、调研报告、成果报告、验收证明、作业过程中以时间为顺序的所有往来的商务要约。填写项目归档交接单，一式两份，档案交接人与

3、资产管理员各执一份。2、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经相关主管批准。借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，因保管不慎丢失或毁损要及时追查，并报告主管部门及时处理。档案手册丢失一套处以5000元罚金，试用期员工查阅档案只能在档案室，不得借出。档案分为电子版本及打印版本，不得外借电子版本，如有需要经公司常务副总批准方可借出，公司决策委员会领导除外，但应做好详细的借阅登记。三、固定资产资产借用为正常上班时间，

4、如遇节假日借用资产，应由借用人在前一个工作日借出。要借用投影仪、相机、录音笔等请提前一天申请，也好提前做准备。归还时要保证清洁、设备内文件都已导出，否则造成文件丢失概不负责。对所借用资产请仔细检查有无缺损（失）情况，若发现应及时声明，否则归还时的资产缺失由借用人负责赔偿。公司的档案、照片档案、摄影资料、幻灯片、摄影器材、投影仪等贵重物品要精心使用、妥善保存，发生损坏及丢失须按原价2倍赔偿。 耐用品资产管理规定 耐用品资产为企业赖以营利的主要器具，在企业财产中占有相当大的比例，拥有一定规模的资产是开展生产经营活动的前提和基础。资产结构是否合理，使用是否有效，管理是否严谨，直接关系到企业的经营成果

5、。因此，加强资产的管理与监控，在企业的经营管理中具有非常重要的意义。 为了保证资产的安全和良好状态，充分发挥其使用性能，本着既有利于公司业务的开展，又符合勤俭办企业的原则，特制定本规定。 一、耐用品资产的范围及标准 凡由公司出资购置的单位价值在200元以上，使用年限在一年以上的物资设备都列入公司耐用品资产（其中包括固定资产）的范围。包括各种电子设备、仪器、通讯设备、运输工具、办公家具、机械设备等类别。 二、耐用品资产的管理职能 行政部为公司耐用品资产（实物）管理的职能部门，负责承办资产的登记、购置、调配、使用管理、维护、更新处理、检查等各项管理工作。 三、耐用品资产的监督职能 财务部对耐用品资

6、产管理进行监督。负责对其中的固定资产购置进行预算控制，对已批准的购置项目进行款项划拨，对固定资产购置实际支出费用的核准，对固定资产台帐的整理与核查管理，以及对固定资产折旧的计算。 四、耐用品资产使用管理责任制 耐用品资产管理实行部门经理负责制。各部门经理对本部门资产的数量、质量、管理制度落实情况需经常进行监督检查。 五、耐用品资产管理内容 资产的登记 本公司所有耐用品资产都必须进行登记，填写公司耐用品资产登记表,对每一项资产按使用部门分类保存，并统一编号、张贴标记。 资产台帐的建立 1、根据公司现有的耐用品资产情况，由行政部组织有关人员进行清查，填写公司资产清查汇总表，整理后存档。每半年按财务

7、部固定资产台帐，逐一对公司的固定资产进行对照核查。 2、根据需要并经领导批准配发的各类办公设备，有关人员必须做到精心爱护、正确使用，保证机器设备处于良好的工作状态。当各部门经理及相关负责人发生工作变动时，必须按耐用品资产登记表对所负责管理资产进行清点，准确无误后，交接双方在登记表上签字确认，对资产的管理权利与职责同时发生转移，若帐物不符，则由原负责人对不符事项作出解释，并办理相关赔偿、登记工作然后交接。 资产的购置 1、公司各部门应根据实际工作情况，需要购置资产时，须填写公司资产购置审批表。由行政部审核情况、确认价格，上报总裁审批签字后方可购置。 2、购置权限：行政部为资产的购置部门。原则上其

8、他部门无权购置，遇特殊情况时可由其他部门购置，但必须由行政部派人监督执行。 3、购置程序：行政部在总裁批准后的三个工作日内，按要求进行购置。购置的设备由行政管理部门负责验收，审核实物与发票所列数量是否相符，设备性能、质量是否符合技术要求，是否与申报内容相符。审验合格后由经手人及验收人在原始单据上签字，报至财务。财务部按单据结算。 4、资产购置后，行政部应及时将新购资产登记至公司耐用品资产登记表并编号备案。 资产的维修、更新和报废 1、耐用品资产在使用过程中，由于磨损会发生故障或局部损坏。为了恢复和保持资产的良好使用性能，必须经常保养及时修理。凡对保养修理有明确规定的机器设备，则按规定执行。使用

9、部门应及时向行政部提出设备维修申请，由行政部负责检修，对于发生费用的报请领导批准后进行。 2、当资产使用到一定程度时，就丧失了使用价值，使用部门要及时提出更新申请，由行政部核实情况，提出审批意见报有关领导批准后方可进行更新重置。 3、对报废资产的处置。资产的报废由行政部提出申请，报财务部审核，报总裁审批。报废资产的变卖收入统一交财务部门按会计制度处理，不得挪作它用。行政部在公司耐用品资产登记表中进行注销。 资产的调配 资产的调配由行政部协助使用部门负责办理。对调入、调出的资产，使用部门与主管部门互相配合，确保正常移交。 资产的盘点 每半年对公司所有的耐用品资产进行清查盘点。由行政部负责实施，汇

10、总报表由财务部进行审核，呈报总裁审阅。 对资产非正常损坏的处置“非正常损坏”是指除正常磨损和自然力作用以外的原因使资产造成的损坏，一般是由于使用人的过失造成的。当发生资产非正常损坏后，责任人必须写出详细的书面报告，所属部门根据责任人过失的性质，造成损坏的严重程度，提出具体处理意见，包括行政处分、经济赔偿、辞退、追究刑事责任等，报公司领导审批后执行。 资产的保险保险只针对固定资产，为了在固定资产遭到意外损坏时减轻公司的损失，对那些易受意外损坏的（例如汽车）必须到保险公司投保。四、办公用品1、资产管理员应及时检查办公用品，以每月集中采购一次为原则，将购买计划汇总交采购主管，由采购主管负责将所需办公

11、用品购回。2、公司新聘工作人员的办公用品，由行政部根据人员岗位需求配备办公用品并提供办公用品清单及文件柜钥匙，以保证新聘人员的正常工作,离职时如不能归还，扣除100元。3、除不能回收的一次性办公用品可以继续领取外，其他办公用品因个人丢失或其他原因（非正常使用寿命的）不再发放，由个人自己负责解决。 4、资产管理员要做到办公用品库存适当、开支适当、库存完好，要建立账单，严格执行出入库手续，每月定期与财务对帐保证帐实相符。物品出库必须填写“办公用品领用单”，由领取人员签字。5、各种小件（如订书针、装订条、装订页、胶水、回形针、笔芯、剪刀等）将在指定地点放一个专用柜子直接用就可以了，用完之后请放回原位

12、。 车辆管理制度1、 公务用车需提前向行政部申请登记，注明用车人、目的地、事由，行政部在科学协调的基础上，签发出车单（例如：用车人方向一致时，尽量协调时间，能共用一辆车时尽量不派两辆车），要保证业务人员优先用车，财务押款、送款保障用车。2、 接待公司重要客户，需要体现公司形象的，请使用公司内部车辆，除此以外一般因公用车，均优先使用公共交通(空调车地铁等)。3、 由于车辆有限，用车人需提前一天至前台处登记用车,标明事由、时间、地点等。如临时用车，须向行政部说明，行政部予以安排。4、 司机及用车部门应依下列程序使用车辆： 各部门可选择车辆执行各项公务，用车人申请出车单，说明用车人、目的地、事由，并

13、经部门经理签字批准。 行政部填写出车单一式两份。 用车人应如实认真填写时间、事由、行驶起止地点及起止里程表数 用车人用车完毕，填写完出车单，由司机签字确认。5、 如因业务情况紧急用车,公司无法安排的情况下,用车人需向分公司总经理申请,经分公司总经理同意后,方可打车,其它情况原则上不允许打车；出租车票于当日报销, 如有特殊情况当日未能报销者，最长延期2日，过期后，行政部不予受理。6、 乘车人应爱护车内设施，保持车内卫生，禁止在车内吸烟、吃零食、扔纸屑、说脏话、与司机闲聊等行为，并协助驾驶员安全完成任务。7、 办公地与办事地之间，距离2公里以内的不予报销打车费；8、 司机严格依据出车单出车,不得改

14、变用途和路线，确有需要改变时，必须及时报告行政部。9、 用车完毕后，由司机填写车辆行驶记录，并由用车人签字确认。10、 司机每月一日前,填报车辆使用和维修月报表，行政部每月三日前填报车辆使用和维修月统计表。11、 必须落实下班后车辆停放公司制度，特殊情况不能回公司停放时，必须经总经理批准。车辆停放后，必须检查车辆门窗是否关好、锁好。如因司机工作疏忽而给公司带来的经济损失由司机本人承担。12、 用车人和司机必须如实填报,凡弄虚作假的,按有关规定处以50-100元罚款。出差管理制度1、 员工出差，分“长途出差”与“短途出差”两种，需一天以上才能往返者，称为“长途出差”，凡能于当天往返者，称为“短途

15、出差”。2、 长途出差 出差人员于出差前应填具“项目出差申请单”，呈项目经理、行政主管核签后，报总经理批准，复印件交人力资源部备案。 出差人员可凭核准后的“项目出差申请单”向财务部申请预支差旅费。 出差人员在返回后，需将本次出差的沟通情况作简报，向项目组全体成员和部门经理、总经理汇报，汇报内容包括但不限于：达成哪些共识、存在哪些问题、下一步工作的计划。没有提交出差报告，差旅费一律不予报销。3、 短途出差 出差人员于出差前应至少向部门经理口头报告，并填写“因公外出申请单”交前台。 出差人员返回后，应按实际支出的交通费与其它费用，填写“差旅费报销单”时应按规范填写清楚，经项目经理签字、行政主管审核后，呈财务部报销，报销需经总经理签字审批。4、 员工到国外出差，酌情特办。5、 出差之前应做好充分的准备工作。明确出差的目的、目标、工作内容，需要客户配合的事项；需在公司内先作一次提案的演练；带好正装、胸牌，检查笔记本电脑、投影机等会议用品是否正常以及PPT文档是否能顺利打开；提前借款；到前台落实好过程中的吃、住、行等事项；提前与客户书面落实此次出差要解决的问题。6、 出差过程中应注意保管好随身携带