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1、山西煤炭进出口集团左云东古城煤业有限公司费用支出及报销管理制度（试行）第一章 总则第一条 为规范山西煤炭进出口集团左云东古城煤业有限公司的费用支出及报销管理，明确各项费用的开支标准、范围和报销审批程序，特制定本制度。第二条 本制度所指的费用重要是指以钞票、支票、汇款方式支付的平常管理费用、资产购置费用、基本建设支出等。第三条 本制度合用于东古城煤业有限公司各科室、生产队。第二章 报销审批程序及费用报销规定第四条 审批程序（一）平常费用报销审批程序:1.各部门人员根据费用支出及报销内容填写相应的单证。2.各部门负责人核算并签字。3.财务部门审核。4.各部门主管领导签字。5.财务总监签字。6.总经
2、理签字。 （二）借款及领用支票审批程序1.各部门人员根据费用支出内容填写钞票借款单或支票领用单；差旅费借款需注明出差地点及时间，其他借款需注明用途。2.各部门负责人核算并签字。3.主管领导签字。4.财务科长签字。 特殊事项及规定：3000元以上的钞票借款，必须经财务总监签字批准，20230元以上的钞票借款，必须经总经理签字批准。（三）异地汇款支付审批程序1.各部门人员根据汇款内容填写汇款申请单；2.各部门负责人核算并签字。3.财务部门审核单据。4.各部门主管领导签字。5.财务总监签字。6.总经理签字。（四）报销规定1. 费用报销时间为每周二、三、四上午。2. 财务审核单据时间为每周一、二、三、
3、四上午。3. 费用报销一般为当天审核次日报销，特殊情况除外。4. 差旅费及大额钞票借款（三万元-五万元以上）需提前一天预约，并在工作结束后7个工作日之内报销并结清余款，前次借款未报销者，一般不得再次借款。5.各部门人员在本市发生的一次性费用开支在一千元以上的，原则上使用支票结算方式。申领支票时，必须向财务部门提供收款人信息。财务部门根据收款人名称、付款金额、款项用途开具支票并加盖财务印鉴；如无法准确提供收款人名称或金额，必须将支票小写金额（预计消费金额上限）前加标人民币符号，严禁签发未注明用途、未限制金额的空白支票。获取发票时，必须规定开票方将原始发票各项内容填写完整。经办人在取得支票后尽快办
4、理结算报销手续。属于提前质押类的，在工作项目完毕后的7个工作日内应及时结算并报帐，质押期限不得超过6个月，由于特殊因素工作尚未结束的，可先行结算已发生的费用，然后再次申领，以免导致核算跨期或使费用分摊起伏过大。对于借用支票2张以上未及时报帐者，财务部门将不再对其签发支票。 6.钞票及支票借用人，必须是公司正式职工，非公司正式职工，不得以正式员工名义借款。第五条 费用报销单据按照不同用途，我公司费用报销及付款单据分为6种类型。各部门人员根据不同项目及内容填写相应的费用报销单据。1. 山西煤炭进出口集团有限公司钞票借款单重要用于各部门人员出差借款、临时借款时使用。出差借款需标明出差时间、地点，临时
5、借款需标明用途。2山西煤炭进出口集团有限公司差旅费报销凭证重要用于各部门人员报销差旅费时使用。报销时按照单据格式及内容准确填写，单据上没有的项目不得随意添加。出差人委托别人代为办理报销手续时，经办人处必须填写经办人姓名，不能代签出差人姓名。3.山西煤炭进出口集团有限公司支票领用单 重要用于各部门人员以同城（左云县以内）转账支票方式支付各项平常费用时使用。使用时必须注明用途、张数、计划开支金额。支票使用后将支票存根及原始发票一并报销，如申领支票时可同时提供发票等原始凭据，则可以直接使用费用报销单据按照审批流程一次性完毕领用、报销手续。4.山西煤炭进出口集团有限公司费用报销凭证 重要用于各部门人员
6、以支票或钞票方式支付各种平常费用后报销时使用。使用时必须写明报销人所在部门、姓名、报销日期、费用项目、金额、支付方式、附件张数等内容，审批栏按照审批程序由各级领导签字时使用。5.山西煤炭进出口集团有限公司汇款付出凭证重要用于各部门人员以异地（左云县以外）汇款方式支付各种平常费用时使用。各项平常费用需要异地汇款时，经手人需同时提供领导批示、相关协议协议、发票等原始凭证，并按照审批流程办理汇款手续。属于预付性质的款项，经办人需在款项汇出后十个工作日内将正式发票交回财务部门，逾期未交回者预付款将转为其个人借款逐月从工资中扣回。 6.山西煤炭进出口集团有限公司单证粘贴单重要用于各部门人员报销各项费用粘
7、贴单据时使用。使用时，单据粘贴不要超过粘贴单内部粗框线（单据较多时，不得超过内部虚框线），票据粘贴时每张不得粘贴过多，以免影响凭证的装订。上述单据的填写规定书写规范，笔迹清楚，将支出及费用发生的时间、事由、金额（大小写金额必须一致且不允许涂改）等要素填写齐全，并在报销凭证上签署姓名；报销时规定提供真实、合法、有效的票据，票据各项目要填写对的、齐全，印章清楚可辨，发票昂首必须填写单位的全称。第六条 审核审核涉及部门审核和财务审核。部门审核由部门负责人负责，部门主管领导签字，财务审核由财务部门指定专门人员负责。（一）部门审核内容涉及：1.审核支出及报销内容是否真实、合法、合理。2.审核支出及报销费
8、用的归属。3.必要时部门负责人应对支出及报销费用的内容做出合理的解释。4.必要时部门负责人应对支出及报销费用的内容提供证明资料。（二）财务审核及付款审批内容涉及：1.原始凭证是否真实合法，内容是否完整，书写是否规范，数量、单价、金额填写是否对的。2.购买实物的原始凭证，是否有手续完备的验收证明。3.购买固定资产、无形资产、支付中介费等重大支出的协议要件是否齐全。4.相关的各级审批手续是否齐全。5.票据粘贴是否规范。6.如发现虚报、瞒报和使用非法票据等不法行为，会计（财务）部门将不予报销，情节严重者将追究其法律责任。第七条 报销责任界定各部门人员对所报销项目的真实性、准确性、及时性，单据的合法性
9、、完整性负责。部门负责人、部门主管领导、财务总监、总经理对报销内容的真实性、完整性、必要性负责。会计（财务）部门对报销项目审批手续的完整性、单据填写的规范性、费用计算的准确性、付款的安全性及单据的真实性负责。第三章 职工薪酬第八条 薪酬的构成职工薪酬重要涉及发放给在职职工的各类工资、奖金、津贴、福利；按照国家规定比例计提和缴纳的养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险、住房公积金、工会经费和职工教育经费；与职工解除劳动关系给予的补偿等。薪酬的发放与扣缴工资发放以月为单位，考勤日为上月20日至本月20日，每月9号公司发薪日，如遇法定节假日或双休日则提前一天发放。人力资源部门负责根据经理办
10、公会的工资分派方案核定职工各项薪酬标准并制作薪酬发放表，财务部门负责审核并发放。各类奖金、福利及津贴的发放，由人力资源部门根据考勤制作发放名单，经总经理签字，财务总监签字，财务审核及财务负责人签字后方可发放。节假日加班工资标准统一由人力资源部门制定并审核，财务部门发放。根据国家有关规定，公司作为代扣代缴义务人，将从工资中扣回以下费用：个人所得税，个人医疗保险，个人养老保险，个人失业保险，住房公积金以及其他扣款。第九条 五项社会保险及住房公积金由人力资源部门负责计算并缴纳，财务部门根据回单进行账务解决，并根据代付明细扣款或挂账。 第四章 差旅费第十条 差旅费是指公司职工因公外出，发生的城市间交通
11、费、住宿费、订退票手续费、托运费、寄存费及各项出差补贴等。各部门人员出差，提前向财务部门办理差旅费借款，差旅费借款需经部门负责人，主管领导，财务总监审批。第十一条 交通费、住宿费报销标准交通费在规定标准内据实列支，出差人员可根据不同情况选择火车、汽车、轮船、飞机等交通方式，价位选择要适中，不得铺张浪费。出差人员乘坐交通工具标准如下：公司副总以上人员出差可乘坐飞机头等舱、火车软卧、轮船头等舱。公司副科以上人员出差可乘坐火车软卧、轮船二等舱。公司一般员工出差可乘坐火车硬卧、轮船二等舱。出差人员乘坐飞机要从严控制，公司副总以下人员出差原则上不允许乘坐飞机，如确因路途遥远或任务紧急需乘飞机者，经主管领
12、导及总经理批准方可乘坐。未按规定乘坐交通工具而发生的超支费用自行承担。住宿费实行限额管理。限额内凭住宿费发票据实报销，超限自负。北京上海等一类城市住宿费标准为：副总以上每人天天不超过500元，科级每人天天不超过260元，一般人员每人天天不得超过200。（一类城市重要指直辖市、省会、自治区首府及计划单列市）其他城市住宿费标准为：副总以上每人天天不超过300元，一般人员每人天天不超过180元。原则上应选择其在本地的协议酒店办理优惠住宿以节约住宿开支。 住宿费报销均需提供正规发票，并完整填写单位名称、住宿日期、天数、单价、金额等要素。住宿安排本着适度的原则，既要维护公司的对外形象，又要保持勤俭的作风
13、，不得搞排场，铺张浪费。第十二条 差旅费补贴标准及相关规定我公司差旅费补贴分为：伙食补贴、交通补贴、通讯补贴及出车补贴等。补贴标准：赴省会城市、直辖市等一类城市出差，伙食补贴每人天天35元，交通补贴每人天天20元，通讯补贴每人天天5元，合计每人60元/天。赴其他城市出差，伙食补贴每人天天25元，交通补贴每人天天20元，通讯补贴每人天天5元，合计每人50元/天。相关规定：1.伙食、交通、通讯补贴按实际出差天数计算，带车出差不享受交通补贴。享受每月话费额度补贴的人员，不享受出差通讯补贴。2.市内学习、开会，赴境外考察、谈判不享受伙食、交通、通讯补贴。3.赴外地出差人员享受伙食补贴的，不得另行报销本
14、地餐费。4.外出参与会议、培训，其食宿已由会议主办方统一负责，公司不再另行报销伙食补贴，但可按规定领取交通及通讯补贴。5.出差中赴机场、车站、码头等地发生的往返交通费，凭相应票据据实报销。除此之外，不得在差旅费中报销本市出租车费。确因工作需要而发生的本市出租车费由主管领导审批后填写费用支出凭证报销。6.赴外埠出差期间因工作需要而发生的本地出租车费，可凭票据实报销，但不再享受定额交通补贴。第十三条 出差返回后，应在十个工作日内到财务部门办理报销手续，在报销时要结清借款余额。第五章 会议费第十四条 会议费是指公司各部门召开会议发生的各项费用。会议费开支项目涉及会议伙食费、资料办公费、住宿费、会场租
15、赁布置费、会议交通费、礼品费、专家费等。第十五条 公司会议费实行预算审批制度，会议组织部门应在召开会议前向公司领导提出会议计划及综合预算报告。财务部门根据领导批示以及会议预算报告，准备支票或汇款。会议费采用收支双向管理。各参会人员需交纳的会议费统一由会议所在酒店出具发票。第十六条 会议各项大额支出由会议承办部门领取支票统一支付，异地召开的会议可先行借支部分钞票或预付会议所在酒店一部分会议费，并在会议结束后7个工作日内到财务部门办理报销手续，将所有会议费统一结算，财务部门不再受理零星会议支出。第十七条 各部门要坚持勤俭办会的原则，严格控制会议规格、规模、时间，减少会议成本，减少会议费支出。第六章 业务招待费第十八条 业务招待费是指公司为业务经营的合理需要而支付的交际应酬费用。业务招待费涉及招待来访客人的烟酒、茶叶、水果费；宴请客人（涉及工作餐）的用餐费；赠送客人的礼品费和陪同客人赴旅游景点的参观门票费等。各部门宴请来访客人，原则上在职工食堂就餐。就餐标准为一般客人100元/人，重要客人300元/人，需各部门分管领导批准，综合办根据就餐告知单安排就餐。外出招待费实行向总经理，不执行请示制的，费用自理。招待
