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1、会议管理理培训课课程一、会议议基本特特征会议议的意义义会议议的目的的会议议的种类类会议议的频率率会议议的成本本二、低效效会议原原因分析析时间间安排不不恰当；地点点安排不不合适；开会会对象选选择不对对；主持持人影响响力不够够；参会会者技能能不够会议议的准备备工作不不足开会会目的和和结果不不明确三、高效效会议组组织策略略只在在必要时时才召集集开会会议议经过了了充足准准备拟定定和派发发了会议议议程与会会人员严严格遵守守会议时时间分工工明确、一切按按部就班班请了了最合适适的人参参加会议议结束束时形成成会议评评论和归归纳记录录了决定定、建议议和负责责人四、会议议准备是否一一定要开开会会议议目标的的设定与
2、会者者的选择择会议时时间的选选择会议地地点的选选择会议场场地的布布置议程的的指定会议通通知的派派发开会会前的最最后审查查会议议准备内内容清单单五、会议议沟通沟通基本本理念会议议沟通障障碍有效效沟通原原则沟通实操操技巧会议议开场要要点会议议发言要要点会议议倾听要要点会议议答复要要点会议议发问要要点会议议反馈要要点会议议结束要要点六、会议议控制与会会者的发发言离题题与会会者间交交头接耳耳与会会者分心心与会会者之间间发生争争论少数数人垄断断会议与会会者显露露不安并并急于离离席与会会者拒绝绝参与主席席自己离离题七、会议议决策会议决策策步骤保证证要有足足够的时时间尽量量将各类类方案穷穷举客观观评论分分析
3、各方方案优劣劣评估估各方案案成本和和收益率率评估估有无资资料需补补充征求求反对意意见主持持人保持持中立态态度对方方案进行行表决确认认方案并并再加以以修改完完善落实实跟踪方方案，确确定实施施负责人人和所需需各类资资源会议决策策方法头脑脑风暴法法德尔尔菲法易地地思考法法思路路转换法法决策的结结果权威威决策少数数服从多多数共识识决策一致致通过八、会议议主持及及记录会议主持持人主持持人职责责主持持人要求求会议议主持误误区会议记录录人记录录人职责责记录录者要点点会议议记录要要点九、会议议追踪和和反馈主持持人如何何会后跟跟进参与与者如何何会后跟跟进会议议得失自自我评估估会议议效果整整体评估估下次次及类似似
4、会议建建议所谓会议议，亦称称聚会，是是指将人人们组织织起来，在在一起研研究、讨讨论有关关问题的的一种社社会活动动方式。会前准准备阶段段，要进进行的组组织准备备工作大大体上有有如下四四项。 一、拟定会会议主题题。会议议的主题题，即会会议的指指导思想想。会议议的形式式、内容容、任务务、议程程、期限限、出席席人员等等，都只只有在会会议的主主题确定定下来之之后，才才可以据据此一一一加以确确定。 二、拟发会会议通知知。它应应包括以以下六项项：一是是标题，它它重点交交待会议议名称。二是主主题与内内容，这这是对会会议宗旨旨的介绍绍。三是是会期，应应明确会会议的起起止时间间。四是是报到的的时间与与地点，对对交
5、通路路线，特特别要交交待清楚楚。五是是会议的的出席对对象，如如对象可可选派，则则应规定定具体条条件。六六是会议议要求，它它指的是是与会者者材料的的准备与与生活用用品的准准备，以以及差旅旅费报销销和其他他费用问问题。 三、起草会会议文件件。会议议所用的的各项文文件材料料，均应应于会前前准备完完成。其其中的主主要材料料，还应应做到与与会者人人手一份份。需要要认真准准备的会会议文件件材料，最最主要的的当数开开幕词、闭幕词词和主题题报告。要安排排好与会会者的招招待工作作。对于于交通、膳宿、医疗、保卫等等方面的的具体工工作，应应精心、妥当地地做好准准备。要要布置好好会场。不应使使其过大大，显得得空旷无无
6、人；也也不可使使之过小小，弄得得拥挤不不堪。对对必用的的音响、照明、空调、投影、摄像设设备，事事先要认认真调试试。需用用的文具具、饮料料，亦应应预备齐齐全。要要安排好好座次。 四、排列主主席台上上的座次次，我国国目前的的惯例是是：前排排高于后后排，中中央高于于两侧，左左座高于于右座。凡属重重要会议议，在主主席台上上每位就就座者身身前的桌桌子上，应应先摆放放好写有有其本人人姓名的的桌签。排列听听众席的的座次，目目前主要要有两种种方法。一是按按指定区区域统一一就座。二是自自由就座座。在会会议进行行阶段，会会议的组组织准备备者要做做的主要要工作，大大体上可可分为三三项。进进行例行行服务工工作。在在会
7、场之之外，应应安排专专人迎送送、引导导、陪同同与会人人员。对对与会的的年老体体弱者，还还须进行行重点照照顾。此此外，必必要时还还应为与与会者安安排一定定的文体体娱乐活活动。在在会场之之内，则则应当对对与会者者应有求求必应，闻闻过即改改，尽可可能地满满足其一一切正当当要求。精心编编写会议议简报，举举行会期期较长的的大中型型会议，依依例应编编写会议议简报。认真做做好会议议记录。凡重要要会议，不不论是全全体大会会，还是是分组讨讨论，都都要进行行必要的的会议记记录。会会议记录录，是由由专人负负责记录录会议内内容的一一种书面面材料。会议名名称、时时间、地地点、人人员、主主持者、记录在在内。 在会议结结束
8、阶段段，一般般的组织织准备工工作主要要有以下下三项。（一）形形成可供供传达的的会议文文件。（二二）处理理有关会会议的文文件材料料。（三三）为与与会者的的返程提提供方便便。书摘：会会议组织织与管理理要点会议议方案1.会议议议题、会会务、接接待的具具体工作作细分到到个人或或部门，形形成会议议纪录或或方案，会会议前后后逐项检检查。2.确定会会议目标标。必须须先问一一些问题题，最重重要的是是：“会议准准备实现现什么目目标？”或者换换个角度度问：“要是不不开行不不行？”“什么么时候结结束？怎怎样开才才算成功功或失败败？”开会的的目的非非常明确确，才能能突出核核心主题题、避免免重复、价值不不大的会会议，否
9、否则会议议很可能能是浪费费大家的的时间。3.会议议议程最重重要。议议程安排排得体，可可以大大大提高会会议效率率。会议议议程的的大忌是是太简单单、太模模糊。各各项议程程应与主主讲人事事先取得得联系，征征求意见见，以求求议题的的表述准准确、专专业。4.在重大大论坛召召开前，每每隔三天天有一次次小组碰碰头会议议，检查查工作是是否有疏疏漏及进进展情况况。会议议召开前前一天所所有会务务人员集集中开会会，强调调会议事事项，确确保每个个人都清清楚各自自职责。5.每一项项工作旁旁边都应应注明相相关的负负责人员员。在会会务安排排表格上上出现的的所有人人员都应应将相关关事项、具体标标准通知知到本人人，不要要遗漏。
10、6.总负责责人的最最重要职职责是沟沟通和协协调，检检查任务务完成进进度。对对会务工工作每一一环节、细节做做到心中中有数，对对会务工工作中可可能出现现的问题题要打足足提前量量，随时时检查。总负责责人应该该是掌握握会议细细节最全全面、信信息最集集中、最最操心费费神者，能能随时根根据各项项信息协协调所有有参与者者。切忌忌丢三落落四，不不注意过过程和环环节控制制，有头头无尾。7.总负责责人在重重大会议议刚开始始一段时时间，自自始至终终在会议议现场巡巡视，留留意场内内情况，确确保会议议开场即即步入正正轨，随随时应对对突发问问题。会会议开场场的顺利利与否对对整个会会议效果果影响很很大。8.差错举举例会务方
11、方案涉及及议程、会场的的问题考考虑不周周或没有有列出需需求清单单告知相相关人员员，会场场工作人人员不了了解需求求，也未未指定好好对应不不同嘉宾宾的接待待联络人人或分项项目负责责人。会会场秩序序凌乱，工工作人员员没有佩佩戴特定定的标志志。时间进进度不明明确或没没有按规规定流程程完成衔衔接。任务没没有落实实到个人人，没有有说定哪哪个人负负责到何何种程度度，好像像谁都负负责又好好像没人人负责。会议工工作人员员接受任任务，执执行情况况没有及及时报告告总负责责人，总总负责人人无法对对整个会会议的协协调与情情况全面面把握，以以至于“险象环环生”。评述述：会议议方案也也相当于于备忘录录、提示示清单，一一个全
12、面面细致的的方案就就构成了了可以根根据会议议进程随随时完善善的基础础。而会会议总负负责人则则是驾驭驭会议的的总舵手手，所有有信息都都在此集集中、发发布，因因而他掌掌握的信信息是否否全面、是否及及时有效效地督促促到位决决定着会会议准备备是否充充分。会会议要确确保高效效、务实实，要特特别关注注以下七七个关键键要素：会议方方案、会会议目标标与主旨旨、会议议议程、出席人人员与发发言人、任务分分配与职职责安排排、会议议材料、信息反反馈。会议议材料1.装订后后的会议议材料需需从头至至尾翻阅阅一遍，重重点核查查内容有有无重大大差错、内容分分类或逻逻辑结构构是否合合理、是是否是最最新材料料、是否否漏页、顺序是
13、是否有误误、是否否清晰。2.针对各各类论坛坛、各类类研讨会会的发言言材料需需重点关关注：标标题（即即议题）是是否围绕绕会议主主线、条条理是否否清晰、重点是是否突出出、观点点是否有有新意、与会议议目的是是否吻合合、是否否与其他他演讲者者有过多多重复。特别提提防假大大空、冗冗长、脱脱离会议议主题、八股文文式的发发言材料料。针对对这些问问题虚心心与演讲讲人耐心心交流、认真反反馈。3.会议须须知：会议时时间、地地点、会会议室（标标明具体体路线）。就餐时时间、地地点。会务组组联络办办法、订订票、医医疗。会议纪纪律。当地气气候、交交通及附附近旅游游景点介介绍。“想客客人之所所想”，会议议须知应应将会议议期
14、间有有关食、宿、行行以及与与会者可可能要咨咨询的各各种问题题表述全全面、准准确，应应视为会会议最重重要的材材料之一一。让与与会者一一拿到会会议须知知，就感感受到周周到、细细致、关关怀的特特色，能能得知所所想问的的问题答答案，宾宾至如归归。最终定定稿与复复印后的的资料一一定要有有两人以以上审看看，并从从头至尾尾再细看看两遍以以上。检检查所有有段落、文字表表述、标标示、印印刷是否否有差错错。4.差错举举例：会议材材料没有有分类整整理，材材料内容容空洞雷雷同，大大话套话话过多，没没有充分分反映会会议的主主题与实实质性需需求。汇总与与会者名名单时，要要注意核核对清楚楚姓名、性别。例如：有的男男士名字字最后字字是“雪”、“佳”等，不不能想当当然地认认为就是是女性。与会者者职务出出错。例例如：正正职副职职弄错。评述述：会议议材料如如果切中中会议主主题，有有事实、数据和和案例分分析，有有独到见见解和新新颖的提提法，就就意味着着会议已已成功了了一半，哪哪怕是发发言人演演讲水平平差点。有两点点切记：A.不不管是什什么
