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1、应付账款价差处理：当月结账当企业收到的发票单价与进货单价不一致的时候，就产生应付账款价差。不同的企业对于这种情 形处理的方式不同。有的企业当出现这种情况时，必须要求企业撤销审核进货单，重新开采购价格变 更单，然后再生成进货单，等等。这种处理方式比较严格，可以做到单据内容的统一。但是，在实际 工作中，很多企业不能够严格的做到这一点。毕竟如此处理的话，会增加很多工作量，而且，对于库 存成本也会产生比较大的影响。毕竟，进货单审核与撤销审核，不仅仅关系到库存数量而已，还涉及 到库存成本的更新。为了解决这个问题，在ERP系统中，逐渐出现一种专门处理这种业务的价差处理 流程。利用这支作业，可以非常方便的就
2、解决企业的这种需求。价差流程，根据具体的业务不同，又可以分为两种，一种是当月结账的价差处理，第二种就是跨 月结账的价差处理。下面我先以一家客户的价差处理流程为例，谈谈在价差流程管理中需要注意的地 方。如下面的流程图，如果一家企业，在月底的时候，某张进货单上某个材料甲其进价为10元/件， 数量为1000件。而当月供应商送来的发票上，单价为11元/件。后来发现是企业自己采购单价格错 误。因为进货单已经审核，再撤销审核、删除进货单、修改采购订单价格不怎么现实，此时该如何处 理？第一步：价差处理需求。当进货单的价格与发票的价格不一致的时候,就会触发这个价差处理需求。在了解这个流程之前， 我们首先需要认
3、识一下，这两张单据价格不一致时会产生什么样的影响。其实，这主要是对成本，包 括库存成本、发料成本、产品成本等有连锁的影响。因为在ERP系统中，是根据进货单的金额来统计进货成本，而不是根据应付凭单或者发票金额来影响库存成本。当发票中的单价跟进货单中的单价不 一致的时候，必然导致ERP系统中的库存成本与实际成本不一致。如根据上面的这个例子，甲材料进 货单中体现的进货成本为10000元，而企业实际支付的是11000元。若不对整个差额进行调整的话， 则后续在计算这批产品的成本时，就会少算1000元，从而影响到这批产品、这批订单的利润分析， 甚至对后续产品的报价也会有比较大的影响。可见，这个小小的价格差
4、，也会在ERP系统中引起蝴蝶 效应。所以，当出现进货单与发票价格不一致的时候，一定要通过价差处理流程，来调整相关的成本， 否则的话，后续很多结果都将出现比较大的误差。第二步：录入进货单。仓库部门收到货物的时候，一般不会核对货物的单价。而且，供应商送过来的送货单上往往也不 会附上单价。因为有些企业有权限的控制，仓库部门是没有权力看到采购的价格信息的。所以，仓库 管理员就直接根据采购单转换成进货单。进货单上的材料单价则直接来自于采购订单的价格。当采购订单上材料甲的价格错误的填写为10元的时候，仓库管理员无法知晓，所以，在进货单 上体现的材料单价也就为10元。此时，当进货单审核的时候，仓库中增加的甲
5、材料的库存存货也就 为10元每件。若当月，还发生发料作业的话，就更加复杂了。若采用的是先进先出的话，则按10元 每件发出，若采用的是加权平均成本的话，则还需要根据公式进行调整。总之，当进货成本跟实际成 本有误差的话，则材料库存金额、发票成本、产品成本等等都会不准确。第三步：录入应付凭单。月底，财务根据采购部门提供的对账信息生成应付凭单。在采购员提供的发票、进货单、采购单 等单据上，采购员是轻松的指出甲材料的价格有错误，采购单上单价为10元，而发票上单价则为11 元，应以发票金额为准。采购员处理起来是方便的，只需要简单的说一声即可。但是，接下来留给财 务人员的，可是一个烂摊子。应付凭单因为是根据
6、进货单逐笔结转过来，因为某笔进货单上价格有错误，所以，这也必然导致 应付凭单上金额有错误。为此，财务管理人员首先需要调整应付凭单的金额，根据发票上的金额来进 行调整。在有些ERP系统中，也可以在进货单中先作调整，然后，在根据进货单生成应付凭单的时候，根 据调整后的金额来生成应付凭单的，这也未尝不可。不过这里需要注意一点，一般库存存货成本调整 是整合在进货单的审核流程中。而进货单审核后，对于进货单的调整一般不会影响到存货成本。所以， 对于在进货单上调整的情况，仍然需要按接下来的步骤，调整库存成本。第四步：应付凭单审核。当应付凭单审核后，甲材料就产生应付账款11000元，但是，在进货单上显示的进货
7、成本仍然为 10000元。也就是说，应付凭单审核后，仍然不会对库存成本进行调整。想想也是，若把进货成本的 调整功能集成到应付凭单的审核作业中，那么每次应付凭单审核后都需要去触发“库存成本调整”作 业，显然不合理，会大大增加应付凭单审核时的工作量。所以，在ERP系统中，往往在应付凭单审核 中，不会集成进货成本调整的功能。而是通过后续的独立的作业，来完成这个动作。所以，在实际 中这里需要注意，若存在价差的情况，当应付凭单审核后、成本调整之前，财务模块中的甲材料的金 额与库存管理模块中的甲材料的库存成本就存在着一个价格差。而这个价格差正是我们后续作业需要 调整的。若这中间发生财务稽核等事件时，就需要
8、注意这方面的情形。第五步：生成进货单价差成本调整表。在月底进行成本调整作业之前，我们需要先生成一份“进货单价价差成本调整表”。在这份资料 中，以报表的形式显示当月发生的所有价格差异的事件，并给出了参考的调整结果。如在这份资料中， 会显示原先的进货成本是多少，调整后的进货成本又为多少，调增了多少。如果这批材料当月还发过 料的话，在还会显示对当月发料成本的影响，以及对最终产品成本的影响情况。一般来说，最好在月底成本调整以前，先生成这一份报表。因为这份报表给管理人员，特别是产 品成本会计，以一个全局的印象。这对于其后续调整、计算成本具有非常大的参考价值。而且，这份 报表也可以让采购员看到其后续调整的
9、工作量，让其直观的感受到由于其工作的失误会造成什么样的 连锁反应。这也有助于督促采购员更好的作好工作，最大限度的减少采购订单价格错误发生的机率。第六步：生成进货单价价差成本调整单。这里我们需要了解一个概念，就是在ERP系统中表与单的差异。在系统中，报表只是一种查询或 者简单的统计作用，不会对ERP系统中的账产生实质性的影响。而对系统数据有实质性影响的都是单 据。这主要是因为财务部门在作账时，都需要按照凭证在作账。所以，在省城进货单价差成本调整报 表之后，还需要在ERP系统中生成进货单价价差成本调整单。这张单据才是财务做账的依据。在ERP 系统中，最终对于成本的影响，也是按照这张单据的金额来的。
10、生成这张成本调整单，并由专门人员审核后，则工作就完成一半了。为什么说只完成一般呢？这 是因为当这张“进货单价价差成本调整单”审核之后，系统只调整了甲材料的库存金额。但是，若这 个材料在当月还发料生产了，甚至产品生产完成已经入库或者出货了，则还需要调整发料成本、产品 的完工成本等等。这就是一些非常复杂的作业了。所以，在ERP设计的时候，把它独立出来，放在月 底成本计价中进行处理。不过，有些企业也就做到这一步为止。也就是说，不管当月是否存在发料的情况，只调整现有库 存的材料成本，而不调整发料成本。当增加出来的库存，就在现有的库存数量上分摊。若在金额误差 小的情况下，这种也不亏为一种合理的处理方式。
11、不过，这很容易造成一种意外的情况，即当某个材 料已经没有库存，而又发生库存调整作业的话，则就会造成库存数量为0但是却有库存金额的情况。 此时，就需要用户进行手工调整。所以，一般情况下，笔者还是建议用户发料成本也进行调整。若需要对发料成本也进行调整的话，则在建立“进货单价价差成本调整单”单据的时候，要把它 的单据性质中的成本更新码设置为“Y”。只有如此，在月底成本计价作业中，才会对发料成本等后 续的成本作业进行调整。第七步：月底成本计价。无论是否有价差的需求，在月底，都需要运行“月底成本计价”作业。当用户把进货单价价差成 本调整单单据设置成为需要调整成本的时候，在这个作业运行的时候，则系统会考虑进货单价价差成 本调整单对当月成本的影响，并重新调整当月的相关成本金额。不过要注意，月底成本计价只对当月发生的成本调整负责。若遇到一些跨越结账的需求时，则不 能够使用这个流程。具体如何来处理跨越结账的问题，我在下篇文章中会做详细的阐述。
