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1、办公室里无小事 兼谈如何做好办公室工作【按】办公室是一种部门的窗口、形象和面孔,处在承上启下、联系左右、协调各方的重要位置,是办文、办公、办事、办会的重要平台。如何环绕服务大局这一中心,注重专业和理论两方面学习，搞好政务、事务、财务三项服务,发挥参谋助手、综合协调、督查督办、后勤保障四个作用,念好“宽”(眼界宽、思维宽、胸襟宽)、“严”（政治严肃、管理严格、纪律严明)、“深”(学习深刻、调研进一步、对策深化)、“实”(为人踏实、责任贯彻、工作务实）、“快”（运转快、反馈快、督办快)“五字经”，追求“零差错”，不让“中枢”成为“梗阻”,保证各项工作政令畅通，高效运转,尤为重要。近日，市委、市政府
2、制定下发了有关开展机关作风整顿活动的实行意见。现将市记录局党组书记、局长高强结合市委、市政府出台的意见，不久前在全局干部职工大会上所作的专项辅导报告办公室里无小事兼谈如何做好办公室工作刊发,以便使办公室这个“窗口”更加明亮，同步与同志们共勉,进一步提高办公室工作水平。 办公室是一种部门办文、办公、办事、办会的综合工作机构。任务千头万绪，工作千辛万苦,但没有一桩属于小事,没有一件可以疏忽,任何微小的疏漏，都可酿导致大的失误，稍有不慎或不当都会影响整体甚至全局工作。要想做好，就必须从小事抓起,从基本做起,认真做好政务、事务、财务、服务这四篇文章,充足发挥参谋助手、综合协调、督查贯彻、后勤保障四个作
3、用,保证政令畅通、高效运转。 按照这一思路，办公室工作应在内强素质、外塑形象上下功夫,在统筹兼顾、会弹钢琴上做文章,在创新服务、提高效率上求实效,坚持 “办公室里无小事”的工作理念，形成大事小事认真办、当天事情当天办、能办事情立即办、一切事情依法办“四办”的工作格局,以新亮点、新变化影响和感染其她科室的工作,带动和促使局机关整体工作质量和水平的提高。 一、内强素质，外塑形象办公人员必须具有“四种”功底 （一)着力锤炼“四种”素质 一要发扬忘我工作的作风。良好的精神状态是做好办公室工作的精神基本和思想基本，严谨的工作作风是做好办公室工作的基本规定和主线保证。要加强理论学习，坚定抱负信念，熟悉记录
4、业务,掌握业务技能,做到爱岗敬业,埋头苦干,无私奉献，不计名利，不计个人得失,甘当无名英雄。 二要发扬实事求是的作风。坚持说实话、办实事,扎夯实实做事,诚诚恳恳做人，说话朴实、作风夯实、办事诚实,不摆花架子,不做表面文章,凭真抓实干,靠真才实学，求真功实绩。 三要发扬一丝不苟的作风。文秘工作要经得起推敲，事务性工作要经得起检查，临时性任务要经得起打量，提高一次工作完毕率和工作质量精品率。 四要发扬雷厉风行的作风。对既定的各项目的、措施、任务贯彻要不折不扣、迅速到位,绝不能疲疲沓沓，拖拖拉拉。对局领导交办的事情，要快办、办好；对县区反映的问题，要认真分析,及时报告；对上级下达的批示,要精确记录，
5、及时传达。同步，要解放思想,与时俱进，适应新形势,理清新思路,拿出新招数,开创新局面。 （二)着力塑造“四种”形象 一要树“笔杆子”形象。办公室是出材料、出思路的地方,人人都要力求成为“笔杆子”。如果不会耍“笔杆子”,就很难发挥更重要的作用。办公室人员成为“笔杆子”应当做到4点:一是勤学习。当今社会知识更新不久,办公室人员如果不注意学习、积累和提高,就很难写好材料。要坚持学理论,学经济，学业务,不断提高理论和业务水平,提高分析问题、解决问题能力,为写材料打下良好的基本。二是多实践。要写一手好材料，必须要有持之以恒的精神，多想多思,多写多练,在实践中不断提高。要坚持自我加压,勇挑重任,多写“大块
6、头”的材料,多记读书笔记,多写心得体会，这样长期坚持下去，就能练就一手过硬的“笔功”,成为名符其实的“笔杆子”。三是善观测。办公室工作的特殊性规定其工作人员必须站在全局的高度去观测、分析问题,既要善于观测分析宏观形势,从中把握大的发展走向，又要善于观测分析微观现象，尽量掌握多方面的状况;既要善于观测分析领导的言行,从中搜寻决策的前沿信息,又要善于听民声、察民情,在“结合”上做好文章，使自己所写的材料有高度和深度。四是重研究。材料是一种人综合素质的体现。写好材料既需要有较高的文字体现水平，也需要有较高的政策理论水平，更需要吃透状况、熟悉业务。这就规定办公室人员要注意研究经济，研究数字,研究问题,
7、特别是对全年重点工作要跟踪调查，掌握进度,这样写出来的材料才有较强的针对性、指引性和可操作性,避免大而空。 二要树“活电脑”形象。一是知识要广。要广学博采,对古今中外、历史地理、边沿科学、前沿知识都要有所涉猎,努力成为包罗万象的“百科全书”和方方面面的“百事通”。二是信息要灵。办公室人员要成为信息灵通人士,对国际、国内以及本地本部门发生的重要事件要及时理解，始终掌握最新信息,特别是对领导决策有重要参照价值的信息要迅速反馈，及时提供。三是状况要熟。办公室人员要做“有心人”,注意收集整顿各层面的状况，成为领导的“资料库”。对兄弟市州地好的经验和做法,注意收集总结,并结合实际加以吸取运用;对本地本部
8、门的状况要了如指掌,特别是对当年重点工作、经济发展状况、基层先进典型等要掌握具体，可以熟记在胸,做到心中有数。四是反映要快。坚持高效率，快节奏，雷厉风行,立竿见影。对局领导交办的事项要辨别轻重缓急,做到急事急办，特事特办,今日事今日结,不推诿扯皮,不拖拉散漫。 三要树“老黄牛”形象。一是敬业。办公室工作非常辛苦,加班加点是家常便饭,在这里工作就要付出比别人更多的努力和艰苦。因此，办公室人员必须有强烈的事业心和责任感,有高度的敬业精神,有踏踏实实的工作态度，干一行、钻一行、爱一行。二是实干。“老黄牛”精神的实质就是干。在办公室工作特别需要实干，花招是站不住脚的。办公室人员要象“老黄牛”同样，既要
9、昂首看路，盯准目的方向,又要低头实干,靠实干获得政绩,靠实干赢得领导和同志们的信任,靠实干树立良好的形象。三是诚信。诚信是人生第一大财富,也是一种人思想品质的重要体现。办公室人员要以诚信为本，操守自重,一诺千金,不说空话，更不容许欺上瞒下,弄虚作假。四是奉献。办公室工作辛苦，生活清苦。在办公室工作自身就是对一种人党性、意志和品格的锻炼。办公室人员应当以苦为荣,安贫乐道,真正耐得住清贫，抵得住诱惑,守得住防线。四要树“勤务员”形象。无论是想问题、办事情，还是出主意、搞协调,都要自觉做到脑勤、腿勤、口勤、手勤。脑勤,就是要多动脑,多思考，特别要注意研究和思考某些事关全局的重大问题和重点工作,理出某
10、些规律性的东西,常常提出某些建设性意见和建议。腿勤，就是规定办公室人员对负责的每一项工作要认真抓,多跑腿,加快工作节奏,提高工作效率,保证工作贯彻。口勤，就是要对基层热情接待,不厌其烦;向领导多请示、多报告,争取支持；与同志多交流、多谈心,加强沟通。手勤,既要多办事,勤办事，会办事,又要多写多练,不断提高文字体现能力,提高以文辅政水平。 二、统筹兼顾，善弹钢琴实践中要对的解决“四个”关系 办公室工作纷繁复杂，如何在“两眼一睁,忙到熄灯”的处境中理出一点头绪来，在工作中争取一点积极，少一点被动呢？ 一要解决好大事和小事的关系。办公室管了许多事，有大事、也有小事。如何解决好大事和小事的关系?基本的
11、出发点是小事不能不管，大事不能不抓,应把任何事都当大事来做。作为办公室主任或人秘科长，一方面应当把自己的重要精力放在协助局领导解决大事上。局领导一种时期想什么问题,研究什么问题，需要提供什么信息,也就是办公室主任或人秘科长同步期应当抓的大事。也就是说，应当适应决策层的规定来安排和组织办公室的工作。特别重要的是,要千方百计替局领导挡小事,让领导能集中精力抓大事。挡小事不是不管大事,而是把小事揽过来，由办公室消化掉,不要使某些小事去干扰领导工作。这样，办公室看起来办了某些小事，但让领导能集中精力抓大事，从某种意义上说,也是抓了大事。二要解决好积极和被动的关系。办公室工作有很大的被动性,这是办公室的
12、工作特点所决定的。但也不是完全处在被动的地位,核心是要妥善解决好积极和被动的关系。一是要具有善于积极参政的意识。办公室的工作比较接近局领导,对上级的精神、同级党委、政府和部门一种时期的中心工作及领导的思想意图,一般来说能较早的懂得。领导的思想、意图都离不开上级的精神，离不开每个时期的中心工作。只要吃透精神,熟悉状况,领导的思想意图也是不难掌握的,这样就可以及时精确地为局领导提供状况,出主意，提建议。二是要通过规范化变被动为积极。在办公室工作的同志常感到最头痛的是难以掌握领导的行动,作为办公室可以建议局领导对工作实行长筹划、短安排，用“碰头会”或其他形式，把一周或一种月的工作部署及每位局领导的工
13、作安排,由办公室按周或按月排出日程安排表，印发各位领导和各科室,并由办公室协调、组织、实行。同步还要注意多与省局、队及市委、市人大、市政府、市政协等方面联系，加强联系和衔接。这样,不仅工作的筹划性和积极性增强了,并且办公室的工作也会积极许多。三是要注意总结办公室工作的规律性。办公室工作虽然头绪多,但只要善于总结,均有规律可循,大事小事按照客观规律去办,都会积极的。特别是在超前服务上多动脑筋、多想措施,把工作做细做实做精，被动的问题就会迎刃而解。 三要解决好政务和事务的关系。办公室的工作从大的方面分就是两大块,一是政务，一是事务。而我们普遍感到,办公室事务性的工作太多,两眼一睁，忙到熄灯，回头一
14、想又不知忙了些什么。别的科室年度述职时，一二三四,甲乙丙丁,一条一条明明白白，而办公室的工作,一堆乱麻,理不出个头绪，没有一条能提得起、道得明。但是,无论是政务，还是事务,都是办公室份内的工作,都需要办好。这也是办公室的职能、性质所决定的。我局办公室按政务类和事务类作了较为明确的内部分工,将政务类与事务类工作分而管之，政务和事务的关系问题得到了较好的解决，这样就不至于把重要负责同志缠在事务堆里。但作为办公室主任或人秘科长,应当有全局观念、整体观念,眼睛不能只盯在办公室这个小范畴,重要精力应当放在配合局领导解决好关乎全局的政务工作上。办公室主任或人秘科长分管一大摊子,要保证杂而不乱,有章法地工作
15、，就要象毛泽东同志讲的那样“会弹钢琴”,按照办公室“参谋、协调、服务”这个主旋律，奏出一种协调的乐章来。 四要解决好工作与学习的关系。办公室主任或人秘科长没有不忙的,可以说基本上没有时间学习，真是“入不敷出”。怎么办?最佳的措施是在工作中学习，在实践中学习。一是要结识到学习如逆水行舟，不学则退，会无所作为。二是要善于抓住多种机会,向领导学习，向同事学习。平时应注意学习领导同志观测分析和解决问题的措施;勤于发现、吸纳同事的长处,善于取长补短。三是要运用多种文献、资料、信息,勤于思考,勤于积累,学以致用,为用而学，不断充“电”,才不致落后。 三、创新服务,提高效率促使办公室工作向“五化”转变 如何
16、进一步做好记录部门办公室工作?我个人的体会是必须在强管理、抓协调、重服务、促高效上下功夫，只有这样,才干使办公室工作提高到一种新的水平,更好地适应记录事业发展的需要。 (一)管理要科学化 管理出效率、出成绩。近年来，市记录局人秘科坚持了周一例会、事务值班、人秘科长工作请示、信息报送督查、财务季报和目的管理考核项制度，在作用发挥上尽职尽责，积极积极,在事务管理上严格程序,力求规范,在任务贯彻上督办到位，夯实有效,在全省记录系统办公室主任会议和全市党委秘书工作座谈会议上交流了经验。 一要强化职责。一是明确分工。对办公室工作要按性质合理分工，使人人有责任、有任务,个个各司其职，精诚协作，形成精干、高效、创新、团结的战斗团队。对临时性工作要切忌同步交给同一职级的两个人。否则,就会浮现“龙多不下雨”、“三个和尚没水吃”等互相推诿、互相扯皮的现象。虽然不得已需要两位或多位同志办理同一工作时，也要讲明责任,明确谁牵头，谁配合。二是量化考核。要建立岗位目的责任制,从办公
