秘书学复习材料

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1、秘书学的学科性质1、 一门新兴的年轻学科 国外秘书学始于第二次世界大战之后。而国内的秘书学则始于改革开放后来。随着社会政治、经济、文化、科技的飞速发展，秘书的社会需求不断增大，促使人们不断去理解总结秘书工作的规律与特点，以便更好地做好工作。2、 一门综合性的学科 由于秘书工作是与领导的管理工作紧密联系在一起的，因此各个社会实践领域里的管理与领导活动都与它有所关联,特别是管理科学与领导科学的成功都会对秘书学的发展产生积极的影响。这样的成果使得秘书学这门学科具有了理论上的兼容性。3、 一门应用性的学科 由于秘书学是以秘书活动作为研究对象的，并且又是从秘书实践中产生的,因此现实生活中，秘书的实践工作

2、经验对秘书学的发展有着重要的影响，而秘书学的研究成果对于秘书工作的改善与提高业产生积极的增进作用。什么是秘书、如何理解秘书是以全面解决信息和事务的方式直接辅助领导者实行管理的人员。（1)秘书活动的主线对象是领导者任何一种职业活动,均有明确的对象。那么秘书活动的对象是什么呢?是接打电话、接待来宾、解决文献、安排会议等事务吗?固然不是。由于这些但是是秘书活动的具体方式和手段。秘书人员运用这些方式和手段的目的，在于为领导活动提供全面服务。那这里所谓的领导是一种群体还是个人呢?那么这里的回答基本可肯定的大多数的秘书都是为领导群体服务的。只有个别的私人秘书除外。因此大多数秘书存在不仅要服务本级领导还要为

3、更高领导者服务的问题。但本级领导者和领导机关是秘书服务的直接对象。此外,秘书活动的主线对象，除了一般意义上担任领导职务的机关和企事业单位的首长外,还涉及以私人名义雇聘秘书的个人。这些个人相对于她们所雇聘的秘书而言,也是领导者。秘书活动的主线职能是辅助管理 现代领导学告诉我们，领导者职责是对自己所辖的系统进行对的有效的决策、筹划、组织、指挥和协调，概言之，就是对所辖系统实行有效的管理和控制。那么要达到有效的管理与控制，核心要把握住什么呢?信息,并且应当是对的有效的信息。 领导者决策的信息重要来自哪里呢？有两个方面:一方面是从外界输入的有效信息,如上级的指令信息和其她有关系统的信息;另一方面是从受

4、控系统反馈的信息。一旦信息环流的过程半途发生阻塞、断路，或者受到其她的干扰,就会影响领导管理控制系统的正常运作,甚至导致整个组织的瘫痪。然而，信息自身并不具有运动的能量。它必须借助某种载体和外力,才可被传递、被感知、被运用。那这种载体就是我们平常各级组织活动中的文献、会议、电话、传真、电子文书等等。而这一切正是靠秘书这一外力来推动的。因此如果没有秘书人员收发文献、组织会议、接打电话、解决传真、操作电脑，那么,领导管理控制系统的信息一刻也无法运营。也许有人觉得，没有秘书，领导者照样可以亲自传递解决信息。殊不知，在现代信息社会，任何一种领导管理系统，一旦失去秘书系统的支持，没有秘书人员和秘书机构为

5、其提供信息服务，便无法建立高效的决策、控制机制，难以在剧烈的竞争中获得优势。从这个意义上说,没有现代秘书活动,就没有现代科学领导与管理。秘书活动的所有职能归结到一点：就是辅助领导者实行管理。秘书活动的一切评价，都必须以与否有助于领导者实行管理为主线的原则。秘书活动的主线方式是解决信息和事务 任何一种社会职业的活动,均有其独特的活动方式。秘书活动的基本方式是解决信息和事务。那解决信息和事务与否是一回事呢?她们之间的关系如何? 秘书接打电话、安排会议、接待来宾、解决文书、操作电脑等具体事务,都同信息解决互相交融、互相依存。无不是为领导者和领导机关实行管理提供信息保障。因此，秘书活动的过程，本质上就

6、是解决信息的过程。而与领导活动决策活动直接有关的信息解决涉及有调查研究、提供方案、督促检查、协调管理等。由于信息必须通过声音、文字、图像、数据等载体，电话、文献、会议等方式才干体现出来,因此秘书活动中的信息解决过程,又必然体现为秘书解决事务的过程。因此实务,又都同信息解决互相交融、互相依存。离开了秘书实务，信息解决便无从着手；同样,离开理解决信息，秘书实务就失去了方向，显得毫无意义。固然秘书实务与解决信息也有区别。一方面，秘书实务只能为信息解决提供物质基本和技术保证,不能完全替代信息解决。信息解决不仅需要通过秘书实务来实现,同步也需要秘书主体的智慧、能力。知识贫乏、能力低弱、思想保守、观今陈旧

7、的秘书，不也许向领导者提出有价值的意见、建议和方案。另一方面，秘书实务繁、多，杂、碎，并不是每一项秘书实务都同解决信息直接有关。例如为领导者改善工作环境、解除领导者生活上的后顾之忧等方面的事务,便与为领导者解决信息无直接联系。然而从总体上考察，解决信息与办理事务作为秘书活动的两种主线方式,都是辅助领导者实行管理的基本手段。秘书活动的主线性质是辅助性秘书活动主线对象和主线目的，决定了秘书活动性质的辅助性。这里的“辅”，是相对“主”而言的,也就是说,秘书活动相对领导活动而言,是附属的、被动的。秘书所做出的任何决定,都必须经领导者授权。秘书的一言一行，必须以有助于领导活动为准绳。然而，秘书活动天职是

8、“助”,严格地说,是在附属的地位上积极协助领导。于是就浮现了这样一种状况,作为活动的对象,同步又主导和制约着活动的自身,这就是秘书活动区别于其她职业活动的特殊性。这一特殊性又构成了秘书活动的一对基本矛盾,即一方面,秘书活动既要被动服从领导活动，另一方面,又要积极服务于领导活动。谁能对的结识并解决好这对基本矛盾，谁就掌握了秘书活动的真谛,就能在秘书活动的舞台上大显身手。2、 在多种社会组织中秘书部门与其她部门相比有何特点。中介性 秘书系统就其在整个管理系统中的地位和作用来看，具有中介性特性。这种中介性表目前这样几种方面: 一方面，从管理控制过程来看，秘书系统在领导与被领导、管理与被管理、联系与被

9、联系、决策与执行、施控与受控的互相关系中,属于中介层次。 另一方面，从信息运动的过程来看，秘书系统处在输入与输出、传递与反馈的中介地位。也就是说,秘书系统自身并不是信息的最后享用者,而是自己的中介作用成为信息运动的推手。 秘书系统中介性的特性，一方面，决定了秘书系统自身是一种非独立的辅助管理系统。它既不能挣脱领导系统而存在，也不能离开受控系统而运作。它只能根据领导系统的授权行事,一切活动都要以领导系统的意图为准绳，无独立的决定权和指挥权。这同其她辅助系统具有一定的独立性，形成明显的区别。因此，中介性是秘书系统活动区别于其她辅助系统活动的本质特性。另一方面,中介性特性还决定了秘书系统在整个管理系

10、统的活动过程中，必须扮演承上启下，协调内外,沟通左右的特殊角色,发挥“纽带”和“桥梁”的特殊作用。 直接性 秘书部门辅助活动的直接性是由中介性特性而生发的。既然秘书部门充当了领导联系其她部门的中介，那么与其她部门相比，秘书部门同领导互相联系的直接性也就毋庸置疑了。秘书部门辅助活动的直接性具体体现为：在组织关系上，秘书机构直接从属于领导机关或领导者个人；在岗位设立上，秘书人员直接在领导者身边工作;在工作过程中,秘书部门直接听命于领导，直接对领导负责，直接向领导传递和反馈信息，直接解决领导交办的事项。其她的辅助活动，由于往往需要通过秘书部门这一中介才干完毕，故体现为一定的间接性。 全面性 全面性是

11、指秘书部门的辅助活动渗入到领导活动的所有领域。也就是说，领导的各项活动,都在秘书部门的辅助范畴之内。 （）潜隐性 秘书部门的活动,无论是同领导系统相比还是同其她辅助部门相比，都具有潜在和隐蔽的特点，其体既有三个方面： 、一是活动名义的假借性。秘书部门作为一种开放的中介系统,需要不断地同外部系统发生交往和联系。但是这些交往和联系只有在领导的名义下进行，或者在授权对外代表领导时，才具有法律或行政上的效力。二是活动过程的幕后性。相对说来，领导系统和其她辅助部门的活动比较公开，特别是重大活动,领导者总是在台前公开露面,是公众及新闻舆论关注的中心和热点。秘书部门的活动则在幕后进行。三是劳动成果的潜在性。

12、即秘书劳动的成果往往被领导活动的成果所涉及。充足结识秘书部门活动的潜隐性特点,对于加强秘书人员的修养具有重要意义 (5)机要性随着社会政治文明的不断进步,领导的政务越来越公开、透明,这是社会发展的必然趋势。但是,无论是党政机关还是企事业单位,总是存在一定的秘密。秘书活动的中介性、直接性、全面性和潜隐性特性，决定了秘书系统在其辅助领导系统实行管理的过程中必然要接触多种秘密。与其她辅助管理系统相比，秘书部门知密多、知密早、知密广、知密深，因而其活动过程具有突出的机要性特性。秘书辅助决策的职能、秘书辅助决策的原则 (1)定位原则:秘书活动的辅助性决定了秘书只能在领导决策活动过程当中发挥参谋、智囊和助

13、手的作用，而不是进行决策的拍板,谋而不断。因此,秘书人员在进行辅助决策的过程当中，应当摆正自己的位置，切不可反辅为主,左右领导。(2)超前原则:为了避免决策滞后或减少决策执行过程当中的不拟定性，秘书在辅助决策当中应当要尽量及早地发现问题，甚至还要预测也许浮现的问题。(3)协调原则:现代决策活动既是一项复杂的系统工程,又是一种多变的动态过程。随着决策的科学化、民主化限度的不断提高,决策活动中所波及的工作、组织和人员也越来越多。因此，一项成功的决策，往往要依托秘书人员从中有效的协调才干最后实现。（4）善谏原则： 一项对的的决策，往往需要通过决策执行反馈修正的多次循环往复才干实现。为了使领导系统的决

14、策更加科学、更加对的，秘书人员要善于及时发现决策中的偏差或失误，既要注意实事求是地反馈,又要注意反映问题的方式和措施,并应积极提出调节或修正本来决策的意见和建议,以供领导参照。2、秘书辅助决策的重要环节 （1）发现问题，提供决策课题,协助领导系统拟定决策对象和目的 （2)收集并提供问题信息,觉得领导的决策提供科学的根据 (3)拟写和预审备择方案 （4)组织专家和有关方面对决策方案进行征询、评估、论证、听证 (5)反馈信息,检出偏差,提高决策的对的性秘书解决信息的职能3、秘书解决信息的原则(1）及时性原则。收集、加工信息要迅速,传递、反馈信息要及时，这是秘书人员解决信息的重要原则。(2）保真性原

15、则。所谓保真，即保证信息的真实性、可靠性和精确性。该原则规定秘书人员向领导以及其她系统提供信息之时，必须做到客观真实、精确无误,不能有半点虚假；同步保证信道的畅通无阻，使信息免受或少受干扰，最大限度地提高信息传递的保真度。（3)合用性原则。该原则规定秘书人员不仅要提供真实精确的信息，还要提供合用对路的信息，以提高整个组织的工作效率。因此,秘书人员在提供信息之时一定要根据对象的不同需要，加强针对性，减少盲目性。(4）系统性原则。即规定秘书人员解决信息要有全局观念，能从全局和整体的高度去把握信息,而不能仅仅看到局部；能精确地全面地反映事物的现象和本质，避免表面性和片面性；能反映事物发展变化的全过程,以满足各部分对信息的动态需求。(5）浓缩性原则。秘书解决信息的实践证明,管理系统的信息可以通过汇总、归纳、综合、提炼加以浓缩,以形成摘要、简报等信息形态。既利于传递和贮存也利于阅读和记忆,以节省信息解决的费用。（6）预测性原则。现代决策规定秘书人员提供的信息应具有超前性和预测性。不仅要反映已发生的，并且还要预见未发生的,以便领导在决策中采用相应的措施防备未然。4、信息加工 信息加工就是将收集到的原始、分散以及混杂的信息，通过汇总、筛选、研究和编写，加工成系统和对路的“成品”信息。A、信息的筛选。信息筛选重要是应认定信息的性质,辨别信息的真伪，判断信息的价值，分清信息的缓急，决定信息的取舍。