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1、营销总部日常接待管理规定一.总则 1. 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 2. 本办法适用于全公司各部门。 一、目 的：为了确保公司科研成果、商业机密及财产的安全，维护公司正常的办公秩序；为了向嘉宾提供周到、便捷的访谈条件，展示公司良好的对外形象，特制定本规定。二、适用范围：联想集团有限公司京区各办公场所。三、名词解释：1、 接待区：指公司内接待大厅、产品展示厅、公共会议洽谈室，适用于接待各类嘉宾，且不作特别限制的区域。2、 办公区：指公司内除接待区外的所有办公场所。含一般办公区和设限区（设限区指具有较强保密性的工作场所。
2、含：商务、研发、采购、财监、企划部门的办公场所）。办公区仅限获得公司批准的嘉宾进出。3、 陪同人员：代表公司或部门负责对嘉宾予以接洽、接待的人员（含：嘉宾的被访人；业务商谈人；会议活动的组织者；参观接待人员；工程牵头部门的负责人）。二.对外接待范围 1. 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 2. 接待的对象分为内宾和外宾。 三.对外接待部门 1. 公司行政部为公司负责接待的职能部门。 2. 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有关部门要积极主动配合。 五、 接待管理原
3、则：1、 接待嘉宾进出办公区需接待人员全程陪同。并请嘉宾佩带来宾卡。 2、 各类嘉宾卡卡样需在行政后勤部保卫处备案。四.对外接待原则 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而去。 1. 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 2. 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 3. 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 4. 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到
4、热情、周到。 5. 保密原则。向不定期宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的部题。 四、 接待分类：以嘉宾来访所需活动区域为准，将接待工作划分为六类：1. 接待区接待：一般性嘉宾来访、仅需在接待区接待。2. 办公区接待：因业务需要，在办公区接待嘉宾。3. 参观接待：由公司参观接待专岗组织的参观团体的接待。4. 活动接待：有主办部门牵头组织的、在限定时间、区域开展活动的接待。5. 临时施工人员接待：在限定时间、场地进行施工人员的接待。6. 定期合作伙伴及劳务：在限定项目、时间、地点，临时外请的工作人员的接待。五.接待规格的确定。 1. 高规格接待，陪客比来宾
5、职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 2. 对等接待。适用于一般性接待活动。 3. 低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 六、 相关职责：1、 人力资源部：负责制作、管理定期合作伙伴及劳务使用的临时卡；2、 行政后勤部：2.1、前台：1.2.1、 负责制作、管理一般嘉宾来访使用的嘉宾卡；负责向品推参观接待专岗一次性提供参观团成员使用的嘉宾卡；负责协助会议活动的主办部门制作会议证；1.2.2、 负责嘉宾来访登记；1.2.3、 负责统计嘉宾卡违规使用的事件与人员，并于月末统一汇总工薪室，从工薪内体现违规罚款。2.2、 警
6、卫：2.2.1、负责制作、管理在限定时间、场地进行施工人员使用的施工证；2.2.2、负责检查进出办公区人员的胸卡，合理引导员工、嘉宾进出办公区；2.2.3、负责将办公区内无卡、无陪同人员的嘉宾引导到接待区，并通知嘉宾的陪同人员或接洽部门负责人妥善安排嘉宾；2.2.4、负责依据本规定要求记录违规事件与人员，并负责汇集到前台；2.2.5、收集、备案各类卡样。2.3、 接待陪同人员：负责登记领卡，全程陪同并将来宾送出后还卡。3、 参观接待部门（如：品推部、外联部、企业传讯部、大客户部门）：3.1、统一管理嘉宾卡，如数发放与回收；3.2、全程组织、陪同参观团成员。4、 会议、活动主办部门：全程组织、引
7、导来宾正确使用物业环境。 5、 施工需求部门：申办施工卡，并负责现场陪同或委托警卫陪同施工人员。七、 来宾卡的使用：1、 办理：1.1、 接待区嘉宾卡：由陪同人员直接在前台登记领取。1.2、 办公区嘉宾卡：陪同人员提前填写来宾进入办公区申请表，经本部门经理以上人员审批后，交于前台领卡。1.3、 参观团体：由公司参观接待专岗负责定制专用嘉宾卡。1.4、 会议、活动：由主办部门（或委托前台）定制专用会议证。1.5、 临时施工人员：施工需求部门向保卫处申领施工卡。1.6、 定期合作伙伴及劳务：填写临时卡领用申请表，由需求部门负责人审批后，统一向人力资源部申领临时卡。2、 佩戴：陪同人员负责指导嘉宾进
8、出活动区域时，需将胸卡认真佩带于胸前。3、 归还：3.1、 嘉宾卡 领取当日有效，陪同人员负责将卡归还到领卡处；3.2、 施工证、临时卡须在预订时间内退还；3.3、 会议证仅限会议期间使用，用后报废，不做回收。六.接待礼仪 1. 见面。原则为主动、热情、礼貌。 2.接待：主动起迎，问明来意。 3.安排交谈地点：根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；手前头忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接呀另商时间；切忌让客人久候而无人问津。客户提出国家领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。七.引见。 1. 首先向领导介绍客人（单位、职
9、务、姓名）。 2. 引见顺序； 把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；按职务高低，依次介绍一行来客；职务相同，先介绍年纪大的。领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。八.行路。 1. 陪同客人行路，请客人行于自己右侧； 2. 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； 3. 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 九.其他。 1. 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； 2. 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； 3. 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 4. 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。 十.接
10、待内容和程序接待内宾。 1. 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 2. 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 3. 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 4. 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 5. 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 6. 组织活动实施。
11、按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。1. 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 2. 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 接待来宾。接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：迎送。 1. 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 2. 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 会见会谈。 1. 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员
12、要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 2. 我方人员应提前到达，并在门口迎送。 3. 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 4. 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 5. 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 6. 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 宴请。 1. 有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 2.
13、举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 文艺晚会。 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。参观游览。根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。接待标准用餐标准。 1、招待官员、关系户 80120元/人餐2、较重要官员、关系户 5080元/人餐3、地方一般干部、外单位来人 1030元/人餐4、公司分支机构来人 15元左右/人餐5、常客 员工标准10. 住宿安排。 招待对象 标准 审批权限1. 较重要官员 200350元/天 总经理 2. 较重要官员 15020
14、0元/天 总经理 3. 公司分支机构 按公司标准 4. 常客 自 愿 十一.附则 1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。 企业行政办公室公务接待工作流程拟订接待方案（日程、座谈、宴请）公司领导批示办公室领导审核打印接待活动呈批件联络核实来宾来电接待来函落实来宾交通及到达时间准备接站服务通知落实有关领导和人员 安排来宾食宿公司领导批示办公室领导审核准备馈赠礼品安排宴请活动（人数、桌次）准备会场服务（鲜花、水果、方巾、茶水、矿泉水）打印双方会谈人员名单、座签准备汇报材料协调落实有关单位组织落实参观或考察（车辆、人员、日程） 馈赠礼品检查组织宴会活动落实通知宴请人员组织来宾送站 征求接待意见整理归档资料统计接待费用八、
