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1、哈尔滨应用职业技术学院教务处办事流程第一部分教务处办公办事流程一、校外单位发来的文件处理流程（王艺梅）校外单位发来的文件首先登记编号、转教务处处长或分管副处长阅批后，根据批示的意 见转给有关系部或有关部门处理。二、校内外各种信函、学校文件的处理流程（李晓慧）校内外寄送来的各种信函自收到后，按收信人地址直接转给收信人或相关部门，由部门 处理回复并存档。学校印发或转来的文件自收到后，转给处长，由处长阅批，根据处长阅批进行处理。三、各系部提交的各种请示、报告、申请件的处理流程（王艺梅）各系部提交的各种请示、报告、申请件自收到后，办理哈尔滨应用职业技术学院文件 处理签，按请示、报告、申请内容转交相关负
2、责人提出处理意见再转交分管副处长审阅签 署意见后，再转给处长审批，属呈报学校领导审批的及时呈送，不需呈报学校领导审批的， 则交有关负责人办理，并将文件原件或复印件存档或者送有关部门。经学校领导批复后的相 关文件及时通知各系部领回。四、在校学生的各种申请的处理流程（李晓慧）在校学生提出的各种申请应先以书面文字提交所在教学系部，相关教学系部及时处理， 需报送教务处的及时报送教务处处理。第二部分教务处教务管理办事流程一、办理教室使用的流程（一）教学计划内教室的使用（王艺梅、李晓慧）根据教学计划安排的正常教学需要使用教室时，属教务处直接管理的教室，教室管理人 员按教务处的教室课程表安排使用；属各系部管
3、理的教室，教室管理人员按各系部的教室课 程表安排使用。教务处、各系部于开学前将教室课程表送交有关教室管理人员。教室课程表 均应加盖相应公章，才能有效。（二）教室临时的使用1、各系部辅导、答疑，需要临时使用教室，经教务处确定教室使用不冲突的情况下，使 用者应填写教室使用审批表，由有关部门领导批准，签字或加盖部门公章，提前一天交 教室管理人员。未经有关部门领导签字批准或加盖部门公章，教室管理人员不得开放使用。（李晓慧）2、凡与教学有关的学术报告、讲学、教师及各班级学生开会等，需要使用属教务处直接 管理的教室时，应填写教室使用审批表，经教务处处长批准，签字或加盖公章，由使用 者提前一天交教室管理人员
4、，方可使用。（王艺梅）3、需要使用教务处直接管理的教室时，应提前作好使用计划，于每周星期四、星期五到 教务处办理使用审批手续，其余时间原则上不予办理。（王艺梅）4、学生社团需要使用属教务处直接管理的教室时，应经过校团委的批准并加盖公章，同 时填写教室使用审批表，方可到教务科办理使用审批手续。期末考试前两周，原则上不 再审批学生社团使用教室。（李晓慧）三、办理调、串、代、停课流程（王艺梅）1. 除紧急情况外，教师应按哈尔滨应用职业技术学院调、串、代、停课管理办法办 理。2. 由所在系部主任审批。3. 教务处处长审批。4. 教务处处长审批后，填写哈尔滨应用职业技术学院调、串、代、停课登记表两份，
5、一份留教务处、另一份由任课教师所在教学单位及时通知相关班级，以确保正常的教学秩序。5. 教师补课，相应班级辅导员及班长签名。7. 所在系部主任审验签名。8. 教务处审验。四、办理教学计划异动流程（王宏玉）1. 填写专业教学计划调整审批表一式两份，写明调整开课计划事由。2. 系部主任、教务处处长、主管教学院长签字，然后报送教务处备案，系部留存一份。3. 调整教学计划。五、办理英语等级考试报名流程（邹继红）1. 教务处发文通知英语等级考试有关事项。2. 网上报名，具体步骤为报考大学英语三、四、六级的学生以学号为账号（初始密码1111）， 在校内任何一台能上网的计算机以学生学号为账号（初始密码111
6、1 ）登录综合教务管理系统（登录http:/-办公系统-综合教务系统）。考生登录之后点击考试安 排”-“英语四六级考试”，选择学期和报考等级，点击“查询”按钮查询已报列表，点“考 试报名”按钮即可完成报名。3. 报名费交所在学院教学秘书处，由教学秘书审核人数后打印报名名单。4. 各学院教学秘书在通知要求的时间内到我处教务科核对上报考试人数。六、办理计算机等级考试报名流程（邹继红）1. 教务处发文通知计算机等级考试有关事项。2. 网上报名，具体步骤为报考计算机等级考试的学生以学号为账号（初始密码1111）， 在校内任何一台能上网的计算机以学生学号为账号（初始密码1111 ）登录综合教务管理系统（
7、登录http:/-办公系统-综合教务系统）。考生登录之后点击考试安 排”-“计算机等级考试”，选择学期和报考等级，点击“查询”按钮查询已报列表，点“考 试报名”按钮即可完成报名。3. 报名费交所在学院教学秘书处，经学院教学秘书审核人数后打印报名名单。4. 各学院教学秘书在通知要求规定的时间内到我处教务科核对上报考试人数。七、报名选修通识选修课、通选课的流程（刘向欧）1. 教务处发文公布通识选修课、通选课开课计划。2. 网上报名，具体步骤为学生根据不同学科的需要和自己的特长及兴趣爱好，在校内任 何一台能上网的计算机以学生学号为账号（初始密码1111 ）登录综合教务管理系统（登录 http:/-办
8、公系统- 综合教务系统）。考生登录之后点网上选课中的“通识通选课”，选择课程，输入自己的学号和姓名，然后点击页面上的“提交”即可。3. 如有充分理由，可在通识选修课、通选课开课后一个星期内，由学生提出退选课申请， 经该课任教师同意，所在学院审批，报教务科备案，学生即可退选所选修的课程。八、教师教学工作量填报流程（卞博）1、教务处发文通知填报教师教学工作量有关事项。2、教师凭个人账号和密码在网上填写教学工作量，签名后打印件交所在学院教学秘书。3、各学院审核教师教学工作量并进行汇总，经公示无异议后，由学院主管领导签字加盖 学院公章报送教务处教务管理科（只管本专科，研究生教学归研究生处）。4、教务处
9、审核。5、报送人事处。6、人事处审核。第三部分教务处教材管理办事流程一、教材预订的流程（刘向欧）教务处根据专业教学计划和学期教学进度计划安排，每学期进行一次，统一印发通知， 由各系部按专业、年级、教学计划和学期教学进度计划进行教材预订。预订教材由课程代码 所在系部的填写上报，先由任课教师选择教材报教研室讨论，教研室主任、系部主任签署意 见，报学院教材领导小组审批。各系部教学秘书汇总填入哈尔滨应用职业技术学 级 春季/秋季教材预订表，并向各系部和学生公示一周，各系部和学生确认订数签名后，统一 报教务处，教务处进行全校汇总，提交学校图书购办公室，进行采购。二、学生领取教材的流程1、打印领书单教务处
10、印发领取教材的通知后，请各班班干代表根据本班在预订教材时的签名确认订购 的种数和册数，到教材科（实验楼 室），向工作人员申报所需教材，待工作人员查实后， 给予打印领书单。2、领取教材学生凭打印的领书单据到教材科仓库（综合楼一楼102、103 ）领取教材，各班认真核对 领书单上的教材名称、出版社、版次、著者、价格、数量等，并仔细检查教材有无破损，可 当场退换。3、退换教材注意事项教材出库以后，如果学生需要退换教材，必须保证教材整洁无损没有写上任何字，并带 上本班原领取教材时的领书单，到教材科由科长注明退书的原因并签字，再到教材科仓库退 换。仓库管理人员办理退书并签字后，由班干代表将领书单交到教材
11、科核对并扣减原领书册 数和金额数。三、学生教材费的管理：学生教材费以班为单位建立管理登记卡，学生预交的教材费和领取教材的费用，均记录 在卡上。学生教材费每学期统计一次，并通知到各班级。学生毕业时总结算，实行多还少补。第四部分教务处学籍管理办事流程一、办理休学手续流程（卞博、李晓慧）学生本人提出附有家长签字的书面申请，并提供符合休学条件的相关证明材料（如因 伤病休学，必须经学校指定的二级甲等以上医院诊断，并经校医院复核），交所在学院办公 室f所在学院院长（或主管教学副院长）签署意见f所在学院将学生休学申请及相关证明材 料报教务处学籍管理科f教务处学籍管理科提出意见f教务处处长审核f学校领导审定f
12、批 复送达所在学院及学生本人f学生在规定的时间内，到教务处学籍管理科办理相关手续。二、办理复学手续流程（卞博、李晓慧）休学期满，学生本人于学期开学初两周内提出书面申请，并提供相关证明材料（休学证 明、经学校指定的二级甲等以上医院诊断书、学校医院复查证明），交所在学院办公室f所 在学院院长（或主管教学副院长）签署意见f所在学院将复学申请及相关证明材料报教务处 学籍管理科f教务处学籍管理科提出意见f教务处处长审核f学校领导审批f批复送达所在 学院及学生本人f学生在规定的时间内，到教务处学籍管理科办理相关手续。三、办理退学手续流程（卞博、李晓慧）1. 学生因德育、智育有问题而退学。所在学院写出报告，
13、学院院长签署意见f学生工作处、教务处会同审核f校长办公会议 研究决定f学校行文f学院通知学生本人及家长f在退学决定书规定的时间内，到教务处学 籍科办理相关手续。2. 学生本人要求退学。学生本人提出书面申请，家长签字同意，并提供相关证明材料（如因伤病退学，必须经 学校指定的二级甲等以上医院诊断，并经校医院复核），交所在学院办公室f所在学院院长 签署意见f所在学院将退学申请及相关证明材料报教务处学籍管理科f教务处学籍管理科提 出意见f教务处处长审核f学校领导审批f批复送达所在学院及学生本人f学生在规定的时 间内，到教务处学籍管理科办理相关手续。四、办理转学手续流程（卞博、李晓慧）1. 黑龙江省范围
14、内转学。（1）转入：学生本人提出书面申请（家长签字），转出学校签署意见，学校盖章f交我 校教务处学籍管理科f教务处处长审核签署意见f学校领导审批f如果批准，学生凭我校同 意转入函到转出学校办理相关手续f把相关证明材料（材料包括：转出学校确认后的黑龙 江省普通高等学校学生转学申请暨确认表（一式五份）、加盖转出学校公章的普通高校 录取新生简明登记表复印件、加盖转出学校教务处公章的学生学习成绩表、转出学校签定书， 如因患疾病要求转学者，要有学校指定的二级甲等以上医院诊断证明，并经我校医院复核）， 交我校教务处学籍管理科f教务处处长复审f呈报学校领导审批f如果学校同意转入，则呈 黑龙江省教育厅高校学生
15、处签署意见f如果同意，我校教务处学籍科负责通知学生在规定的 时间内，到我校教务处学籍管理科办理相关手续，领取转学通知单f到我校相关学院报到。（2）转出：学生本人提出书面申请（家长签字），交所在学院办公室f所在学院院长签 署意见f所在学院将转出申请交教务处学籍管理科f教务处处长审核签署意见f学校领导审 批f如果同意转出，学生到拟转入学校办理相关手续如果拟转入学校愿意接收，学生凭转 学申请及拟转入学校同意接收函到我校教务处学籍管理科填写黑龙江省普通高等学校学生 转学申请暨确认表（一式五份）、复印普通高校录取新生简明登记表、学生学习成绩表 及思想表现签定书f教务处处长复审f学校领导审批f如果同意转出，呈黑龙江省教育厅高 校学生处签署意见f教务处学籍科凭黑龙江省教育厅高校学生处确认后的黑龙江省普通高 等学校学生转学申请暨确认表通知学生办理离校相关手续。2、跨省（自治区、直辖市）转学。（1）转入：学生本人提出书面申请（家长签字），转出学校签署意见，学校盖章f交我 校教务处学籍管理科f教务处处长审核签署意见f学校领导审批f如果同意转入，学生凭我 校同意转入函到转出学校办理相关手续把相关证明材料（材料包括：转出学校确认后的普
