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1、全公务员必备技能：公文处理程序一、公文处理概述公文处理主要呈现两大程序：收文程序和发文程序。收文和发文应严格按照党政机关公文格式（GB/T 9704-2012）及XXXX总部公文处理办法（XXXXXXXX号）相关要求办理。二、公文处理流程图1收文处理流程图2发文处理流程图三、收文处理程序（一）收文1机关收文种类（1）上级机关的指令性和指导性公文；（2）上级机关的批复性和平行机关、不相隶属机关对商洽和询问事宜的答复性公文；（3）下级机关的请求性和平行机关、不相隶属机关的商洽和询问性公文；（4）各部门的调查性和下级机关的陈述性公文；（5）内部刊物和“简报”、“通讯”等；（6）其他文书材料，如公开刊
2、物和群众来信等。2收文渠道（1）电子收文；（2）机要交通局送的机要信件；（3）各机关和部门直接报送的信件；（4）传真；（5）收发室转来的信件。（二）审核收文审核应注意：（1）检查公文的收件机关、部门或姓名是否应由本部门收文；（2）清点公文数量，查看公文是否完整、有无破损；（3）是否符合行文规则；（4）签收，注明收文时间。（三）登记1确定登记与不登记的范围需要登记的公文有：（1）上级机关的指令和指导性公文；（2）下级机关的请求性公文；（3）平行机关和不相隶属机关的商洽和需要答复的公文；（4）一切机密性公文；（5）其他重要公文。不需要登记的公文有：（1）公开的和内部无密的刊物和简报；（2）一般性抄
3、件；（3）行政事务性的通知、介绍信和请柬等；（4）私人信件、公开信、公开发布的公文等。2采用簿记帐进行分类登记填写收文登记簿，局收文登记一般按照发文单位分为机关行政和机关党委两大类，每类中又按照上行、平行、下行分单位登记，编写收文流水号。机要秘书根据文件内容要求，在收文右上角签章（只需阅知的公文，签阅文章，需要办理的公文，签办文章），注明密级、缓急程度、流水号及签收时间。（四）发送1对外部收文需要向各部门及所属企业发送的，需要填写收文分发分送簿；重要公文需要接收人签字确认收悉；电子公文网上发送，需要设置阅读回执。2需拟办、批办的文件应先送领导提出拟办、批办意见，再分送承办单位或承办人。3报刊、
4、杂志、便函、请柬、简报、资料和临时性、事务性通知可直接分送承办单位、承办人或存查。（五）拟办需拟办的公文，党委公文和行政公文分别报送党委办公室主任和总经理办公室主任提出拟办意见，在收文处理单上注明。需要拟办的文件：1上级机关发来的命令、决议、指示、批复及其需要传达、贯彻、执行的文件；2下级机关报送的重要请示或报告；3其他单位送来需要答复或者办理的重要文件；4需本企业领导人参考或了解的文件、材料等。拟办意见的拟写要求：1言简意赅，便于执行；2可具体指出承办单位或承办人员；3多个部门联合办理的，应指明主办单位；4敏感事项或紧急公文，应提出承办的原则和完成时限；5需一定范围阅知的文件，应指明传阅范围
5、和方式；6文件中涉及到之前其他文件时，应将这些文件一并送领导批办；7对不符合规范的公文，经办公室主任批准后，可退回呈报单位并说明理由。（六）批办拟办意见提出需要批办的文件，送分管领导在收文处理单上注明批办意见。对具有请示事项的文件，应由主批人签批，其他审批人圈阅视为同意；无请示事项的，圈阅表示阅知。（七）承办公文承办由具体业务部门或人员承担，办公室应根据领导批办意见及时发送文件至承办部门或人员。只需阅知的文件，传阅人应在当天阅完，在收文处理单上签名并及时退还文件，不得自行传阅。承办部门认为不属于其职权范围或不宜由本部门办理的，办公室应积极协调或报分管领导裁定。（八）收文催办收文催办主要指对内催
6、办，即对局系统内部文件承办部门或人员的催促检查。1送负责人批示或交有关部门办理的重要公文，办公室应负责催办；2在文件要求办理期限结束时尚未办理的，办公室应催办；3催办对象包括局领导、局总部各部门负责人及所属单位负责人；3紧急公文应跟踪催办，重要公文应重点催办，一般公文应定期催办；4填写重要事项催办单，发送承办部门；5承办部门收到重要事项催办单后应及时给与书面答复；6催办后三天仍未办妥的，应查问承办部门或人员，并限时办完。（九）注办收文处理完毕，要在收文处理单上注明办理结果：传阅的文件，要有传阅人签名；承办完毕的文件，要有承办部门或人员签注的承办结果及办结时间。（十）查办办公室要对上级单位来文的
7、落实情况进行督促检查，查办项目包括针对来文的办理情况，文件要求的落实情况，回复报告及统计数字的真实性和客观性。（十一）清退重要文件或保密文件待处理完毕或承办完毕后，主办单位应将其退回办公室，办理清退手续。（十二）立卷局机关采用分散式立卷，即机关收文、综合性的文件及综合性的会议文件材料由办公室立卷；业务性文件、以部门名义发文的存本和定稿、以局名义召开的专业会议文件由业务部门立卷；会计核算文件材料由财务会计部门立卷；科技文件材料及其他业务文件，由有关业务部门立卷。（十三）归档和销毁文件归档和销毁详见制度汇编有关档案管理规定。四、发文处理程序（一）草拟文件起草工作包括交拟、议拟和撰拟三个程序：1交拟
8、：根据管理工作的客观需要，文件主办部门要认真领会和记录领导交待的写作意图和重要问题、措施等。2议拟：查找与该文件有关的文件、法律法规、企业相关规定等，通过调研收集相关材料和信息，形成文件提纲。3撰拟：对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门负责人应当面协调，仍不能取得一致意见时，主办部门可列举各方理由和依据，提出建设性意见，并于有关部门会面后，报请上级机关协调和裁定。（二）修改文件起草后，应字斟句酌认真修改，修改的标记及文字应用彩色笔拉出版心，明显标注，修改完毕填写发文稿纸中拟稿人、文件标题、附件、文件类别、主送、抄送等内容，请部
9、门负责人审阅文稿并签署意见。领导要求提前审阅的文件及只需报领导阅批不需要发文的报告、请示等，填写签报后由主办部门直接送领导。（三）审核公文送负责人签发前，应由办公室进行审核，审核重点：1行文必要性、合法性，与企业现行规章制度的协调性；2政策界限清晰，措施方法可行，执行期限妥当，涉及的相关问题能够妥善安排；3公文格式、标题、语体、文字、标点符号、层次序号、数字、引文、简称、译名、密级、缓急等是否符合规范；4主送和抄送是否得当，阅读和发放范围是否合适等；5核稿人提出修改意见，拟稿人修改后拟稿人签字并确定关键词、密级、缓急程度及签发人等。（四）签发1以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或主持工作的
10、负责人签发；2以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或其授权的其他负责人签发；3同级机关方可联合行文，联合发文应经联合行文的相关机关会签方能生效。（五）复核公文正式印制前，办公室应进行复核，复核重点：1发文名义是否妥当，审批和签发手续是否完备，附件材料是否齐全、规范；2联合发文是否经过了会商和会签，发文机关是否同级，排列是否妥当；3复核后对文稿进行了实质性修改的，应按程序进行复审。（六）注册发文注册指按发文顺序给每份文件编著发文字号。1按发文的先后顺序编注发文字号；2联合发文只编注主办机关发文字号；3发文字号结构为：发文机关代字+年度+发文顺序号；4不得一文多号，也不得一号多文；5确定
11、发送范围和印制数量；6带密级文件应编注发文份号。（七）缮印与校对经过签发程序，无须任何修改的文件，按照公文格式要求印制一份供主办部门校对清稿，校对人员在正确无误的校样上签字后，按照文件数量要求印制相应份数。（八）用印企业印章应由专人管理，用印应严格履行程序，合乎规范要求。文件用印规范请详见“印信管理程序”。（九）装订装封按照文件装订要求进行装订，向外发出的文件应装入信封，发文装封应注意：1多级行文、普发文件应编写文件信封号码；2有密级的文件，应在信封上标识密级，封口处贴密封条；3有缓急程度的文件，应在信封上标识缓急程度。（十）登记发送文件发送，应在发文登记簿上登记，文件发送的方式有：专人递送、
12、收文单位专人领取、公文交换站递送、邮寄、网络传送、传真、电传等。（十一）发文催办发文催办为对外催办，即向收到文件的所属单位或外机关单位发出催促办理文件的意见。1重要公文确认接收后3个工作日未办理的，根据需要可用电话、传真等快捷方式向对方查询办理情况；2紧急公文或电话催办多次未果的事项，需要催办；3填写重要事项催办单，发送至承办单位，要求立即给与答复；4重要事项催办单发出3日后未见回音，主办部门查办该文件。（十二）归档和销毁文件归档和销毁详见制度汇编有关档案管理规定。为便于归档，保证档案的完整性和节约存放空间，收文登记簿、收文分发分送簿、发文登记簿等均使用活页笔记本。五、公文管理1各单位及各部门
13、应设专人管理文件。2上级单位带有密级的公文，除绝密级和注明不能翻印的公文严禁翻印以外，必须经下一级负责人或办公室主任批准，方可翻印。中央、国务院文件的翻印须经办公室主任批准。翻印时，应当注明翻印的单位、日期、份数和引发范围。3公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印部门证明章。4公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。5部门合并时，全部公文应随之合并管理。公司或机构撤销时，需要归档的公文整理立卷后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。6与质量体系有关的文件，按照局程序文件文件和资料的控制程序执行。7电子版公文管理工作按照XXXX电子文件归档与管理规范（XX办XXXXX号）执行。附件：1收文登记簿2收文分发分送簿3收文处理单4发文稿纸5签报6发文登记簿7重要事项催办单附件1：收文登记簿收文日期文号/编号来文单位文件名称密级缓急份数流水号备注附件2：收文分发分送簿文号来文单位文件名称密级缓急分发分送对象签名备注
