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1、谢谢集团财务报销、付款管理流程制度1.0 编号：CW-201801 REV1.01、概要： 1.1、本报销、付款管理流程制度适用于谢谢（以下简称集团公司）及下属分、子公司（以下简称子公司）在日常运营管理中用于公司业务所产生的费用，它仅限于公司业务相关的费用才可申请报销或付款，公司不予承担用于任何个人性质的费用。1.2、费用报销、付款的经办人和部门审核人对报销和付款业务的真实性、原始票据的合法性负直接责任，审核审批人员对费用的审核审批负间接审核责任。1.3、集团、各子公司报销、付款审核，从2018年1月1日开始全部在OA系统中完成，不允许走纸质审批，只有审批完成后，经办人才能打印。1.4、OA系
2、统审批结束后，由经办人将审批单从OA打印，附上报销或付款原始单据，交财务部出纳，财务部出纳有权对报销或者付款单后附的原始单据（如发票、合同协议、结算单等）的合法性，合规性进行复核，如果不符合要求的，出纳有权退还经办人员。2、资金支付授权审批： 为了有效地执行资金支付内部控制制度，规范资金支付审批程序，明确审批权责，有效控制公司成本费用和资金风险，保证资金安全，提高资金使用效率及减少审批环节，提高审批工作效率，特制定集团和子公司财务核决权限。2.1、集团公司财务核决权限：2.2、子公司财务核决权限： 3、日常费用报销、请款流程操作：3.1、个人借支管理规定：3.1.1、借款人填写OA【借支单】须
3、附“借支申请”。3.3.2、借支申请审批后，由财务出纳转帐到借支申请人工资卡上，出纳在转帐用途栏写上“xx项目借支款”。3.3.3、超过一个月以上的借支（除备用金外），无特殊情况外，财务部门有权让核算薪资部门应于当月实发工资中扣回，待报销后再支付。3.3.4、出差人员的出差费用原则上先自己垫付，公司不先预支，如果出差时间长，或者垫付金额较大，员工无法垫支的，可以申请向公司借支（各公司情况不同，可以根据实际情况写出具体操作方案，交集团财务中心备案）。3.3.5、以上各项支出，原则上前款不清，后款不借。3.3.、借支审核审批流程： 子公司：经办人填写OA填写【借支单】部门负责人审核子公司财务经理子
4、公司总经理审批（超过5000元）集团财务总监审批出纳办理付款。 集团公司：经办人填写OA填写【借支单】部门负责人审核集团财务总监审批（超过5000元）集团总裁审批出纳办理付款。3.2、预付货款和备用金的使用，必须依照下列规定办理：3.2.1、公司预付款项 是指按合同规定预先支付的货款，投标保证金等，根据合同和协议、招标文件内容填写OA申请【付款申请单】（在OA申请单附上相关附件），按【采购货款】支付流程审核审准后，出纳方可办理付款；付款手续不齐备的，出纳有权拒绝付款。3.2.2、备用金由本人申请、说明具体用途，使用期限和限额，按【个人借支】审核流程审批后，到财务出纳办理。对刚成立的子公司没有成
5、立财务部门前，可以实行备用金制度，由公司负责人申请，报集团财务中心批准。3.3.3、支付预付款时，原则上需要先提供发票，如果未提供发票的，应当在在以下规定的期限内凭报销发票等票据，填写OA单据，经审批后，到财务部门报销； 零星采购十天内报销；通过银行汇款支付的，在一个月内报销完毕，否则，财务部门有权通知薪资编制部门从经办人工资中逐步扣回。 4、日常费用报销管理流程规定： 日常费用报销主要指日常业务发生的业务招待费、办公费用及低值易耗品、市场费用、快递运输、修缮费、通讯费、咨询费、招聘费、培训费、会务费等等。4.1、单据填写操作规范：凡是针对公司员工的报销或付款，只能填写OA【费用报销单】，对公
6、付款只能填写OA【付款申请单】，出差报销填写OA【费用报销单时】，对摘要内容金额需要列示清晰。4.2、各项费用的报销、申请流程：子公司： 经办人填写OA填写【费用报销单】或者【付款申请单】部门负责人审核子公司财务经理子公司总经理审批超过1000集团财务总监审批出纳办理付款。集团公司： 经办人填写OA填写【费用报销单】或者【付款申请单】部门负责人审核集团财务总监审批超过1000集团总裁审批出纳办理付款。4.3、各项费用报销、付款要求：4.3.1、交际费用：4.3.1.1、交际费用控制标准： 集团公司业务交际费的控制标准： 组织级别上限标准（每人/元）总裁级200集团职能部门负责人100部门经理6
7、0注：需要酒水由申请本人到综合部申请领取。子公司业务交际费的控制标准： 组织级别上限标准（每人/元）总经理级200部门负责人100注：上海子公司需要酒水由申请本人到综合部申请领取，外地子公司根据实际情况，公司需要统一订购酒水，由行政统一管理。4.3.1.2、交际费用报销要求： 在出差地招待客人发生的酒水费用一般不能超过餐饮费，特殊情况需要写上说明。公司员工陪待人数一般在1-2人左右，特殊情况除外。业务交际费填写OA报销单时，要关联已审批的业务交际费【费用申请单】，否则，审核人员对没有审批的【费用申请单】，报销单不能审批通过。报销发票必须是增值税发票，一般情况不能用定额发票。4.3.1.3、交际
8、费申请：集团公司：经办人填写OA【费用申请单】部门负责人审核集团财务总监审核（金额超1000元）总裁审批。子公司：经办人填写OA【费用申请表单】部门负责人审核子公司总经理审批（金额超1000元）集团财务总监审批（金额超1500元）总裁审批。4.3.1.4、报销审核流程：集团公司：经办人填写OA【费用报销单】部门负责人审核集团财务总监审批。子公司：经办人填写OA【费用报销单】部门负责人审核财务经理审核总经理审批。4.3.2、办公费用： 办公用品是指单位价值低于2000元，或使用年限在一年以下的物品。对办公用品和低值易耗品的购买、领用、保管按照人力行政部门下发的“办公用品管理”制度执行。4.3.2
9、.1、办公用品供应商管理： 每年度未，集团行政部门对本年度或者下年度常用办公用品清单进行整理，清单详细说明各品种规格、品牌及质量要求。并寻找三家以上合格供应商进行报价，报价清单加盖公章、联系电话、联系人等要求，将报价单交财务部审核，讨论和决定供应商。 供应商确定后，本年度的采购价格保持不变，集团及子公司统一在确定的供应商进行集中采购。4.3.2.2、请购及发放流程：各部门填写【请购单】部门负责人签字人力行政负责人审批（超预算的走费用申请流程）。办公用品由人事行政人员验收（在供应商送货单上签字），发放由行政人员统一发放，并让财务经办人签字， 4.3.2.3、报销流程要求： 【付款申请单】后面必须
10、附上“采购发票、送货单签字联、领用表及部门办公用品耗用汇总表”。4.3.3、市场费用：4.3.3.1、市场费用管理：市场策划、市场活动、发布会、招商会以及与市场活动和营销相关的费用均属于市场费用，市场费用主要包括展会费、发布会、招商会、产品推广费、户外广告费、DM宣传费用等。所有市场费用须有策划方案和费用预算，费用预算报总经理审批后实施。市场费用有年度、季度预算的，对每个项目相应详细方案和明细预算金额，可以不用申请，如果没有，必须提供相关方案和费用预算，费用审批如下：子公司总经理提交集团分管副总裁审核集团财务负责人审核总裁审批。 4.3.3.2、市场费用支付管理： 活动方案需要第三方供应商支持
11、协助，活动前与供应商签订产品或者劳务服务合同，按合同审批流程审核完毕。 活动结束后，办理付款（或者活动前预付货款），需要提供以下单据：有预付款情形，必须有相应合同复印件；支付合同最后一笔货款时，需要提供相关产品或服务增值税专用发票，及相应业务事项的证明资料（如报纸和杂志广告发布完毕后，还需提供广告已经发布的相关报纸和杂志。印刷、制作活动用物品在报销时，提供印刷品或者物品验收单或者入库单；灯箱广告需要提供灯箱广告发布的照片；展会、发布会提供展会和发布会现场照片等。4.3.4、快递物流费用： 由行政人员负责寻找物流运输公司，签订运输合同时，必须将对方提供营业执照、税务登记证及相关复印件及运输合同交
12、财务部。申请支付时，填写OA【付款申请单】，上传（单据后附）以下内容：增值税专用发票、运输结算清单（对方盖章、公司经办人签字确认）及合同复印件。行政人员在签订运输协议前，需要遵循供应商管理，询价、比价流程。4.3.5、招聘费、培训费等： 相关费用必须有采购合同，按合同审批流程审批。合同审批后，按合同要求，在OA编制【付款申请单】进行审核审批，报销付款要求： 招聘费用在OA申请付款时，在【付款申请单】附上招聘需求计划表、招聘合同，招聘结束后，需要提供招聘人员的投入产出分析。 培训费在OA【付款申请单】附上【培训审批单】、培训合同及相关增值税专用发票。公司必须培训与公司业绩增长，且涉及的专业、管理
13、方面的培训，与业绩增长无关的培训一般不报销。所有培训先挂个人借支，培训结束后，20日内培训人员需要对本部门或者公司员工进行复训，复训之后，提供培训确认表，才能予以报销，否则，相关培训费个人承担。5、固定资产购置审批流程：固定资产指单位价值在2000元（含）以上的，或者使用时间较长（三年以上），且有实物形态的资产（如电脑、空调、打印机等等）。5.1、申购、支付流程：子公司：经办人填写【固定资产申购表】人事行政部门负责人审核子公司总经理审核（超过金额权限）财务总监审核集团总裁审批。集团公司：经办人填写【固定资产申购表】人事行政部门负责人审核集团财务总监审核集团总裁审批。5.2、流程操作说明：5.2
14、.1、购置固定资产申购审批后，由资产使用部门将批准的“固定资产申购表”交行政部门；行政部门进行询价，在确定的3家合格供应商进行报价，填制价格审批表报批审核，之后进行合同起草。5.2.2固定资产采购合同签订后，将原件交财务部一份。5.2.3、资产购置后，有相关使用部门进行验收，并出具固定资产验收报告；行政部门将购置资产的增值税专用发票、固定资产申购表、供应商价格审批表、验收报告等相关单据整理后，编制OA【付款申请单】，经审批后到财务部门办理付款。需要支付预付款项的，OA编制【付款申请单】经部门主管审批后，附上批准的“固定资产申购表”，和“固定资产采购合同”等，交财务部申请付款。固定资产验收报告必
15、须有使用部门和管理部门签字。固定资产全部由行政部门负责购买，如果固定资产有特殊要求，由需求部门和技术部门协助采购部门。6、供应商货款支付审批：6.1、供应商管理： 各公司根据业务需要，每年底对供应商进行评估和评选，选出三家合格供应商，供应商不限于产品采购或提供劳务服务；办公用品、电脑等固定资产类采购由行政负责。 合格供应商评选和确定审批流程： 采购部门负责提供同类产品备选供应商（4-5家）总经理组织评选成本小组讨论确定。 成本小组人员包括：总经理、采购负责人、财务经理等人员组成。6.2、采购报价管理：6.2.1、行政类采购： 公司办公用品当年采购物品，提交给备选合格供应商进行报价，按报价成本较低的确定，采购价格确定一年无变化，除非市场行情有很大波动的除外。6
