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1、百度出品：会计考试神器，扫码下载！海量免费资料，真题，模拟题，任你练！会计从业考试，会计初级职称，会计中级职称，一网打尽！官方QQ群：318549896第4章电子表格软件在会计中的应用第1节电子表格软件概述大纲要求：根据新考试大纲的要求，本节应重点掌握以下内容：了解常用电子表格软件的种类了解电子表格软件的主要功能熟悉Exce1软件的用户界面熟悉启动与退出Exce1软件的常用方法熟悉Exce1文件管理的常用方法考点：1、常用电子表格软件的种类2、电子表格软件的主要功能3、Exce1软件的用户界面4、启动与退出Exce1软件的常用方法5、Exce1文件管理的常用方法知识点1：常用的电子表格软件电子
2、表格，又称电子数据表，是指由特定软件制作而成的，用于模拟纸上计算的由横竖线条交叉组成的表格。WINDOWS操作系统下常用的电子表格软件主要有微软的Excel、金山WPS电子表格等；Mac操作系统下则有苹果的Numbers，该软件同时可用于iPad等手持设备。微软的Excel软件（以下简称Excel）是美国微软公司研制的办公自动化软件OFFICE的重要组成部分，目前已经广泛应用于会计、统计、金融、财经、管理等众多领域。考虑到其操作简单直观、应用范围广泛、用户众多且与其他电子表格软件具有很好的兼容性，未特别说明时，本大纲主要介绍Excel有关内容知识点2：电子表格软件的主要功能电子表格软件的主要功
3、能有：(1)建立工作簿；(2)管理数据；(3)实现数据网上共享；(4)制作图表；(5)开发应用系统考点1：建立工作簿Excel启动后，即可按照要求建立一个空白的工作簿文件，每个工作簿中含有一张或多张空白的表格。这些在屏幕上显示出来的默认由灰色横竖线条交叉组成的表格被称为工作表，又称“电子表格”。工作簿如同活页夹，工作表如同其中的一张张活页纸，且各张工作表之间的内容相对独立工作表是Excel存储和处理数据的最重要的部分，也称电子表格。每张工作表由若干行和列组成，行和列交叉形成单元格。单元格是工作表的最小组成单位，单个数据的输入和修改都在单元格中进行，每一单元格最多可容纳32 000个字符在Exc
4、el 2003中，每个工作簿默认含有3张工作表，每张工作表由65 536行和256列组成在Excel 2013中，每个工作簿默认含有l张工作表，该工作表由1 048 576行和16 384列组成。默认的工作表不够用时，可以根据需要予以适当添加。每个工作簿含有工作表的张数受到计算机内存大小的限制考点2：管理数据用户通过Excel不仅可以直接在工作表的相关单元格中输入、存储数据，编制销量统计表、科日汇总表、试算平衡表、资产负债表、利润表以及大多数数据处理业务所需的表格，而且可以利用计算机，自动、快速地对工作表中的数据进行检索、排序、筛选、分类、汇总等操作，还可以运用运算公式和内置函数，对数据进行复
5、杂的运算和分析考点3：实现数据网上共享通过Excel，用户可以创建超级链接，获取局域网或互联网上的共享数据，也可将自己的工作簿设置成共享文件，保存在互联网的共享网站中，让世界上：任何位置的互联网用户共享工作簿文件考点4：制作图表Excel提供了散点图，柱形图、饼图、条形圈、面积图、折线图、气泡图、三维图等14类100多种基本图表。Excel不仪能够利用图表向导方便、灵活地制作图表，而且可以很容易地将同一组数据改变成不同类型的图表，以便直观地展示数据之间的复杂关系；不仅能够任意编辑图表中的标题、坐标轴、网络线、图例、数据标志、背景等各种对象，而且可以在图表中添加文字、图形、图像和声音等，使精心设
6、计的图表更具说服力考点5：开发应用系统Excel自带VBA宏语言，用户可以根据这些宏语言，自行编写和开发一些满足自身管理需要的应用系统，有效运用和扩大Excel的功能【经典例题】电子表格软件的主要功能有（ ）A 建立工作簿 B 管理数据 C 实现数据网上共享 D 开发应用系统 【答案】ABCD 知识点3：Excel软件的启动与退出考点1：Excel软件的启动1点击“开始”菜单中列示的Excel快捷命令通过“开始”菜单可启动Excel软件，同时建立一个新的文档，该文档在Excel软件中被默认为工作簿。启动Excel后建立的第一个空白工作簿的缺省名和扩展名，在Excel 2003中分别默认为“Bo
7、okl”和“xls” (在Excel 2013中则分别为“工作簿1”和“clsx”)，但也可以另存为其他名字和类型的文件2点击桌面或任务栏中Excel的快捷图标点击Excel的快捷方式图标这种方法的前提是桌面或任务栏中已经创建Excel快捷方式图标3通过“运行”对话框启动Excel软件相关操作完成后，Excel启动，同时建立一个新的空白工作簿4打开现成的Excel文件直接点击现成的Excel文件，通过打开该文件来启动Excel软件【任务导入】远通公司会计部王芳在工作中经常用到Excel软件来处理各种表格，觉得Excel软件对于会计人员来说非常重要，想系统地学习一下。在安装了目前最新版的Exce
8、l 2013之后，开始启用Excel 2013，好好学习一下此软件【具体任务】点击“开始”菜单中列示的Excel快捷命令启动Excel【操作步骤】单击“开始”l“所有程序”I“Microsoft Office 2013”I“Excel 2013”命令，启动Excel 2013，创建一个默认名为“工作簿1”的工作簿【提示】本章操作主要以Excel 2013为主。Excel 2007及以上版本操作界面相似，主要功能一致。考点2：Excel软件的退出通常可以采用下列方法退出Excel软件：1点击标题栏最右边的关闭按钮2点击“关闭窗口”或“关闭所有窗口”命令右键单击任务栏中的Excel图标，打开菜单选
9、项，点击“关闭窗口”命令可退出Exce文件。文件被关闭后，Excel软件也随之退出3按击快捷键“Alt+ F4”按击“Alt+ F4”键后，Excel软件将被退出。【任务导入】远通公司会计部王芳启动Excel 2013之后，熟悉了软件的用户界面，开始练习退出Excel 2013。【具体任务】采用各种方法退出Excel。【操作步骤】方法一：点击标题栏最右边的关闭按钮“ ”，退出Excel软件。方法二：按击“Alt+ F4”键，退出Excel软件以上两种方法操作时，如果退出前有编辑的内容未被保存，将出现提示是否保存的对话框。需注意的是：以上操作方法均指的是当前只有一个工作簿的情形，如果当前有多个工
10、作簿文件在运行，以上操作方法执行的结果将是光标所在的文件被关闭，其他处于打开状态的Excel文件仍在运行，Excel软件并未退出。只有这些文件均被关闭后，Excel软件才能退出。知识点4：Excel软件的用户界面Excel软件启动后，通常会建立一个新的空白工作簿或者打开一个现有的工作簿，并在屏幕上呈现一个最大化的工作簿窗口（简称窗口）。这一窗口是用户操作Excel软件的重要平台，被称为默认的用户界面。Excel软件的默认用户界面因版本不同而有所区别。Excel 2003及以下版本的默认用户界面基本相同，由标题栏、菜单栏、工具栏、编辑区、工作表区、状态栏和任务窗格等要素组成；Excel 2007
11、及以上版本的默认用户界面基本相同，主要由功能区、编辑区、工作表区和状态栏等要素组成。考点1：标题栏标题栏位于窗口的最上方，依次列示Excel软件的图标、文档的标题和控制Excel窗口的按钮。考点2：菜单栏Excel 2003的菜单栏默认位于标题栏的下方，包含“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、“工具”、“数据”、“窗口”和“帮助”等9个默认的菜单项，包括Excel的全部操作命令，每一菜单项分别含有对工作表进行操作的一组功能相关的命令选项。命令后面带有“”的，表示选择了这一命令后将打开该命令的对话框；命令后面带有“w”的，表示该选项后面带有一个子菜单。考点3：工具栏工具栏默认位于菜
12、单栏的下方，但可移动到窗口的其他适当位置，它由一系列与菜单选项命令具有相同功能的按钮组成。每个按钮代表一个命令，能更加快捷地完成相应的操作。用户不仅可以自行设定工具栏的显示、隐藏及其在窗口中的位置，而且可以自行设定工具栏中的按钮及其在工具栏中的位置。默认显示的工具栏是“常用工具栏”和“格式工具栏”。常用工具栏包括了一般常用的操作命令：如创建新的工作簿、打开一个工作簿、保存文件、打印、打印预览、拼写检查、剪切、复制、粘贴等等。格式工具栏包含了格式化文本、排版操作的命令：如字体、字号、加粗、倾斜、下划线、左对齐、居中、右对齐等等。考点4：编辑区编辑区默认位于工具栏的下方，由名称框、取消输入按钮、确
13、认输入按钮、插入函数按钮和编辑栏构成，用来显示当前单元格的名字和当前单元格的内容、取消或确认本次输入的数据或公式。编辑区可以显示也可以隐藏。选择“视图”菜单的“编辑栏”选项，就可以在显示和隐藏之间进行切换。考点5：工作表区工作表区默认位于编辑区的下方，是Excel文件用于存储和处理数据的专门区域，由工作表、工作表标签、标签滚动按钮、滚动条和滚动条按钮、列和列号、行和行号、全选按钮、单元格等要素组成。Excel工作簿是运算和储存数据的文件，它由若干张工作表组成。一个Excel工作簿中可以包含1- 255个工作表。在系统默认状态下，一个Excel工作簿含有3个工作表，分别被命名为sheet1、sh
14、eet2和sheet3这些工作表名出现在工作簿底部的工作表标签上。可以对工作表进行插入、删除、移动、复制和重命名等操作。工作表也称电子表格，它由若干单元格组成，是Excel存储和处理数据的最主要的形式。工作表中行与列相交的位置称单元格，它是工作表中最基本的存储单位。工作表中的每个单元格由惟一的单元地址标识。单元地址由单元格所在列的列号和单元格所在行的行号共同组成，行号：用1、2、3等阿拉伯数字表示，最大行数为65 536行；列号：以A、B、C等字母形式表示，最大列数为256列。且列号在前，行号在后。如“B5”表示的单元格处于工作表B列与第5行交叉的位置。全选框位于行号与列号的交点处，单击它可将整个工作表选中。区域是指工作表中的单元格组，它是一组单元格。操作过程中，有时需要对工作表中的一个区域进行操作，这时就需要用一种方法将操作区域表达出来。连续区域的表示方法是用区域符（冒号：）将区域的两个对角的单元地址隔开，它表示的是两个对角单元之间所有的连续单元格（如：“B2：D6”，表示从左上角B2单元格开始到右下角D6单元格，共15个单元格组成的矩形区域）不连续区域的表示方法是用区域符（逗号，）把单元地址隔开（如“A3，C5，D8”表示选择这三个不连续的单元格）。1选定一个矩形区域方法
