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1、物业部与业主委员会的沟通、协调标准作业程序weinol一、目的 规范物业部与业主委员会沟通、协调工作 , 确保物业管理工作的顺利 开展。二、适用范围 适用于物业部在日常的管理服务工作中与业主委员会的正常工作往 来。三、职责1、物业部经理负责与业主委员会的沟通、协调。2、物业部服务处负责依照本程序实施与业主委员会的正常工作往来。四、程序要点1、与业主委员会的沟通、协调方式(1) 工作协凋、沟通会议 : 物业部应当每季度至少与业主委员会进行一次例行工作沟通会议 , 会 议的主要内容是向业主委员会通报一个季度的财务支出状况和工作 简况, 解决需经业主委员会协助支持方能完成的问题。(2) 专题解决问题
2、会议 : 在遇到需经业主委员会同意方能进行工作时 , 物业部经理应申请召开 专题业主委员会会议 , 协商解决专项问题。(3) 每年 6月底和 12月底, 物业部应汇同公司领一同拜访业主委员会 , 召开专题工作茶话会 , 向业主委员会做全面的年度、 半年度工作汇报。(4) 定时工作沟通制度 : 每月 5 日前向业主委员会报送物业部财务损益表； 每月 1015 日期间接受业主、业主委员会的质询、审计； 每季度的头个月向业主委员会报送社区文化报刊、宣传品。2、下列物业管理工作应当及时向业主委员会申报 , 请求支持。(1) 计划使用本体维修基金对楼宇本体进行大、中修时。(2) 计划使用公用设施专项维修
3、基金更新公用设施时。(3) 物业管理服务工作涉及到部分业主利益 , 需业主委员会出面协调 时。(4) 物业部制订了新的管理措施需要业主委员会支持工作时。(5) 其他需向业主委员会请示、寻求支持的工作。3、下列情况出现时 , 物业部应当及时通报业主委员会(1) 新的物业管理法规颁布执行时。(2) 所管理的物业出现了重大变帮或发生重大事件时。(3) 业主委员会的个别委员与物业部有重大的工作分歧无法解决时。(4) 有重要的活动 ( 如创优迎检查 )时。(5) 物业部对个别业主执行违约金处罚时。(6) 其他应当向业主委员会通报的情况发生时。4、物业部向业主委员会申报工作应当提前 15 日进行,通报情况应当 在事实发生 (决定)后的 3 个工作日内进行。5、物业部向业主委员会申报工作、通报情况均应以书面形式送达。6、对业主委员会质疑、建议、要求的处理要求(1) 对业主委员会质疑、建议、要求 , 物业部经理应认真倾听、记录。(2) 合理的质疑、建议、要求 , 应当在 3 个工作日内答复、解决。(3) 对不合理、合法的质疑、建议、要求 , 物业部经理应当耐心解释 , 无论如何不允许不耐烦或言语失礼；对解决不了的问题 , 应当记录后 迅速上报公司总经理 , 由总经理寻求解决方案。7、物业部与业主委员会来往工作的信函、记录、决议 , 一律在管理处 归档, 长期保存。五、记录六、相关支持文件
