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1、绿洲公司建设工程档案管理制度 为规范公司工程档案管理工作，根据国家、地方工程档案管理有关规定，结合我司的特 点，制定本制度。 一、工程档案的归档范围及质量要求 （一）工程档案的归档范围 对于工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状，具有保存价值的各种 载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。（详附件一） （二）归档文件的要求 1、归档的工程文件应为原件。 2、工程文件的内容必须真实、准确、清晰、幅面整洁。 3、工程文件签字不得用铅笔、圆珠笔等不具耐久性的书写工具。 4、工程文件尺寸统一采用A4规格归档。 二、工程档案的管理机构 各工程部设资料员，主要负责本部门工程项目从工程准备阶段
2、到竣工备案验收过程中 工程建设文件的收集、整理、立卷、编目、装订、档案预验收及移交。 三、工程档案的收集、整理、立卷、编目、装订、归档、移交、索引、保管、统计 （一）工程档案的收集 文件形成后，文件形成责任人（经手人）必须于当天交一份原件给资料员，资料员收到 文件后，当天登记入盒。 （二）工程档案的整理 按照单位工程分部、分项工程及文件形成的时间先后顺序进行分类排列。 （三）工程档案的立卷 1、工程文件可划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文 件五部分。 2、工程准备阶段文件按建设程序组卷。 3、监理文件按单位工程、分部工程组卷。 4、施工文件按单位工程、分部工程组卷。
3、 5、竣工图按专业组卷。 6、竣工验收文件按单位工程组卷。 （四）工程档案的编目 1、每卷单独编号，页号从“1”开始，案卷不宜超过30MM;页号编写在单页右下角，双 面书写的，正面在右下角，背面在左下角，折叠后的图纸一律在右下角。 2、卷内目录：“序号”以一份文件为单位，“责任者”填文件的直接形成单位和个人， 有多个责任者的，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。“文件编号”填写工程文件原有的文号或图号;“文件题名”填写文件标题的名称。“日期”填写文件形成的日期。 未按要求编目的，每项扣罚部门资料员5元。 （五）工程档案的装订 案卷可采用装订与不装订两种形式，文字材料必须装订。既有文字材料，又
4、有图纸的案 卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法。 （六）工程档案的归档 1、单位工程竣工验收完成后30日内，部门资料员要完成该工程档案的归档工作，未 按时归档的扣罚部门资料员5元。 （七）工程竣工档案移交 工程竣工验收完成后60日内，部门资料员将完整的工程竣工档案一份移交给城建档案 馆，一份移交给工程档案室，未及时办理移交的，扣罚部门资料员5元。 （八）工程档案的索引（待讨论工程代号、档号？） 工程代号由集团公司统一规定，档号由工程档案中心根据工程代号填写。 案卷号 如：第1卷1.1.1-1 专业号 如：基建类1为1.1.1 工程代号 如金碧花园首期为1.1 楼盘代号 如金碧花园代号为1
5、（九）工程档案的保管 工程档案管理人员必须确保工程档案的安全和不被流失。保持档案室的干燥和通风，保 证工程档案不被腐蚀。 （十）工程档案的统计 工程档案管理人员必须每月对收集、归档、移交、借阅情况进行统计，及时催促借阅到 期文件的归还。 四、工程档案保管期限 保管期限分为永久、长期、短期（具体详附件一） 1、永久：是指工程档案需永久保存。 2、长期：是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。 3、短期：是指工程档案保存20年以下。 同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。 五、工程档案密级 密级分为机密、秘密两种。同一案卷有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。 工程准备阶段文
6、件为机密级，监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件为秘密级。六、工程档案的借阅及销毁 按照集团公司档案管理制度执行。 本制度由部门经理负责考核部门资料员，工程技术部经理考核工程档案管理室档案员。 七、本制度自发布之日起执行附录A 建设工程文件归档范围和保管期限表 保 存 单 位 和 保 管 期 限 序号 归 档 文 件 建设 施工 设计 监理 城建档案馆 单位 单位 单位 单位 工 程 准 备 阶 段 文 件 一 立项文件 1 项目建议书 永久 2 项目建议书审批意见及前期工作通知书 永久 3 可行性研究报告及附件 永久 4 可行性研究报告审批意见 永久 5 关于立项有关的会议纪要、领导讲话
7、 永久 6 专家建议文件 永久 7 调查资料及项目评估研究材料 长期 二 建设用地、征地、拆迁文件 1 选址申请及选址规划意见通知书 永久 用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地 2 永久 批准书 3 拆迁安置意见、协议、方案等 长期 4 建设用地规划许可证及其附件 永久 5 划拨建设用地文件 永久 6 国有土地使用证 永久 三 勘察、测绘、设计文件 1 工程地质勘察报告 永久 永久 2 水文地质勘察报告、自然条件、地震调查 永久 永久 3 建设用地钉桩通知单（书） 永久 4 地形测量和拨地测量成果报告 永久 永久 5 申报的规划设计条件和规划设计条件通知书 永久 长期 6 初步设计图纸和说明 长期 长期 7 技术设计图纸和说明 长期 长期 8 审定设计方案通知书及审查意见 长期 长期 9 有关行政主管部门（人防、环保、消防、交通、园 永久 林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁 防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议 10 施工图及其说明 长期 长期 11 设计计算书 长期 长期 12 政府有关部门对施工图设计文件的审批意见 永久 长期 四 招投标文件 1 勘察设计招投标文件 长期 2 勘察设计承包合同 长期 长期 3 施工招投标文件 长期 4 施工承包合同 长期 长期 5 工程监理招标文件 长期
