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1、目 录引言2第1章有有效利用用会议221.1你你需要开开会吗？21.2明明确会议议的目的的31.3非非正式会会议41.4正正式会议议51.5革革新中的的交流方方式61.6会会议类型型71.7不不要离题题8第2章准准备会议议102.1邀邀请与会会者1002.2准准备议程程112.3确确定地点点122.4安安排座位位152.5准准备会议议用品117第3章出出席会议议183.1积积极参与与183.2外外表与讲讲话1993.3倾倾听发言言203.4处处理问题题213.5做做备忘录录23评估与会会技巧224第4章主主持会议议244.1了了解职责责254.2研研究出席席者2664.3掌掌握会议议节奏227
2、4.4控控制会议议284.5维维持秩序序304.6结结束会议议324.7运运用正规规程序3344.8解解决正式式会议上上的问题题36主持能力力自测337成功会议议管理技技巧若想成功功地管理理会议，你你要学习习这些技技巧：从从构划和和准备议议程，到到建立正正式程序序，以及及处理易易爆局面面。会会议管理理不仅仅教你全全面主持持会议以以及充分分参与会会议，而而且为你你提供实实用方法法使会议议达到预预定目的的。生动动有力的的提示帮帮助你处处理实际际工作中中发生的的情况，并并掌握一一流的会会议管理理技巧，从从而使你你大大提提高管理理会议的的效率及及果断性性。蒂姆欣欣德尔（Tim Hinndlee）是伦伦
3、敦商业业语言咨咨询机构构“Workkingg Woordss”的创建建人。作作为编辑辑顾问和和作者，他他完成了了许多著著作，其其中包括括袖珍珍经理手手册、袖珍珍MBA和袖袖珍金融融手册、1979年以来一直是经济学家杂志的撰稿人，1994-1996年任欧洲商务杂志的编辑。引 言言会议商务务的一个个重要部部分，全全球每天天要举行行数百万万次会议议，会会议管理理会帮帮助你不论是是作为出出席会议议的与会会者，或或者是会会议的主主席提高这这些会议议的效果果和效率率。不论论是正式式会议还还是非正正式会议议，本书书将提供供给你相相关的各各种实用用建议，例例如如何何作好基基本的准准备，如如何进行行恰当的的座位
4、安安排，如如何保持持预定计计划，如如何结束束仁义等等。散见见于全书书的101个简明明的提示示将进一一步为你你达到目目的提供供重要信信息。自自我评估估练习使使你能系系统地评评估你的的进步及及明确以以后的努努力方向向。如果果你能不不断地应应用本书书所提供供的宝贵贵建议，你你就可以以非常自自信并且且成功地地管理会会议。第1章 有效利利用会议议开会要花花费宝贵贵的时间间和金钱钱，因此此只有在在必要时时才召开开会议，并并确保会会议简短短而富有有建设性性。1.1你你需要开开会吗？大多数经经理人员员对花费费在开会会上的时时间之多多感到有有压力。可是究究竟有多多少会议议能真正正解决问问题？如如果你考考虑过会会
5、议真正正的代价价，你安安排和出出席的会会议就会会少得多多。1.1.1定义义会议商业会议议由若干干人参加加，他们们聚到一一起是为为了解决决问题或或做出决决定。几几个同事事在走廊廊里偶然然相遇，也也可以说说是一个个会议。然而，大大多数工工作会议议比较正正式，有有预先确确定的时时间和地地点。这这些会议议可以是是与高级级经理、同事或或客户一一对一的的会议，但但通常有有两人以以上参加加。典型型的会议议有一个个明确的的目标，并并概括于于方程（一一张议事事清单）上上，议程程预先在在与会者者中传阅阅。1.1.2考虑虑成本成功的会会议通过过将合适适的人聚聚集在一一起，使使其共同同为某个个目标贡贡献他们们的才智智
6、，因此此能够节节约大量量的时间间和金钱钱。然而而，有许许多会议议没有必必要召开开，例如如小组会会议。开开始时小小组会议议曾有一一个明确确的目标标，然而而后来成成为一个个惯例，或或者被看看成从各各自的工工作中解解脱出来来休息一一下的机机会。殊殊不知这这是一种种代价昂昂贵的奢奢侈。任任何会议议最大的的成本通通常是与与会者的的时间从阅读读议程，准准备材料料，到出出席会议议。如果果与会者者还需长长途施行行，这个个时间也也必须计计算在内内。最后后还有“机会成成本”，即这这些与会会者若不不出席会会议，他他们能做做些什么么，为他他们的公公司创造造多少价价值？召召集会议议之前，必必须考虑虑所有这这些成本本。1
7、.1.3把成成本加起起来要计算出出一个会会议的总总成本，首首先计算算全部出出席人员员的总薪薪金，加加上他们们每年在在各自单单位的日日常开支支，然后后将其和和除以一一年中的的工作小小数（每每周工作作时数乘乘以每年年工作周周数）。另外还还需计算算召开会会议每小小时所需需的杂项项支出，如如房租。两项之之和是会会议每小小时的成成本。会会议达成成的最终终结果是是否真正正值这么么多钱？可能值值得的，但但你经常常要考虑虑的是如如何用尽尽量少的的成本，而而事半功功倍地达达到同样样的效果果。1.1.4正在在举行会会议一个部门门的成员员和董事事总经理理聚在一一起开会会，以解解决一个个问题。他们的的年薪合合计180
8、00000英镑，年年管理费费合计10000000英镑，另另外还有有各种杂杂项费用用。按此此计算，这这个会议议每小时时的费用用是178英镑。销售经理理联系各各种情况况提供补补充信息息销售代表表提出报报告董事总经经理主持持会议销售总监监向销售售团队提提出问题题秘书作记记录1.2明明确会议议的目的的可以为许许多不同同的原因因召开会会议，主主席和与与会者必必须预先先明了确确切目的的，这样样才能使使会议取取得成功功。小提示11：从一开开始就要要明确会会议目的的小提示22：如果不不开会也也能解决决问题，就就取消会会议。1.2.1考虑虑目的大多数会会议的目目的属于于下列几几种之一一。要预预先决定定所要召召开
9、会议议的目的的属于其其中的哪哪一种，并并确保全全体与会会者明了了。 透露住处处信息或或提供意意见； 发布指示示； 提出申诉诉和仲裁裁； 做出决定定或贯彻彻决定 激发创意意； 提了建议议，进行行讨论，并并做出最最终决定定；1.2.2考虑虑细节如果你已已决定一一个会议议的主题题，就可可开始考考虑其他他细节。想一下下这个会会议要开开多长，哪哪几个问问题需要要讲座以以及必须须分配给给每个问问题的时时间是多多少。注注意留点点时间用用于委派派任务，也也留点时时间给予予会间休休息及会会议总结结。一定定要安排排好会议议，以确确保恰恰恰相反当当的、有有必要权权威性的的与会者者能够出出席。如如果他们们不能来来，那
10、就就重新安安排一个个更合适适的时间间。对于于例行会会议，应应每隔一一段时间间检查一一下这些些会议是是否仍符符合一个个实用目目的而不不是浪费费时间。1.2.3自我我提问Q每个人人都明确确开会的的目的吗吗？Q是否需需要每个个人都出出席整个个会议？Q是否有有比开会会更好的的方法不不提出问问题？Q是否有有其他人人，他通通常不出出席你的的会议，但但可能会会在这一一次会议议上提出出有益的的意见？Q使用各各种视觉觉辅助手手段是否否有利于于会议？1.2.4评估估个人的的目的无论你主主持会议议或者只只是出席席会议，应应事先考考虑会议议规定的的目标以以及你的的个人目目标，例例如，你你可能对对议程式式上的某某些项目
11、目特别感感兴趣，你你要起清清楚你愿愿意接受受什么样样的结果果，然后后可以开开始做相相应的准准备。另另一个需需要考虑虑的问题题是你能能否减少少花费在在会议上上的时间间。如果果你不需需要参加加整个会会议并已已决定只只出席其其中的一一部分，则则应预先先通知会会议主席席。1.2.5保密密事宜如果会上上要讲座座保密事事宜，应应让全体体与会者者在会议议的开始始阶段就就知道，因因为这会会影响与与会者的的态度。所有保保密事项项需要恰恰当地处处理并且且在会外外出应获获得足够够的重视视。如果果议和内内兼有机机密和非非机密的的事项，则则应预先先确保全全体与会会者明白白每个项项目相应应的情况况。小提示33：仔细考考虑
12、什么么能促进进会议成成功举行行，什么么会使会会议失败败。1.2.6强调调目标如果你主主持会议议，在会会议开始始时做饭饭就要概概述这个个会议的的目的和和目标，这这样就能能使全体体与会者者在整个个会议期期间都能能牢记不不忘。提提醒与会会者何时时必须做做出何种种决议以以及需传传递何种种信息，并并且如果他他们偏离离这点提醒他他们注意意分配给给每个问问题的讨讨论时间间。如果果你仅是是会议的的参与者者，你要要确保你你已为详详尽讨论论淤泥特特别有关关的事项项作好了了充分的的准备。小提示44：考虑一一下，如如果一个个例行会会议没有有如期举举行，会会有什么么后果。1.2.7你的的重要途途径目的未明明确，你你就无
13、法法确定需需要举行行哪种会会议。首首先确定定会议的的目的及及需花时时间，然然后邀请请与会者者。确定会议议目的 决定会会议需要要多少时时间 保证有有关人员员出席1.3非非正式会会议非正会议议可以有有多种不不同的形形式，并并且可以以采取讨讨论会的的形式。非正式式会会议议无论是是偶然进进行的，或或者是按按通常的的方式如如口头方方式召集集起来的的，都提提供了一一些机会会来简单单地解决决问题。小提示55：记住，高高层经理理的在场场可能会会妨碍讨讨论。小提示66：要远离离你的办办公室召召开会议议，这样样你就可可以轻易易地离开开会议。1.3.1布置置环境尽管性质质比较随随意，非非正式会会议的成成功仍然然得益
14、于于精心挑挑选的环环境，如如果与会会者感觉觉不 服，或或者要他他们在开开放式的的办公室室里讨论论一项保保密事宜宜，那么么就很难难进行富富有成效效讨论。选择合合适的环环境，可可以帮助助你得到到所寻求求的结果果。1.3.2解决决问题利用一个个临时的的会面，例例如与同同事在走走廊里交交谈，立立刻解决决一个问问题。1.3.3临时时会议只有简短短的通知知并且是是顺便或或立即召召集的会会议，称称为“临时会会议”。这些些临时会会议对于于坦诚地地讨论问问题以及及不受大大量其他他人员的的影响而而迅速地地做出决决定是很很理想的的。不多多于三至至四人参参加的临临时会议议在解决决一些小小问题时时具有最最佳效果果。另外
15、外，可以以利用临临界时会会议发布布紧急通通告。在在同事之之间，临临时会议议倾向于于以非正正式的语语言风格格和轻松松的身体体语言为为特征。建立一一种非正正式的气气氛，有有助于你你在会议议中理解解其他人人的反应应。注意意面部表表情：因因为与会会者可能能走神，他他们的面面部表情情会真实实地告诉诉做你这这一点。1.3.4小型型非正式式会议策划小型型非正式式会议是是为了通通过讨论论不解决决问题，提提供反馈馈，因此此与临时时会议不不同，它它应该有有准备的的时间。即使举举行一个个只有二二三个人人参加的的小型非非正式会会议，也也要记住住会议的的目的和和时间限限制。恰恰当地控控制会议议，你就就能让主主要的事事情进行行下去，并并且能使使与会者者之间进进行坦诚诚的讨论论。通过过保持目目光接触触这种身身体语言言中具有有表达性性的方式式，来鼓鼓励与会会者。1.3.5讨论论争议如果你在在领导一一次讨论论，你一一定要多多多运用用大量鼓鼓励性的的目光接接触，来来帮助你你保持对对会议的的控制。1.3.6交流流思想小型的头头脑风暴暴会议是是一个分分
