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1、办公室文秘工作说明书第一部分 岗位规格说明一基础资料岗位名称：办公室文秘 岗位编码：所在部门：行政管理部 定员标准：1人直接上级： 职系：岗位分析日期：/5/16/5/21二岗位职责（一）概述在*直接领导下全权负责企业文秘工作；会议通知起草、组织、会议现场筹备、会议统计和整理等会务工作；企业总结汇报材料编写及下属企业总结材料汇总；对外发文核稿，收文管理；企业多种文档资料搜集、整理、分类归档、保管；企业证照保管；制订企业办公室管理相关管理制度。（二）工作职责日常文秘岗：1.在企业法务主管帮助下起草企业各项管理制度草案，提交上级领导审核后进行修改、确定；2.立即、正确地向上级领导和相关人员传达总部
2、及相关部门通知事项；3.编写企业总结汇报材料，汇总下属企业计划、总结材料；4.起草、核定对外发文稿，做好各类行政文件，信函、汇报等材料收发、转递工作，制作、传送文件审阅单及传阅文件；5.搜集、整理企业各类档案资料（人事档案除外）、协议（劳动协议除外）、规章制度文件，分类归档，做好保留工作；6.做好清退归档资料登记和立卷工作；7.企业档案资料借阅、登记；8.企业刊物、大事记等发放；9.和领导沟通，合理安排领导日程；10.保管企业营业执照、税务登记证、组织机构代码证、基础户银行开户许可证，办理注册、变更、年检手续；11.保管企业印鉴（财务印鉴除外），登记印鉴使用统计；12.帮助企业领导起草相关行政
3、文件；13.做好来客接待工作；14.企业通讯录（电话、邮箱）整理、制作及修订；会务岗：1.起草并下发会议、培训通知；2.安排会议室使用，准备会议资料，部署会议现场；3.会议室卫生、环境日常维护和管理；4.统计会议内容，备份会议资料，并存档；5.统计培训参与人员名单、人数和部门、职级；6.租借培训场地，发放培训资料，调试现场设备，准备并茶水；7.培训期间签到表设计、印制，及现场签到；三其它职责完成领导交办其它临时性工作，并将完成情况立即汇报给领导。四监督及岗位关系（一）所受监督和所施监督1.所受监督：办公室主管直接接收行政管理部经理监督指导。2.所施监督： （二）和其它岗位关系1.内部联络：本岗
4、位和其它部门有； 2.外部联络：（三）本岗位职位晋升阶梯图 * * 办公室文秘（四）本岗位横向平移情况五工作内容和工作要求工作内容工作要求1.在企业法务主管帮助下起草企业各项管理制度草案，提交上级领导审核后进行修改、确定；2.向上级领导和相关人员传达总部及相关部门通知事项；3.编写企业总结汇报材料，汇总下属企业计划、总结材料；4.起草、核定对外发文稿，做好各类行政文件，信函、汇报等材料收发、转递工作；5.搜集、整理企业各类档案资料（人事档案除外）、协议（劳动协议除外）、规章制度文件，分类归档，做好保留工作；6.做好清退归档资料登记和立卷工作；7.企业档案资料借阅、登记；8.发放企业刊物、企业大
5、事记；9.和领导沟通，合理安排领导日程；10.保管企业营业执照、税务登记证、组织机构代码证、基础户银行开户许可证，办理注册、变更、年检手续；11.保管企业印鉴（财务印鉴除外），登记印鉴使用统计；12.帮助企业领导起草相关行政文件；13.做好来客接待工作；14.职员通讯录制作、修订；145.起草并下发会议、培训通知；16.安排会议室使用，准备会议资料，部署会议现场；17.会议室卫生、环境日常维护和管理；18.统计会议内容，备份会议资料，并存档；19.统计培训参与人员名单、人数和部门、职级；20.租借培训场地，发放培训资料，调试现场设备，准备并茶水；21.培训期间签到表设计、印制，及现场签到；1.
6、制度设计合理，有效实施、落实；不违反法律硬性要求。2.立即、正确。3. .每十二个月12月份编写一次企业总结汇报材料。4. 文件传阅率保持在95%以上。5.建立分类电子版档案资料明细目录，确保以后查阅方便、快捷；关键档案资料保留率100%。6.制作一份具体清退资料明细并存档；关键资料留存。7. 确保档案资料归还率100%。8.每十二个月年末编制一次企业大事记。9.紧急、关键事件安排在先，避免日程冲突。10.确保此几件证照保留安全、完好；按时办理注册、年检，立即办理变更。11.确保印鉴保管安全、完好，印鉴使用目标登记清楚。12.13.热情、礼貌、周到14.确保通讯录立即更新154.确保会议、培训
7、参与人员100%收到通知。16.合理安排会议室使用时间，确保会议期间设备正常使用。17.确保保洁人员天天清扫，会议室环境洁净、整齐178. 会议统计时候要进行整理。19.无漏统现象20. 租借面积适宜培训场地，进行议价，争取花最少钱租一样场地；培训资料依据实际情况确定提前发放还是现场发放，确保人手一份。21.每一位到会人员全部签到六岗位权限1.对办公室工作计划和实施有确定和提议权。2.有对上级部门提出合理化提议和意见权力。七劳动条件和环境本岗位属于手工工作，室内坐姿结合走动进行，属于较轻体力劳动，工作环境温、湿度适中，无噪音、粉尘污染，照明条件良好。八工作时间本岗位实施每七天32.5小时工时制
8、。第二部分 职员规格要求九资历1.工作经验：从事文秘工作十二个月以上2.学历要求：大专及以上学历十身体条件本岗位要求身体健康，精力充沛，含有一定程度协调力、控制力、调整力和记忆力。十一心理品质及能力要求1.智力：含有较强学习能力、了解指令和原理能力，及推理判定能力。2.语言能力：口头和书面语言表示流利。3.含有一定组织能力、管理能力、计划能力及实施运作能力。4.严谨、细心，善于发觉问题，并能立即作出判定。十二所需知识和专业技能（一） 担任本岗位职务应含有专业知识和技能1.掌握文秘工作相关专业知识2.含有一定外语水平，能够利用英语进行简单听、说、读、写。3.含有一定计算机水平，能够使用计算机办公
9、自动化软件。4.含有严谨、细心工作态度，能够确保文档完好归类保留及会务工作顺利进行。（二）招聘本岗位职员应考评内容1政治思想素质和对文秘工作热爱程度。2.计算机操作知识。3.英语水平。（三）上岗前应接收培训内容1.了解企业整体情况、行政管理部关键职能和责任，熟悉企业和行政管理部现行多种规章制度。2.掌握行政管理部人员分工情况，了解企业文秘工作情况。3.协作意识、服务意识。（四）上岗后应继续教育训练内容档案管理知识、秘书知识、写作能力。十三绩效管理从德、能、勤、绩四个方面对职员进行考评，以领导评定为主，自我评定和同级评定为辅进行，其中领导评定占70%，同级评定占20%，自我评定占10%。（一）
10、本岗位工作考评内容1.德：良好职业道德修养，敬业爱岗，忠于职守。2.能：（1）业务能力：文秘专业知识和实际利用能力；处理突发事件能力、协调能力；（2）管理水平：含有通常计划、组织、控制、协调能力。3.勤：出勤率达成98%。4.绩：（1）是否按工作计划和领导指令圆满完成工作任务；（2）是否确保企业档案资料完好保管及会务工作顺利进行； （二）本岗位工作从时间角度考评要求1.定时听取下属人员工作汇报。2.每个月向行政管理部经理提交书面工作汇报1次。3.依据工作进展情况，随时向行政管理部经理提出合理化意见和提议。4.每十二个月年初，制订整年工作计划，年末依据工作完成实际情况，向上级作述职汇报。（三）考评结果分析和反馈 由上级领导对考评结果进行核实及可靠性分析，以确保考评结果真实性，并将考评结果和同期指标和工作要求相比较，立即将分析结果反馈给本人。
